JULIO GUTIERREZ GÓMEZ

ESPECIALISTA EN GESTIÓN DOCUMENTARIA Y

ARCHIVOS

jcgutierrez0708@hotmail.com
Teléfono: 978117420 1
 MÓDULO I
INTRODUCCIÓN A LA
ARCHIVÍSTICA

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 NACIMIENTO DE LA ARCHIVÍSTICA:

Su desarrollo se ha basado en la observación y la experiencia,

que ha desembocado en la fijación de unos principios esenciales
que a su vez a determinado esa metodología y ese lenguaje
propios que la identifica y la distinguen de otras ciencias y
disciplina afines. Definiéndolo en su comienzo como una técnica
experimental. Hoy en día esta considerada como una Ciencia de
la Documentación e Información.

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 CONCEPTOS DE ARCHIVÍSTICA:
“Manual de archivística, Cruz Mundet”
“Define a la Archivística como la ciencia que estudia la naturaleza de los
archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su
utilización”

Según el Diccionario de la Lengua española

“Define como la Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los
archivos y de su función.

Según el Consejo Internacional de Archivos (CIA):

“La archivística es una disciplina de carácter eminentemente teórico y practico
que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo, en base
a la experiencia de los archiveros (gestores de la información) 4
 ETAPAS DE LA EVOLUCIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA
• Consideración de la archivística como una ciencia auxiliar
de la historia. Planteamiento propio del siglo XIX.

• Ciencia auxiliar de la administración, el tiempo que se

inicia los grandes cambios económicos de principio de siglo
XX.

• Finalmente la consideración de que es una parte integrante

de la ciencia de la información, con características propias
formulando principios, métodos y normas que
universalmente son aceptados.
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 OBJETO, FINALIDAD, Y METODO DE LA
ARCHIVÍSTICA:

Su OBJETO, no es solo el archivo en singular, como algo concreto

cuyos limites estén en su contenido y en su continente (edificios, las
instalaciones de conservación), si no también al conjunto de archivos
integrados en un sistema con toda la problemática que esto
comporta.
Su FINALIDAD, es el servicio a la sociedad, materializado en el
ofrecimiento de la información ya sea a las instituciones
Productoras, ya sea a los ciudadanos, sean investigadores y/o
historiadores.

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 OBJETO, FINALIDAD, Y METODO DE LA
ARCHIVÍSTICA:

El MÉTODO, lo constituyen los procedimientos y tareas llevadas a

cabo por el archivero y/o responsable en el tratamiento archivístico
de la documentación para conseguir el fin que se pretende mediante
el acopiar, organizar, conservar y servir (servicio de la información)

El documento es parte de un todo estructural, interés reside en la

relación que mantiene con aquellos con los que ha nacido.

El dinamismo vital (el documento pasa por una sucesiva de edades

que se distinguen entre si por el valor jurídico administrativo que va
teniendo y por la utilidad diversas que va prestando
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 RELACIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA CON OTRAS
CIENCIAS O DISCIPLINAS:
La Archivística estima como ciencia auxiliares a:

La Paleografía; Estudia las escrituras antiguas a fin de leer interpretar

correctamente texto manuscritos y su finalidad es estudiar la revoluciones
sistemática de la escritura.

La Diplomática; Nace por el interés hacia la historia y sus documentos, estudia

las fuentes escritas, asimismo determina si un documento es autentico.

La Heráldica; Es una rama del arte, es una ciencia de la historia. Se ocupa de las
insignias de los escudos de las armas.

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 RELACIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA CON OTRAS
CIENCIAS O DISCIPLINAS:

La Archivística estima como ciencia auxiliares a:

La Geología; Sintetiza sus análisis en una figura convencional, llamada árbol

genealógico. Su objeto formal es pues, el linaje, porque la línea de filiación y
parentesco vincula a los documentos producidos en archivos familiares.

La informática; El Archivero (gestor de documentos) no puede estar ajeno,

sobre todo teniendo en cuenta que esta técnica es una ayuda decisiva en su que
hacer decisivo

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PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICO DE LA ARCHIVÍSTICA /
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

UNIVERSALES

• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y EL
• PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL

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 PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICO DE LA ARCHIVÍSTICA
ANTECEDENTE:
• A finales del siglo XVI muchos fondos documentales comenzaron a ser
clasificado de acuerdo con criterios ideológicos o temáticos
UNIVERSALES

• A algunos fondos en la confusión y la subjetividad, se mezclaban unos

documentos con otros en virtud de su descripción a temas, lugares, fechas,…

• Ante esta situación de la practica era desalentadora, el archivero e historiador

francés NATALIS DE WALLY, jefe de la sección administrativa de los archivos
departamentales del Ministerio del Interior, redacto la circular de 25 de abril de
1851 titulada:

“Instructión pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales et

communalers” 11
 PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA
ARCHIVÍSTICA
ANTECEDENTES:

• Como consecuencia de este texto nacía el PRINCIPIO DEL ORDEN

PROCEDENCIA, primer fundamento teórico de la Archivística que dará lugar al
periodo de pleno desarrollo.

• Este principio se fue expandiéndose rápidamente a otros países y, en uno de

ellos, exactamente en PRUSIA, fue donde quedo completado.

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 PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA
ARCHIVÍSTICA

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA;
Concepto;
• Principio básico archivístico según el cual los documentos de una misma
procedencia no deben estar mezclados con aquellos de otra procedencia.

• Así mismo consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los
documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de
una entidad (sea publico o privado) o de una persona natural o jurídica etc.,
manteniendo la unidad e independencia así como la integridad y el carácter
seriado de los documentos. Ejemplos: CEPEG, IDAT, MINSA, MININTER

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 PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA
ARCHIVÍSTICA
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA;
Para la aplicación de este principio se debe tener en cuenta en el análisis
de la documentación poder:

a) Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los

documentos.
b) Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora
c) Precisar las funciones y actividades correspondientes a cada
dependencia

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 PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA
ARCHIVÍSTICA
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Ventajas de la aplicación de este principio son:

a) Sirve para proteger la integridad de la integridad de las agrupaciones

documentales: fondo documental, sección documental y series
documentales.
b) Permite ubicar correctamente el documento en el fondo que le
corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genera.
c) Este principio se aplica a todas las tareas relacionadas con el que
hacer archivístico.

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 PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA
ARCHIVÍSTICA

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA;

Ventajas de la aplicación de este principio son:

d) De acuerdo con el principio de procedencia, los documentos de un

fondo han de estar debidamente organizados según la estructura
original o el orden natural de producción.

d) Ayuda a visualizar las áreas administrativas y las respectivas

procedencia del documento es el organigrama institucional que la igual
el MOF, ROF, son documentos formales de toda institución.

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 PRINCIPALES FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA ARCHIVÍSTICA

PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL:

• A finales del siglo XIX H.VON SEYBEL, enuncio un nuevo principio: el

registraturprinzip, que significa orden original.

• Con este nuevo principio general se completan los dos pilares básicos
sobre los que descansan la teoría y la practica archivística.

• Principio de Orden Original, los documentos deben mantener la

ordenación establecida por el organismo productor afín de conservar
las relaciones internas entre los mismo. Es decir, mantener el orden
de los documentos dentro de cada serie documental de acuerdo a la
secuencia que origino el expediente. Ejemplos tipos de
ordenamiento: alfabético, numérico y cronológico o combinación de
ambos.
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 EXISTEN 2 PRINCIPIOS BÁSICOS ARCHIVÍSTICOS:
RESUMEN

UNIVERSALES

Principio de Procedencia: Principio de Orden Original:

Principio básico archivístico según el
cual los documentos de una misma Los documentos deben mantener la
procedencia no deben estar ordenación establecida por el organismo
mezclados con aquellos de otra productor a fin de conservar las relaciones
procedencia. Ejemplo. DGGI y internas entre los mismo, es decir mantener el
ONAGI. orden de los documentos dentro de cada serie
documental, de acuerdo a la secuencia que
originó el expediente y el orden que dieron los
documentos. No debe haber duplicidad,
ordenarlos de acuerdo a la área de
procedencia Etc.. 18
 DIFERENCIA ENTRE
DOCUMENTO Y DOCUMENTO
DE ARCHIVO

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 EL DOCUMENTO

Etimológicamente documento viene de docere =

enseñar y documéntum = lo que enseña. De este
significado la palabra documento denota que
enseña e instruye sobre algo.

Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en

un soporte perdurable que contiene información.
Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento
humano: Libros, revistas, fotografías, microfilmes,
manuscritas, medallas, cuadros etc. Todo lo que
tenga carácter representativo y este sometido a una
intervención de una inteligencia ordenadora.

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ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO:

SOPORTE: Puede ser el papel,

papiro, pergamino, madera, USB,
disco duro, etc.

MEDIO: Para fijar el contenido en el

soporte puede ser la escritura,
gráfico, colores, notas musicales, etc.

CONTENIDO: Información
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 DOCUMENTO DE ARCHIVO
DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Conceptos:

• Es el que contiene una información, de cualquier fecha y soporte

material, producido o recibido por cualquier personal física o
moral y por toda institución pública y privada en el ejercicio de su
actividad (procedimiento administrativo).

• Documento archivístico es aquel que contiene una información de

cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por
persona natural o jurídica, institución pública o privada en el
ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como
resultado del avance tecnológico (Artículo 5 del D.S. 008-92-JUS)

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CARACTERÍSTICA DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO:

• La propia génesis u origen, son el testimonio material de las

funciones que lleva a cabo su productor.

• Los documentos de archivo son únicos, exclusivos; responden a

la actividad concreta de un productor, se refiere aun asunto o
persona diferente.

• Son objetivos, porque responde al cumplimiento de una función.

• No generan propiedad intelectual ni derecho de autor.

• Tienen un carácter seriado (constituyen series documentales).

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¿QUÉ DOCUMENTOS NO CONSTITUYEN DOCUMENTO DE ARCHIVO?
Se entiende por documento no archivístico o auxiliar a todos aquellos documentos que
no se generan o reciben como producto de las funciones y competencias de las áreas
de la Institución, sino que son materiales impresos múltiples que se adquieren o
reproducen como fuente de consulta y apoyo a las tareas que realizan los profesionales
de cada área. Son los siguientes:

 Normas Legales (Impresos o fotocopias).

 Revistas.
 Boletines.
 Folletería en general.
 Material bibliográfico (Libros).
 Materiales en fotocopiado, siempre y cuando no
forme parte de algún expediente.
 Impresos de bases de datos
 Recortes periodísticos.
 Publicaciones.
 Afiches y materiales de difusión etc.
CLASES DE DOCUMENTOS:

Documentos textuales: Trasmiten

información mediante texto escritos ej. Los
manuscritos, los impresos, los listados, los
inventarios.
Documentos gráficos: En cuanto a la
información está representada por formas y
colores. Ej. Mapas, planos, dibujos
Documentos en imágenes: Pueden ser las
fotografías, diapositivas, películas etc.
Documentos Audio visuales: Son
aquellos que transmite la información a
través de la imagen o del sonido. Ej. Los
discos, películas
Legibles por máquina: El microfilm, USB,
CD, disco duro. Etc. 25
 VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Los valores de los documentos se generan como consecuencia

de las funciones y basados en los procedimientos
administrativos; y según sus característica y marco legal
pueden ser conservados de forma permanente o eliminado en
algún momento.

Los VALORES PRIMARIOS Y VALORES SECUNDARIOS que

adquieren los documentos durante el CICLO VITAL puede ser:

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 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Esta representado en tres edades que se establecen en función
de: El valor de los documentos y la frecuencia de uso.

1 Archivo
Archivo Histórico
Central (Repositorio Externo)
Archivo de
Gestión / Oficinas
2
Valores Primarios Valores Secundarios

3
 Administrativo
 Legal
 Cultural
 Fiscal
 Contable  Histórico
 Técnico  Científico
1. Valor Administrativo: trámite o asunto que motivó su
creación.

2. Valor Jurídico: Para salvaguardar derechos y obligaciones

de patrimonio, derechos y rentas.

3. Valor Legal:Sirve para cumplir con las exigencias de una VALORES

ley.
PRIMARIOS
4. Valor Fiscal: Sirve para demostrar como se obtiene, como
se gasta y como se justifican los tributos públicos

5. Valor Contable:Cuando el documento sirve de recaudoa

la justificación (entradas y gastos) y un presupuesto
financiero.

6.Valor Técnico: utilidad de la información específica de

una función.
1. Sirven de referencia para la elaboración
o reconstrucción de cualquier actividad
de la administración.

2. Sirven como fuente primaria para la

historia y/o reconstruir o revisar el VALORES
pasado. SECUNDARIOS

3. Como testimonio de la memoria

colectiva.

4. Son el Patrimonio Documental de la

comunidad que los creó y los utiliza.
 CLASIFICACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL:

Dispositivo; Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con

intención de ser obedecido.
Ej. Leyes, Decretos, Resoluciones, Sentencias, Ordenanzas,
Reglamentos, etc.

Testimoniales; Aquellos en que la autoridad asienta una

información o acepta la información de otro, garantizando su
veracidad con el fin de que sirva de prueba legal o jurídica.
Ej. Constancias, Balances anuales, Diplomas, Certificados, o
contratos legalizados, etc.

Informativos; Son aquellos en que se asienta una información, noticia

o conocimiento con intención de transmitirla a uno o muchos usuarios.
Ej. Todo tipo de correspondencia, circular, informes técnicos y científicos.
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 EN UNA INSTITUCIÓN EXISTEN
AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

 FONDO DOCUMENTAL

 SECCIONES

 SERIE DOCUMENTAL

 PIEZA DOCUMENTAL
- SIMPLE Y COMPUESTA
 AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

Si bien es cierto que la base en todos los niveles de

archivo es la organización documental, es necesario
determinar claramente como se deben agrupar los
documentos para garantizar ese resultado.

Las Agrupaciones Documentales juegan un papel muy

importante que se conforman a consecuencia de la aplicación
del Principio de Procedencia.

Se encuentra constituida por:

LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES EN UNA INSTITUCION

FONDO Totalidad de documentos que pertenecen a una institución. Ejemplo: CEPEG,

DOCUMENTAL MININTER, MINSA.ETC.

SECCIÓN División del Fondo Documental basada en las atribuciones de

DOCUMENTAL cada dependencia o entidad Ejemplo: DGA-ORH

S E R I E DOCUMENTAL Es el conjunto de documentos que tiene

características comunes, el mismo tipo
documental o el mismo asunto. Ejemplo:
Expedientes de Garantía Inherente al Orden
PIEZA
Publico, Resoluciones Directorales, Etc.
DOCUMENTAL:

COMPUESTA SIMPLE

Esta conformado por dos o más tipos
documentales que se sustenta, cuyo contenido
mantiene una unidad de información Ejemplo: El
Legajo de Personal, el, etc.
Esta formado por un tipo documental cuyo contenido
mantiene una unidad de información: Ejemplo: El
oficio, la carta, el informe, la solicitud, el memorando,
recibo etc.
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 Muchas Gracias…
JULIO GUTIERREZ GOMEZ
Especialista en Gestión Documentaria y Archivo
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