¡La universidad para todos!

¡La Universidad para todos!

Tema: Los sistemas de

información
Reingeniería
Docente: Ing. CARMEN CHICASACA

Escuela Profesional Periodo académico: 2018-1

INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA Semestre: X
Unidad: I – Semana: 1
Objetivos
 Identificar las etapas de un proceso de
reingeniería, según Manganelli
 Analizar las estrategias para aplicar una
efectiva gestión del cambio en las
organizaciones.
Contenido
 Reingeniería de procesos
 Una
¡¡¡Es cuestión de actitud!!!
realidad…
Para mí la tecnología es
como la galaxia de
Andrómeda.
Está allí y es muy bonita,
pero no tiene nada que
ver conmigo.
¿Qué es Tecnología de la Información?

 Tecnología de la Información y
Comunicaciones - TIC

Es el estudio, el diseño, el desarrollo, el fomento,

el mantenimiento y la administración de la información
por medio de sistemas informáticos, esto incluye todos
los sistemas informáticos no solamente la computadora,
éste es sólo un medio más, el más versátil, pero no el único;
también los teléfonos celulares, la televisión, la radio,
los periódicos digitales, entre otros.

Information Technology Association of America, ITAA

¿Qué es Tecnología de la Información?

 Tecnología de la Información y
Comunicaciones – TIC
 Se encargan del estudio, desarrollo,
implementación, almacenamiento y distribución
de la información mediante la utilización de
hardware y software como medio de sistema
informático.
 Las tecnologías de la información y la
comunicación son una parte de las tecnologías
emergentes que habitualmente suelen
identificarse con las siglas TIC y que hacen
referencia a la utilización de medios ofimáticos
para almacenar, procesar y difundir todo tipo de
información o procesos de formación educativa.
Manejo de la infraestructura y la arquitectura de TI

 Hasta la década de los 80 muy pocas

compañías habían desarrollado una visión
de sus propios sistemas de información
que abarcara a toda la empresa.
 Simplemente habían construido sistemas
en forma incremental, con soluciones
individuales para problemas específicos.
 Un modelo Ideal de la computación empresarial

 Idealmente debería existir una relación

entre:
 Los entornos de negocios
 La estrategia de negocios
 La cartera de inversiones en TI, en
infraestructura, arquitectura, y procesos de
negocio.
Vinculación de la Infraestructura con la
estrategia: Gobierno corporativo

 Las compañías necesitan un

modelo de gobierno en el que
los altos ejecutivos puedan influir
en las decisiones sobre
infraestructura y entender como
ésta moldea las capacidades del
negocio
¿Qué es gobierno corporativo?

 Se define como un comportamiento corporativo

por parte de los directores y otros encargados del
gobierno, para la creación y entrega de los
beneficios para todas las partes interesadas.
 Abarca:
 Tecnología de la información
 Negocios
 Aspectos legales y otros
 Partes interesadas: directores, alta gerencia, clientes,
proveedores, empleados, sociedad
¿Qué es un sistema de Información?

 Un sistema de información se puede definir

técnicamente como:
 Conjunto de componentes interrelacionados
 Reúne procesos
 Almacena y distribuye información
 Apoya la toma de decisiones y el control de una
organización.
 Además de apoyar la toma de decisiones, la
coordinación y el control, los sistemas de
información también ayudan a los administradores y
trabajadores a analizar problemas, visualizar
aspectos complejos y crear productos nuevos.
¿Por qué son importantes los sistemas de información?

 Hasta hace poco, la información no se consideraba

un activo importante de una compañia.
 El proceso administrativo se consideraba un arte
personal, de cara a cara y no un proceso de
coordinación global a grandes distancias.
 Hoy día se reconoce ampliamente que para los
administradores es indispensable entender los
sistemas de información, por que casi todas las
organizaciones necesitan este tipo de sistemas para
sobrevivir y prosperar.
Servicios de tecnología de información

 Una segunda forma en que las organizaciones

afectan a la tecnología de información es a través
de decisiones acerca de quien diseñará, construirá,
y operará la tecnología dentro de la organización.
 Estas decisiones determinan la forma en que se
suministran los servicios de tecnología
 La función de sistemas de información en la
organización se compone de tres entidades
definidas.
 Alta dirección
 Usuarios
 Departamento de sistemas, área de informática, área de
tecnología de la información
Pasos para una reingeniería eficaz

Según Raymond Manganelli

ETAPA 1 : Preparación
 Propósito
 Movilizar, organizar y estimular a las personas que
van a realizar la reingeniería.
 Resultados:
 Mandato de cambio
 Estructura organizacional y equipo de reingeniería
 Plan de acción
Etapa 1 ¿Cómo se realiza?

 Constituir el equipo de reingeniería

 Llevar a cabo una serie de reuniones en las
que se puede aplicar las técnicas de solución
a problemas vistas anteriormente
 Desarrollar un consenso sobre lo que se
quiere hacer y un plan de trabajo inicial.
 ETAPA 2 : LA IDENTIFICACION
 Propósito
 Desarrollar y comprender un modelo del negocio con
procesos orientados al cliente y partes interesadas
 Definir clientes, procesos, rendimiento y éxito
 Identificar actividades que agregan valor
 Resultados:
 Inventario de procesos
 Clasificación de procesos estratégicos de valor agregado
 Selección de procesos que se deben rediseñar.

ESTA ETAPA, AL IGUAL QUE LAPREPARACIÓN, SE

REALIZA UNA SOLA VEZ AL INICIO DEL
PROYECTO
ETAPA 3: LA VISION
 Propósito
 Desarrollar una visión del proceso, capaz de producir un
avance decisivo en rendimiento.
 Identificar los elementos existentes en un proceso, como
organizaciones, sistemas, flujo de información, problemas,
entre otros.
 Producir medidas comparativas del rendimiento actual de
procesos, oportunidades de mejora, definición de
cambios.
 Resultados:
 Declaración de la “visión” del nuevo proceso

ESTA ETAPA SE REALIZA POR CADAPROCESO

PRIORIZADO
 ETAPA 3: LA VISION – Ejemplo

Macroproceso de Abastecimiento

N ec esidades
de usuario Usuario atendido
PR O C E S OS

DISTRIBUCION Y CONTROLAR
PROGRAMACION ADQUISICIONES CONTROL DE PAGOS
INVENTARIOS

•Programación anual •Procesos de •Distribución de bienes • Pagar a proveedores

•Programación eventual adqisición •Control de inventarios • Controlar pagos
•Gestión de proveedores •Emisión de órdenes •Administración de
•Registro de de compra almacén
proveedores •Emisión de órdenes
•Catalogación de bienes de servicio
y servicios Usaremos
este
ACTIVIDADES DE CADA PROCESO proceso
Etapa 3: Visión - Ejemplo
 Definición
 Subproceso de Distribución de bienes:
 Involucra la formulación y autorización de PECOSAS
(PEdido COmprobante de SAlida), así como su
despacho y entrega a la unidad orgánica solicitante.
 Ámbito:
 Gerencia de Administración y Finanzas
 Sistema de Abastecimiento
 Área de Almacén
Etapa 3: Visión - Ejemplo
Gerencia de
Unidad Orgánica Administración
y Finanzas

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema

Abastecimiento Contabilidad Recursos de
Humanos Tesorería

Adquisiciones Almacén Mantenimiento

Etapa 3: Visión - Ejemplo
 Visión
 Ser óptimo en la formulación, autorización y despacho de
las PECOSAS.
 Objetivo general del rediseño:
 Desarrollar un sistema de información que soporte el
proceso de formulación, autorización y despacho de
PECOSAS.
 Objetivo específico:
 Optimizar el proceso de distribución de bienes
 Reducción de errores en formulación de PECOSAS
 Menor tiempo del área de Abastecimiento dedicado a los
controles manuales.
 Mayor satisfacción del cliente interno (unidades orgánicas
solicitantes)
Etapa 4 - Solución
 Se divide en dos sub etapas paralelas:
 Diseño técnico, para implementar la visión
y objetivos
 Diseño social, para estructurar los
recursos humanos que tendrán a su cargo
el proceso rediseñado.
Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Procedimiento actual
Asistente de Adquisiciones
Secretaria Elabora Jef e de Unidad Organica Secretaria Llev a Rev isa cantidades de acuerdo al
Inicio Espera Espera
e Imprime Rev isa, Firma y Dev e Pecosa a Adquisiciones Consolidado y Cuadros de
PECOSA uelv para VB Necesidades Ev entuales

Asistente de
Adquisiciones Dev uelv No ¿Pedido
e para corregir o solicita presupuestado
un Cuadro ?
de Sí
Necesidades

Asistente de Adquisiciones
Coloca Visto Bueno

Jef e de Abastecimientos Verif ica

si cumple requisitos

No
¿Cumple
requisitos?

Sí
Asistente de Almacen Despacha
(anotando a máquina las
Solicitante recibe bienes
cantidades en la PECOSA), Jef e de Abastecimiento Autoriza
Fin y copia de PECOSA Espera
PECOSA
consigna f irma, f echa de recepción,
recepcionada y la archiva f irma del solicitante y numera la
PECOSA
Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Explicación del Procedimiento actual

 El proceso involucra el uso de documentos firmados

y visados que van tramitándose entre los
interesados.
 Los controles necesarios se efectúan manualmente,
con demoras excesivas ya que el personal tiene
otras tareas.
 Se debe esperar un lapso de tiempo para que las
PECOSAS lleguen a Almacén.
 Existe un software que no soporta el proceso y que
viene siendo usado como máquina de escribir
para elaborar la PECOSA.
 Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Análisis del Procedimiento actual
TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO EFECTIVO TIEMPO PESIMISTA

DIARIO x
N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS
EXPEDIENTES
EXPEDIENTES
1 ELABORA PECOSA E IMPRIMIRLA X
20 minutos 40 minutos

2 TRANSPORTE 1
X 1 minuto 10 minutos

ESPERA 1 20 minutos 30 minutos

3 REVISION Y FIRMA DE LA PECOSA X

30 segundos 30 segundos

4 TRANSPORTE 2 X
1 minuto 2 horas

ESPERA 2
2 horas 4 horas

6 INSPECCION DE LA PECOSA X 3 minutos 5 minutos

7 VISTO BUENO JEFE DE ADQUISICIONES X

30 segundos 30 segundos

8 TRANSPORTE 3
X 30 segundos 30 minutos

ESPERA 3 1 minuto 10 minutos

9 VERIFICAR SI CUMPLE REQUISITOS X

1 minuto 1 minuto

10 AUTORIZAR PECOSA POR EL JEFE DE X

30 segundos 30 segundos
ABASTECIMIENTO
11 TRANSPORTE 4
X 30 minutos 1 hora

ESPERA 4 3 minutos 30 minutos

12 DESPACHAR PECOSA POR ALMACEN X

30 minutos 30 minutos

13 RECIBIR BIENES X
15 minutos 15 minutos

TOTAL 4 3 4 4 0 3 horas 52 min. 10 horas 22 min.

Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Problemas del Procedimiento actual
 Demora en la elaboración de la PECOSA.
 Se comenten errores en el 40% de las PECOSAS
elaboradas, siendo detectados por el Jefe de
Abastecimiento quien las rechaza para que se
vuelvan a hacer.
 Los rechazos de PECOSAS provocan
desperdicio de tiempo y recursos.
 Proceso de verificación de que los items estén
programados, se efectúa manualmente, con
demora.
 Pérdida de tiempo para el cliente interno,
por Transporte y Movilización de la PECOSA
Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Fortalezas del Procedimiento actual

 Los documentos son recepcionados

directamente por los encargados de cada
fase del proyecto.
 La revisión y verificación de la PECOSA es
realizada por los encargados y en cada fase
del proceso, garantizando la adecuada
distribución de los bienes.
 El personal de abastecimiento posee
experiencia en la labor que desempeña.
Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Debilidades del Procedimiento actual
 Software no documentado y no soporta el proceso.
 Procesos manuales y mecanizados parcialmente.
 No existe estandarizacion en los formatos y
herramientas de elaboración de PECOSAS.
 Consumo elevado de papel e insumos para
elaboración de PECOSAS.
 Software basado en DOS y base de datos planas
(DBF).
 Falta de seguridad e integridad en las bases de
datos.
 Los procesos de revisión / verificación no están
soportados por software
 Etapa 4a: Solución: Diseño técnico

 Propósito
 Producir un diseño del proceso capaz de realizar la visión.
 El desarrollo de la solución tiene dos componentes:
Diseño técnico y Diseño Social.
 El propósito del Diseño Técnico es especificar las
dimensiones técnicas del nuevo proceso.
 Resultados:
 Descripción de la tecnología, normas, procedimientos,
sistemas y controles empleados por el proceso de
reingeniería.
Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Procedimiento propuesto
Jef e de Unidad Organica Jefe de Abastecim
Secretaria Espera
Inic io Espera Rev isa, Firma iento verifica si cumple
Elabora PECOSA
digitalmente requisitos
en
Sistema

Jef e de Abastecimiento ¿Cumple

No
rechaza PECOSA indicando requisitos?
el motiv o de rechazo

Sí

Jef e de
Abastecimiento
Autoriza
PECOSA con f irma digital

Espera

Unidad orgánica recibe Asistente de almacén

bienes, f irma cargo y recibe despacha PEC OSA en
Fin copia de PECOSA sistema, entrega bienes e
despachada imprime 2 copias
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Sustento del Procedimiento propuesto
 Menor tiempo en el proceso
(01:01:10 min incluyendo esperas
eventuales)
 Ahorro de materiales (S/. 700)
 Procedimiento más seguro
 Las verificaciones y controles se realizan
a través de un sistema informático.
 Las demoras se detectan fácilmente
 Uso de medios electrónicos para
hacer el trámite y seguimiento.
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Procedimiento propuesto TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO
EFECTIVO
N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS DIARIO x
EXPEDIENTE
1 ELABORAR PECOSA X 5 minutos

2 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

X

ESPERA X 5 segundos

3 VERIFICAR POR EL JEFE DE UNIDAD X 1 minuto

4 FIRMA DIGITAL JEFE DEUNIDAD X 1 segundo

5 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

ESPERA X 15 minutos

6 VERIFICAR POR EL JEFE DE ABASTECIMIENTO 5 minutos

X

7 FIRMADIGITAL POR EL JEDE DE ABASTECIMIENTO X 1 segundo

AUTORIZAR PECOSA
8 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo
X

ESPERA 30 minutos
X

9 DESPACHO PECOSA POR LA ENCARGADA DE 5 minutos

X
ALAMCEN
10 RECEPCION DE BIENES
5 minutos
X

TOTAL 4 2 3 3 0 1 hora, 1 min.,

10 seg
Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo Fortalezas
Procedimiento propuesto
 Uso de un sistema que soporte el proceso,
basado en plataforma visual y uso de
tecnología cliente/servidor.
 Trámite de PECOSAS más
seguro y en menor tiempo.
 Uso de medios electrónicos
para el transporte de la PECOSA.
 Uso de firmas digitales para validar cada
etapa del trámite.
 Posibilidad de disponer de información en
línea que facilite la formulación de
PECOSAS.
Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Debilidades Procedimiento propuesto
Tiempo de desarrollo e implantación del sistema (3
meses)
Necesidad de efectuar una migración de datos del sistema
antiguo al nuevo, y de registrar la información de
seguimiento del trámite en forma
manual (cantidades despachadas de
PECOSAS).
Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Análisis del cambio
OPORTUNIDAD CAMBIO DIFICULTA BENEFICIOS COSTO SOPORTE RIESGO
D S S
Incrementar el Eliminar los Facilitar la S/.2500 Capacitación a| BAJO
número de formularios elaboración de personas que
PECOSAS atendidas impresos y las PECOSAS formulan y autorizan
Media
firmas Facilitar el PECOSAS
Eliminar la consulta control Desarrollo del
manual a saldos software
Reducir el número de Posibilitar la Minimizar S/.2000 Capacitación a las BAJO
PECOSAS consulta a saldos en errores en personas que
rechazadas el momento de formulación formulan PECOSAS
formular la PECOSA Baja. Desarrollo del
Posibilitar el software
rechazo indicando el
motivo.
Agilizar el trámite de Uso de un nuevo Disminución S/.1000 Desarrollo del BAJO
PECOSAS sistema a través de de tiempo del software
cambios de estado proceso.
Media
del documento,
firmas digitales y
mensajería
Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Comparación de procesos
Asistente de Adquisiciones
Secretaria Elabora e Jef e de Unidad Organica Secretaria Llev a Pecosa Rev isa cantidades de acuerdo al

• EL PROCESO ES DE 8 PASOS PROM.

Inic io Espera Espera
Imprime PECOSA Rev isa, Firma y Dev uelv e a Adquisiciones para VB Consolidado y Cuadros de
Necesidades Ev entuales

Y 3 ESPERAS – 5 PERSONAS
Asistente de
Adquisiciones Dev uelv e No ¿Pedido
para corregir o solicita presupuestado
un Cuadro de ?
Nec es idades Sí
• TIEMPO PROMEDIO 3:45 HORAS POR
Asistente de Adquisiciones
Coloca Visto Bueno
PECOSA EN EL MEJOR DE LOS CASOS y 10
Actual Jef e de Abastecimientos Verif ica
si cumple requisitos
HORAS 32 MINUTOS EN EL PEOR.
No
¿Cumple
• EXCESIVO USO DE MATERIALES
requisitos?

Sí

Asistente de Almacen Despacha (anotando

a máquina las cantidades en la PECOSA), Jef e de Abastecimiento Autoriza
Fin Espera
consigna f irma, f echa de recepción, f irma PECOSA
del solicitante y numera la PECOSA

• EL PROCESO ES DE 5 PASOS Y 2
Jef e de Unidad Organica Jefe de Abastecimiento
Secretaria Elabora Espera

ESPERAS – 4 PERSONAS
Inicio Espera Rev isa, Firma verifica si cumple
PECOSA en
digitalmente requisitos
Sistema

Jef e de Abastecimiento
rechaza PECOSA indicando
No
¿Cumple
requisitos?
• AHORRO DE 50% EN TIEMPO
el motiv o de rechazo

• TRAMITE AGIL, FLUIDO, SEGURO Y

Rediseñado
Sí

Jef e de Abastecimiento
Autoriza
PECOSA con f irma digital
OPORTUNO PRODUCE UNA MEJOR IMAGEN

Espera
FRENTE A LOS CLIENTES INTERNOS.
Asistente de almacén
• POSIBILIDA DE REALIZAR OTRAS
despacha PEC OSA en
Fin sistema, entrega bienes e
imprime 2 copias FUNCIONES
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Análisis del cambio
 Tecnología:
 Sistema de información desarrollado en la
empresa, que soporte el proceso rediseñado.
 Uso de firmas digitales
 Procedimientos
 Actualización de procedimientos y directivas que
regulen la aplicación de firmas digitales
 Elaboración de procedimiento de distribución de
bienes.
Etapa 4b: Solución: Diseño social

 Propósito
 Preparar a las personas para afrontar los cambios
técnicos
 Resultados:
 Descripción de los perfiles de puesto, líneas de carrera
 Gestión del cambio
Etapa 4b: Solución: Diseño social Ejemplo

 En este proyecto de rediseño se

necesitan 4 personas, por lo que no se
reducirán puestos de trabajo.
 Tampoco se adicionan funciones,
puesto que los controles se están
automatizando.
 El tiempo del Jefe de Adquisiciones se
invierte en actividades de mayor valor
para la institución.
Etapa 5: Transformación
 Propósito:
 Realizar la visión del proceso implementando el
diseño producido en la Etapa 4.
 Resultados
 Versión piloto y versión de plena producción para
el proceso rediseñado y mecanismos de cambio
continuo durante la vida de la versión de
producción.
Caso de estudio : Taller _individual

 Rediseño de procesos
 Haga un análisis critico y presente un informe del
caso presentado (Distribución y control de
inventarios) para la próxima clase. (3/11/2014)
 En su opinión en que radica la importancia de
llevar a cabo la reingeniería de procesos, y que
ventajas y desventajas genera en la organización
implementar la reingeniería.
Preguntas de repaso
 ¿Qué es TIC?
 ¿Por qué es importante la TI?
 ¿Por qué los sistemas deben planificarse?
 ¿Qué cambios posibilitan los sistemas de
información?
 ¿Cómo se relaciona la reingeniería con el TQM?
 ¿En qué contribuyen los sistemas de información al
TQM?
¡La universidad para todos!

¡Gracias!