ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

RECURSOS DE LOGÍSTICA

-Elementos e ideas que ayudan a la concreción del

proyecto
 ADORNOS FLORALES Y PLANTAS
-Las plantas y adornos florales ambientan, decoran, separan y crean
diferentes ámbitos.
En Mónaco se celebra anualmente el Baile de la Rosa,
para juntar fondos para la Cruz Roja. Este
acontecimiento social, donde esparcieron pétalos de
rosa (sin perfume) sobre la mesa.
Problemas: Las flores se marchitan, se entristecen, se
deterioran, se secan o por el contrario si se las riega
demasiado se inundan, se caen los pétalos y las hojas,
porque las plantas sufren por los cambios de
temperatura. Si son flores o plantas deshidratadas o
artificiales hay que tener en cuenta que atraen el polvo
y se ensucian fácilmente,
Soluciones: Se pueden alquilar en casas
especializadas. En caso de eventos que duran varios
días, la misma casa se ocupa de cuidarlas, reponerlas o
cambiarlas. Para decoración como centro de mesa no
se deben poner plantas o flores con aroma, ni que
pierdan las hojas fácilmente. Para que no se estropeen
rápidamente manténgalas al frío, en recipientes con
hielo hasta el momento en que deba utilizarlas
 DIPLOMAS, TROFEOS, MEDALLAS, CORONAS, BANDAS
La entrega se hace en la mayoría de los casos en actos
protocolares. Es indispensable calcular los tiempos
necesarios para su desarrollo, ya que desde que se
nombra al premiado, pueden pasar varios minutos hasta
que se acerque al podio o escenario.
Problemas más frecuentes:
-Faltan diplomas, premios o medallas.
-Inasistencia del nombrado.
-Inasistencia del que debe otorgar las condecoraciones.
Sugerencias:
-Tenga diplomas en blanco
-Asegúrese de la presencia de la persona que recibe la condecoración y
de la persona que debe entregarlo, ya que si no está presente podrá
sustituirla a tiempo.
-Coloque clips y hebillas invisibles en una corona, de manera que sea
sencillo sujetarla bien.
-Entregue la banda a la persona que la va a colocar en la mano, así no
podrá equivocarse.
-No olvide comunicar al locutor cualquier cambio en el orden de los
procedimientos y la lista de homenajeados.
ARTE GRÁFICA
Todo evento comienza con alguna invitación que se escribe, el proyecto,
la idea, el presupuesto, el diseño de un logo que luego se imprimirá. Problemas:
Todo esto juega un importante rol, nos comunica, nos transmite ideas, Errores de ortografía, nombres o apellidos mal
sensaciones. Deberán cuidarse el diseño, la calidad del papel, el escritos o direcciones erróneas, etc.
merchandising, la publicidad. El impreso y todo el material gráfico dan
la imagen de la empresa, el nivel de la fiesta o el cariz de la misma; nos
estará indicando si es formal o informal, cómo es esa reunión. Todo
deberá ser acorde. Sugerencias:
Es necesario revisar varias veces el texto,
pero hágalo controlar por dos o tres
personas.

Fije una fecha de entrega por lo menos con

cuarenta y ocho horas de anticipación, y
especifique todo lo que pueda aclarar.
HOSPEDAJE, TRANSPORTE, TURISMO
Cuando vienen personas del interior o del exterior hay que pensar
en el alojamiento, el traslado y alguna actividad para el tiempo
libre o para sus acompañantes, sea de índole cultural o turística.
Deberá reservarse con la debida anticipación de acuerdo con los
requerimientos la habitación: single, doble, especial. Conviene un
alojamiento cercano al lugar donde se desarrolla el evento o en la
misma sede.
Problemas:
•Inscripciones y pedidos de inscripción de último momento.
• Arribos o partidas atrasadas o con fechas diferentes.
•Cambio de empresas de transporte.
Sugerencias:
•Si trabaja en forma independiente, es conveniente tener
siempre hoteles alternativos, en caso de que vengan más
personas que la esperadas.
•Reserve una mayor cantidad de habitaciones pero verifique
la fecha tope en la que debe concretar, si no corre el riesgo de
que le cobren igual.
•Verifique siempre las fechas y horarios de arribos y partidas
veinticuatro horas antes, y el mismo día.
• Verifique las empresas de transporte.
•Contrate los servicios de agencias de viaje, ellos tienen
convenios con hoteles y listados de opciones.
 HOSPEDAJE, TRANSPORTE, TURISMO
Cuando decimos transportadora, nos referimos por ejemplo para un
congreso o evento, es necesario hacer un convenio con una empresa de
transporte para que traslade a todos los invitados.
Realmente resulta conveniente, pues los descuentos son muy
importantes y además, porque al llegar una cantidad de personas juntas,
alivia al organizador de tener muchos horarios de arribo y partida.
Empresas de traslado:
Las empresas de traslado se ocupan de las
personas que deben ir del hotel al predio, o a
excursiones o a reuniones en otros lugares. Al
igual que el chofer de autos particulares o remises
puestos al servicio del evento, habrá que tomar los
recaudos necesarios para que las unidades sean
modernas y convenientemente equipadas.
LIMPIEZA

Para cualquier tipo de evento deberá tenerse en cuenta la

limpieza, previa, durante y posterior al evento. Lo mismo Problemas:
ocurre con los residuos, la salida de los mismos y el lugar de No se tiene en cuenta la limpieza, el depósito de residuos,
depósito. el personal y el horario de trabajo, el uniforme y los
elementos necesarios.

Sugerencias:
Contratar empresas que se ocupen del mantenimiento de
los espacios públicos y con las que se puede contar para la
limpieza de los lugares donde se desarrolle el evento.
La pulcritud da una buena imagen del evento.
 SEGURIDAD
La seguridad es indispensable, desde todo punto de vista:
De las personas Problemas:
De los bienes Es difícil evaluar los alcances de la responsabilidad civil en
De los participantes algunas ocasiones.
Del personal Pérdidas de bienes
De escenarios improvisados Ingreso de personas no invitadas.
De vestuarios y camarines
De vallado Sugerencias:
De la instalación eléctrica. Contrate personal especializado en cada área, asegure al personal
y a los participantes; todo control que se haga sobre la estructura,
las instalaciones eléctricas, será indispensable para el cuidado de
bienes y personas.
SOUVENIRS
Problema:
Más cantidad de gente que la esperada.
Que los souvenirs no sean de buen gusto.
Dónde ubicarlos, en qué momento se deben entregar, cómo
deben ser, a quiénes corresponde entregárselos y a quiénes
Sugerencias:
no? Hay varias maneras de exhibir y ubicar los obsequios. A
Para que no falten souvenirs, tenga siempre algunos de
veces se colocan en una canasta, en bases preparadas
más. Si la cantidad es insuficiente en extremo, envíelos
especialmente; por ejemplo, con formas de cisne para una
luego a domicilio.
boda o en carruajes, capelinas, fuentes. Todo vale y
Probar y elegir los mejores souvenirs.
dependerá del gusto y el estilo de cada organizador o del
No haga distinciones, es muy desagradable. A veces se
cliente.
hace una diferencia entre un invitado y otro, por ejemplo,
los agentes de prensa.
EXPOSICIONES O FERIAS
A veces ocurre que por causas ajenas a la organización uno o varios stands de una exposición quedan vacíos. Puede ser que la
mercadería o material promociona! no haya salido todavía de la Aduana o que elementos de cualquier índole que vengan del
exterior no estén dispuestos.
También puede suceder que no haya llegado de otra ciudad o provincia o que una empresa no se presente a último momento por
alguna circunstancia.
Hay que tener en cuenta que jamás debe quedar un espacio vacío.
Cuando esto sucede, el visitante mira desde lejos y no se acerca, pues no encuentra nada que lo atraiga. En ese caso, tenemos
expositores disconformes porque no tienen público, y no se cumple el objetivo que lo llevó a participar, habiendo invertido tiempo,
dinero, imagen.

Soluciones:
•Poner material informativo promociona! o institucional.
•Ofrecer a los stands vecinos ese espacio. Instalar una oficina
de informes. Iluminarlo y decorarlo con plantas.
COMIDA Y
BANQUETES
Problema: Si en una comida protocolar con mesas falta
Sugerencias: Conviene tener algunas mesas preparadas con
alguna persona, esto desarma el protocolo y complica las
centros de flores, sin sillas alrededor de la vajilla, que den
jerarquías.
la idea de que se espera a más personas. Llegado el caso, se
En realidad, tratándose de una comida formal se debe
puede poner el servicio y acercar sillas, preferentemente
confirmar la asistencia. Esto permite organizar debidamente
plegadizas, de las que se arman en un segundo. Así como
los lugares, pero puede suceder que, a la inversa, asistan
no es agradable ver mesas vacías, resulta desairado para el
más comensales que lo esperado.
invitado que las preparen en el momento.
GRACIAS