DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

EDUCACIÓN Y PEDAGOGÍA

DRA. KARINA SANDRA CAYANI CÁCERES

 Incendio en el Museo Nacional de Brasil

Esqueletos representativos del escenario del Pleistoceno brasileño, hace cerca de 1.8
millones de años
Unos niños observan la reconstrucción de Luzia
 DOCUMENTACIÓN

Proceso compuesto de varias actividades

Determinar qué información es necesaria e identificar
los medios para conseguirla.
 Registrar información descubierta y almacenarlas en
los contenidos apropiados (documentos) o reunir
documentos ya existente cobran información necesaria.
 Organizar los documentos para hacerlos más accesibles
 Transmitir realmente los documentos al usuario que
necesitar la información.
 Características de la documentación

Documento es Información es un soporte

Testimonio de una actividad y al mismo tiempo , nos
transmite esa actividad.
 ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

Es fijar secuencias en las agrupaciones documentales

definida en la clasificación, estableciendo al interior
de cada una de ellas, los diferentes tipos de
documentos, siguiendo el principio de orden
original, teniendo en cuenta su fecha de producción
o de trámite.
 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Designar la serie y subserie documental

correspondiente.
 El archivo

1. Concepto de archivo

 Deriva del latin archivium
Presenta tres acepciones :
Local donde se custodia documentos públicos o
particulares.
Institución cuya función es la definir, organizar,
conservar y difundir, utilizar las técnica adecuadas, dichas
conjuntos de documentos.
 Se le da nombre de Servicio de Archivo cuya misión
consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar
documentos.
Archivar significa :
 Guardar de forma ordenada documentos útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita
su posterior localización de la forma más rápida
posible cuando sea necesario.
 Funciones del archivo

Conservación de documentos.
 Se conservarán debidamente ordenados y
clasificados.
Centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los
archivados. Sirve como medio de consulta cuando se
pretende indagar en las actuaciones del pasado
 Sirve como elementos probatorio cuando se
pretende demostrar la realización de un acto o la
forma de hacerlo.
 Clase de archivo

A. Según el grado o frecuencia de utilización

Archivos activos o de gestión: recogen documentos
recien entregado en la entidad o de consulta
frecuente.
 Semiactivos : contienen documentos provenientes
de archivos activos por haberse realizado sobre ellos
el trabajo concreto.
 inactivos: recoge los documentos que habiendo
pedido todo su valor operativo y funcional,
conservan valor histórico, político o documental.
Según lugar de emplazamiento
Generales o centralizados: documentos que se
conservan en el mismo lugar y es consultado por
distintos departamentos.
 Descentralizados o parciales: se encuentras en
distintas dependencias de la entidad.
 Pueden ser: departamentales o por secciones.
 Personales de cada puesto de trabajo
Estas clasificaciones no son excluyentes sino que se
complementan entre sí.