ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E

SISTEMAS – 01/2013

AULA 12

Professor Euller Barros

REVISÃO – AULA 11

• Diagrama de Escopo e Interface

• Visões Gráficas de Processos –

Fluxograma

• BPMN – Business Process Modeling

Notation
Diagrama de Escopo e Interface de
Processos

O Diagrama de Escopo de Interface de Processos –

Professor Euller Barros

DEIP tem por objetivo mapear e apresentar a
sequência atual das atividades de cada processo bem
como a relação destes processos com seus clientes,
fornecedores, reguladores e agentes de suporte, além
dos recursos tecnológicos utilizado.

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 Diagrama de Escopo e Interface de
Processos FONTE

POLÍTICAS, PADRÕES, REGRAS E EVENTOS

Professor Euller Barros

REGULAÇÃO
E
S O QUE
O QUE INICIA N

DESTINO
FONTE

A RESULTA,
O T
Í O QUE É
TRABALHO? R Processo Processo Processo
D ENTREGUE
A
D A (PRODUT
A S OS)
S
SUPORTE

RECURSOS HUMANOS, FERRAMENTAS,

EQUIPAMENTOS, SISTEMAS,INSTALAÇÕES

FONTE 4
 Fluxograma

“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a

sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando
as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais
envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Outras nomenclaturas:
• Flow-chart
• Carta de fluxo de processo
• Gráfico de sequência
• Gráfico de Processamento

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
 Fluxograma – Objetivos
• Principais objetivos:
• padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentos
administrativos;

• Facilitar a leitura e o entendimento;

• Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes;

• Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas e
não o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Fluxograma - Símbolos
Símbolo para Início/Fim
Também usado como Conector

Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”

Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”

Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”

Símbolo para sequência do fluxo de trabalho

Fluxograma - Símbolos
• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo
ocorrem:

• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas

de uma área ou cargos dentro de uma área
Exemplo

Relatório
de Custos
AGENDA – AULA 12

• Mapeamento de Processos

• Padronização
• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimentos Operacionais Padrão
 Ferramentas x Nível de Desempenho
NÍVEL FERRAMENTA
Organograma
ORGANIZAÇÃO

Presidência

Professor Euller Barros

Gerência de
Qualidade

Diretoria de Diretoria Diretoria de

Vendas FInanceira Produção

Cadeia de Valor Diagrama de Escopo e Interface Fluxograma - PGP

Regulação A B C
PROCESSO

MP1 MP2 MP3 T1 B2

P2 T4
Entradas

Saídas
T2
T5
P1 P2 P3 B1 B2 B3 T3
‘
T6
B3
B1
Suporte T7
TRABALHO

MP: Macroprocesso
POP
P: Processo
POP
........... B: Bloco de Tarefas
...........
........... T: Tarefas
........... 11
Mapeamento - Priorização
• Definição do Objetivo do mapeamento

• Seleção dos Macroprocessos prioritários

• Seleção dos Processo Prioritários

• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação:

• Redução de Custos
• Padronização / Melhora no Atendimento
• Reduzir erros / defeitos / atrasos
Mapeamento de Processos
• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou
indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que
deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de
informações relevantes ao processo.

• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato

detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e
registradas outras informações relativas ao mesmo.

• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o

funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.

• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e

outras informações relevantes ao mesmo.

Fonte: IADI – Business Process School

Mapeamento de Processos
• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dos
participantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições a
saída é realizar os levantamentos de forma individual com cada um
deles.
• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimize
os eventuais problemas:
1. Analise o processo o mais profundamente que puder através das
entrevistas individuais
2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam ser
utilizados
3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro
4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insira
no levantamento a visão deles
5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsável
pelo processo
Fonte: IADI – Business Process School
Análise e Diagnóstico de Processos
• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo
mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de
forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a
execução do processo.

• Ponto Fraco:
• Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente
o processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom
desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser
mensurado ou não.

• Exemplos de Pontos Fracos em Processos:

• gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não
agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de
responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de
execução adequado, relação custo/tempo, .
Fonte: IADI – Business Process School
Softwares para Mapeamento
• Bizagi
• Aplicativo gratuito (freeware)
• Possibilita o mapeamento de processos de forma completa
• Microsoft Office - Power Point
• Aplicativo Pago, porém de fácil acesso
• Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos
• ARIS
• Aplicativo pago
• Mapeamento e simulação de processos
• Microsoft Visio
• Aplicativo pago
• Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout
AGENDA – AULA 12

• Mapeamento de Processos

• Padronização
• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimentos Operacionais Padrão
O&M – Funções
• Desenho, racionalização e normatização de processos e
procedimentos organizacionais;

• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;

• Desenho, racionalização e normatização de formulários;

• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout

na empresa.

Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998
Padronização
Padronização é busca pela unificação dos
meios (processos, atividades, tarefas) para
garantir o alcance dos resultados.

• Tipos de Ferramentas utilizadas:

• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimento Operacional Padrão
 Manuais Administrativos
• Manual é todo e qualquer conjunto de normas,
procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos,
instruções e orientações que devem ser obedecidos e
cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma
como estes devem ser executados, quer seja individualmente,
quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007)

• Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa

com a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo um
ótimo instrumento de racionalização de métodos e
aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo
assim a integração dos diversos subsistemas organizacionais.
(CURY, 2005)
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
 Manuais Administrativos
• Tipos de Manuais:
• Manual de organização/Manual de funções

• Manual de normas e procedimentos

• Manual de políticas e diretrizes

• Manual de Instruções Especializadas

• Manual do Empregado

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
 Manuais Administrativos
• Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar os
aspectos formais das relações entre os diferentes
departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa,
bem como estabelecer e definir os deveres e as
responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades
organizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveis
hierárquicos, Funcionograma etc.

• Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivo

descrever as atividades que envolvem as diversas unidades
organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas
devem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas e
Formulários
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
 Formulários
• “O formulário é um importante meio de comunicação,
transmissão e registro de informações.” (OLIVEIRA, 2007)

• “Documento padronizado com uma finalidade específica,

possuindo características e campos apropriados para
preenchimento com as informações necessárias para um fluxo
de trabalho” (CURY, 2005)

• São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativos

devido a sua clareza e conteúdo.
• Padronização das comunicações – Garante que as informações
coletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Formulários - Exemplo
Procedimento Operacional Padrão
“POP é uma descrição detalhada de todas as operações
necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um
roteiro padronizado para realizar uma atividade.”

• Só se padroniza o que é necessário padronizar;

• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa

• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar o

entendimento e o treinamento.

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
Procedimento Operacional Padrão

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
Procedimento Operacional Padrão

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
Próxima Aula
• Revisão

• Prática em Sala de Aula

Professor Euller Barros

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