La Mejora de los

Procesos de Negocio y
1
el aporte del Software
Patricio
Rezza UAI – Noviembre 2005 -
Rosario
 La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software

Presentación

Patricio Rezza, profesional en Cs. Económicas

Socio de

Empresa con 18 años de trayectoria con sede

Rosario y oficina en Bs.As., dedicada a:

•Consultoría organizacional y de negocios, mejora de

procesos en áreas de TI (ISO 17799, COBIT, ITIL)

•Desarrollo de sistemas para procesos claves e

implementación de software propio y de 3ras. Partes y
2 Gestión de proyectos
Patricio
Rezza
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y el aporte del Software

Objetivos de la exposición

• Repasar los conceptos de la aplicación del

“enfoque o paradigma de procesos” como
metodología que lidera la introducción de
cambios en la gestión de las Organizaciones de
diferentes los sectores

• Comentar cómo el Software y la TI hoy

facilitan la aplicación de este enfoque
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Patricio
Rezza
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y el aporte del Software

Se dice:

• Que las Organizaciones son tan eficientes como

lo son sus procesos

• Que la calidad de un Producto está determinada

por la calidad del Proceso que se usa para
desarrollarlo y para mantenerlo.

. . . .adaptarse y administrar los procesos de

4 negocio
Patricio
Rezza
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Un proceso es.....
• Un grupo organizado de actividades relacionadas
y realizadas en un orden especifico, con el objetivo
agregar valor a los productos de una organización.

• La secuencia asegura que las actividades serán

realizadas por los agentes designados, en el orden
debido y en plazos aceptables.

No se trata:
•De actividades aisladas ni aleatorias, sino
relacionadas y organizadas con un objetivo común
5
Patricio
Rezza
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y el aporte del Software

¿Por qué el enfoque por Procesos?

Porque el enfoque por procesos cruza todas las

áreas que intervienen desde el inicio hasta la
finalización de un producto o servicio.

Dejando de lado:

• el análisis funcional tradicional,

• las visiones parciales (propias de cada área)

concentradas en si mismas,
6
para centrarse en la secuencia de actividades, del
Patricio
Rezza principio (entradas) al fin (salidas).

gráficamente
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. . . gráficamente

Visión del
análisis
por proceso

Área Área Área Área

1 2 3 4
7
Patricio
Rezza
Visión del análisis por área funcional
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Los Procesos de Negocio (PN) han

existido desde un principio

Por qué tiene vigencia la mejora

de la gestión por procesos?...

8
Patricio
Rezza
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. . . porque:
• Las Empresas comenzaron a darse cuenta que
la gestión es un conjunto de procesos
organizados (industria automotriz pionera, con evolución
diferente según el tipo de industria)

•Sin importar el área que se trate, toda

Organización se ha visto obligada a replantear
sus negocios y orientarlos hacia los procesos
(Nueva forma de pensar)
•Aplicar nuevos criterios de Valor de la
operación y hacia el Cliente:
 Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la
9 recepción hasta la entrega)
Patricio  Medir el desempeño desde la perspectiva de
Rezza procesos internos (Kaplan y Norton BS)
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Se tiene que pasar de una forma

de pensar en silos funcionales......

A una organización enfocada a

procesos
10
Patricio
Los objetivos funcionales de cada área deben
Rezza compatibilizarse con los objetivos de los procesos

Fuente: Intersoft Fuego

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. . . porque:
Las Nuevas Tecnologías de la información
permiten que PN sean:
• Automatizados
• Monitoreados
• Gestionados
• Optimizados
Nos referimos a Sistemas de Administración
de Procesos de Negocio, tales como:
11 •WorkFlow
Patricio
Rezza
•BPM (business process management)
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Una primer síntesis

Este enfoque ha permitido ser efectivo al
momento de:

•Incrementar la eficiencia
•Mejorar la calidad
•Reducir tiempos de producción y respuestas a
los clientes
•Tener clara definición de objetivos y
responsabilidades
12
. . . .Contribuir a las demandas de los tiempos
Patricio
Rezza
actuales
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Los principios del diseño de procesos

son ...

• Focalizar el qué (procesos)

• Usar el quién (las personas) para arreglar el

qué

• Usar la tecnología para mejorar en forma

sustancial el desempeño del proceso
13
Patricio • Procurar que el cliente ayude en el proceso.
Rezza
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En consecuencia los procesos

integran.....

Tecnología y Sistemas

E
Personas
S
T
R
A
T
Procesos E
14
Procesos G
I
Patricio
Rezza
A
Cliente Interno Cliente Externo
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El enfoque de proceso, a través del

Relevamiento, Análisis y Diseño nos permite:

• Visualizar la totalidad de lo que hace la

empresa en procesos
•Identificar las actividades que agregan valor y
las que sólo agregan costos
• Establecer métodos (medir la performance de
los procesos)
• Modelar distintas alternativas de procesos,
hasta llegar a la óptima o deseada.
15 •Qué se debe hacer
•Quién lo debe hacer
Patricio •Cómo y con qué
Rezza
•.......
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En el análisis se debe:

• Poner en duda todo lo conocido,

• Cuestionar la razón de ser de cada actividad,

• No poner límites a las ideas y sugerencias,

• Pensar positivamente.
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Patricio
Rezza
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Volviendo a la tecnología ....

•WF: más orientado a definir reglas para
gestionar la información, la secuencia del
proceso y la intervención de las personas
•BPM: evolución natural del WF como
plataforma de integración de aplicaciones para
gestionar de manera integral la organización y
mejorar la carga de trabajo entre las distintas
áreas

Ambas son herramientas

17 orientadas a soportar procesos
Patricio PD: Organización de Profesionales WorkFlow Management Coallition
Rezza (WFMC), estándares de construcción
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Un WorkFlow soporta y controla la

ejecución de un proceso o
subproceso en función de reglas
previamente definidas. Empuja el
proceso a través de todo el sistema.

Lleva el proceso a las personas.

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Patricio
Rezza
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Grabar Historia

Herraminetas de Crear pasos

administración

Asignar
Sincronizar tareas
procesos

Organizar flujo
19 de información

Patricio Eventos de
Rezza Monitorear
plazos proceso

Fuente: SAP
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BPM, plataformas para la integración de
la empresa con eje en sus procesos

•Todas las empresas tienen un número de

soluciones puntuales, paquetes de aplicaciones
y sistemas legacy, cada uno de los cuales es
usado por grupos de individuos para un propósito
especifico.

•La administración de un proceso de negocio

puede involucrar ERP / sistemas legacy,
infraestructura IT y personas.
20
Patricio
•Algunos procesos alcanzan a toda la extensión
Rezza de la organización incluyendo a terceras partes.
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Son herramientas que permiten a las

empresas diseñar soluciones con la
integración de aplicaciones existentes

Monitoreo
ERP

Nuevo BPM Legacy

Proceso

21 CRM
Patricio DB
Rezza

Fuente: Gevenue
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Beneficios - Características BPM

• Herramientas de modelado de procesos con
interfaz gráfica
• Sacan la lógica de los negocios afuera de las
aplicaciones (facilita las mejoras y cambios)
• Facilitan el re-uso de procesos y/o
componentes
• Invocan a las aplicaciones integradas

• Integridad de datos
22 • Monitoreo del flujo de trabajo, detección de
cuellos de botella
Patricio
Rezza
• Crecimiento incremental
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BPM
Proceso de Negocio

conectores

23
Patricio
Rezza CRM ERP SCM Legacy

Fuente: Pectra BPM

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Work Portal Web Portal Work Portal

LDAP

Data Bus
24
Patricio SAP Applications Ideafix
Rezza

Data Bases
Fuente: Intersoft Fuego
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La Implementación
Crear, rediseñar e implementar nuevos procesos
es indispensable, pero no es sencillo, ni
automático, ni mágico
Factores críticos para su aplicación:
1. Tomar procesos completos (no acotados)pero no
toda la organización de golpe
2. Asignar “dueño” a los procesos a cambiar para
que tome la iniciativa
3. Equipo de diseño dedicado
4. Lograr compromiso Gerencial
5. Hacer sentir a los empleados parte de la
innovación (sensibilización). Capital Humano
25 6. Predisposición a la acción, enfrentar el cambio
Patricio
7. La integración de : procesos tecnología, personas,
Rezza clientes y la estrategia (recordar grafico)
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Los procesos integran elementos

indispensables:

Tecnología y Sistemas

E
Personas
S
T
R
A
T
Procesos E
26 Procesos G
I
Patricio
Rezza
A
Cliente Interno Cliente Externo
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La Industria del SOFTWARE

La industria tiene necesidad de optimizar todos
los aspectos del desarrollo de productos.

La CALIDAD del PROCESO utilizado en la

construcción impacta en la calidad final del soft
desarrollado.

Los estándares internacionales se basan en la

CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI
(modelo de Madurez de Capacidades) del SEI

• Establece 5 niveles de madurez

27
Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG
Patricio Latinoamérica
Rezza
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CASO Rosario – Polo Tecnológico

8 Empresas implementaron normas CMMI

6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente

Alcanzaron nivel 2 (administrado)

Implica haber implementado mejoras prácticas y

generado evidencias para 6/7 ÁREAS de
PROCESOS, Ej.:

•Planificación de proyectos
•Administración de requerimientos
28 •Monitoreo y control
•Aseguramiento de Calidad
Patricio •Administración de la configuración
Rezza
•Medición y Análisis
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Las mejoras de procesos de negocios, ES

UN CAMINO o un enfoque metodológico cada
vez más utilizado para mejorar la gestión

apoyándose

en la evolución de las TECNOLOGÍAS de la

INFORMACIÓN que cada vez reutilizan más
componentes.
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Patricio
Rezza
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Las organizaciones que sean capaces de

implementarlas correctamente y mantener
una mejora continua en la gestión por
procesos conseguirán:

•Mayor productividad y agregar valor

•Flexibilidad en los servicios/productos
•Mejor atención de los clientes
30
Patricio
Rezza
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Bibliografía
•David Brojt, Project management
•Information Technology, revista abril 2005
•Eduardo Navarro, Articulo sobre calidad, gestión de
procesos y TI
•Workflow Handbook 2005, Workflow Management
Coalition www.wfmc.org
•Presentacion de InterSoft, producto Fuego
•Presentacion de SAP, Workflow
•Presentacion sistema Gevenue y Pectra
•Johansson y otros, Reingenieria de procesos de negocios
•Polo Tecnológico Rosario, cuadernos de CMMI
31 •Metodología GCP, Coa Consultora

MUCHAS GRACIAS
Patricio
Rezza

www.coasa.com.ar