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solución de problemas de
gestión
Cualquier situación o
hecho que esté
impidiendo o
dificultando que se
alcance un objetivo
preestablecido.
1º PASO : IDENTIFICAR O DEFINIR EL
PROBLEMA/PROBLEMA POTENCIAL
Identificación: Situación en la cual una información exige o
justifica una acción.
Situación Amenazadora : aquélla que exige una postura reactiva,
o sea, una situación que ha sucedido en el pasado dando como
resultado un problema, por lo tanto, necesita una acción
correctiva.
Situación de Oportunidad : aquélla que justifica una postura
proactiva, o sea, una acción preventiva con el propósito de
evitar que un problema potencial se convierta en uno real.
Herramientas Utilizadas:
1. Brainstorming
2. Hoja de Verificación
3. 5W1H
4. Parámetros GUT
5. Pareto
2º PASO : IDENTIFICAR LAS CAUSAS
Evaluación de la
efectividad de la acción
tomada en relación a los
objetivos preestablecidos
Formalizar las
modificaciones
Solucionado?
NO SI
2. CONCEPTOS BÁSICOS EN
LA MEJORA CONTINUA
LA MEJORA CONTINUA DESDE ISO 9000
MEJORA CONTINUA
La mejora continua del
desempeño global de la
organización debería ser un
objetivo permanente de
ésta.
ISO 9000:2000
DEFINICIONES
MEJORA DE LA CALIDAD
Parte de la gestión de
calidad enfocada a
aumentar la capacidad de
cumplir con los
requisitos de calidad.
ISO 9000 : 2000
“MEJORA ” SEGUN REQUISITO NORMATIVO ISO 9000
8.5.1 MEJORA CONTINUA
A. C. / A. P.
• PROCEDIMIENTO
• DETERMINACION DE N. C. POTENCIALES O REALES
• DETERMINACION DE CAUSAS
• EVALUACION DE TOMA DE A. C. / A. P.
• REGISTRO DE RESULTADOS
• REVISION DE ACCIONES TOMADAS
3. Herramientas
HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DE
LA MEJORA CONTINUA
APLICACIONES
Dividen un proceso en detalles específicos.
a) Motivación
b) “brainstorming”
c) Evaluación de
propuestas
3.2 DIAGRAMA DE
CAUSA Y EFECTO
DEFINICION :
El diagrama de Causa y efecto, también
llamado diagrama de espina de pescado o
de Ishikawa, es una técnica gráfica que
enumera y organiza las posibles causas del
problema. Ilustra las relaciones entre las
causas y es útil en la evaluación de causas
adicionales.
UTILIDAD
Genera y organiza las causas de
un problema.
CONSTRUCCION DE UN DIAGRAMA DE
CAUSA Y EFECTO
Establecer claramente el problema :
Realizar una “Tormenta de ideas”
Determinar las categorías principales de las causas : Se puede
usar 5”M” (Mano de obra; Maquinaria, Materiales, Mediciones y
Métodos), o usar otros esquemas de clasificación
Preparar categorías de causa y efecto
Colocar a la derecha el problema definido
Dibujar las categorías de causas
Aplicar “brainstorming”
Escribir las causas en la gráfica
Preguntar “¿por qué?” frente a cada causa levantada
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
CAUSAS
SECUNDARIAS
PROBLEMA
A SER
RESUELTO
CAUSA EFECTO
CATEGORIAS x CAUSAS POTENCIALES
M anode Entrenam iento,, calificación, formación, experiencia, motivación, atención,
obra disciplina, dedicación, relacionesconlosdem ás..
Tecnología Método
Ejemplo aplicado a la UPT elaborado en el
Semestre 2008-I
TORMENTA DE IDEAS O BRAINSTORMING.
OBJETIVO: identificar causas que inciden en el AUSENTISMO DE
ALUMNOS EN LA ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL
REGLA: Críticas constructivas.
DESARROLLO:
Elección de un animador.
Establecimiento de un orden de intervención.
Anotar las ideas.
No hacer interrupciones, críticas, ni comentarios durante las
intervenciones de cada participante.
Se deben generar entre 30-80 ideas.
Discusión y evaluación.
TORMENTA DE IDEAS
Horarios
Antros de atracción
Discontinuos
Aledaños al plantel
Que generan
educativo,.
ausentismo.
TORMENTA DE IDEAS
Dificultad en el aprendizaje.
Desintegración familiar.
Dificultades económicas.
Diagrama causa-efecto
Método Medio ambiente
4 Falta de automatización
para la obtención de X X X 3
indicadores.
5 No hay procedimientos
establecidos para casos X X X X X X 6
de Incumplimientos.
27
HOJA DE VERIFICACIÓN
Titulo: Ausentismo de alumnos en la escuela de
ingeniería comercial
DEFINICION
Es una gráfica de barras ordenadas en
forma descendente. El orden de las
barras refleja la importancia o costo de
las causas o categorías que se asocian
con las barras.
UTILIDAD
Determina la prioridad de las variables
para resolver problemas
CONSTRUCCION DE LA GRAFICA
DE PARETO
CONSTRUCCION DE LA GRAFICA DE PARETO POR MEDIO
ELECTRONICO : Utilizar excel o algún programa como el
MINITAB para windows
CONSTRUCCION DE LA GRAFICA DE PARETO EN FORMA
MANUAL – PASOS :
1. Establecer las categorías o causas en orden descendente de
frecuencia de ocurrencia
Colocar en primer lugar la frecuencia mayor. Es posible reunir
las categorías con frecuencias pequeñas en una sola llamada
“otros”.
2. Calcular los totales acumulados
Sumar las frecuencias y crear un total acumulado. Para la
primera clase, dicho total será igual a la frecuencia de la clase.
Para la segunda, será el total acumulado de la primera clase
más el de la segunda y así sucesivamente.
CONSTRUCCION DE LA
GRAFICA DE PARETO
3. Graficar, poner títulos y escalas a los ejes
horizontales y verticales
Dividir el eje horizontal en intervalos equidistantes. Escribir
el título de la categoría con mayor frecuencia en el intervalo
de la extrema izquierda; a la derecha de éste poner el
segundo intervalo más frecuente, etc.. Dividir el eje vertical
en intervalos iguales y convenientes; el valor más elevado
en el eje deberá estar sobre el total acumulado.
4. Dibujar barras para cada categoría
CONSTRUCCION DE LA
GRAFICA DE PARETO
5. Dibujar las líneas del total acumulado
Dibujar una escala de porcentaje en la parte derecha de la
gráfica. El punto de 100 por ciento se encuentra en la altura
del total global acumulado. Dibujar después los puntos
totales acumulados en el extremo derecho de cada barra y la
altura del total acumulado para cada clase. Unir los puntos
Aplicar la regla del 80/20 y dar título a la gráfica
Atender prioritariamente, los problemas incluidos en
el 80% .
Ejemplo 1
8 120.00
7 100.00
7
6 6 88.89 100.00
6
5 80.00
5
70.37
4 60.00
3
3 48.15
40.00
2
25.93
20.00
1
0 0.00
Falta de Desconocimiento No hay El indicador se Falta de
Identificación con del SGC. procedimientos presenta por automatización
el SGC. establecidos cumplimiento y para la obtención
para casos de NO por mejora. de indicadores.
Incumplimientos.
Las barras a la izquierda del 80% son las que deben priorizarse
Ejemplo 2
100 1
Ejemplo 2
100 1
0
5
10
15
20
25
CRUCES DE 30
HORARIOS
DESINTERÉS DE
LOS ALUMNOS
POCO
DINAMISMO EN
CLASE
CARENCIA DE
UNA VISIÓN
GLOBAL DE LA
HORARIOS
DISCONTINUOS
CRUCE DE
HORARIO
LABORAL CON
DIFICULTADES
ECONÓMICAS
DEL ALUMNO
0
25
50
75
100
ESCAZO
Gráfica de Pareto – Ejemplo 2
ACCESO A LOS
EQUIPOS
Serie1
Taller 6
Analizar las causas del problema propuesto
utilizando:
Avalancha de ideas
Diagrama causa-efecto
Hoja de verificación
Diagrama de Pareto
Problema a analizar:
Retraso o incumplimiento en la presentación de
trabajos en la EPICO.
Sesión 2
3.5 “5 W 1 H”
UTILIDAD
Permite la investigación de la información sobre un determinado
problema y también definir las alternativas para poner en práctica el
Plan de acción para su solución.
“5 W 1 H”
Why ?
Porqué?
What ? ¿Qué hace? ¿Porqué hace?
¿Qué?
Who? ¿Quién lo hace? ¿Porqué esa persona?
¿Quién ?
Where? ¿Dónde lo hace? ¿Porqué este lugar?
¿Dónde?
When? ¿Cuándo lo ¿Porqué en este
¿Cuándo? hace? momento?
How? ¿Cómo lo hace? ¿Porqué de ese modo?
¿Cómo?
“5 W 1 H” Investigación del problema
¿Qué? ¿De qué se trata el problema, de qué naturaleza,
cuáles son las consecuencias del problema, las
“5 W 1 H” PARA LA INVESTIGACION DE UN
cantidades y los costos asociados?
Qué? El problema consiste en que las áreas no Por qué? 1. Existe desconocimiento y poca identificación con el
remiten a tiempo los indicadores de calidad, SGC.
2. El indicador se presenta por cumplimiento y no por
esto conlleva a un incumplimiento de la cláusula mejora.
8.2.3 y 8.4 lo que implica que no se tomen las 3. Falta automatización para la obtención del indicador.
decisiones adecuadas para resolver los 4. No hay procedimientos establecidos para casos de
problemas y desviaciones en forma oportuna. incumplimiento.
Otra consecuencia sería poner en peligro la
certificación ya que su reincidencia generaría
una No conformidad Mayor.
Quién? Comité de calidad, responsables de los Por qué? El CDC es responsable de todo el SGC y debe tomar las
procesos decisiones relacionadas al desempeño de los procesos.
Porque los responsables de los procesos son quienes
procesan y analizan sus resultados en base a indicadores.
Donde? En distintas áreas que deben presentar sus ¿Por Porque las áreas encargadas no cumplen con la
mediciones mensuales. Indistintamente, cada qué? entrega de indicadores en un periodo sostenido de
mes algún área tiene problemas. tiempo. Es decir, el Área A puede retrasarse unos
Sus orígenes son los mencionados en Qué? meses y el Área B otros.
Cuándo? De acuerdo a lo señalado en las fichas de ¿Por Porque así lo señalaron los responsables de los
qué?
indicador procesos cuando formularon sus indicadores.
Cómo? Cuando los responsables de los procesos Por qué? No priorizan el SGC.
deben reportar los indicadores al coordinador de
Calidad se retrasan en la fecha límite de
presentación.
Problema: AUSENTISMO DE ALUMNOS EN LA
ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL
Qué? El problema se presenta a lo largo del Por 1. Por cruce de horarios
ciclo académico por un bajo porcentaje qué? 2. Por desinterés
de asistencia de los alumnos a las 3. Por poca dinámica en clases
sesiones teórico-prácticas.
Quién? Estudiantes de la UPT, docentes Por Los estudiantes no asisten a clases. Los
qué? docentes registran la asistencia.
Cuándo Durante las clases ¿Por Porque durante las clases se detecta el
?
qué? ausentismo
Cómo? El docente verifica la cantidad de alumnos ¿Por Porque así lo exige el reglamento de
matriculados y la cantidad de alumnos que qué? estudios
asisten.
“5 W 1 H” Definición de un plan de acción
¿Cuándo? Al inicio de ciclo académico ¿Por qué? Para que los alumnos puedan
elegir sus horarios sin cruce de
los mismos
¿Cómo? Estableciendo un programa que ¿Por qué? Para reducir los problemas
proponga dos turnos por ciclo derivados de la inasistencia de los
académico. alumnos.
Taller 7
Causa raíz
GRAFICA DE DOBLE RELACIÓN:
Ausentismo alumnos EPICO CAUSA RAIZ
DESINTERÉS DE LOS
ALUMNOS (5,2) DIFICULTADES
ECONÓMICAS DEL
ALUMNO (0,2)
POCO DINAMISMO
EN CLASE (6,2) ANTROS DE ATRACCIÓN ESCAZO ACCESO A LOS
ALEDAÑOS AL CENTRO EQUIPOS TECNOLÓGICOS
EDUCATIVO (5,1) (0,3)
EFECTO
RAIZ
3.7 DIAGRAMA DE ARBOL
DEFINICION
Es una herramienta gráfica que diagrama
diversos niveles de detalle, para representar
acciones o tareas que siguen rutas lógicas para
implantar un objetivo amplio.
UTILIDAD
Es útil para buscar la forma más apropiada y
eficaz de alcanzar un objetivo específico
Sirve para dividir un aspecto u objetivo más
complejo.
CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA
DE ARBOL
1. Reunir al equipo apropiado
Debido a que el proceso de desarrollar un diagrama
de Árbol requiere un conocimiento funcional de los
pasos de implantación, el equipo deberá estar
formado por personas que tengan habilidades
relacionadas al tema.
1. Elegir la declaración de Objetivo: Se elige un
objetivo (objetivo o problema), de cualquiera de las
siguientes fuentes : Un aspecto clave o encabezado
de un Diagrama de Afinidad; Un aspecto clave
identificado por el equipo. Colocar el objetivo o
problema al extremo izquierdo de la mesa o
pizarra
CONSTRUCCIÓN DEL
DIAGRAMA DE ARBOL
3. Generar los encabezados de primer nivel del árbol
Discutir el objetivo al preguntar ¿Qué se requiere para
lograr este objetivo o solucionar este problema?. Este nivel
de encabezado es el más amplio y no deberá representar
puntos detallados de acción. Representa los medios para
alcanzar el fin.
4. Completar el Diagrama de Arbol bajo cada encabezado principal
Utilizando cada encabezado principal, el equipo deberá
continuar preguntando ¿qué debemos hacer para alcanzar
esta meta o resolver este problema?Esto originará una ruta
de mayor detalle hasta llegar a los aspectos específicos que
se encuentran en el extremo derecho del diagrama. Cada
nivel representa una forma de alcanzar el nivel que se
encuentra a su izquierda.
CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA DE
ARBOL
CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA DE ARBOL
Definir
Ejemplo Capacitación Interna
Facilitadores
Seguimiento de Trámites
Ejecución del Plan
acuerdo a cronog. Logísticos y otros.
Capacitar y
sensibilizar en
SGC a personal Cumplimiento del
rotado al SGC. Plan
Evaluación
Eficacia de la
Capacitación
Capacitación Interna
Identificar al Personal que Determinar necesidades de
recibirá la capacitación. capacitación de acuerdo al perfil
Capacitación Externa
CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA DE ARBOL
AUSENTISMO DE ALUMNOS EN LA Alumnos menos tensos
ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL
Evitamos cruce de Programación de tareas
horarios académicas mas efectivas
Implantar 2
turnos por Mayor atención en clase
ciclo
Profesores Motivados
Actividades
Mayor asistencia de Mejor desarrollo de la clase
efectivas para
alumnos por clase
disminuir el
ausentismo de
los alumnos de Mejor avance por clase
ing. Comercial
Internet inalámbrico Mayor investigación del tema
Objetivos Estandarizar o
y Metas Acc. Correctivas
P A Analizar procesos, E A
Programa de
Gestión datos y tendencias
+ recursos H V H V
Implementar los Medir y monitorear Mantenimiento
planes de mejora (Indicadores y objetivos) del Proceso
CICLO DE MEJORA
CICLO DE MANTENIMIENTO
(Proceso bajo control)
Ajustar/optimizar
estándares
P A P A
Fijar estándar Acc. de Control
H V H V
de Operación o Correctiva
14%
22% E A
Mejora Nuevo ciclo
del Proceso de mejora
H V
Operar el
proceso
PROCESO DE MEJORA
V. CONTROLAR
II. MEDIR
Fijar los Medir las etapas Validar las Estandarizar las Mantener bajo
objetivos clave/entradas hipótesis soluciones/medir control
del proceso los resultados
Definir, clarificar
y documentar
el proceso
LA MEJORA Y LOS PROCESOS
Para implementar una
estructura para las
actividades de mejora, la alta
dirección debe definir un
proceso para la mejora
continua que pueda
aplicarse a los procesos
y actividades de realización y
de apoyo.
ISO 9004 : 2000
Crear calidad
Para crear calidad, empieza
dentro de ti mismo. Mira tu interior
y cambia los patrones de
pensamientos, generando un
esquema positivo.
FIN