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INTERNOS PARA
SISTEMAS INTEGRADOS
DE GESTIÓN: ISO 9001, ISO
14001y OHSAS 18000
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OBJETIVOS DEL TALLER
Proporcionar el conocimiento
necesario de los métodos y técnicas
de Auditorias Internas.
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TECNICAS DE AUDITORIA
3
Norma ISO 19011 : 2002
DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD Y/O AMBIENTAL
4
Norma ISO 19011 : 2002
2 referencias normativas
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Norma ISO 19011 : 2002
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QUE ES UNA AUDITORIA ?
“PROCESO SISTEMATICO,
INDEPENDIENTE
Y DOCUMENTADO PARA
OBTENER EVIDENCIAS DE LA
AUDITORIA Y EVALUARLAS DE
MANERA OBJETIVA CON EL FIN
DE DETERMINAR LA
EXTENSION EN QUE SE
CUMPLEN LOS CRITERIOS DE
AUDITORIA”.
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REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO
ANALISIS DE LA INFORMACION
ADECUACION PROPOSITO
ANALISIS DE LA
INTERRELACION DOCUMENTACION
EXISTENCIA REQUISITO
DOCUMENTOS
DIFUSION
Vs
OBJETIVOS
Conocimiento de Generación de
los encargados Evidencias
de aplicar el documento Efectiva
Implementación
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REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO
RECOLECCION DE INFORMACION
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REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO
FUENTES DE INFORMACION
DIRECTRICES
PERSON
AS
PROCES CRTERIOS:
OS
MQ, P, I,R
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EJEMPLO DE EVIDENCIAS
EQUIPO EN
FUNCIONAMIENTO DATOS CONDICIONES DE
OPERACION
REGISTROS
MEDICION
ESTADISTICAS CONDICIONES DE ENSAYO
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CRITERIOS DE AUDITORIA ?
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados
como referencia.
Normas Políticas internas
Prácticas aceptadas
Cliente de la auditoría
Organización (3.3.1) o persona que solicita una
auditoría (3.1).
Experto técnico
Persona que suministra un conocimiento específico o
experiencia al equipo auditor (3.9).
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QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
15
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
16
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
17
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
18
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
19
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
20
PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS?
21
PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? (Cont.)
22
PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? (Cont.)
23
PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? (Cont.)
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CUANDO REALIZAR UNA AUDITORIA?
Auditorias de conformidad
De acuerdo con un plan o programa
Cuando hay cambios en los procesos, productos o
servicios
Auditorias de seguimiento
Como respuesta a acciones correctivas o
preventivas
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QUE RESULTADOS ESPERAR DE UNA
AUDITORIA?
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CLASES DE AUDITORIA
27
TIPOS DE AUDITORIA
a) Auditorias de proceso
c) Auditorias de registros
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EL EQUIPO AUDITOR
COMPETENCIAS,
HABILIDADES Y REQUISITOS
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EL COORDINADOR DE AUDITORIAS
Establece:
Los objetivos y alcance de las auditorias
El equipo auditor (incluyendo experto,
interpretes)
Las responsabilidades, recursos y
procedimientos de auditoria
El programa de auditoria
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EL COORDINADOR DE AUDITORIAS (Cont)
31
EL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR (Cont)
32
EL LIDER DEL EQUIPO (Cont)
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EL AUDITOR
Tratar la información confidencial con discreción
Reportar los resultados
Verificar la implementación de acciones correctivas
Debe
Haber recibido formación en auditorias
Ser independiente con relación al área auditada
Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo
Permanecer dentro del alcance de la auditoria
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COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
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COMPETENCIAS DEL AUDITOR
Habilidad para :
Formular preguntas y realizar entrevistas
Redacción de reportes
Hacer presentaciones
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COMPETENCIAS DEL AUDITOR (Cont)
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CALIFICACION DE LOS AUDITORES
Mantenimiento Evaluación
Evaluación
de la de
inicial
calificación desempeño
Calificaciones
Auditor Selección
•Experiencia Equipo
•Entrenamiento Auditor
•Educación formal
•Aptitudes
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ATRIBUTOS DE UN AUDITOR EXITOSO
Etico
Buen observador
Perceptivo
Brinda apoyo
Buen comunicador
Diplomático
Tiene mente abierta
Es justo
Es versátil
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MANDAMIENTOS DEL AUDITOR
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ETAPAS DE LA AUDITORIA
Planificación
P
Ejecución R
O
C
Presentación de informes E
S
Actividades complementarias O
Seguimiento y revisión
SGS Colombia , S.A. Bogotá
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PLANIFICACION
42
PLANIFICACION (Cont)
43
PLANIFICACION (Cont)
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PLANIFICACION (Cont)
Plan de auditoria
Objetivo y alcance
Documentos de referencia
Equipo auditor
Lugar y fecha
Itinerario
Programación de la reunión de apertura y
cierre
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EJECUCION
Etapas
Reunión de apertura
Evaluación del SG
Revisión de Hallazgos
Reunión de Cierre
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REUNION DE APERTURA
Asistentes y presentación
a) Equipo auditor
b) Miembros de la organización
c) Representante del SG
Revisión del Plan de Auditoria
Recursos disponibles
Resumen del método de Auditoria
Canales de Comunicación
Presentación de la Agenda
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EVALUACION
48
EVALUACION
Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad
de algo.
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EJECUCION (Cont)
Técnicas
Revisión de documentos
Caminata de observación
Entrevistas al personal
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FORMULACION DE PREGUNTAS
defensivas u hostilidad
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... Y COMO AUDITO?
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FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)
Estilo de preguntas
Abiertas: Estimulan el pensamiento y hacen que el
auditado se exprese permitiendo extraer
información sin crear un comportamiento
defensivo
– Cómo
– Qué
– Cuándo
– Porqué
– Dígame
– Muéstreme
– Descríbame
SGS Colombia , S.A. Bogotá
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FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)
Estilo de preguntas
De sondeo o aclaración: Diseñadas para
extraer información específica y
profunda, aclaran temas, confirman la
comprensión del significado de palabras
y afirmaciones, ayudan a evitar malos
entendidos:
– Dígame más acerca de …….
– Qué quiere decir con ………
– Déme un ejemplo de ………
– Podría explicarme algo más sobre ……..
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FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)
Estilo de preguntas
Cerradas: Diseñadas para obtener
respuestas breves. Permiten verificar
la comprensión información
suministrada, confirmar las
apreciaciones del auditor y eliminar
malos entendidos
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FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)
59
LA ENTREVISTA
60
LA ENTREVISTA (Cont)
61
PROCESO DE ENTREVISTA
1
Establezca
contacto y
escuche
2
4
Mantenga
comunicación
Verifique y
y escuche
escuche
Pregunte y
escuche
SGS Colombia , S.A. Bogotá
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PROCESO DE ENTREVISTA
2 SI
Pregunta
Inicio de
son
deo Se requiere
mas
información?
1
Pregunt
a NO
abierta
NO
NO
3
Respuesta Pregunta
Respuesta OK? cerrada
OK?
SI
SI NO
SI
Respuesta
Final OK?
SGS Colombia , S.A. Bogotá
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DURANTE LA ENTREVISTA
Sea cortés
Solicite explicación de las situaciones
Escuche cuidadosamente
Mantenga un contacto cara a cara con el auditado
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DURANTE LA ENTREVISTA
65
DURANTE LA ENTREVISTA
66
DURANTE LA ENTREVISTA
67
DURANTE LA ENTREVISTA
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AUDITORIA DE CAMPO
ENTREVISTAS
Presentando una
“Supongamos ...” “Qué pasaría si ...”
situación hipotética
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HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
Resultados de la evaluación
de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios
de auditoria
Son “hechos”que se han
encontrado
71
HALLAZGOS MAS COMUNES
72
HALLAZGOS MAS COMUNES
73
ACTITUDES PARA CONTROLAR LA AUDITORIA
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TACTICAS DEL AUDITADO
Perder tiempo
Tratar de manejar al auditor
Dar como respuesta “la situación
inesperada”
Probar la fortaleza del auditor
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TACTICAS DEL AUDITADO
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Actitudes a evitar como Auditor
* Generar controversia
* Ser negativo
* Ser indisciplinado
* Criticar actitudes
* Discutir personalidades
* Comparar al auditado
* Ser sarcástico
* Mentir
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PARA RECORDAR
Pregunte
Escuche
Observe
Piense
Evalúe
Registre
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REDACCION DE HALLAZGOS
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CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS
No Conformidad:
¿Qué tanto afecta el hallazgo el Sistema de
gestión?
• Mayor
• Menor
¿Está documentado el hallazgo?
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CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS
MAYOR
Ausencia total de un procedimiento requerido por
Norma.
Riesgo inmediato con graves consecuencias en
términos de calidad, medio ambiente, seguridad o
salud ocupacional
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CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS
MAYOR
Falla total de un procedimiento, proceso,
instrucción de trabajo (Implementación)
Número de NC menores indicando una falla total
del Sistema de Gestión.
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CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS
MENOR
Un incumplimiento parcial de un procedimiento,
instrucción de trabajo o requerimiento del Sistema
de Gestión.
Incidente con menor grado de afectación
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REVISION FINAL
84
REUNION DE CIERRE
85
REUNION DE CIERRE
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INFORME DE LA AUDITORIA
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INFORME DE LA AUDITORIA
Contenido
Alcance y Objetivo
Itinerario de la auditoria (lugares y fechas)
Identificar la documentación de referencia
Integrantes del equipo auditor
Personal auditado
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INFORME DE LA AUDITORIA
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INFORME DE LA AUDITORIA
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INFORME DE LA AUDITORIA
Qué no incluir:
Opiniones Subjetivas
Información Confidencial
Crítica hacia individuos
Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Sugerencias, recomendaciones
Observaciones, hallazgos o no conformidades no
discutidas durante la reunión de cierre
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RECOMENDACIONES FINALES
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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Auditoria complementaria
Mismo equipo auditor
Se “re-audita las áreas específicas donde se
encontraron No Conformidades
Es una auditoria separada, que implica realizar
nuevamente todo el proceso y un nuevo informe.
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SEGUIMIENTO Y REVISION
Al programa
A los indicadores claves de desempeño:
Número de auditorias realizadas en comparación con el
programa
Porcentaje de auditorias “conformes” (que no
presentaron No Conformidadess)
Número de acciones correctivas no resueltas.
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El resultado de la auditoría!
POBRECITO!
No pudo encontrar
ninguna no
conformidad
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