WEBCAST:

CIERRE DE AÑO 2013

INSTRUCCIONES PARA CIERRE
Y APERTURA CONTABLE

Plataforma VB6 y .NET

 PASOS PREVIOS

ANTES DE COMENZAR EL PROCESO, ES RECOMENDABLE

SOLICITAR AL ENCARGADO DE INFORMÁTICA GENERAR
RESPALDO DE LAS BASES DE DATOS:

 COMUN
 TESORERÍA
 GUBERNA
 ¿CÓMO GENERAR UN
NUEVO AÑO CONTABLE?
PASO 1: REVISIÓN DEL PLAN DE CUENTAS
DEBE REVISAR QUE LA
CONFIGURACIÓN DE
CUENTAS
CORRESPONDA A LO
DEFINIDO POR LA
CONTRALORÍA
GENERAL.

PARA ESTO DEBE IR A

LA OPCIÓN DEL MENÚ
CONFIGURADOR DE
CUENTAS.
PASO 1.1: REVISIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

SI LA CONFIGURACIÓN
NO ESTA DE ACUERDO
CON LA ESTRUCTURA
DADA POR LA
CONTRALORÍA, EL
SISTEMA DESTACARÁ
CON COLOR AMARILLO
LAS CELDAS
INCORRECTAS QUE
SE DEBEN CORREGIR.
PASO 2: GENERACIÓN DEL NUEVO AÑO CONTABLE

UNA VEZ CORREGIDO

EL PLAN DE
CUENTAS, ESTAMOS
EN CONDICIONES DE
GENERAR EL NUEVO
AÑO CONTABLE EN
LA OPCIÓN DEL MENÚ
“GENERAR NUEVO
AÑO CONTABLE”.
PASO 2.2: GENERACIÓN DEL NUEVO AÑO CONTABLE
EN EL CASO DE
QUERER
MANTENER EL
MISMO PLAN DE
CUENTA ACTUAL
PARA EL NUEVO
AÑO, SE DEBE
PRESIONAR EL
BOTÓN “COPIA
IDÉNTICA”, LUEGO
PRESIONAR BOTÓN
“GRABAR” Y PARA
FINALIZAR EL
BOTÓN
“PROCESAR
2014”.
CONSIDERACIONES IMPORTANTES ANTES
DE REALIZAR EL CIERRE Y APERTURA
CONTABLE
PASO 1: VALIDAR LOS COMPROBANTES CONTABLES
EL OBJETIVO ES VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN ENTRE
OBLIGACIONES Y DEVENGADOS, DEVENGADOS Y DECRETOS SEA
CONSISTENTE, PARA HACER EL TRASPASO DE INFORMACIÓN
PENDIENTE DE AÑO A OTRO, ESTE PROCESO SE REALIZA EN EL
MENÚ PROCESO “VALIDA COMPROBANTES”.
PASO 1: VALIDAR LOS COMPROBANTES CONTABLES

EN ESTA VENTANA DEBERÁ

SELECCIONAR TODAS LAS
OPCIONES DE PROCESO Y TODOS
LOS MESES DEL AÑO, CON EL FIN
DE QUE EL SISTEMA REALICE UNA
VALIDACIÓN COMPLETA.

LUEGO SE PRESIONA EL BOTÓN

“PROCESAR”, (TENERPRESENTE
QUE ESTE PROCESO PUEDE
TARDAR VARIOS MINUTOS).
PASO 1.2: VALIDAR LOS COMPROBANTES CONTABLES
ESTE PROCESO ENTREGARÁ UN INFORME SIMILAR AL QUE SE MUESTRA, EN
DONDE INDICARÁ TODO TODOS LOS COMPROBANTES QUE PRESENTEN
PROBLEMAS, DE NO REALIZAR LA CORRECCIÓN DE ESTOS, LA INFORMACIÓN
QUE SE TRASPASARÁ AL PRÓXIMO AÑO NO SERÁ LA CORRECTA.
PASO 2: GENERAR NUEVAMENTE SALDO OBLIGADO MENOS DEVENGADO

ESTE PROCESO ACTUALIZA EL SALDO PENDIENTE POR DEVENGAR

DE LAS OBLIGACIONES, EN EL CASO DE HABER REALIZADO
OBLIGACIONES DEVENGADAS EN FORMA PARCIAL.
(ESTE PROCESO PUEDE TARDAR VARIOS MINUTOS).
PASO 3: LISTAR OBLIGACIONES NO DEVENGADAS
SE DEBEN REVISAR TODAS LAS OBLIGACIONES QUE NO FUERON
DEVENGADAS (PARCIAL O TOTAL), YA QUE EN EL PROCESO DE CIERRE
LAS TRASPASARÁ AL NUEVO AÑO. ESTO LO PODRÁ REALIZAR A TRAVÉS
DE LA CONSULTA “LISTADO DE OBLIGACIONES NO DEVENGADAS”.
 PASO 4: REVISIÓN DE EGRESOS DEVENGADOS NO PAGADOS

PARA REALIZAR ESTA

REVISIÓN DEBE EMITIR LOS
SIGUIENTES INFORMES:

 “SALDO DEVENGADOS SIN

PAGOS” .

 “DEVENGADOS SIN
EGRESO PAGADO CON
FECHA TOPE”.
“SALDO DEVENGADOS SIN
PAGOS” EL SALDO DE ESTE
INFORME DEBE COINCIDIR
CON EL LISTADO
“DEVENGADOS SIN EGRESO
PAGADO CON FECHA TOPE”.
PASO 5: DECRETOS SIN EGRESO PAGADO
PARA REALIZAR LA
REVISIÓN DE LOS DECRETOS
NO PAGADOS EL SISTEMA
CUENTA CON LA OPCIÓN
“DECRETOS SIN EGRESOS
PAGADOS”.
ESTA CONSULTA
DESPLEGARÁ TODOS
AQUELLOS DECRETOS QUE
TRASPASARÁ EN EL
PROCESO DE CIERRE.
PASO 6: LISTADO DE VALIDACIÓN DE ÁREA
DE GESTIÓN
SE DEBE EMITIR ESTE INFORME EN EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREAS DE
GESTIÓN, YA QUE DE EXISTIR ALGÚN PROBLEMA Y TRASPASAR OBLIGACIONES
NO DEVENGADAS AL PRÓXIMO AÑO; ESTAS INCONSISTENCIAS SERÁN
TRASPASADAS EN EL PROCESO DE CIERRE.
PASO 6.1: LISTADO DE VALIDACIÓN DE ÁREA DE GESTIÓN

SE DEBEN SELECCIONAR
TODAS LAS OPCIONES
PRESENTES EN ESTA
VENTANA.

EN EL CASO DE ENCONTRAR
INCONSISTENCIAS, ESTAS
DEBEN CORREGIDAS ANTES
DEL PROCESO DE CIERRE.
PASO 7: RELACIÓN DE CTAS. DE INGRESO Y GASTO PARA APERTURA
DEL NUEVO AÑO

SE DEBE CONFECCIONAR LA
RELACIÓN DE LAS CUENTAS
DE INGRESOS Y GASTOS
PARA REALIZAR EL PROCESO
DE TRASPASO DE
OBLIGACIONES, DEVENGADOS
Y DECRETOS PENDIENTES DE
UN AÑO A OTRO. PARA ESTO
DEBE UTILIZAR LA OPCIÓN
“RELACIÓN DE CTAS. DE
INGRESOS Y GASTOS PARA
APERTURA DEL NUEVO AÑO”.
 PASO 7.1: RELACIÓN DE CTAS. DE INGRESOS Y
GASTOS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO
EN LA COLUMNA “TRASPASAR
ESTA CUENTA” SE DEBEN
INGRESAR LAS CUENTAS
CORRESPONDIENTES A:

EN EL CASO DE LOS INGRESOS

DEL AÑO EN CURSO SERÁN
TRASPASADOS A LA CUENTA
115.12.10… DEL PRÓXIMO .

PARA LOS GASTOS DEL AÑO

SERÁN TRASPASADOS A LA
CUENTA 215.34.07.. DEL
PRÓXIMO AÑO .

AL NO ESPECIFICAR NINGUNA
CUENTA SERÁN TRASPASADAS A PARA PODER BUSCAR LA CUENTA DEL PRÓXIMO AÑO PUEDE PRESIONAR
LA MISMA CUENTA DE ORIGEN. F6 SOBRE LA CELDA DESEADA.
 PASO 8: PROCESO DE CIERRE Y APERTURA DE
CUENTAS DE INGRESO Y GASTOS
UNA VEZ CORREGIDAS TODAS LAS
INCONSISTENCIAS, ESTAMOS EN
CONDICIONES DEL REALIZAR EL
PROCESO DE CIERRE.

EN ESTA OPCIÓN EL SISTEMA

PERMITIRÁ REALIZAR EN FORMA
AUTOMÁTICA EL CIERRE Y
APERTURA DE LAS CUENTAS DE
INGRESO Y GASTO

SE DEBE TENER PRESENTE QUE

TODOS LOS AJUSTES CONTABLES
NECESARIOS SE DEBEN REALIZAR
ANTES DE GENERAR ESTE PROCESO.
PASO 8.1: GENERAR COMPROBANTE DE CIERRE (TRASPASO) DE
LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTOS PARA ESTE AÑO.

ESTE PROCESO GENERARÁ EL

CIERRE DE LAS CUENTAS DE
INGRESO Y GASTO.

CREANDO PARA EL CASO DE LOS

INGRESOS UN COMPROBANTE DE
TRASPASO DE CIERRE DE LAS
CUENTAS 115 CON SALDO
NEGATIVO AL DEBE, CONTRA LA
CUENTA 121-92.

Y PARA LOS GASTOS OTRO

COMPROBANTE DE TRASPASO
CON LAS CUENTAS 215 AL
HABER CON SALDO NEGATIVO,
CONTRA LA CUENTA 221-92.
 PASO 8.1.1: COMPLETAR COMPROBANTE DE CIERRE
(TRASPASO) DE LAS CUENTAS GASTOS PARA ESTE AÑO
TENER PRESENTE QUE EN EL
CASO DE TRABAJAR CON ÁREAS
DE GESTIÓN SE DEBE EMITIR EL
INFORME “LISTADO DE SALDOS
POR ÁREA DE GESTIÓN PARA
CIERRE”, EL CUAL NOS
ENTREGARÁ UN DETALLE DE CADA
UNA DE LAS CUENTAS DE GASTOS
INCLUIDAS EN EL CIERRE CON SU
CORRESPONDIENTE SALDO Y
ÁREAS DE GESTIÓN.

ESTE LISTADO DEBE SER

UTILIZADO PARA COMPLETAR EL
COMPROBANTE DE TRASPASO DE
CIERRE DE LAS CUENTAS DE
GASTO.
PASO 8.1.2: COMPLETAR COMPROBANTE DE CIERRE
(TRASPASO) DE LAS CUENTAS GASTOS PARA ESTE AÑO.
PASO 8.2: GENERAR COMPROBANTE DE APERTURA (TRASPASO)
DE LAS CUENTAS DE INGRESO PARA EL NUEVO AÑO.

ESTE PROCESO
GENERARÁ UN
COMPROBANTE DE
TRASPASO DE APERTURA
DE LAS CUENTAS DE
INGRESO CONTRA LA
CUENTA 121-92 EN EL
NUEVO AÑO.
 PASO 8.3: GENERAR COMPROBANTE DE APERTURA
(TRASPASO) DE LAS CUENTAS DE GASTOS PARA EL NUEVO
AÑO.

EN EL CASO DE TRABAJAR CON

ÁREA DE GESTIÓN ESTA OPCIÓN
SE DESHABILITA EN FORMA
AUTOMÁTICA, YA QUE LA
INFORMACIÓN GENERADA DEBE
SER COMPROBANTE A
COMPROBANTE.
PASO 8.4: GENERAR CIERRE DE LAS CUENTAS DE INGRESOS DE
GESTIÓN, GASTOS DE GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE BIENES.

ESTA OPCIÓN GENERAR

UN COMPROBANTE DE
CIERRE DE LAS CUENTAS
DE GESTIÓN ECONÓMICA
DENTRO DEL AÑO
ACTUAL.
PASO 8.5: TRASPASO DE OBLIGACIONES, DEVENGADOS Y
DECRETOS PENDIENTES AL NUEVO AÑO.

ESTE PROCESO PERMITIRÁ,

TRASPASAR UNA A UNA LAS
OBLIGACIONES NO DEVENGADAS,
DEVENGADOS NO DECRETADOS Y
DECRETOS NO PAGADOS.

ES RECOMENDABLE GENERAR
ESTE PROCESO UNO POR UNO, YA
QUE DEPENDIENDO DE LA
CANTIDAD DE INFORMACIÓN A
PROCESAR PUEDE TARDAR
MUCHO TIEMPO.
PASO 9: RELACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS
PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO.

SE DEBE PREPARAR LA
CONFIGURACIÓN DE LAS
CUENTAS
COMPLEMENTARIAS PARA
LUEGO GENERAR LA
APERTURA AL NUEVO AÑO.

ESTO SE REALIZA EN EL
MENÚ “RELACIÓN DE
CTAS. COMPLEMENTARIAS
PARA APERTURA DEL
NUEVO AÑO”.
 PASO 9.1: RELACIÓN DE LAS CUENTAS
COMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO

BOTÓN “COPIA IDÉNTICA”, ESTE BOTÓN REALIZARÁ UNA COPIA IDÉNTICA DE LAS CUENTAS
COMPLEMENTARIAS DEL AÑO ACTUAL, QUE SERÁN TRASPASADAS COMO COMPROBANTE DE
APERTURA AL AÑO NUEVO. EN EL CASO DE NO CORRESPONDER REALIZAR UNA COPIA IDÉNTICA
DE LAS CUENTAS, POR HABER CREADO UNA PLAN DE CUENTAS DISTINTO PARA EL PRÓXIMO AÑO,
PUEDE IR DIGITANDO EN LA COLUMNA DE CUENTAS DE APERTURA O PRESIONAR F6 PARA
OBTENER AYUDA DE LAS CUENTAS DISPONIBLES. PRESIONE BOTÓN “GRABAR” ANTES DE SALIR
DE ESTA VENTA.
 PASO 10: GENERAR APERTURA AL NUEVO AÑO

UNA VEZ LISTA LA

CONFIGURACIÓN DE LAS
CUENTAS
COMPLEMENTARIAS
PARA LA APERTURA DEL
NUEVO AÑO, ESTAMOS
EN CONDICIONES DE
GENERAR ESTE
PROCESO “GENERAR
APERTURA AL NUEVO
AÑO”.
PASO 10.1: GENERAR APERTURA AL NUEVO AÑO
ESTE PROCESO GENERA UN
COMPROBANTE DE APERTURA EN
EL NUEVO AÑO CON LOS SALDOS
DE LAS CUENTAS
COMPLEMENTARIAS.

ESTE COMPROBANTE PUEDE SER

MODIFICADO , ELIMINADO Y
GENERANDO CUANTAS VECES SEA
NECESARIO.

TENER PRESENTE QUE SOLO DEBE

EXISTIR UN COMPROBANTE DE
APERTURA POR AÑO.
PASO 11: REPROCESO DE LA CONTABILIDAD

UNA VEZ FINALIZADOS TODOS

LOS PROCESOS ANTES
DESCRITOS, SE DEBE
REALIZAR UN REPROCESO
CONTABLE TANTO EN EL AÑO
ACTUAL COMO EN EL AÑO
NUEVO Y CON ESTO, SE DA
COMO TERMINADO UN
PROCESO DE CIERRE.