Cédula del

proyecto
INICIO DEL PROYECTO
El problema
Todo proyecto inicia cuando se detecta alguna clase de señal, síntoma
o efecto en las actividades de la organización, de sus beneficiarios o de
la sociedad en general, lo que a su vez lleva a un diagnóstico para
identificar qué es lo que está sucediendo.
Este diagnóstico trata de determinar cuál es la causa raíz del
fenómeno y de comprender a cabalidad cuál es la extensión y
profundidad de sus efectos, las consecuencias de aceptar que se
prolongue o que desaparezca y quiénes serán los afectados por esto.
Ejemplos de necesidades, debilidades,
problemas u oportunidades
Elevada Eliminación de
Malas calles de
producción de impuestos de
Tegucigalpa
granos básicos importación

Incremento de las
Elevada liquidez
Sequías enfermedades
bancaria
gastrointestinales

Desnutrición
Análisis del problema
Antes de iniciar formalmente un proyecto, el cliente debe definir con
claridad el problema o la necesidad. Por ejemplo:
1. Se reúnen datos sobre la magnitud, tipo y alcance del problema.
2. Se trata de obtener una idea general sobre el costo y el tiempo que
requeriría abordar el problema.
3. Se determina si el abordaje del problema está dentro de los objetivos
corporativos.
4. Se identifican los recursos que podrían ser necesarios para abordar el
problema.
5. Se exploran posibles soluciones para el problema.
6. Se analiza si los beneficios esperados son mayores que los costos de
realizar el proyecto y, de ser así, el monto en que los exceden.
Decisiones
Trasladar el problema a
otros. Es cuando se opta
por dejar que otras
organizaciones (Gobierno,
ONG o Alcaldía, por
ejemplo) sean las que
aborden el problema, o
No hacer nada. Es cuando cuando se vende el
se determina que no se proyecto a otra empresa. Iniciar un proyecto. La
necesita acción alguna o organización decide invertir
que no conviene hacer en el abordaje del
nada, ya sea por razones problema y comienza a
prácticas, de costo, tiempo tomar acciones concretas
o por existir otras para ello.
necesidades.

El resultado de
estos estudios
puede llevar a
la organización
a:
Selección de un Proyecto
Implica:
1. La evaluación de varias necesidades u oportunidades
2. Decidir cuál de ellas debe derivar en un proyecto
3. Tener en cuenta los recursos disponibles y los criterios del cliente
4. Determinar los resultados que se espera alcanzar.

Los beneficios pueden ser tangibles o intangibles pero siempre deben

ser medibles y la organización debe siempre invertir en el proyecto que
dé el mayor beneficio.
Pasos para Seleccionar un
Proyecto
1. Desarrollar un conjunto de criterios para evaluar las oportunidades:
(Cualitativos o cuantitativos) Ejemplo: Introducción de varios
productos nuevos al mercado. Algunos criterios posibles:
1. Volumen de ventas previsto
2. Reacción del publico
3. Marco de tiempo previsto
4. Inversión requerida.
Pasos para Seleccionar un
Proyecto
2. Listar los
supuestos:
Se conseguirá un préstamo
Cómo se
ejecutará el
proyecto. Se buscarán socios nuevos
Ejemplo:
construcción
de un
almacén La empresa tiene suficientes fondos

Tenemos el recurso necesario para hacerlo

Pasos para Seleccionar un
Proyecto
3. Reúna datos e información sobre cada actividad: se pueden
recopilar por medio de encuestas, entrevistas, investigación de
bases de datos, entrevistas a expertos, visitas de campo, examen de
imágenes de satélite, etc. Ejemplo:
1. Datos financieros
2. Mediciones de terrenos
3. Datos sobre problemas de tráfico
4. Imágenes e investigaciones sobre incendios forestales
5. Estudios sobre costumbres locales
6. Mediciones de contaminantes
7. Etc.
Pasos para Seleccionar un
Proyecto
4. Evaluar cada oportunidad según los criterios: Se procura emplear
equipos multidisciplinarios y de diferentes departamentos, se
recurre a consultores y se emplean guías o referencias de la
industria, publicadas por organizaciones especializadas. Para esto se
debe crear algún tipo de medio objetivo de calificación. Ejemplo:
1. Impacto económico
2. Impacto social
3. Adquisición de capacidades tecnológicas
4. Apertura de nuevos mercados
5. Número de personas beneficiadas
Selección del proyecto
Luego de completar el análisis del problema y que se toma la decisión de
invertir, a continuación se necesita obtener la mejor solución para el proyecto,
por lo que se produce el primer intercambio de información entre el cliente y
los contratistas.

Cédula del Solicitud de Decisión de

Proyecto Propuestas licitar

Propuesta de Preparación
solución de propuesta
Cliente Contratista
Cédula del proyecto (Project
charter)
Realmente no existe un orden en el cual
se prepara la cédula, también llamada
autorización del proyecto o documento
de inicio del proyecto:
• Algunas organizaciones la preparan
desde el comienzo, cuando se detecta el
problema, y para ellas el análisis y la
toma de decisiones de inversión son
parte de la cédula pues lo que quieren es
dejar bien documentado todo el proceso.
• Otras organizaciones prefieren crear la
cédula solamente cuando ya se ha
definido lo que se va a hacer ya que
prefieren dejar los análisis como parte de
la evaluación de su entorno de negocios.
Tampoco existe un formato para preparar
la cédula:
• Algunas organizaciones solo preparan
una nota o un comunicado interno de
una o dos páginas que indica que se
emprenderá el proyecto, enumera
algunos objetivos y quizá proporcione
algunas ideas sobre costos y tiempos.
• Otras organizaciones preparan un
documento más extenso y complejo que
incluye toda una serie de elementos
clave para avanzar en la planeación del
proyecto y que sirven de base o borrador
para preparar la solicitud de propuestas.
Propuesta de formato de cédula
del proyecto (De Guido y Clements, Administración Exitosa de Proyectos)

1. Título o nombre del proyecto: Debe ser claro y sencillo pero

completo, dando una idea general sobre qué se propone hacer.
2. Propósito o justificación: Se indica cuál es la necesidad,
oportunidad, debilidad, fortaleza o amenaza que se debe abordar a
través del proyecto.
3. Descripción: Es una explicación de lo que se va a hacer durante la
ejecución del proyecto. Puede incluir la descripción de las
principales áreas o actividades, las fases o una estructura general
del proyecto.
Propuesta de formato de cédula
del proyecto (De Guido y Clements, Administración Exitosa de Proyectos)

4. Objetivo: Es una declaración de lo que se espera lograr, tanto en

términos de producto final como de aspectos financieros, de tiempo
o tecnológicos.
5. Criterios de éxito o beneficios esperados: ¿Cómo podemos saber
que el proyecto tuvo éxito? Para ello es necesario definir indicadores
cualitativos y cuantitativos con base en los objetivos buscados.
6. Financiamiento: A veces no se incluye pues no necesariamente se
tiene una idea siquiera aproximada sobre el tema pero en este
apartado se indica el monto que está disponible para ejecutar el
proyecto.
Propuesta de formato de cédula
del proyecto (De Guido y Clements, Administración Exitosa de Proyectos)

7. Entregables principales 8. Criterios de aceptación 9. Cronograma de hitos

• En un proyecto no • Describen los criterios • Es una lista o un

solamente se obtienen cuantitativos que se diagrama en el que se
los productos del usarán para verificar que definen logros a alcanzar
proyecto, como un cada entregable cumple a una fecha determinada,
puente o un programa de con las especificaciones sin incluir las actividades
estudios, sino además originales y que puede necesarias para ello.
otras cosas como planos, ser aceptado.
hojas de especificaciones,
manuales de servicio o
de usuario, equipos
accesorios, herramientas,
dotación inicial de
repuestos, un contrato de
apoyo técnico, etc.
Propuesta de formato de cédula
del proyecto (De Guido y Clements, Administración Exitosa de Proyectos)

10. Supuestos clave: Son elementos que se asume ciertos y que

permiten o propician la ejecución del proyecto, como la
disponibilidad de fondos, el buen clima o el acceso a recursos
escasos.
11. Restricciones: Son limitaciones que existen en la organización o en el
entorno y que deben ser superadas a fin de ejecutar el proyecto
exitosamente, lo que puede referir a la falta de capacidad técnica, la
escasez de mano de obra o la necesidad de acceder a información
técnica confidencial.
12. Riesgos: Son cosas que pueden suceder en el futuro y afectar el
éxito del proyecto de manera directa o indirecta, positiva o
negativamente, y con mayor o menor grado de impacto y de
probabilidad de ocurrencia.
Propuesta de formato de cédula
del proyecto (De Guido y Clements, Administración Exitosa de Proyectos)

• Definen hasta dónde llega la autoridad del Gerente de

13. Requisitos de Proyectos y de personas clave del proyecto para tomar
aprobación decisiones sobre la ejecución presupuestaria, el avance del
proyecto o los cambios requeridos.

14. Gerente de • Se podría definir desde un inicio la persona directamente

responsable por la ejecución del proyecto y que estará a
Proyectos cargo de organizar el equipo de trabajo.

15. Requisitos de
• Establecen la frecuencia y el contenido de los reportes y
elaboración de de las revisiones de seguimiento del proyecto.
reportes
Propuesta de formato de cédula
del proyecto (De Guido y Clements, Administración Exitosa de Proyectos)

16. Contraparte del proyecto: Es la persona que el patrocinador o

cliente elige para que lo represente durante el proyecto y es con
quien el Gerente de Proyectos se debe comunicar, ante quien debe
dar cuenta sobre los resultados obtenidos y quien podría incluso dar
por aceptados los entregables.
17. Fecha y firma de aprobación: Esto parece poco importante pero
puede tener un peso legal si acaso surgen diferencias entre el cliente
y el contratista por la ejecución o los resultados del proyecto.
Cédula del proyecto

La cédula del proyecto es un

La mejor forma de prepararla es
documento muy útil pues
a través de un equipo
permite aclarar ideas, definir
multidisciplinario y debe ser
soluciones, explorar problemas
estudiada cuidadosamente y
potenciales de manera oportuna
aprobada por la dirección de la
y establecer parámetros que
empresa antes de proceder a la
guíen la ejecución del proyecto
siguiente fase.
desde su inicio.
Cédula del
proyecto
MUCHAS GRACIAS