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Liza Yurani Lippelt Cubides

Caso n° 1 – empresa pilos s.a. un archivo


organizado

Instructor: José Richard Ramírez Majul,


economista -especialista en gerencia de
mercadeo

Sistema integrado de gestión guía de


aprendizaje para el programa de formación
complementaria virtual SENA

Bogotá
2017
Arnulfo debe organizar los documentos partiendo del momento en que son
fundados o recibidos. Debe llevar acabo dos procesos como lo son la clasificación(
fondo documental , series subseries unidad documental y tablas de retención.) y
ordenación( cronológica, alfabética, numérica) según los principios de
procedencia y orden original.
También debe verificar que espacios físicos para ubicar los archivos están definidos
y con que tipo de archivadores se cuenta.
 Falta de conocimiento en gestión documental
 No se estableció una ordenación de documentos desde un principio
 No le prestaron la debida atención a la importancia de mantener sus archivos
organizados.
 Espacio reducido
 No tenían personal capacitado para dicha labor
 Si debe aplicarlo; para evitar la conservación de grandes cantidades de
documentos sin un fin especifico.
 Los documentos archivísticos tienen un ciclo vital que determinan su conservación
temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente
 El archivo tiene tres etapas fundamentales que son el archivo de gestión, central e
histórico en los cuales se clasifican los documentos dependiendo sus
características así como la frecuencia de su uso. Por lo tanto el propósito de estos
archivos es disponer de los documentos organizados de tal manera que la
información sea aprovechable para la empresa
 Se deben archivar conforme a los principios y procesos archivísticos.
 por medios electrónicos en carpetas electrónicas
 Foliado electrónico
 índice electrónico.
 Tablas de retención
Conformar físicamente los expedientes con las respectivas series y
subseries por carpetas teniendo en cuenta los tipos documentales que
les corresponden
ordenar en las carpetas los documentos aplicando principio de orden
original
Ordenar cada expediente según sea numérico alfabético cronológico
Realizar foliación de los archivos
Marcar las carpetas con su respectivo fondo ,sección serie y subserie
Organizar en el archivador cada expediente usando separadores y
pestañas
Rotular las cajas en las cubiertas laterales.
La implementación de las T.R.D. es importante para el manejo y
control de la información, ya que se relaciona su periodo de retención
y sirve de apoyo para racionalizar los procesos.

 Distribución de la documentación.
 Acceder a la utilización total de los documentos.
 Proporcionan la organización de los escritos desde la
conceptualización de archivo total.
 Colaboran con el control de la producción y diligencia documental.
 Alcanzar resultados visibles en un tiempo tan reducido
 Si no hay TRD debe crear un cuadro de clasificación
 Ubicar todos los documentos en las diferentes partes de la empresa
 Contar con el espacio necesario para la ubicación de los archivos
 Si, ya que le permite a las empresas mantener su información ordenada
y de fácil acceso
 Agiliza trámites y procesos
 Están preparados en caso de cualquier auditoria
 Reducción en los costos de archivo y espacio de almacenamiento
 Información segura y cumplimiento de la norma