SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA-SIGA

MODULO DE
PATRIMONIO
Programación SIGA – Formulación SIAF
Paso 1: Elaboración del
Cuadro de Necesidades de
Bienes y Servicios

Paso 2: Proyecto
de Presupuesto de
Bienes y Servicios

Paso 3: Traslado de
información al SIAF-SP
Generación Asientos en SIGA – Registro Contable
SIAF
Generación O/C en SIGA – Registro Compromiso en SIAF-
SP

Flujo de información -
Interfase
Flujo de Procesos e Integración SIGA-SIAF
Ejercicio Anterior
Ejercicio Actual
(Junio –Diciembre)

Formulación Programación
Compromiso Devengado
SIAF

Presupuestal Trimestral
(PIA) (PIM)

Interfase SIAF
Solicitud de
Pedidos – Control de Montos
Programados Programados

Asientos
Control Control de
Calendario Control techo Contables
E/S pedido
Proceso Calendario
Verificar Si Autorizado
Programación de Control Stock mín.
Stock Generación
Bs. y Ss. Procesos de Fecha vencimiento Atención de
de O/C y O/S Ingreso a
Control de Selección Pedidos
No Techo Pptal Almacén
Control de (PAAC ) PECOSA
SIG A

Techo Pptal
Pedidos de Reprogramación Control
Tendencia Compra-No De Bienes y Ejecución
Control si
a reducirse Programados Servicios Actualización de
Contrato, Activo es o no
Carta-Fianza Activos ? SI Patrimonio depreciable
PAAC (Depreciación)

NO
Autorizado ?
Principio de Flujo
de Trabajo
 C.1 Gestión Logística - Comparación funcional
Seq Tema Antes Después

Coordinación entre las A través de memorandums, teléfono y Se interactúa a través del Sistema, donde
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distintas áreas reuniones. cada usuario cumple un rol.
Aplicación de normas Indebida. El trabajo manual no permitía llevar Los procesos realizados con el soporte del
2 y procedimientos un control y orden de la ejecución del Sistema se enmarcan dentro de las normas,
establecidos presupuesto. debido a las validaciones que incorpora.
Registro de bienes y servicios utilizando un
Registro de bienes y servicios sin codificación
código único en las distintas etapas de la
dificultando su agregación para compra y
Catálogo de Bienes y cadena logística (programación, pedidos,
3 seguimiento. En otros casos, uso de diferentes
Servicios compras, almacenamiento, etc.),
catálogos, uno para comprar y otro para el
permitiendo su agregación (compras
registro de movimientos en el almacén.
corporativas) y seguimiento.
Descentralizado a nivel de cada Centro de
No se elaboraba el Cuadro de Necesidades. Costo, con control automático de techos
Programación del
En caso contrario lo realizaba el Área de presupuestales y según las normas
4 Cuadro de
Logística, de manera centralizada y con control establecidas. El Área de Logística sólo se
Necesidades
manual de techos presupuestales. encarga de su revisión, aprobación y
consolidación.
Elaborado sobre la base del Cuadro de
5 Presupuesto Elaborado sobre información histórica.
Necesidades.
Incumplimiento de presentación de información Elaboración del PAAC en los plazos
al CONSUCODE. Ejecución de procesos de establecidos por el CONSUCODE y
6 PAAC selección que no estaban en el PAAC, siendo ajustado al PIA. Ejecución de procesos de
causal de nulidad de oficio y sanción selección que están en el PAAC inicial o el
administrativa. PAAC reprogramado.
Verificación automática del monto
Autorización de Previa verificación telefónica o en situ de programado por el Centro de Costo, así
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Pedidos stocks. como de disponibilidad de stocks en
Almacén.
 C.1 Gestión Logística - Comparación funcional
Seq Tema Antes Después

Almacén dispone de consulta en el

Almacén tomaba conocimiento del pedido al
Sistema para visualizar los pedidos que se
Atención de Pedidos llegar la PECOSA. Podía suceder que en ese
8 encuentran autorizados, procediendo a
momento ya no existiera stock del bien.
realizar las reservas.
Evaluación de Manual, con posibilidad de error, con
9 Procesos de otorgamiento de Buena Pro a quien no Evaluación automática de propuestas.
Selección correspondía.
Los postores tienen la posibilidad de
Registro de
digitarlas en un software y la UE cargarlas
Propuestas Los postores presentaban por escrito sus
10 automáticamente al Sistema para su
Económicas de propuestas.
posterior evaluación, evitando errores y
Proveedores
produciendo ahorros de horas-hombre.
La emisión y compromiso de las O/C y O/S
Seguimiento de Manual, con retraso, permitiendo el
rebajan las entregas pactadas en el
11 cumplimiento mantenimiento en cartera de Cartas Fianzas
contrato, presentando el Sistema los
contractual por plazos mayores a 3 años.
saldos actualizados a determinada fecha.
O/C y O/S emitidas sin control de techo
O/C y O/S emitidas sólo si se cuenta con
presupuestal y conocimiento exacto de stocks.
12 Emisión de O/C y O/S techo presupuestal y no se dispone de
La consecuencia era su anulación o saldos de
stocks.
mercadería innecesarios.
Retrasos con la consiguiente pérdida de
Calendario, por la ineficiencia de los procesos
Cierre de Calendario involucrados en una compra o contratación Cierre oportuno y mejora de la calidad del
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del mes (programación, autorización y consolidación de gasto.
pedidos de compra, selección de proveedores,
entre otros).
Los servicios generales se cargan a cada
Gasto en Servicios El gasto se cargaba a un Centro de Costo,
14 Centro de Costo de acuerdo a su consumo
(luz, agua) generalmente el Área de Logística.
histórico o el porcentaje que estime la UE.

… Continúa
 C.1 Gestión Logística - Comparación funcional

Seq Tema Antes Después

Se realizaba manualmente, con desfase y errores,

Sinceramiento de
sobre la base de los reportes de consumos que
stocks de Se realiza automáticamente.
15 hacían llegar las farmacias de los
medicamentos
establecimientos de salud.

Kardex obtenido automáticamente. En todo

Inexacto y desactualizado. En algunas entidades momento se conoce los movimientos
16 Kardex de almacén
no se llevaba kardex. (entradas y salidas) en unidades físicas y
monetarias.

Entrega tardía de información al Área de

Contabilidad de Contabilidad automática y su entrega oportuna
Contabilidad. Utilización de Cuentas no validadas
17 movimientos en al Área de Contabilidad para la debida
por el Ente Rector y saldos no conciliados con los
almacén conciliación e incorporación en los EEFF.
EEFF.

Inventario de patrimonio saneado y conciliado

No se tenía información ni control sobre el
patrimonio. Se desconocía la cantidad, valor,
18 Bienes Patrimoniales
estado y ubicación de los bienes. Presentación a
la SBN y a la DNCP de información irreal.
con los EEFF. Se dispone de información para
control y seguimiento. Cálculo de la
depreciación mensual y anual en forma
automática y generación de archivos para su
remisión a la SBN.

… Continúa