Funciones de la administración

P Planificación.
O Organización.
D Dirección.
E Ejecución.
R Retroalimentación:
Evaluación.
Control.
¿Qué es planificar?
 Predecir el futuro y concebir los medios para
llegar a el: "cálculo que precede y preside la
acción"
 Acción y efecto de elaborar un plan o
programa.
 Anticipar la toma de decisiones antes de
realizar cualquier acción.
 Preveer las acciones que se deben lograr
para alcanzar un objetivo o meta
preestablecida.
Clasificación:
Según el contexto en que
aplica:

1. Estatal o gubernamental.
2. Bélica o militar.
3. Empresarial.
Clasificación.....Continuación.

Según el nivel jerárquico de

la organización:

1. Estratégico.
2. Funcional o táctico.
3. Operativo.
NIVELES JERÁRQUICOS DE UNA ORGANIZACIÓN:

Niveles Niveles de Según Tipo de

Jerárquicos Responsabilidad Tiempo Plan

Nivel Conducción y toma Plan

Largo Plazo Estratégico
Estratégico de decisiones

Desagregación de
Nivel directrices y Plan
Mediano Plazo
Funcional coordinación de Funcional
áreas funcionales

Concreción de
Nivel objetivos y metas. Plan
Corto Plazo
Operativo Ejecución de Operativo
Acciones.
Clasificación.....Continuación.

Según la forma de abordar

el problema o situación:

1. Normativa.
2. Estratégica.
Diferencias:
NORMATIVA
La acción se rige por etapas o fases
algorítmicas que son normadas.
Existe un sujeto planificador que decide
la acción antes de que se ejecute.
Se considera sólo los recursos
económicos o materiales disponibles
para la acción.
Los cálculos de la acción se hacen sobre Los cálculos de la acción se hacen sobre
una situación ideal. (Factible)
Los sujetos afectados por la acción son
considerados como aliados.
ESTRATÉGICA
Se establece momentos para la acción
que son oportunos e interrelacionados.
No existe un planificador sino un
conjunto de actores sociales que
deciden la acción.
Se consideran los recursos de poder de
los actores comprometidos con la acción
donde se incluyen los recursos
económicos o materiales.
una situación intermedia entre lo ideal y
lo posible. (Viable)
Los sujetos afectados por la acción son
considerados como aliados u oponentes.
 NORMATIVO ESTRATÉGICO

V
Plan
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
MOMENTOS
Táctico
Explicativo Normativo Estratégico
operacional
Distancia al
Ver / Ser Deber / Ser Poder / Ser Hacer
objetivo
Mayor Identificación de Análisis de
Análisis de
Globabilidad la visión y Viabilidad / Análisis Táctico
situación
misión Factibilidad
Mayor Formulación de
Investigación Diseño de Plan
Especificidad proyectos u
de problemas estrategias operacional
objetivos

Construcción y representación intelectual

de los hechos o fenómenos de la situación y
¿por qué? y ¿por quiénes? suceden.

Expresa y explica deseos y valores de los actores sociales

que planifican para resolver los problemas.

Movimientos que intentan articular el “deber ser” con el “poder ser”

para poner al alcance el objetivo.

Organización de las operaciones tácticas requeridas por los objetivos y estrategias

establecidas en el deber ser y el poder ser.
 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
¿Qué nos está pasando?
¿Por qué nos está pasando?
¿Por quiénes nos está pasando?

Sujetivo o posicional

Posicionamiento Intersujetivo
Objetivo
Histórico
ANÁLISIS

GENOESTRUCTURA
Planos FENOESTRUCTURA
FENOPRODUCCIÓN
Investigación de problemas:
1. IDENTIFICACIÓN:
- Indicadores cuantitativos.
- Registros cualitativos.
- Técnicas mixtas.
2. JERARQUIZACIÓN. (Matriz)
3. ANÁLISIS CAUSAL:
- Diagrama de Ishikawa.
- Árbol de problemas.
- Red explicativa.
 MATRIZ DE JERARQUIZACIÓN
VARIABLES
PROBLEMAS
A B C D E F

VARIABLES: PONDERACIÓN:
A: Magnitud. 0: Baja.
B: Frecuencia. 1: Moderada.
C: Gravedad. 2: Alta.
D: Vulnerabilidad.
E: Recursos.
F: Impacto.
 DIAGRAMA DE ISHIKAWA: 6 M
Métodos de
Mano de obra trabajo Materiales

CAUSAS PROBLEMA

Maquinaria Medio Medición

ambiente
DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Flujo de procesos

Reparacion
Recepción Diagnóstico
Calibracion
Facturacion Cobranza
Mantenimiento
 DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Enumeración
¿? ¿? ¿?

CAUSAS PROBLEMA

¿? ¿? ¿?
ÁRBOL DE PROBLEMAS:
EFECTO-1 EFECTO-2 EFECTO-3

PROBLEMA
FENÓMENO

CAUSA-1 CAUSA-2 CAUSA-3

CAUSA-11 CAUSA-12 CAUSA- CAUSA-31 CAUSA-32

21
 La captación de nuevos clientes
es insuficiente para los grupos
Carpetas de historial a los Atención eficaz y
clientes están incompletas personalizada
de ventas

Los servicios de No existe control

ENERLAB prestados secuencial integral de
a los sectores esta información
Insuficiente equipamiento
industriales

Fallas en la implementación de la Política de Gestion

Calidad Ventas Logistica

Insuficiente capacitación Falta de integración del equipo ventas . Logistica – Falta de integración política
del personal operaciones . de ENERLAB

Diferencia Problemas Interes en Uso aislado

Actitud Falta No hay una personales que no se de los
paternalista asistencia s de
de entre la ejecute la recursos de Falta de Escasa Falta de
de la representativ ideología
gerencia motiv a del equipo
coordinador politica por la empresa voluntad participaci interés en
política y el las política
frente a los ación de ventas y ón cuanto al
problemas operativo a personal exigencias conocimient
los talleres de carga o
de Falta de horaria
información informació
n
Falta de
recurso Falta de
motivación Desentendimiento
humano para
cubrir los
dos turnos
 MOMENTO NORMATIVO: VISIÓN

Estrategia
?

?
?
EL SUEÑO POSIBLE

?
RAZON DE SER
 MOMENTO NORMATIVO: MISION
LOS OBJETIVOS PERMITEN OPERAR LA MISIÓN
PARA APROXIMAR LA SITUACIÓN OBJETIVA ENTORNO A LA VISIÓN

VISIÓN

MISIÓN
LAS METAS PERMITEN CUANTIFICAR EL GRADO DE
OBJETIVOS APROXIMACIÓN ALCANZADO ENTORNO A LA MISIÓN
METAS
 VIABILIDAD POLÍTICA

ALIADOS

Análisis de actores NEUTROS

OPONENTES

POSIBILIDADES DE GANAR ALIADOS (Alianzas)

POSIBILIDADES DE REDUCIR OPOSICION (Negociaciones,Alianzas)

POSIBILIDAD DE IMPONER POSICIONES (Entrenamiento)

VOLUNTAD POLÍTICA
 FACTIBILIDAD

INFRAESTRUCTURA

RECURSOS HUMANOS

TÉCNICA RECURSOS TECNOLÓGICOS

TIEMPO

RECURSOS PRESUPUESTARIOS

FINANCIERA FUENTES ALTERNAS DE FINANCIAMIENTO

DETERMINACIÓN DE VIABILIDAD
 MATRIZ D.O.F.A O F.O.D.A

INTERNAS
Fortalezas Debilidades
Externas (1 o más) (1 o más)

Oportunidades Alternativas FO Alternativas DO

(1 o más) Alternativas: Fortalezas Alternativas: Debilidades

DOFA
Alternativas más de dos fuerzas

Amenazas Alternativas FA Alternativas DA

(1 o más) Alternativas: Fortalezas Alternativas: Debilidades
 FORTALEZAS Y DEBILIDADES

FORTALEZAS

ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN

QUE SE REALIZAN BIEN Y QUE CONSTITUYEN ELEMENTOS FAVORABLES
PARA SU DESEMPEÑO.

DEBILIDADES

ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS QUE DIFICULTAN

O COMPROMETEN EL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN,
TALES COMO: LIDERAZGO, MOTIVACIÓN, TECNOLOGÍAS, ETC…

ELEMENTOS A CONSIDERAR
• GERENCIA, DIRECCIÓN, LIDERAZGO.
• RECURSOS HUMANOS.
• ORGANIZACIÓN.
• TECNOLOGÍA.
• INVESTIGACIÓN.
• PRODUCTOS Y SERVICIOS (MERCADEO).
• CALIDAD COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD.
• INFORMACIÓN.
• SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
• IMAGEN.
 OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

OPORTUNIDADES

TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS DE CARÁCTER SOCIAL, POLÍTICO,

ECONÓMICO, TECNOLÓGICO, DE MERCADO QUE PODRÍAN
FAVORECER EL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

AMENAZAS

TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS QUE SERÍAN POTENCIALMENTE

PERJUDICIALES PARA LA ORGANIZACIÓN,
TANTO EN EL PRESENTE COMO EN EL FUTURO

ELEMENTOS A CONSIDERAR
• ASPECTOS ECONÓMICOS (MACRO Y MICRO).
• ASPECTOS POLÍTICOS.
• ASPECTOS GUBERNAMENTALES.
• ASPECTOS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRÁFICOS.
• ASPECTOS TECNOLÓGICOS.
• USUARIOS.
• COMPETIDORES ACTUALES Y POTENCIALES.
• GRUPO DE INTERÉS.
• FUERZAS REGULATORIAS.
 VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO
Oportunidades:
1.- Participación en las
distintas etapas del
proceso de gestión y
2.- Firmas de convenios con
instituciones, ferias, eventos
Amenazas:
1.- Eliminación del presupuesto
coordinado
2.-Alta demanda insatisfecha
3.- Retardo en el envío de
presupuesto.
4.- Inestabilidad política
Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las
comunidades rurales.
2.- Motivaciòn del personal.
3.- Dispone de proyectos de
ingeniería y metrologia
con tecnologías alternativas de
bajo costo.
Estratégias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio
del Programa en las capacitaciones y
la demanda insatisfecha de la
competencia
Estratégias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a los clientes los
proyectos con tecnologías
alternativas de bajo costo que
permitan la asignación de recursos
para una cobertura mayor de clientes
insatisfecha.
Debilidades:
1.- No hay misión y visión compartida.
2.- Faltade planificación.
3.- Faltan relaciones institucionales
4.- Baja Recuperación de créditos.
5.- Ausencia de sede propia.
Estratégias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para
mejorar las relaciones institucionales
Estratégias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de
cobranza personalizada y local que
permita incrementar la recuperación
de créditos y reinvertirlos
 MOMENTO TÁCTICO OPERACIONAL

OPERACIONALIZACION DE LAS ESTRATEGIAS

OBJETIVOS ACCIONES INDICADOR RESPONSABLES

RESULTADOS METAS RECURSOS

 ESTRATEGIA FO (F1-01-O2). EJE DE INTERVENCIONES
OBJETIVOS OPERATIVOS
1.- Realizar un estudio de demanda de clientes
captados, fidelizados para cuantificar la cantidad
de ordenes de servicios con necesidad de ellas.
2.- Promocionar la creación de paquetes, ofertas a
través de la realización de reuniones conferencias
en los sectores de acción que les permitan la
elaboración de proyectos y acceder a los recursos.
3.- Gestionar apoyo financiero a través de
estrategias financieras.
INDICADORES
1.- número de clientes por sector.
2.- Porcentaje de inversión en realizada en
relación a todo el presupuesto
3.- IFA = Índice de clientes atendidas en un año.
4.- Número de reuniones a realizar en un año.
OPERACIONES
1.- Realización de censo sobre la demanda
de estudios de mercado.
2.- Promoción de reuniones en los clientes
fidelizados y nuevos asesorándolos y
orientándolos para las mejores decisiones.
3.- Gestión de firma de convenios que
permitan la asignación de recursos.
PRODUCTOS ESPERADOS
1.- Censos elaborados en las distintas
actividades comerciales a atender.
2.- Organizaciones civiles registradas en las
distintas comunidades atendidas.
3.- Proyectos ejecutados con los recursos
asignados a través de distintos convenios.
 ESTRATEGIA FO (F1-O1-O2). EJE DE INTERVENCIONES

METAS TIEMPO
1.- Captar 460 clientes nuevos.
Ejecución: Un (1) año.
2.- Invertir en comprar de maleta de pruebas
3.- Realizar capacitaciones al personal en todas
las areas Evaluación: Una (1) Mensual en cada area.

RECURSOS ACTORES RESPONSABLES

Humanos:
- ingeniero.
- tecnico electricista.
- Fisico.
- Calidad.
- Jefe de Operaciones.
- Gerencias.
- Contabilidad. - Jefe de Seguridad.
- Ventas
-Transporte - Jefe de Calidad.
Materiales:
- maleta de pruebas.
- laboratorio
- Equipo audiovisual.
-
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:

RESPONDE O DEBE RESPONDER BÁSICAMENTE A LAS PREGUNTAS: ¿ QUE NOS

ESTÁ PASANDO? Y ¿POR QUÉ Y POR QUIENES NOS ESTÁ PASANDO?. PERMITE
DELIMITAR UNA PROBLEMÁTICA GLOBAL QUE CONFIGURA LA SITUACIÓN.

INVESTIGACIÓN DE PROBLEMAS:

CONSISTE EN IDENTIFICAR LOS PROBLEMAS ESPECIFÍCOS Y BUSCAR LAS

EXPLICACIONES DE LOS MISMOS.

IDENTIFICACIÓN DE LA VISIÓN:

ES EL MOMENTO EN QUE UNA FUERZA SOCIAL IDENTIFICA Y PRECISA LO QUE

QUIERE LOGRAR, EL SENTIDO GENERAL Y LA DIRECCIÓN HACIA DONDE SE
MUEVE.
DISEÑO DE PROYECTOS:

ES EL MOMENTO DE CONCEBIR FORMAS CONCRETAS Y ESPECIFÍCAS DE

INTERVENCIÓN SOBRE AQUELLOS PROBLEMAS QUE HAN SIDO PREVIAMENTE
SELECCIONADOS POR SU IMPORTANCIA.

CONSTRUCCIÓN DE VIABILIDAD:

CONSISTE EN ENCONTRAR Y DISEÑAR MOVIMIENTOS CAPACES DE

ACERCARNOS O PONER AL ALCANCE EL OBJETIVO DESEADO.

PROGRAMA OPERACIONAL:

ES TAMBIÉN LLAMADO TÁCTICO – OPERATIVO. PERMITE CONDUCIR NUESTRAS

INTERVENCIONES SOBRE LA REALIDAD TRATANDO DE VERIFICAR LAS
CONSECUENCIAS DIRECTAS DE LAS ACCIONES PARA HACER CORRECCIONES Y
AJUSTES.
“...EL FUTURO NO SUCEDE, SINO
QUE LO CREAMOS CON LO QUE
HACEMOS Y DEJAMOS DE HACER
AQUÍ Y AHORA...”

“Reingenieria ENERLAB S.A.C.”