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Procesos y Estrategia de la Gestión de Compras

Setiembre de 2,015

AJEPER

Septiembre 2015
Objetivos

• Refrescar el proceso de Compras a la organización de AJEPER


asegurando que se mantengan las buenas prácticas

• Mantener un proceso alineado con el proceso definitivo Cosmo 100

• Definir y comunicar la estrategia de compras de y negociación para


cada categoría.

• Hacer una agenda conjunta con el proyecto Cosmo 100 de las


categorías que nos faltan por licitar.

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Alineamiento con Cosmo 100
El objetivo es eliminar malas prácticas en alineación con el proceso definitivo.

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
1.Proceso de Compras AJEPER
Sumario 2.Estrategia de compras por categoría

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Proceso de Compras AJEPER

Indicadores
NOMBRE DE deLA
Gestión
PRESENTACIÓN
18-05-2015
LINEAMIENTOS DEL PROCESO
• Ningún bien o servicio se ejecuta o recibe sin Orden de Compra
• Ninguna Factura puede tener fecha anterior a la O/C.
• Las regularizaciones son solicitadas a la oficina corporativa por el área usuaria.
Lineamientos • Para O/C “abiertas” compras lidera el proceso de renovación periódica.

• La solicitud y recepción de cotizaciones las canaliza el área de compras.


• El área usuaria acompaña las reuniones con proveedores para especificar los aspectos técnicos.
Cotización • Puede haber contacto con proveedores por parte del área usuaria pero no para cotización.

• La negociación la realiza el área de Compras.


Negociación y • La selección de proveedor se hace en conjunto entre Compras y el Area Usuaria.
Selección

• Las facturas son a 60 días salvo indicación expresa del área usuaria y aprobación de finanzas.
• Las facturas se reciben por contabilidad
Pagos • Contabilidad solicita al área usuaria conformidad de servicio.

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Area Usuaria
Proceso de Compras recurrentes (resúmen) Compras

Compras + Usuario
INICIO Legal

Definir Gestionar
Necesidad de Presupuesto
Generar Contrato Si
Requerimiento Marco?
Compra

No

Acordar
especificación y Proveedo No Selección de
Realizar cotizaciones
proveedores a r Nuevo? Proveedor
invitar.

Si

Proceso de Requiere No Generación de


Homologación Contrato? O/C
de Datos

Si
Insumos:
Proceso de
Pruebas en
Planta.
Generación de
Contrato

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Area Usuaria
Proceso de Compras NO recurrentes y Capex Compras

(Resúmen) Definir ingeniería previa, Compras + Usuario

sugerencia de monto. Legal


INICIO Obra infraestructua siempre.
Pre-aprobar con Acordar
Definir
la instancia especificación y Realizar Selección de
Necesidad de
pertinente proveedores a cotizaciones Proveedor
Compra
(comité de capex) invitar.

No Gestionar
Proveedo Generar Requiere No Generación de
Presupuesto
r Nuevo? Requerimiento Contrato? O/C

Si Si
Proceso de Generación de
Homologación Contrato
de Datos

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Plazos y Rangos de Aprobación

Plazos Estipulados para el proceso de Orden de Compra

OC a partir
del req
aprobado.
Rangos de Aprobación de Ordenes de Compra (Temporales mientras se
implementa la plataforma definitiva)

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Bienes y Servicios Excentos de Orden de Compra
1. Compras menores a un valor equivalente a $ 200 deberán realizarse con
Caja Chica.

2. Los siguientes servicios quedan exceptuados de generación de Orden de


compra :

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Sub Proceso de Compras de Emergencia
1. Se entiende como compra de emergencia o urgencia:
1. Por su naturaleza no se puede planificar o prever
2. Detiene la operación de producción, venta, facturación o entrega.

2. Toda compra de emergencia debe tener la autorización del Gerente ejecutivo


del área usuaria.

3. La compra de emergencia:
1. No se cotiza, se selecciona al proveedor que tenga el mejor historial.
2. Se puede autorizar un trabajo sin tener el requerimento y OC aprobada en
el sistema, previa cotización por parte del proveedor autorizada por el
área usuaria.

4. El tiempo para generar el requerimiento (subsanar el procedimiento) de


compra después de haber se ejecutado el sub proceso es máximo 24 horas.

5. El usuario debe gestionar la subsanación del registro de ingreso al almacén


inmediatamente después de haberse generado la orden de compra.

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Estrategia de Compras por
Categoría

Indicadores
NOMBRE DE deLA
Gestión
PRESENTACIÓN
18-05-2015
COMPRAS RECURRENTES: Insumos Directos a la producción
La estrategia es Licitaciones anuales o semestrales con proveedores aprobados.
Con la implementación del Sistema MRP (Dic 2015) se hará una OC por embarque para
controlar en el sistema los tránsitos y cumplimiento de proveedor.

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
COMPRAS RECURRENTES: Suministros Indirectos.
Para fabricaciones locales: 2 proveedores con distribución 60-40
Consumibles: Catálogo de productos, licitación anual
Para Ferreteria y similares a pedido: 1, 2 o 3 cotizaciones dependiendo del monto

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
COMPRAS RECURRENTES: Servicios
Estrategia es Licitación y Contrato Anual. Los cargos de Justpoint, el Transporte y los
Rebates de Autoservicios a futuro no deberían tener O/C.

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
COMPRAS NO RECURRENTES: Capex y Servicios no recurrentes.
La estrategia es por pedido con cotizaciones de acuerdo al monto:
• 1 cotización por montos hasta 300 USD
• 2 cotizaciones por montos entre 300 y 1000 USD
• 3 cotizaciones para montos mayores a 1000 USD.

NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN

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