*Preparación del

presupuesto
*Los presupuestos son una
herramienta importante de la
planeación de corto plazo y el
control de las organizaciones.
*Un presupuesto de operación cubre
por lo regular un año y declara los
ingresos y gastos planeados para ese
año.
*El proceso de preparación de un
presupuesto debe distinguirse de la
planeación estratégica y de la
elaboración de pronósticos.

*Los presupuestos
*En un presupuesto se calculan las utilidades potenciales de cada
unidad de negocio.
*Se expresa en unidades monetarias, aunque también se detallan las
unidades vendidas y producidas.
*En general abarca un periodo de un año, pero se elabora para cada
mes del año y para cada estación o periodo estacional de ventas.
*Es un compromiso de la gerencia y los gerentes aceptan la
responsabilidad de alcanzar los objetivos presupuestados.
*La propuesta de presupuesto es revisada y autorizada por la junta
directiva de la empresa, que puede aprobar cambios al mismo sólo
en situaciones especiales.
*El desempeño financiero real se compara periódicamente (cada mes)
con el presupuesto y las variaciones se analizan y explican
mensualmente.

*Características de los
presupuestos
*La planeación estratégica es el proceso de decidir la
naturaleza y el tamaño de los programas que van a
emprenderse para ejecutar las estrategias de una
organización.
*La planeación estratégica se extiende a un periodo
de varios años y es anterior a la elaboración de
presupuestos, ya que ofrece el marco para preparar
el presupuesto anual.
*El proceso de presupuestación se enfoca en un solo
año y sirve para evaluar el desempeño de los
gerentes anualmente.

*Relación con la planeación

estratégica
*Un presupuesto es un plan de gestión que supone de que
quien lo prepara (el gerente) actuará para que los hechos
concretos correspondan con lo planeado.
*Un pronóstico no es más que una predicción de lo que es
más probable que suceda, sin esperar que quien hace el
pronóstico trate de modificar los sucesos de modo que se
materialice lo pronosticado.
*Todos los presupuestos incluyen elementos de pronóstico,
pues quienes los elaboran no se hacen responsables por
ciertos acontecimientos que inciden en su capacidad de
alcanzar los objetivos previstos.
*El presupuesto es una herramienta de planeación y control.

*Comparación con el pronóstico

*Puede enunciarse o no en términos monetarios.
*Se refiere a cualquier periodo.
*Quien pronostica no asume ninguna responsabilidad
por conseguir los resultados pronosticados.
*No deben ser autorizados por un superior.
*Se actualiza en cuanto surge nueva información que
indica que cambiaron las condiciones.
*Las variaciones respecto de lo pronosticado no se
analizan de manera formal ni recurrente.

*Características del pronóstico

 Perfeccionar el plan
estratégico
*El presupuesto puede usar
la información disponible
más reciente y se basa en el
buen juicio de los gerentes
de todos los niveles de la
organización.
*El presupuesto es una
oportunidad de tomar
decisiones que mejoren el
desempeño antes de que se
haga un compromiso
concreto para el año.
*Objetivos del presupuesto
Coordinar las actividades de
las partes de la empresa
*Todos los gerentes
participan en la
preparación del
presupuesto y cuando se
arma es posible que
surjan incongruencias,
las que se detectan
durante el proceso y se
resuelven entre los
gerentes.
Asignar responsabilidades a Obtener un compromiso base
los gerentes para evaluar el desempeño
*En el presupuesto *El presupuesto representa
aprobado deben quedar un compromiso de quien
claras las lo elabora con su superior
responsabilidades de cada y por tanto, es una
gerente. referencia con la cual se
*El presupuesto también valora el desempeño real.
autoriza a los gerentes de *El presupuesto asigna
los centros de deberes a cada centro de
responsabilidad a gastar responsabilidad de la
ciertas sumas para los organización y metas de
fines designados sin pedir ingresos, costos y
aprobación a sus utilidades a los mismos.
superiores.

*Objetivos del presupuesto

*Se elabora para la organización completa y
para cada unidad de negocio.
*Se clasifica por centros de responsabilidad.
*Se elabora para un año completo, dividido
en meses o trimestres.
*El total del presupuesto es igual al plan
estratégico para el año en particular, salvo
que se modifique posteriormente.

*Presupuesto de operación
 Incluye: Los gastos pueden ser:
* Ingresos
* Costos de producción y de *Flexibles
ventas
* Gastos de mercadeo y ventas *Discrecionales
* Gastos de logística
* Gastos generales y *Comprometidos
administrativos
* Gastos financieros
* Gastos de investigación y
desarrollo
* Impuesto sobre la renta
* Utilidad neta proyectada

*Presupuesto de operación
*Un presupuesto de ingresos es una proyección de las ventas
unitarias de productos multiplicada por los precios de
venta esperados.
*De todos los elementos del presupuesto, es el más
importante, pero también es el elemento sujeto a la mayor
incertidumbre.
*El grado de incertidumbre difiere entre las empresas, y
aún dentro de una compañía es diferente en diversas
épocas.
*Los volúmenes de venta están sujetos a las incertidumbres
del mercado.
*Se basa normalmente en pronósticos de condiciones de las
que el gerente de ventas no es responsable, por ejemplo,
el crecimiento de la economía.

*Presupuesto de ingresos
*Costos presupuestados de producción y de ventas: se señalan
los costos estándares de materiales, mano de obra y costos
indirectos de fabricación con una combinación estándar de
productos. Además, se elaboran el presupuesto de compras
de materias primas y los presupuestos de producción
detallados por productos.
*El costo de ventas presupuestado es el costo total estándar
de los productos presupuestados para venderse.
*Las diferencias entre compras, producción y las ventas
representa los aumentos y disminuciones de los inventarios.
*Gastos de mercadeo y ventas: son los desembolsos en que se
incurre para conseguir ventas e incluye publicidad y fuerza
de ventas.

*Presupuesto de costos y gastos

*Gastos de logística: incluyen la recepción de
pedidos, almacenamiento, surtido de pedidos,
transporte al cliente y cobro de cuentas.
*Gastos generales y de administración: son los gastos
de las unidades de personal de apoyo, tanto en la
matriz como en las unidades de negocios.
*Gastos de investigación y desarrollo para
desarrollar productos o procesos nuevos.
*Impuesto sobre la renta: se aplica el porcentaje
legal establecido (30%) sobre las utilidades
proyectadas antes de este impuesto.

*Presupuesto de costos y gastos

*Se expresan los proyectos de inversión de
capital principales por separado más una
suma global para proyectos menores que
no requieren aprobación superior.
*Gastos totales del proyecto por trimestres
*El presupuesto de operación consolidado
con el presupuesto de capital conducen a
la elaboración del estado de resultados,
balance general y flujo de caja proyectado
para el año.

*Presupuesto de capital
* Organización: Departamento de presupuestos:
* Administra el flujo de información del sistema de control presupuestario
* Publica procedimientos y formatos para elaborar el presupuesto
* Coordina y publica los supuestos básicos de la corporación, por ejemplo,
los pronósticos sobre la economía
* Comunica la información a todas las unidades de la empresa
* Ayuda a los encargados de elaborar el presupuesto
* Analiza los presupuestos propuestos y hace recomendaciones a los
autores y a la alta gerencia
* Administra la revisión de los presupuestos durante el año
* Coordina el trabajo de elaborar el presupuesto en todas las unidades de
la empresa
* Compara el desempeño real con el presupuesto, interpreta los
resultados y prepara resúmenes para la alta gerencia

*Proceso de preparación del

presupuesto
*Organización: Comité de presupuesto:
*Está formado por miembros de la alta gerencia,
como el director ejecutivo, el director operativo y
el director de finanzas
*Revisa, aprueba y ajusta todos los presupuestos
*Se reúne con los gerentes para revisar su
presupuesto
*Debe aprobar las principales revisiones del
presupuesto durante el año.

*Proceso de preparación del

presupuesto
* Expedición de lineamientos:
* El comienzo del proceso de preparación del presupuesto es la planeación
estratégica. Si no hay un plan estratégico, la administración tiene que
pensar en el futuro.
* El primer paso es establecer guías que rijan la elaboración del presupuesto y
difundirlas entre los gerentes. Estas guías son las que están implícitas en el
plan estratégico, modificadas por los últimos acontecimientos, el último
desempeño de la empresa y sus perspectivas actuales.
* Ejemplos de guías: la inflación general y la de rubros específicos, como los
sueldos, las políticas sobre ascensos de los empleados, las remuneraciones
en cada nivel salarial incluyendo las prestaciones sociales y las plazas
nuevas a contratar si las hubiera.
* El personal del presupuesto elabora las guías y la alta gerencia las aprueba,
previa revisión de los gerentes respectivos, y también elabora el calendario
con los pasos del proceso de preparación del presupuesto.
* A continuación, el departamento de presupuesto difunde el material en toda
la organización.

*Proceso de preparación del

presupuesto
*Propuesta de presupuesto inicial:
*Con las guías, los gerentes de los centros de
responsabilidad, auxiliados por su personal,
desarrollan una solicitud de presupuesto, la cual se
basa en los niveles actuales de capacidad y
personal, que luego se modifican de acuerdo con
las guías.
*Los cambios del nivel actual de desempeño se
clasifican en cambios de los factores externos y
cambios de políticas y prácticas internas.

*Proceso de preparación del

presupuesto
*Cambios de los factores externos:
*Cambios en toda la actividad económica que afectan el
volumen de ventas o el crecimiento de la demanda de
productos
*Cambios esperados en los precios de materiales y servicios
comprados
*Cambios esperados en los salarios
*Cambios esperados en el costo de las actividades
discrecionales como mercadeo, investigación y desarrollo y
administración
*Cambios en los precios de venta debido a los incrementos
de costos y la inflación real

*Proceso de preparación del

presupuesto
*Cambios de políticas y prácticas internas:
*Cambios de los costos de producción por el uso de
nuevas máquinas o métodos de trabajo
*Cambios de los costos discrecionales basados en los
cambios anticipados en la carga de trabajo
*Cambios de participación de mercado y mezcla de
productos
*Se requiere que los cambios específicos en el nivel
actual de costos se analicen y clasifiquen según las
causas anteriores

*Proceso de preparación del

presupuesto
* Revisión y aprobación de los presupuestos:
* Margen de seguridad: Muchas personas elaboran presupuestos en
los cuales los ingresos son un poco menores y los gastos algo
mayores que los estimados, para que sea una meta más fácil de
alcanzar. Los superiores revisan los presupuestos y tratan de
descubrir y eliminar estos márgenes, pero es una tarea difícil.
* Los analistas de cada gerencia y de la sede examinan la
congruencia, por ejemplo entre producción y ventas, y si se
generará una utilidad satisfactoria. En caso contrario, lo
devuelve para corregirlo.
* El comité de presupuestos recomienda la aprobación final al
director ejecutivo, quien a su vez lo presenta a la junta directiva
para que lo ratifique o le haga las modificaciones que consideren
necesarias.

*Proceso de preparación del

presupuesto
*Revisión y aprobación de los presupuestos:
*La revisión de presupuestos es un procedimiento
sistemático para actualizar los mismos cada trimestre y
para hacer modificaciones en circunstancias especiales,
pero deben justificarse por cambios significativos de las
condiciones que había cuando se aprobó el presupuesto
original y siempre deberán ser autorizadas por la junta
directiva de la corporación.
*Los gerentes deben actuar de acuerdo con los datos más
recientes y no aferrarse a los planes cuando las condiciones
cambian, aunque el desempeño se evaluará siempre con el
presupuesto original, pero se aceptarán las variaciones
razonables y justificadas por los cambios ocurridos.

*Proceso de preparación del

presupuesto
*En el presupuesto de contingencias se señalan
las acciones que debe tomar la administración si
bajan mucho los volúmenes de venta en relación
con lo previsto en el presupuesto aprobado, por
ejemplo una caída del 20% en las ventas.
*Permite a los gerentes de las unidades de
negocio ajustarse rápidamente a eventuales
cambios en las condiciones del mercado y
pueden determinar por sí mismos, de acuerdo
con el presupuesto de contingencias aprobado,
las medidas a tomar.

*Presupuesto de contingencias
* El proceso de elaboración del presupuesto es un proceso ascendente, en el
cual los gerentes de nivel inferior participan en la determinación de los
montos del presupuesto de sus unidades de negocio, a fin de generar el
compromiso con los objetivos presupuestados, pero debe controlarse
cuidadosamente para evitar que resulte en metas demasiado fáciles o que
no correspondan con los objetivos generales de la empresa.
* Los altos ejecutivos aprueban las guías generales y revisan y critican las
propuestas de presupuesto presentadas por los gerentes.
* Los superiores pueden cambiar las cantidades de las metas, pero deben
convencer a quien hizo el presupuesto de que es un cambio razonable.
* La participación de los gerentes de nivel inferior en la elaboración del
presupuesto tiene efectos positivos en su motivación porque consideran que
las metas no les fueron impuestas y aumenta su compromiso con las mismas.
También favorece el intercambio de la mejor información, conocimientos y
experiencias de quienes elaboran el presupuesto y que están más cerca del
entorno del producto o del mercado.

*Participación en el proceso de
elaboración del presupuesto
*Lograr el presupuesto ideal es una meta difícil pero
asequible.
*Si el objetivo presupuestado es demasiado difícil, los
gerentes estarán tentados a tomar medidas de corto plazo
que quizá no concuerden con los intereses de largo plazo
de la compañía.
*Los objetivos asequibles reducen la motivación de los
gerentes para manipular los datos a fin de cumplir con el
presupuesto.
*Si el presupuesto de utilidades de las unidades de negocio
se basa en objetivos realistas, la alta gerencia puede
divulgar esas metas entre analistas bursátiles, accionistas y
otros interesados que pueden estar razonablemente seguros
de que reciben información confiable.

*Grado de dificultad de las

metas presupuestales
* Un presupuesto de utilidades muy difícil de alcanzar implica objetivos de
ventas demasiado optimistas. Esto puede llevar a destinar demasiados
recursos a incrementar las ventas. Desde el punto de vista político y
administrativo, es inadecuado reducir las operaciones si los niveles reales
de ventas no alcanzan los objetivos optimistas.
* Cuando los gerentes de las unidades de negocio cumplen y superan sus
objetivos, hay un ambiente de ganadores y una actitud positiva dentro de la
empresa.
* Una desventaja de fijar objetivos asequibles es la posibilidad de que los
gerentes de las unidades de negocio no se esfuercen más una vez que se
cumple el presupuesto. Para superar esta limitación se ofrecen bonos por el
desempeño real que supere lo presupuestado.
* Si el gerente de una unidad de negocio alcanza utilidades superiores a las
esperadas, la alta gerencia no debe aumentar automáticamente el
presupuesto del año siguiente. Si esto ocurre, los gerentes quizá no se
desempeñen a su máxima capacidad, para no mostrar una variación positiva
demasiado grande.

*Grado de dificultad de las

metas presupuestales
* Aunque las técnicas matemáticas y las computadoras mejoran los
procesos presupuestarios, no resuelven los problemas más
importantes del control presupuestario, que son aquellos
relacionados con la conducta de las personas.
* Simulación: es un método con el que se prepara un modelo de una
situación real, que luego se manipula para sacar conclusiones.
* En una simulación por computadora, la alta gerencia puede
preguntar cuál sería el efecto de varios cambios y recibiría
respuestas casi instantáneas. Esto le da la oportunidad de participar
de manera más completa en el proceso de presupuestación.
* Hay varios paquetes de software disponibles. Algunos son propios de
ciertas industrias, y otros son de uso general. La mayoría tienen que
adaptarse a la manera de trabajar de la compañía, y este proceso
puede tardar uno o varios años de esfuerzos intensos de los
empleados.

*Técnicas cuantitativas
* Estimación de probabilidades: cada cifra de un presupuesto es una estimación,
es decir, es la cifra más probable. Por ejemplo, las estimaciones de ventas se
expresan como cantidades específicas de cada tipo de producto que se
venderá.
* Las estimaciones son necesarias para fines de control. Sin embargo, para fines
de planeación es más útil tener varios resultados posibles.
* Después que se aprueba un presupuesto en forma preliminar, puede ser
posible, con un modelo informático, hacer una distribución de probabilidad
para cada estimación puntual. Luego se ejecuta el modelo varias veces y se
calcula una distribución probabilística de las utilidades esperadas, la cual se
usa para fines de planeación. A este procedimiento se le llama método de
Monte Carlo.
* Hacer estas estimaciones implica un trabajo considerable. Si el procedimiento
consiste en pedir tres cifras (la pesimista, la más probable y la optimista), el
resultado es una curva normal, con un valor esperado igual a la cifra más
probable. Esto no es más práctico que calcular la cifra más probable desde el
inicio, salvo que, en teoría, los resultados sean medidas de dispersión.
* En cualquier caso, en la práctica casi nunca se ven presupuestos
probabilísticos.

*Técnicas cuantitativas