Manual de direccin de

Proyectos
Orgenes de gestin de proyectos
Los proyectos son el vnculo clave entre los objetivos estratgicos de una empresa y las
labores tcticas llevadas a cabo por sus funciones.

Qu es un proyecto?
Conjunto de actividades destinadas a producir un resultado definido dentro de un
plazo establecido utilizando recursos especficos para la misma.

Grupos globales de actividades

Definir y organizar el proyecto Planificar el proyecto Seguir y gestionar el proyecto
1. Definir y organizar el proyecto
La claridad de los objetivos de la empresa y la destreza de coordinas las actividades definen el xito de un
proyecto. Los pasos son:

Establecer la organizacin del proyecto:

Nombramiento del director del proyecto que permita que el equipo haga el grueso del trabajo y vea que el
proceso de gestin se ejecute de manera efectiva.
Definir las funciones, responsabilidades y autoridad del director del proyecto.
Identificar y asignar las funciones y responsabilidades del equipo.
Realizar y publicar una lista del equipo para cada proyecto.

Definir los parmetros:

Definir los objetivos del proyecto. Describir de manera concisa el alcance, plazo, y recursos asignados en la
declaracin del objetivo del proyecto, POS (Project Objective Statement).
Definir un listado de los entregables principales en base a los resultados tangibles en los que desean
centrarse.
Generar una lista es/no es para cada entregable principal. Para definir los Es se responde Qu es este
entregable?, los No es definen y restringen a los entregables principales.
1. Definir y organizar el proyecto
Planificar la estructura del proyecto:
Definir cmo trabajar el equipo del proyecto, mediante procedimientos operativos
eficaces y una moral alta del equipo. Esto se logra a travs de los siguientes pasos:
Definir los aspectos fundamentales de las reuniones.
Gestionar formalmente los imprevistos para facilitar la toma de decisiones.
Designar un encargado, la ubicacin y la normativa de acceso al archivo de todos los
documentos del proyecto.
Describir la estrategia de comunicacin del equipo.

Definir el proyecto por escrito:

Elaborar el PDD, Project Definition Document, en el cual se defina el proyecto y la
organizacin del proyecto para centrarse y tomar decisiones.
2.Planificar el proyecto
Crear la estructura de desglose del trabajo
Dentro de la planificacin de un proyecto es elemental la Estructura de desglose del
trabajo (EDT). Si una actividad esta por afuera del EDT no debera ser asignada a
dentro de planificacin del proyecto.
La creacin de un eficaz EDT se realiza con todo el equipo de trabajo y que ellos den el
detalle de todas las actividades por realizar para cumplir con el objetivo del proyecto.
Asignar encargados a las tareas de nivel ms bajo para cumplimiento del EDT.
2.Planificar el proyecto
Crear el programa: Se manejan modelos de relaciones entre las tareas, sabiendo de
actividades que se pueden trabajar en paralelo y cuales son predecesoras de otras.
Inicio (I I): las 2 actividades deben iniciar en el mismo momento.

Un programa se considera como el producto final de planificar el proyecto. Este se

crea por medio de Diagramas de Gantt.

Analizar recursos: Es elemental el correcto anlisis de los recursos por medio del
diagrama de Gantt para identificar patrones de recursos.
2.Planificar el proyecto
Optimizar los equilibrios compensatorios: se logra formalizar y legitimar proceso de
toma de decisiones la toma de decisiones. Pueden darse cambios sistemticos y
visibles para todo el proyecto.

Plan de gestin del riesgo: el personal que trabaja en los proyectos desconocen los
riesgos. Por lo que se deben priorizar los riesgos del proyecto, crear un plan con
acciones preventivas y tener a alguien asignado como responsable de gestin de los
riesgos.
3. Seguir y gestionar el proyecto
Para conseguir el xito se necesitan recopilar los datos esenciales del proyecto para emprender las
acciones oportunas. Asimismo se generan eficiencias cuando se conoce la parte del proyecto
completado y que el trabajo planificado queda por hacer. Las acciones son:

Recoger informacin sobre la situacin

Realizar un seguimiento en tiempo efectivo permite orientar la energa del equipo. Es por eso que se
deben especificar los siguientes puntos:
Determinar la frecuencia con que se recopila la informacin sobre la situacin
Determinar cmo se recoger la informacin

Planificar y emprender acciones adaptativas

Acciones clave:
Analizar el impacto de la informacin
Emprender acciones adaptativas de acuerdo al contexto del proyecto.
3. Seguir y gestionar el proyecto
Concluir el proyecto
La informacin recopilada formalmente contribuye a mejorar los resultados de
proyectos futuros. Para este paso tomar las siguientes acciones:
Evaluar las prcticas ms y menos efectivas
Elaboracin de un plan de accin
Finalizar el papeleo y guardar el archivo del proyecto
Reconocer y recompensar las contribuciones del equipo
Celebrar la finalizacin del proyecto
Conclusiones
La correcta gestin de los proyectos al cumplir con los tres grupos globales de
actividades asegurarn que el proyecto se encuentre bien fundamentado y
respaldado para su ejecucin.
Definir los parmetros y planificar la estructura del proyecto ayudarn a limitar
sobre qu se debe enfocar la inversin y los recursos disponibles.
Gracias a la EDT y al correcto programa se mantendr un orden en todo el proyecto
para asegurar los tiempos de entrega.
Para la finalizacin de un proyecto es necesario contar con la informacin sobre la
situacin y llevar a cabo un correcto cierre del proyecto; en base al anlisis de las
buenas prcticas se podr emprender hacia nuevas actividades.