Manejo Efectivo Del Tiempo 1231251123525725 2

Sistema Universitario Ana G.
Mndez
Vicepresidencia de Recursos Humanos
Manejo Efectivo del Tiempo

Derechos ReservadosSUAGM.2007
Sra. Marisol Muiz, Recurso

18 de abril de 2007
Presentacin de los Asistentes
Duracin: 10 minutos.
Proceso
Mencionar
Decir su nombre
Area de trabajo
Mencionar un adjetivo positivo que empiece

con la primera letra de su nombre.
Cada 5 personas damos un aplauso
En qu piensa cuando
escucha la palabra tiempo?
El tiempo es oro
Tiempo
Todo el mundo tiene 24 horas diarias y
168 horas en la semana para:
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
____________________________.
Por que hay personas que hacen ms cosas en
la misma cantidad de horas laborales.
Por hbitos personales que han

desarrollado.
Trabajan ms inteligentemente.
Conocen como lo invierten
Controlan su tiempo
Aceptan la realidad del tiempo

No malgastan el tiempo
Realidad
El tiempo es el recurso ms escaso que existe

a menos que se maneje adecuadamente.
No se puede hacer nada para crear ms
tiempo.
No se puede volver a encontrar el tiempo

perdido.
No debemos malgastarlo.
Debemos valorarlo.
Desarrollando Hbitos
(Steven Covey, 7 Hbitos de la Gente Eficaz)
Requisitos para que el cambio
sea exitoso
Convencimiento
Compromiso
Disciplina
Cooperacion
Registro del tiempo
Escriba todas las cosas que hizo el da de
ayer.
Sea especfico en identificar los horarios y el
tiempo que invirtio en cada una de las
actividades.
Con quin la realiz. Si aplica
Que calificacin se dara, del 1 al 5. Donde

5 es la calificacin ms alta.
Registro de tiempo
Tiempo Persona(s) Calificacin
Actividad (1-5)
Cmo invertir mejor nuestro
tiempo? Cumpliendo prioridades
Consegu realizar mis tareas prioritarias

Qu fue lo que me impidi realizarlas
Quin o qu me occasiona las principales interrupciones
Cmo puedo eliminarlas
Qu puedo hacer para evitar que vuelvan a producirse
esos elementos que me hacen perder el tiempo
Qu puedo hacer para ser ms eficaz y productivo

Cunto tiempo perd en actividades que no tena que
hacer
Qu actividades odia hacer otra persona
Dedico tiempo a las cosas
importantes para m
De acuerdo a lo que Qu aspectos
es importante para valora?
m es que establezco Profesional
las prioridades. Financiero
Familiar
Social
Espiritual
Intelectual
Fsico
Recuerda
Establecer un balance entre tus valores

y los de la instituci 162n.
Tienes que organizar tu tiempo para
cumplir con lo que la organizacin
espera de t y con lo que para ti es
importante.
Beneficios de manejar
efectivamente el Tiempo
Nos sentimos realizados El manejo adecuado de
al hacer todo lo que tiempo ayuda a
tenamos que hacer. acordarse de las
El manejo de tiempo obligaciones, reuniones
provee estructura a la y eventos o fechas
vida y paz a la mente. especiales.
El manejo adecuado de
tiempo le ofrece a la
gente un sentido de
control a la vida.
Beneficios de administrar
efectivamente el Tiempo
El manejo adecuado del Los departamentos y
tiempo reduce el equipos pueden cumplir
estrs que nos
provoca el tener que con las fechas mas
cumplir con tantas facilmente.
demandas en 24 horas. La institucion puede
Los empleados pueden atender mejor los
realizar mejor calidad
clientes sin aumentar el
en su horario diario.
personal, el equipo o el
espacio de oficina.
Cuestionario
Cun bien manejas el tiempo?
Los Robatiempos
Identifica todas las situaciones
internas o externas que te quitan
tiempo para realizar los deberes y
responsabilidades.
Robatiempos
Socializacin excesiva con los colegas.
Llegar tarde e irse temprano.
LLamadas personales al trabajo o al celular.
Revizar constantemente los correos electrnicos.
Bajar el nivel de productividad.
Falta de adiestramiento formal.
Reuniones innecesarias o mal planificadas.

Hacer negocios durante horas laborales.
No delegar.
Distracciones personales.
Robatiempos
Visitantes Comunicacin inefectiva
Llamadas telefnicas Desorganizacin
Vagancia Fallas mecnicas
Crisis Tapn
Cambios de prioridades Indecisiones
Esperas Chismes
Robatiempos
No delegar Compromisos sociales
Falta de objetivos claros Preocupaciones
No gustarle su trabajo Chismes
Personalidad Chistes
Autoridad confusa Procrastinar
Desorganizacin
Incapacidad de decir No
Falta de autodisciplina Actitudes negativas

Perfeccionismo
Irse al detalle
Ejercicio
Coloque en la Matriz de
Administracin del Tiempo las
actividades que realiz ayer.
Considere su importancia y
urgencia.
Matriz de Administracin del Tiempo
Urgente / Importante No Urgente / Importante

Urgente / No Importante No Urgente / No Importante

tiempo?
Prevenir urgencias Controlar las reuniones
Decir no Compromiso con la Vision y
Establecer prioridades Mision
Delegar Actitudes correctas
No procrastinar Mentalidad de trabajo en
Mentalidad de equipo
Mejoramiento Continuo Evitar interrupciones
Evaluar nuestro registro de Revisar el calendario de

tiempo trabajo antes de irse
Leer los emails en AM Tener o Proveer agenda para
Organizarse (Outlook) todas las reuniones
Tener las metas claras Puntualidad
Realizar reuniones efectivas
tiempo?
Calendarizar es el secreto para que

las cosas ocurran. Planificar es la
intencin.
Planificar es decidir qu vamos a hacer.
Calendarizar es decidir cundo lo vamos a
hacer.
Cmo invertir mejor nuestro tiempo?
Delegando efectivamente
Carifique la tarea
Especifique el mbito de restriccin
Permita que el empleado participe
Comunique al mbito de poder las tareas que
deleg
Establezca controles
De surgir problemas insista en recomendaciones
Delegar con responsabilidad
Delegar no sinifica Significa obtener los
renunciar a la resultados
responsabilidad motivando a los
personal como empleados para
supervisor. lograr que se
inspiren a realizar
un trabajo que es
responsabilidad del
supervisor.
Beneficios al delegar
Tener ms tiempo para realizar las tareas
que no se pueden delegar.
Motivar al desarrollo de lderes con
conocimiento.
Establecer relaciones de confianza.
Cumplir con las metas y objetivos de su

rea de trabajo.
Puedo delegar si:
Hay alguna persona que puede hacer el trabajo
mejor que yo.
Hay alguna persona que aunque realice las
tareas mas lentas puede realizarlas
efectivamente y las actividades no son
urgentes.
Hay alguna persona que puede beneficiarse en

su desarrollo.
Hay alguna persona que tiene el deseo de
aprender.
Yo no puedo realizar esa actividad hoy.
Recuerde
Delegar en la persona Especificar los
adecuada resultados esperados.
Evaluar lo delegado Verificar que la persona
Delegar los trabajos que sabe realizar el trabajo.
a usted le gusta realizar Confiar en la persona.
y los que no. Permitir la participacin

Ser proactivo. Prevenir en el proceso.
Delegar actividades Informar a los dems
completas que deleg esa tarea.
Encuentre
Mencione todos los participantes del
adiestramiento que:
tienen reloj de oro
tienen las uas pintadas de rojo
tienen espejuelos
cumplen aos este mes
tienen pauelo
tienen mascotas en su hogar
tienen agenda
Reflexin
El ayer se fu para siempre, el da de hoy durar un
instante, el maana depende de lo que se haga hoy
El pasado es historia.
El futuro es misterio.
Hoy es un regalo,
Por eso se le llama
Presente.
Fish

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Aceptan la realidad del tiempo

El tiempo es el recurso ms escaso que existe

Que calificacin se dara, del 1 al 5. Donde

Consegu realizar mis tareas prioritarias

Qu puedo hacer para ser ms eficaz y productivo

Establecer un balance entre tus valores

Reuniones innecesarias o mal planificadas.

Falta de autodisciplina Actitudes negativas

Urgente / Importante No Urgente / Importante

Urgente / No Importante No Urgente / No Importante

Evaluar nuestro registro de Revisar el calendario de

Calendarizar es el secreto para que

Cumplir con las metas y objetivos de su

Hay alguna persona que puede beneficiarse en

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