COMIT DE

ARCHIVO
MARIA EUCARIS TULCAN MUOZ
 COMIT DE ARCHIVO
El comit de archivo es un rgano
interno de la entidad, de carcter
asesor en todos los aspectos
relacionados con la organizacin,
manejo y control de los documentos
Equipo asesor de la alta direccin,
responsable de cumplir y hace cumplir
las polticas, definir los programas de
gestin de documentos y hacer
recomendaciones en los procesos
administrativos y tcnicos
 QUIENES LO CONFORMAN
1. E l funcionario del nivel directivo o 6. el jefe del rea de sistemas
ejecutivo del mas alto nivel jerrquico integrado de gestin
(secretario general subdirector 7. jefe del control interno, quien tendr
administrativo, entre otro) voz pero no voto
2. el jefe o responsable del archivo o 8.podrn asistir particulares pero no
del sistema de archivos de la entidad tendrn voto
3. el jefe de la oficina jurdica
4. El jefe de la oficina de planeacin
5. El jefe del rea del sistema
tecnolgico
 FUNCIONES QUE REALIZAN

Asesorar a la alta direccin de la Responder por el registro de la

entidad en la aplicacin de la TRD(tablas de retencin documental)
normatividad archivista el registro nico de series
documentales que para el efecto cree
Aprobar la poltica de gestin de
el AGN(Archivo general de la nacin)
documento e informacin de la
entidad
Aprobar TRD y TVD de la entidad y
enviarla al consejo departamental o
distrital de archivo para la
convalidacin y su registro
 IMPORTANCIA
El control y normalizacin que
establece el Comit en sus diversas
etapas, permite a los directivos contar
con elementos de juicio que les facilita
la proyeccin de sus actividades y la
toma de decisiones en el momento
preciso.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO
El trmino archivo se usa comnmente
para designar a un conjunto ordenado
de documentos. Tambin al local
donde se conservan los documentos
elaborados y recibidos por una
entidad como consecuencia de la
realizacin de sus actividades
 CLASES
de carcter autentico : la autenticad
viene acreditada por su custodia
permanece en los archivos, confiaba a
profesionales. Esta es la principal
garanta frente a las falsificaciones
Objetivo e imparcial: porque son
reflejos de las funciones y actividades
del hombre, producto y testimonio de
una gestin.
Producido, recibido y acumulado de
forma automtica y espontanea :
como resultado del proceso natural de
la actividad o gestin de una persona
o entidad en cumplimiento de sus
funciones o fines
Seriado: unido a otros de su especie
por un vinculo originario y necesario,
interdependiente o interrelcionado.
 CARACTERISTICAS
Varios elementos distinguen o
particularizan a los documentos de
archivo:
1. Carcter seriado: Los documentos son
el resultado de acciones
repetitivas determinadas por funciones
especficas. Se producen
uno a uno y en un orden natural.
2. Carcter de unicidad: Los documentos
de archivo se distinguen
tambin porque son nicos, es decir, no se
producen en grandes
cantidades de un mismo ejemplar, ni para
ser publicados.
3. Carcter de objetividad o ingenuidad:
Los documentos de archivo
no son elaborados para la posteridad.
Registran hechos tomados del
acontecer inmediato, no comportan
elementos de crtica subjetivos o
valorativos. Se producen naturalmente
como resultado del quehacer
de las instituciones.
4. Originalidad o autenticidad: Es la
capacidad que tiene el
documento de probar o evidenciar su
origen o autor, no implica la
veracidad de su contenido (capacidad
que tienen los documentos
 TIPOLOGIA
La documentacin generada por una
empresa puede ser amplia o
amplsima, depender del tiempo de
su actividad y, al mismo tiempo, es
tenido fusiones, absorciones, escisiones
o han creado nuevas empresas.
Desde el punto de vista archivstico es
el anlisis y estudio de los distintos tipos
o clases de documentos generados
por una funcin o trabajo determinado
de una oficina o departamento. Son
documentos de la misma naturaleza,
tienen el mismo modo de transmitir la
informacin y idntica configuracin
fsica; es decir, tienen el mismo soporte,
formato y forma.