MINIT MESYUARAT

BERKUALITI

AB. RAHIM BIN MD.YASIN

KETUA JABATAN PENGAJIAN MELAYU
IPG KAMPUS PENDIDIKAN TEKNIK
KUALA LUMPUR

1 abrymd/jpm/2011
 Apakah minit mesyuarat?

Laporan tentang perkata yang dibincangkan

atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat

2 abrymd/jpm/2011
 Dua peringkat dalam penyediaan minit
mesyuarat

PERINGKAT 1 :
Setiausaha mencatat segala hasil perbincangan semasa
mesyuarat berjalan seperti butiran yang berikut :
semua isi penting mesyuarat
semua keputusan yang dicapai
cadangan dan sokongan dan undian yang dibuat
nama pencadang dan penyokong sesuatu isu
jumlah undi yang menyokong dan menentang

3 abrymd/jpm/2011
 PERINGKAT 2 :
Setiausaha menulis minit mesyuarat berdasarkan catatannya
dengan menggunakan bahasa yang gramatis, jelas, dan tepat :
Draf minit mesyuarat perlu disediakan dalam masa
tiga hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada
pengerusi
Minit mesyuarat yang sebenar hendaklah diedarkan
kepada anggota mesyuarat dalam masa tujuh hari
selepas mesyuarat
Minit mesyuarat perlu dijadikan dokumen rujukan
oleh anggota untuk dilaksanakan tindakan yang telah
diputuskan dalam mesyuarat

4 abrymd/jpm/2011
 Penulisan minit mesyuarat

Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting

dilakukan kerana merupakan satu dokumentasi, dan akan
dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan.
Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya
tidak ada keseragaman dalam penulisan.
Lazimnya, format minit mesyuarat disusun mengikut
agenda mesyuarat (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia : 9-10)

5 abrymd/jpm/2011
 Perkara yang perlu dalam penyediaan minit
mesyuarat?

1. Butiran tentang mesyuarat

Nama mesyuarat
Bilangan kali mesyuarat
Tarikh
Masa
Tempat

6 abrymd/jpm/2011
 2. Dokumen
Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan
bahan rujukan utama (jika ada)

7 abrymd/jpm/2011
 3. Senarai kehadiran
Senarai lengkap anggota yang hadir adalah penting bagi
pengesahan minit pada masa akan datang, dan
memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau tidak
sesuatu minit mesyuarat
Kehadiran hendaklah ditulis mengikut susunan seperti
yang berikut :
Hadir senarai nama anggota mesyuarat yang
hadir serta jawatan
Turut hadir senarai nama (bukan ahli) yang
hadir sebagai pemerhati atau undangan khas
Tidak hadir senarai nama anggota yang tidak
hadir (bersebab atau tidak bersebab)

8 abrymd/jpm/2011
 4. Isi Minit Mesyuarat
Ucapan alu-alauan pengerusi majlis
Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit
Perkara yang ditetapkan dalam agenda
Hal-hal lain
Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi
Tandatangan pencatat
Tandatangan penyemak/pengerusi majlis

9 abrymd/jpm/2011
 Tindakan selanjutnya?
Pengerusi akan menyemak rangka minit mesyuarat selepas tiga
hari tarikh diadakan mesyuarat. Selepas itu tindakan berikut perlu
dilakukan :
Pengerusi mengarahkan setiausaha membaca mint mesyuarat yang lepas
dengan jelas
Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir
Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)
Semua pembetulan yang dibuat itu mesti ditandatangani oleh pengerusi pada
tempat yang salah
Perkara berbangkit sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir yang
dicapai daripada perbincangan tentang perkara berbangkit yang dikemukakan
dalam mesyuarat itu dilaporkan secara ringas. Minit juga menyentuh tindakan
susulan yang perlu diambil oleh jabatan, institusi, atau pegawai yang
berkenaan
Mencatat hal-hal lain yang dibincangkan
Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi akan
menandatangani minit pada tempat yang disediakan

10 abrymd/jpm/2011
 CIRI MINIT MESYUARAT YANG
BERKUALITI
1. Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat, dan
padat kerana laras bahasanya bersifat formal pemerian
yang menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi.
Misalnya:
BETUL : memandangkan bahawa . maka ..
SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

BETUL : berbangkit daripada .

SALAH : oleh itu

BETUL : beliau berpendapat

SALAH : beliau berfikir .

11 abrymd/jpm/2011
 2. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang
digunakan perlu menggambarkan keputusan yang
dibuat berdasarkan persetujuan anggota
mesyuarat. Misalnya :

Mesyuarat bersetuju menerima ..

Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa

12 abrymd/jpm/2011
 3. Gaya bahasa minit mesyuarat juga berbentuk ungkapan,
iaitu kata-kata tetentu dijadikan ungkapan khusus
seperti :
Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti
tanpa sebarang pindaan

a. Jawatankuasa kecil Penganugerahan . telah

mengesahkan minit mesyuarat yang telah
diadakan pada .. tanpa sebarang pindaan.
b. Minit mesyuarat yang diadakan pada .. telah
disahkan tanpa sebarang pindaan.

13 abrymd/jpm/2011
 Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan

a. Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit

mesyuarat yang diadakan pada .. dengan pindaan
yang berikut :
i.
ii.
iii.

b. Minit mesyuarat yang diadakan pada . telah

disahkan dengan pindaan yang berikut :
i.
ii.
iii.
14 abrymd/jpm/2011
 Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan
penggantian, misalnya :

Batalkan ceraian yang berbunyi

Gantikan dengan

15 abrymd/jpm/2011
 Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan
perbincangan semasa mesyuarat ialah :

Mengusulkan, membahaskan, dibahaskan

Mencadangkan, membincangkan,
dibincangkan
Mengesyorkan, disyorkan

16 abrymd/jpm/2011
 Contoh ungkapan

Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula

tawaran yang dikemukakan semula.
Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal
tersebut dengan teliti.
Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan
syarat kemasuka yang ada sekarang.

17 abrymd/jpm/2011
 Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan
ungkapan seperti yang berikut :

Bersetuju atau menolak

Meluluskan atau tidak meluluskan
Memperakukan ata tidak memperakukan

18 abrymd/jpm/2011
 Contoh ungkapan
Mesyuarat bersetuju menerima usul yang dikemukakan.

Mesyuarat tidak meluluskan permohonan penduduk

kampung itu.

Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak

pentadbir cadangan berkenaan.

19 abrymd/jpm/2011
 Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis,
iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan
dengan ungkapan seperti yang berikut : bahawa, supaya, yang

Misalnya :
a. Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang
menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil
penyertaan.
b. Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu
lalu telah memberikan peringatan kepada ibu bapa supaya
sentiasa mengawasi kemajuan anak-anak mereka yang
belajar di sekolah itu.

20 abrymd/jpm/2011
 4. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau
jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu
dicatatkan. (lihat contoh minit mesyuarat)

5. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam

minit mesyuarat dan perlulah digunakan ungkapan
ditangguhkan bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan
disambung pada masa akan datang, melainkan
mesyuarat itu ialah mesyuarat kali yang terakhir.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30

petang
21 abrymd/jpm/2011
 6. Pada akhir/penutup mesyarat, hendaklah dicatat nama dan
jawatan orang yeng mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi
dengan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya :

Disahkan oleh
Disediakan oleh t.t
t.t
.
(Nama penuh Setiausaha) (Nama Penuh Pengerusi)

22 abrymd/jpm/2011
 Sekian, terima kasih

23 abrymd/jpm/2011