Sistemas Integrados de Gestin

La organizacin implementa un sistema de gestin

con ms de una orientacin en un solo proyecto,
teniendo como base las normas de sistemas de
gestin aceptadas internacional o nacionalmente.
Por ejemplo: calidad y medio ambiente, calidad y
salud ocupacional
 Objetivo Sistema Integrado de Gestin

Brindar una estructura para un Sistema de Gestin

total que integre los aspectos comunes de los
sistemas individuales para evitar duplicaciones.
Abarcar los aspectos comunes de estos sistemas
para mejorar la eficacia y eficiencia del negocio.
En la prctica muchas organizaciones han
mantenido sus Sistemas como Calidad, Medio
Ambiente y Seguridad y Salud del trabajo
separados, adicionando costos y reduciendo
efectividad.
Una de las razones ha sido la percepcin de
dificultades en lograr la integracin.
El Sistema Integrado de Gestin es una apuesta
indispensable que permite una gestin transversal
en materias sensibles para la empresa, sus
trabajadores y la sociedad.

La realizacin de las soluciones organizativas de

manera independiente una de otra, crea un sistema
de direccin dividido.
Con un sistema Integrado lo que se trata es de ver
las interrelaciones para construir un sistema nico
de direccin en la empresa donde se vayan
incorporando coherentemente las nuevas
soluciones organizativas, para elevar la eficacia y
la eficiencia en la toma de decisiones a corto y a
largo plazo.
Existen en cualquier caso importantes similitudes
entre los conceptos de gestin de la calidad,
gestin medioambiental y gestin de la prevencin
de riesgos laborales, ya que los principios de una
buena gestin son los mismos (Benavides, 2000).
Para alcanzar un sistema totalmente integrado, la
empresa tendr que plantearse un proceso en el
que dependiendo de su situacin inicial y del
camino elegido para conseguir la integracin,
podr situar a la empresa encuadrada en uno de
los siguientes cuatro casos:
Para alcanzar un sistema totalmente integrado, la
empresa tendr que plantearse un proceso en el
que dependiendo de su situacin inicial y del
camino elegido para conseguir la integracin,
podr situar a la empresa encuadrada en uno de
los siguientes cuatro casos:
 Caso A: Integracin Nula

Diferentes responsables para los distintos sistemas,

de forma que alguno puede que ni siquiera exista.
Diferente documentacin para los diferentes
sistemas, lo que se traduce en exceso de la misma, y
trabajo doble.
Sistemas muy enfocados al control y poco a la
mejora.
Enfoque aconsejado en el proceso de integracin:
integracin metodolgica.
 Caso B: Integracin Organizativa

Un solo responsable con desequilibrio entre las

distintas reas por deformacin segn el origen
formativo del responsable. Es un caso tpico en las
pymes.
Estructura documental mnimamente integrada.
Metodolgicamente se sigue lejos de la integracin.
Enfoque aconsejado en el proceso de integracin:
integracin metodolgica.
 Caso C: Integracin Metodolgica

Varios responsables pero con integracin

metodolgica.
Se mantienen altos costos de estructuras y se
favorecen los conflictos entre disciplinas. Es comn
en las grandes empresas.
Tiene integracin documental y por lo tanto menor
cantidad de documentos.
 Cuanto menos integrado est el sistema, ms se
favorece la influencia del tcnico. Por esto el tcnico
suele ser el freno a la integracin.
Enfoque aconsejado en el proceso de integracin:
integracin organizativa, ya que hay madurez
suficiente.
 Caso D: Integracin Total

Un solo responsable. Existirn conflictos pero no

afectarn a las actividades por ser un equipo.
Documentacin reducida.
La integracin suele afectar a los procesos
operativos crticos, pero puede extenderse a todos
los dems.
El proceso de integracin no es ms que aplicar
los principios del enfoque de la gestin por
procesos propugnado por la teora actual de
gestin empresarial:
La idea es gestionar el conjunto de procesos que
forman la empresa de forma nica, en la que la
empresa se entiende como un conjunto de
procesos que deben verse desde una perspectiva
global y equilibrada para conseguir:
la mxima eficacia y eficiencia empresarial y de
satisfaccin del cliente y la sociedad, y no desde el
punto de vista de la especializacin en actividades
desconectadas del proceso global.
La idea es gestionar el conjunto de procesos que
forman la empresa de forma nica pero teniendo
en cuenta los requisitos especficos aplicables en
calidad, medio ambiente, seguridad y salud, etc.,
en vez de gestionar cada funcin desde puntos de
vista diferentes e independientes
Debe existir el compromiso y liderazgo de la
Direccin de la organizacin.
Slo si la Direccin de la organizacin, est
comprometida, no slo con palabras, sino con
hechos, se lograr el xito. No debe tratarse slo
como un problema tcnico, como era la tendencia
clsica.
 Es un proyecto permanente. Las metas no
pueden ser estticas. El Sistema de Gestin
debe estar inmerso en un proceso de innovacin
y mejora, ante la dinmica del mercado y de los
procesos y la aparicin de nuevos riesgos
empresariales.
 Se basa fundamentalmente en la accin
preventiva y no en la correctiva. Es prioritario
actuar antes de que los fallos acontezcan, en lugar
de controlar sus resultados, aunque tambin estos
han de ser considerados. La eficacia debe medirse
fundamentalmente por las actuaciones.
 Ha de aplicarse en todas las fases del ciclo de
vida de los productos y en todas las etapas de
los procesos productivos. Es prioritario prevenir
fallos tanto en las condiciones normales como
anormales que puedan acontecer.
 Debe ser medible el sistema. Slo ser eficaz, si
se es capaz de medir y evaluar la situacin en la
que estamos, y a dnde vamos. En las tres
reas, las tcnicas de evaluacin son similares,
e incluso algunas idnticas. Es muy importante
que las mediciones se realicen sobre
indicadores prospectivos.
 Es tarea de todos. Est claro que sin una
implicacin de todas las personas que trabajan
en una organizacin, es improbable obtener
xitos en calidad, medio ambiente o seguridad,
ya que es un proceso continuo e integrado en
toda la estructura de la organizacin.
Se logra mediante la formacin. La formacin es la
clave principal de todos los aspectos que se
desarrollan en las organizaciones. Partiendo de la
base de que slo cuando se tiene dominio de lo
que hay que hacer se puede empezar a asegurar
algo.
VENTAJAS DE LA INTEGRACIN DE SISTEMAS

Alineamiento de las diferentes polticas y objetivos de

la organizacin.
En ocasiones los esfuerzos se concentran ms en
unos aspectos que en otros, a veces sin razn
aparente, otras por caprichos o creencias errneas
de la Direccin y, en el peor de los casos, por
desconocimiento de los temas tratados
Al integrar los diferentes sistemas de gestin se
asegura la distribucin adecuada de los periodos de
dedicacin a cada uno de ellos, los recursos y las
medias en cada una de las reas.
Armonizacin de los diferentes criterios de gestin.

La integracin equilibra la importancia de cada rea

de gestin y evita el planteamiento reduccionista de
quienes dicen estamos certificados en calidad
porque nos lo exige el mercado, en medioambiente
para no tener problemas con la Administracin y lo
de PRL para no tener problemas ante un caso de
accidente o una inspeccin.
Se trata de homogeneizar actuaciones,
responsabilidades, terminologas y evitar
duplicidades innecesarias: por qu un determinado
registro no puede servir para dar cumplimiento a un
mismo requisito que aparece en los tres modelos?
Simplificacin de la estructura documental del
sistema.

Integrar es sumar eliminando duplicidades. Los

requisitos o prcticas comunes pueden simplificarse
en un nico documento, con lo que se obtiene un
ahorro de dos documentos. Esto es ms apreciable
en los requisitos de gestin de los sistemas. As, por
ejemplo, un procedimiento sobre la gestin de
acciones correctivas podra ser perfectamente vlido
para las tres disciplinas contempladas.
Menor esfuerzo global de formacin del personal e
implantacin del sistema

Gracias a la similitud en los esquemas de

funcionamiento de estos sistemas, una vez formado o
explicado el funcionamiento de un sistema de gestin
(por ejemplo, el de gestin de la calidad), los otros
presentan diferencias mnimas en cuanto a su
arquitectura. La formacin adecuada consistira en
explicar los apartados comunes con el primero y
resaltar los procedimientos o practicas especficas de
cada uno de ellos.
Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema

Al reducirse el nmero de los documentos que

componen el sistema integrado respecto de los tres
sistemas por separado, la reedicin de documentos, su
distribucin y difusin, etc., resulta ms rpida y
sencilla.
Integracin de la informacin y el control de gestin

La informacin en materia de gestin de la calidad, del

medio ambiente o de la prevencin de riesgos laborales
no se dispone en compartimentos estancos.
La informacin de la organizacin est interrelacionada
y de lo que se trata es de aprovechar esta circunstancia
integrando toda la informacin en, por ejemplo, una
buena red informtica y de archivos.
Relacionabilidad de las diferentes tareas en un nico
puesto de trabajo

Se trata de que distintas tareas sean ejecutadas por una

nica persona, de modo que los criterios de actuacin
sean comunes en cuanto a su aplicacin. De esta forma,
encontramos hoy en da la funcin del Responsable de
calidad, medio ambiente y PRL como el responsable del
control (a modo de mdico de cabecera) y del correcto
funcionamiento de los tres sistemas.
Al estar centralizado en la misma figura, dicho control
aumenta en eficiencias.
Slo en grandes organizaciones estara justificada la
separacin de la gestin de los tres sistemas en
diferentes personas (aunque el sistema se encontrase
igualmente unificado).
Reduccin del tiempo y coste de mantenimiento del
sistema

Basta el ejemplo del costo de las auditoras de

seguimiento de las entidades de certificacin: a menor
documentacin en juego menor tiempo de dedicacin a la
preparacin y ejecucin de la auditora.
REQUISITOS COMUNES DE LOS SISTEMAS

Existe una gran similitud en los requisitos de cada

sistema y estos constituyen elementos claves a tener en
cuenta para la gestin de un sistema integrado de
calidad, medioambiente y seguridad y salud del trabajo.
La siguiente tabla nos muestra los requisitos comunes de
la norma de calidad y medio ambiente.