Proyectos e Informes

Sesin 5
Gestin de Comunicaciones y Riesgos

Victor M. Hernndez D.
MBA, Ing.
vicman484@hotmail.com
 Agenda

Gestin de las comunicaciones

Importancia
Gestin de los interesados
Plan
Reuniones
Gestin de riesgos
Plan
Identificacin y anlisis
Monitoreo y control
Gestin de las
comunicaciones
del proyecto
 Importancia de las
comunicaciones
Una de las causas principales del fracaso de los
proyectos es la falta de una buena
comunicacin
Muchos buenos profesionales no son buenos
comunicadores
Habilidades de comunicacin son factores
claves para el progreso profesional
 Qu informacin se necesita
distribuir en el proyecto?
Status
Problemas
xitos
Actualizaciones
Rendimiento del equipo
Nuevos riesgos encontrados
Hito terminado
Gestin de las comunicaciones
del proyecto
Incluye los procesos requeridos para garantizar
que la generacin, recopilacin, distribucin,
almacenamiento, recuperacin y la disposicin
final de la informacin del proyecto sean
adecuados y oportunos.
Gestin de las comunicaciones
del proyecto
 Identificar los interesados

Identificar a todas las personas u

organizaciones involucradas en el proyecto, y
en documentar informacin relevante relativa a
sus intereses, participacin e impacto en el xito
del proyecto.
 Identificar los interesados
Ident, Eval y
Clas.
Interersados
Entradas Herramientas y Salidas
tcnicas A. Cual y
1. Acta de Cuant.; 1. Registro de
constitucin del 1. Anlisis de losMatriz interesados
proyecto Contratos y interesados 2. Estrategia de
2. Documentos de Proveedores 2. Juicio de Directores, gestin de los
adquisicin expertos Interesados, interesados
Cultura, Ind. Asoc.
3. Factores estructura
ambientales de normas, reg. Genera
la empresa Reg. Int.; Matriz
4. Activos de los lecciones,
procesos de la RI ant.
organizacin
 Matriz de poder/inters de los
interesados
Alto

Mantener B Gestionar
atentamente
satisfecho

A H F Autoridad y
Poder
Mantener preocupacin

G C informado

Monitorear
(esfuerzo
mnimo) D E
Bajo

Bajo Inters Alto

Matriz de poder/influencia de los
interesados
Alto

Mantener B Gestionar
atentamente
satisfecho

A H F Autoridad y
Poder participacin
Mantener activa
G C informado

Monitorear
(esfuerzo
mnimo) D E
Bajo

Bajo Influencia Alto

 Matriz de Influencia/impacto de
los interesados
Alto

Mantener B Gestionar
atentamente
satisfecho

A H F Participacin
Influencia activa/ejecucin
Mantener del proyecto
G C informado

Monitorear
(esfuerzo
mnimo) D E
Bajo

Bajo Impacto Alto

 Planificar las comunicaciones

Es el proceso para determinar las necesidades

de informacin de los interesados en el proyecto
y para definir cmo abordar las comunicaciones.

Factores que pueden afectar el proyecto:

La urgencia de la necesidad de la informacin
La disponibilidad de la tecnologa
El personal previsto para el proyecto
La duracin del proyecto
El entorno del proyecto
 Planificar las comunicaciones
Formal
Entradas Herramientas y Canales: Salidas
o Inf.
(n*(n-1)/2
1. Registro de tcnicas
n: N Inter. 1.
Plan de gestin
interesados 1. Anlisis de de
2. Estrategia de requisitos de Org. Log. comunicacionesCrono,
Reg Int.
gestin de los comunicaciones Necesidades
(Int. Ext)
2. Actualizaciones
Estrategia
interesados 2. Tecnologa de a los
3. Factores las Grafico
documentos del
ambientales de Lecciones, comunicaciones proyecto
la empresa Inf. Histo. 3. Modelos de
4. Activos de los comunicacin
procesos de la 4. Mtodos de
organizacin comunicacin
 Planificar las comunicaciones

Mtodos de comunicacin:
Comunicacin interactiva: Entre dos o ms partes
que realizan un intercambio de informacin tipo
multidireccional.
Comunicacin tipo PUSH: Enviada a receptores
especficos.
Comunicacin tipo PULL: Utilizada para grandes
volmenes de informacin o para audiencias
grandes.
Planificar las comunicaciones
 Distribuir la informacin

Es el proceso que consiste en colocar la

informacin relevante a disposicin de los
interesados en el proyecto de acuerdo con el
plan establecido.
 Distribuir la informacin

Tcnicas:
Modelo emisor-receptor
Eleccin del medio
Estilo de redaccin
Tcnicas de gestin de reuniones
Tcnicas de presentacin
Tcnicas de facilitacin
 Distribuir la informacin
Entradas Herramientas y Salidas
tcnicas Reuniones,
1. Plan para la Video 1. Actualizaciones
direccin del 1. Mtodos de Conf.,Mens. a los activos de
proyecto Ins los procesos de
comunicacin
2. Informes de 2. Herramientas la organizacin
desempeo para la
3. Activos de los distribucin de
Notificaciones,
procesos de la la informacin Informes, PPT,
organizacin Registros, Retro,
Doc. Lec. Aprend.
 Gestionar las expectativas de
los interesados
Es el proceso que consiste en comunicarse y
trabajar en conjunto con los interesados para
satisfacer sus necesidades y abordar los
problemas a medida que se presenten.
Implica actividades de comunicacin dirigidas a
los interesados del proyecto, para influir en sus
expectativas, tomar sus inquietudes y resolver
temas.
 Gestionar las expectativas de
los interesados
Incluir a todos Genera
Entradas los Herramientas y confianza, Salidas
interesados resuelve escucha
1. Registro de tcnicas 1. Actualizaciones
y sup. Resis.
interesados Metas y 1. Mtodos de cambio a los activos de
Objetivos
2. Estrategia de comunicacin los procesos de
gestin de los 2. Habilidades la organizacin
interesados interpersonales 2. Solicitudes de
3. Plan para la 3. Habilidades de cambio
direccin del gestin 3. Actualizaciones
proyecto al plan para la
4. Registro de Estrategia, Reg. direccin del
incidentes Interesados e proyecto
Incidentes
5. Registro de 4. Actualizaciones
cambios Req.,Proc.,
a los
6. Activos de los Inf. Historica documentos del
procesos de la proyecto
organizacin
Anlisis de comunicaciones de
los stakeholders
 Informar el desempeo

Es el proceso de recopilacin y distribucin de

informacin sobre el desempeo, incluidos informes de
estado, menciones del avance y proyecciones.
Los informes de desempeo deben suministrar
informacin en un nivel adecuado para cada audiencia.
El anlisis del desempeo pasado
El estado actual de los riesgos e incidentes
El trabajo completado durante el perodo
El trabajo que se completar a continuacin
El resumen de los cambios aprobados del perodo
Otra informacin relevante que debe ser revisada y
analizada
 Reuniones efectivas

Son necesarias?
Definir los objetivos
Determinar quienes deberan atender
Preparar la agenda
Llevar las reuniones profesionalmente
Utilizar las reuniones para construir relaciones
Evaluacin de la efectividad de las reuniones
 Informar el desempeo
Linea base:
Entradas alcance, cron. Herramientas y Salidas
Y costo tcnicas
1. Plan para la 1. Informes de
direccin del 1. Anlisis de desempeo
Entregables, variacin
proyecto Series de 2. Actualizaciones
cron. Y costo tiempo,
2. Informacin 2. Mtodos de a los activos de
economtricos,
sobre el proyeccin los procesos de
de juicio
desempeo del 3. Mtodos de la organizacin
trabajo comunicacin 3. Solicitudes de
3. Mediciones del Desempeo: 4. Sistemas de cambio
desempeo del crono,. Costo informes
y Des. Tec
trabajo (Real vs Plan)
4. Proyecciones
del presupuesto
5. Activos de los Plantillas,
polticas, lim
procesos de la de variacin
organizacin
Gestin de los
riesgos del
proyecto
La importancia de la gestin
de riesgo
Es un arte y ciencia de identificar, asignar y
responder al riesgo durante el proyecto, con el
propsito de lograr los objetivos
Un estudio de KPMG encontr que el 55% de
los proyectos no gestionan los riesgos
adecuadamente
 Gestin de los riesgos del
proyecto
Incluye los procesos relacionados con llevar a
cabo la planificacin de la gestin, la
identificacin, el anlisis, la planificacin de
respuesta a los riesgos, as como el monitoreo y
control en un proyecto.
Sus objetivos son aumentar la probabilidad y el
impacto de eventos positivos, y disminuir la
probabilidad y el impacto de eventos negativos
para el proyecto.
Gestin de los riesgos del
proyecto

Como realizar Se priorizan los

las Se determinan riesgos para
actividades los riesgos que luego analizarlos,
de gestin de pueden afectar evaluando
los riesgos y se probabilidades
documentan
sus
caractersticas

Anlisis
numrico del Se
efecto de los implementan
riesgos sobre planes de
los objetivos respuesta a
del proyecto los riesgos,
Acciones para
monitoreo ye
mejorar
identifican
oportunidades
nuevos
y reducir las
riesgos
amenazas los
objetivos
Preguntas del Plan de afrontar el
riesgo
Por qu es importante considerar los riesgos
en relacin con los objetivos?
Cul es el riesgo especfico?
Cmo vamos a mitigar los riesgos?
Quines son las personas responsables para
la implementacin del plan de riesgos?
Qu recursos se van a necesitar para afronta
el riesgo?
 Planificar la gestin de riesgos

Es el proceso por el cual se define cmo realizar

las actividades de gestin de riesgos para un
proyecto.
Una planificacin cuidadosa y explcita mejora la
probabilidad de xito de los otros cinco
procesos de gestin del riesgo.
 Planificar la gestin de riesgos
Posibilidades asociadas.
Entradas Herramientas
Marco para def. nivel de y Salidas
importancia GR tcnicas
1. Enunciado del 1. Plan de gestin
alcance del Utilizacin de1.ppto.
Reuniones de de riesgos
proyecto Para la Coberturaplanificacin
de y
2. Plan de gestinriesgos anlisis
Manera de estructurara y realizara
de costos Evaluacin de la gestin de riesgos. Incluye:
3. Plan de gestin Gestin de Metodologia, Roles y Resp.
Contingencias Presupuesto, Calendario, Cat.
del cronograma
Quien? Circulacin de Riesgo,
4. Plan de gestin informacin sobre
de las riesgos y rptas.
comunicaciones
5. Factores Actitudes y
tolerancias respecto
ambientales de al riesgo. (Nivel)
la empresa
6. Activos de los Categorias de R. def. conceptos y
procesos de la terminos, formatos, plantillas roles
y responsabilidades
organizacin
 Planificar la gestin de riesgos
(Salidas)
Gestin de riesgos:
Metodologa
Roles y responsabilidades: lder, miembros del equipo y explica
sus responsabilidades.
Presupuesto: asignacin de recursos, aplica protocolos
Calendario: cuando y con que frecuencia se realizara proceso
Categora de riesgo: identificacin sistemtica de los riesgos
Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos
Matriz de probabilidad e impacto
Tolerancias revisadas de los interesados
Formatos de los informes
Seguimiento
Estructura de desglose de
Riesgo
Probabilidad de impacto de los
riesgos
 Creacin de un plan de gestin
de riesgos
Decidir y documentar los procesos y la estrategia para la
gestin de riesgos
Formar el equipo
Conversar con el equipo y los interesados claves
Asignar roles y responsabilidades para gestionar los
riesgos
Definir el presupuesto para los procesos de riesgos
Definir la frecuencia de las reuniones
Desarrollar un formato de reportes
Publicar el plan para tu equipo e interesados
Revisar el plan continuamente y ver las actualizaciones
 Identificar los riesgos

Es el proceso por el cual se determinan los

riesgos que pueden afectar el proyecto y se
documentan sus caractersticas.
Identificar los riesgos es un proceso repetitivo
debido a que se pueden descubrir nuevos
riesgos o pueden evolucionar conforme el
proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.
 Identificar los riesgos
Roles y rep.
Presupuesto y
Entradas cronograma Herramientas y Salidas
1. Plan de gestin de Evaluacin
tcnicas
1. Registro de
riesgos Cuantitativa:
1. Revisiones de la
2. Estimaciones de costosCostoEvaluacin riesgos
probable
de las actividades
Tiempos
documentacin
3. Estimaciones de la Tormenta de Ideas,
2. Tcnicas de
asignados
duracin de la actividad Delphi (expertos),
4. Lnea base del alcance recopilacin de Entrevistas, A. causal
Evaluacin
5. Registro de interesados informacin
Tiempos
6. Plan de gestin de Inf. Histrica,
costos
3. Anlisis de las
asignados conocimiento
7. Plan de gestin del listas de control
Comprensin de Validez de
cronograma 4. Anlisis de
los planes hiptesis
8. Plan de gestin de
calidad supuestos
Causa
9. Documentos del 5. Tcnicas de
proyecto Bases de datos, Efecto, Flujo,
diagramacin
investigaciones, Influencia
10. Factores ambientales
de la empresa 6. Anlisis
estudios, FODA
actitudes
11. Activos de los procesos 7.Archivos,
Juicio de
controles Lista de riesgos
de la organizacin
expertos
procesos, lecciones Lista de
respuestas
potenciales
Realizar el anlisis cualitativo de
riesgos
Es el proceso que consiste en priorizar los
riesgos para realizar otros anlisis o acciones
posteriores, evaluando y combinando la
probabilidad de ocurrencia y el impacto de
dichos riesgos.
Realizar el anlisis cualitativo de
riesgos
Entradas Herramientas y Salidas
tcnicas
1. Registro de 1. Actualizaciones
riesgos 1. Evaluacin de al registro de
2. Plan de gestin probabilidad e riesgos
de riesgos impacto de los
Proy. riesgos
3. Enunciado del Complejos>Incertidumbre
2. Matriz de Lista de prioridades,
alcance del probabilidad e riesgos por categoras,
proyecto impacto por tipo de respuesta,
4. Activos de los 3. Evaluacin de la tendencias de los
procesos de la calidad de datos resultados.
organizacin sobre riesgos
4. Categorizacin de
riesgos
Proy. Similares, base de
datos de riesgos
5. Evaluacin de la
urgencia de los
riesgos
6. Juicio de expertos
Realizar el anlisis cualitativo de
riesgos
Se evala la prioridad de los riesgos identificados
usando la probabilidad relativa de ocurrencia, su
impacto correspondiente sobre los objetivos del
proyecto si los riesgos se presentan, as como
otros factores, tales como el plazo de respuesta y
la tolerancia al riesgo por parte de la organizacin
asociados con las restricciones del proyecto, en
costos, cronograma, alcance y calidad.
Realizar el anlisis cualitativo de
riesgos

Riesgo Categora Disparador Comentarios

El nuevo sistema Tcnico El software nuevo Presionar al
es lento no es utilizado proveedor para
desarrollar la
nueva versin

Riesgo Probabilidad Impacto Valor

 Ejemplo de matriz
probabilidad/impacto
 Ejemplo de matriz
probabilidad/impacto
 Realizar el anlisis cuantitativo
de riesgos
Es el proceso que consiste en analizar
numricamente el efecto de los riesgos
identificados sobre los objetivos generales del
proyecto y mide el efecto de estos eventos de
riesgo.
 Realizar el anlisis cuantitativo
de riesgos
Entradas Herramientas y Salidas
1. Registro de tcnicas 1. Actualizaciones
riesgo 1. Tcnicas de Entrevistas, dist.
al registro de
recopilacin y Probabilidad (continuas)
2. Plan de gestin riesgos
de riesgo representacin de
Define los criterios.
datosDef.
3. Plan de gestin mtodo para el A.Cuant Anal. sensibilidad, Valor
2. Tcnica de
de costos Num. Esperado (Arbol D.)
anlisis
Define los criterios para
4. Plan de gestin cuantitativo de
elaborar cronograma
del cronograma riesgos de
5. Activos de los Interpretacin de
modelado
datos
procesos de la 3. Ant.
Inf. Proy. Juicio de expertos
similares,
organizacin estudios y base datos
Informe
Cuantitativo de
riegos: Anlisis
probabilstico,
Probabilidad
Costo y Tiempo,
tendencias
Anlisis Cuantitativo
Anlisis Cuantitativo
Anlisis Cuantitativo
 Planificar la respuesta a los
riesgos
Es el proceso por el cual se desarrollan
opciones y acciones para mejorar las
oportunidades y reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto.
Se aborda el riesgo en funcin de su prioridad,
introduciendo recursos y actividades en el
presupuesto, el cronograma y el plan para la
direccin del proyecto, segn se requiera.
 Planificar la respuesta a los
riesgos
Entradas Lista riesgos, Herramientas
causas, y Salidas
respuestas,
1. Registro de advertencias, tcnicas 1. Actualizacin al
riesgos calificacin y prioridad
1. Estrategias para registro de
2. Plan de gestin riesgos negativos riesgos
de riesgo o amenazas 2. Acuerdos
2. Estrategias para contractuales
riesgos positivos relacionados con
Roles y resp., u oportunidades los riesgo
definiciones 3. Estrategias de
3. Actualizaciones
periodicidad de rev. Y respuesta para
eliminacin de riesgos contingencias al plan para la
4. Juicio de expertos direccin del
proyecto
4. Actualizaciones a
los documentos
del proyecto
 Anlisis de riesgo y
planeamiento
Factor 1 Aceptacin

Factor 2 Mejorar
Mitigar

Respuestas al
riesgo Factor 3
FTransferir Compartir

Evitar Factor 4 Explotacin

 Ejercicio

Estrategia
Remover la tarea
Capacitar al miembro
del equipo que tiene
poca experiencia
Tercerizar un trabajo
difcil
No se toma ninguna
accin para prevenir el
riesgo
 Ejercicio

Estrategia
Remover la tarea Anular
Capacitar al miembro Mitigar
del equipo que tiene
poca experiencia
Tercerizar un trabajo Transferir
difcil
No se toma ninguna Aceptar
accin para prevenir el
riesgo
Monitorear y controlar el riesgo

Es el proceso por el cual se implementan planes

de respuesta a los riesgos, se rastrean los
riesgos identificados, se monitorean los riesgos
residuales, se identifican nuevos riesgos y se
evala la efectividad del proceso contra los
riesgos a travs del proyecto.
 Monitorear y controlar el riesgo
Entradas Lista riesgos,Herramientas y Salidas
propietarios, respuestas,
1. Registro de tcnicas
seales de advertencia 1. Actualizaciones
riesgos y riesgo resudual
1. Reevaluacin de al registro de
2. Plan para la los riesgos Efectividad de riesgos
direccin del 2. Auditora de respuetas y2.proc.
Actualizaciones a
proyecto riesgos gestin
los activos de los
3. Anlisis
Estado de de
3. Informacin entregables, avance procesos de la
variacin y de
sobre el crono.tendencias
Y costos organizacin
desempeo del 4. Medicin del 3. Solicitudes de
trabajo desempeo
Anal. Variacin, cambio
4. Informes de tcnico
datos V. ganado y 4. Actualizaciones
Det. Si la reserva
desempeo proyecciones
5. Anlisis de al plan para la
restante es suficiente
reserva direccin del
6. Reuniones sobre proyecto
el estado del
proyecto
5. Actualizaciones a
los documentos
del proyecto