INTRODUCCIN

Toda entidad requiere un sistema de control interno que le

permita identificar los riesgos a los cuales est expuesta y le
provea las actividades de control necesarias para minimizarlos,
dicho sistema requiere una supervisin adecuada a efectos de
verificar permanentemente su vigencia y correcto
funcionamiento lo que permite tener mayores posibilidades de
lograr los objetivos establecidos por la misma.

Para el desarrollo del presente trabajo se definieron las reas a

analizar en las cuales se evalu el cumplimiento de los
controles establecidos a fin de determinar deficiencias que
fueron analizadas sealando sus causas y efectos para de esta
forma determinar la eficacia del sistema de control interno en
las entidades pblicas y emitir las recomendaciones
correspondientes.
 SECTOR PBLICO
El sector pblico esta integrado por empresas e
instituciones que dependen del Estado dentro de la
economa nacional. La actividad econmica del sector
pblico abarca todas aquellas actividades que el Estado,
tanto en la Administracin Central como local y sus
empresas, poseen o controlan.

El Consejo Nacional de Desarrollo en el ao 1998 expidi

el Plan de Codificacin del Catastro de las Entidades y
Organismos del Sector Pblico Ecuatoriano, en el cual se
clasific al sector pblico en: Sector Pblico Financiero y
Sector Pblico No Financiero.
 NORMATIVA LEGAL
El Sector Pblico se encuentra regulado por leyes y normas las cuales le
otorgan movilidad a sus diferentes instituciones y organismos.
Entre los principales instrumentos legales que se aplican en el Sector
Pblico se encuentran:

Constitucin Poltica del Ecuador: la cual delinea los contornos de la

Administracin Pblica del Ecuador pero la cual por si sola no es
suficiente para poner en movimiento los engranajes de la misma.

Leyes: las cuales son normas generalmente obligatorias de inters

comn aprobadas por el Congreso Nacional y pueden ser orgnicas y
ordinarias.

Normas y Reglamentos: los cuales son aprobados por el Congreso

Nacional y por entes reguladores para el cumplimiento de sus
funciones.
 CONTROL INTERNO
El control interno es definido como un plan y todos los
mtodos y medidas adoptados para salvaguardar los bienes,
verificar la exactitud y seguridad de los datos contables,
desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar el
apego a la poltica administrativa prescrita.

La estructura del control interno, propuesta por el

modelo COSO, identifica cinco componentes
interrelacionados los cuales han sido adoptados y
adaptados por la Contralora General del Estado y son:
Ambiente de control.

Evaluacin de riesgos.

Actividades de control.

Informacin y
comunicacin.

Monitoreo.
 Las Normas de Control Interno para el Sector Pblico de la
Repblica del Ecuador clasifican los objetivos del control
interno en tres categoras que se presentan a continuacin:

Operacionales: Referente a la utilizacin eficaz y eficiente

de los recursos financieros, materiales y humanos.

Financieros: Referente a la elaboracin y publicacin de

reportes y estados financieros internos y externos
oportunos, de calidad, actualizados y confiables.

Legalidad: Referente al cumplimiento de disposiciones y

normativas que le sean aplicables.
 FRAUDE
El sector pblico ecuatoriano se ha visto envuelto en
constantes y sonados actos de corrupcin y fraude, los
cuales se encuentran enraizados en nuestro pas ya que no
existe un sector del mismo que no haya sido contaminado.

La corrupcin y el fraude siempre han sido y siempre

sern desafos para la mxima autoridad y funcionarios de
las entidades publicas as como para los organismos de
control.
 FRAUDE
El fraude se define como el uso no
autorizado de activos y/o una
distorsin intencional de la
informacin financiera por parte de
uno o ms individuos miembros de la
entidad y/o participando terceras
partes, pudiendo involucrar:

Manipulacin, falsificacin o
alteracin documental
Malversacin de activos
Supresin u omisin de los efectos
de transacciones reales
Registro de transacciones no reales
Uso indebido de las polticas
contables

Tipos de actos fraudulentos y/o de

corrupcin
ESTNDARES INTERNACIONALES Y NORMATIVA ECUATORIANA
ESTNDARES INTERNACIONALES

COSO
COSO ERM
Ley Sarbanes-Oxley
Principios para el Gobierno Corporativo

NORMATIVIDAD ECUATORIANA

Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado
Normas de Control Interno para el Sector Pblico
Reglamento de La Ley Orgnica de La Contralora General del Estado
Normativa del Sistema de Administracin Financiera
Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
EVALUACIN DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO
EN ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO ECUATORIANO

La evaluacin del sistema de control interno en las entidades

seleccionadas se efectu para obtener informacin de la efectividad de
dicho sistema en el sector pblico ecuatoriano.

Los objetivos del examen son los siguientes:

Determinar el grado de cumplimiento en la aplicacin de polticas,

normas y procedimientos que regulan las actividades de la entidad.

Establecer si la informacin que genera la entidad se procesa y presenta

en forma oportuna, adecuada, confiable y si guarda conformidad con la
normativa aplicable vigente.
 Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones constantes en los
informes de auditoria interna y externa, relacionadas con las reas
examinadas.

Recomendar, en los casos que aplique, la toma de acciones que tiendan

a mejorar los controles internos; y, consecuentemente, preservar los
recursos financieros, materiales y activos en general de las entidades.

Alcance del examen

Abarc el estudio y la evaluacin de la estructura del control

interno en los aspectos financieros y de recursos humanos,
existentes en el perodo comprendido entre el 01 de junio al 30 de
noviembre del 2007.

Aunque en el control interno intervienen todas las reas de una

entidad, es importante enfocarlo en cuatro reas claves ya que
constituyen factores de riesgo y son:
 Recursos Humanos
Contabilidad, Presupuesto y Cartera
Tesorera
Adquisiciones e Inventarios

La evaluacin del sistema de control interno a las

entidades seleccionadas se la realiz a travs del
mtodo de cuestionarios de control interno el cual
consiste en una serie de preguntas orientadas a
verificar el cumplimiento de las Normas de Control
Interno y dems normativa emitida por la Contralora
General del Estado.
Resultados de la evaluacin de control
interno
REA DEBILIDAD/DEFICIENCIA NORMATIVIDAD /
REFERENCIA

Normas de control interno para el

No existen manuales de funciones que contemplen las rea de Recursos Humanos
actividades de uno de los funcionarios.
300-01: Descripcin y anlisis de
Caducidad de reglamentos y polticas internas lo cual cargos
imposibilita su aplicacin ya que no se ajustan a la
realidad de la entidad.

Normas de control interno para el

Recursos rea de Recursos Humanos
Humanos 300-01: Descripcin y anlisis de
cargos

Ausencia de registros y controles relativos a la LOSCCA

evaluacin del personal. Ttulo: Administracin Tcnica de
Recursos Humanos
Captulo: Evaluacin de
desempeo
Artculos 84 y 85
 NORMATIVIDAD /
REA DEBILIDAD/DEFICIENCIA REFERENCIA
Normas de control interno para el
rea de Recursos Humanos
300-02: Seleccin de personal

LOSCCA
Ttulo: Administracin Tcnica de
Recursos Incumplimiento del proceso de seleccin y contratacin Recursos Humanos
establecido. Captulo: Seleccin de personal
Humanos
Artculos 70, 71 y 74

Ttulo: Servidores Pblicos

Captulo: Nepotismo, Inhabilidades y
Prohibiciones
Artculos 7 y 17

Normas de control interno para

Contabilidad Gubernamental
210-01 Aplicacin de los principios y
normas de Contabilidad
Falta de un adecuado sistema computarizado para agilizar
Gubernamental
el registro de transacciones y proporcionar informacin
210-02 Organizacin del sistema de
contable confiable y oportuna.
Contabilidad Gubernamental
Contabilidad
La estructura de los Estados Financieros no es
Normativa SAFI
presentada de acuerdo con la normativa vigente.
Normativa de Contabilidad
Gubernamental
3.4 Informes financieros
3.4.2 Requisitos de los informes
 NORMATIVIDAD /
REA DEBILIDAD/DEFICIENCIA REFERENCIA
Normas de control interno para
Contabilidad Gubernamental
210-05 Oportunidad en el registro de
los hechos econmicos
Retrasos en el registro de transacciones debido a la
Contabilidad demora en la entrega de la informacin por parte de los Normativa SAFI
departamentos de la entidad. 3.2 Normas tcnicas de Contabilidad
Gubernamental
3.2.1 Reconocimiento de los hechos
econmicos
3.2.1.8 Perodos de contabilizacin

Normas de control interno para

Presupuesto
220-02 Control interno previo al
No existe una verificacin de la disponibilidad de compromiso
partidas presupuestarias antes de ejecutar un gasto.
Ley de Contratacin Pblica
Presupuesto Articulo 15 : Disponibilidad de fondos

Normativa SAFI
Los registros utilizados para el control de la ejecucin Normativa de Contabilidad
presupuestaria no guardan conformidad con los Gubernamental
formatos establecidos en la normativa vigente. 3.4 Informes financieros
3.4.2 Requisitos de los informes

Normas de control interno para

Los egresos realizados a travs de fondos de caja chica Tesorera
Tesorera 230-06 Fondos de reposicin
no poseen documentacin de soporte.
Fondos fijos de caja chica
 NORMATIVIDAD /
REA DEBILIDAD/DEFICIENCIA REFERENCIA
Normas de control interno para
Los ingresos a caja no son depositados en forma Tesorera
inmediata. 230-02 Recaudacin y depsito de
los ingresos

Normas de control interno para

Faltan medidas de proteccin para los fondos recaudados Tesorera
diariamente. 230-05 Medidas de proteccin de
Tesorera las recaudaciones

Normas de control interno para

Tesorera
230-13 Utilizacin del flujo de caja
No se elaboran programa de pagos. en la programacin financiera

Normativa SAFI
4.3 Programacin de Caja

Normas de control interno para

No se constatan los documentos de soportes de los anticipos de fondos y cuentas por
Cartera valores por cobrar . cobrar
240-02 Conciliacin y constatacin

Ley de Contratacin Pblica

No se realizan concursos y/o licitaciones para la compra Procedimientos precontractuales
Adquisicin de bienes o contratacin de servicios. Artculo 4. Procedimientos comunes
 NORMATIVIDAD /
REA DEBILIDAD/DEFICIENCIA REFERENCIA
Ley de Contratacin Pblica
Disposiciones comunes sobre los
No existe un control presupuestario de las compras. documentos, informes y fases
Artculo 15. Disponibilidad de fondos

Decreto Ejecutivo No. 122 del 19 de

No se utiliza el Sistema Contratanet para el proceso de Febrero de 2003
adquisicin. Decreto Ejecutivo No. 1565, del 29 de
junio de 2006

Normas de control interno para el rea

de inversiones en existencias y bienes
de larga duracin
250-08 Constatacin fsica de
No se verifica peridicamente la existencia fsica de los existencias y bienes de larga duracin
bienes.
Reglamento General de Bienes del
Sector Pblico
Almacn De las adquisiciones
Artculo 12. Obligatoriedad de
inventarios

Normas de control interno para el rea

No existen plizas de seguros que protejan los bienes de de inversiones en existencias y bienes
larga duracin. de larga duracin
250-04 Identificacin y proteccin
 Identificacin y evaluacin de riesgos
rea Entidad Riesgo Confianza Enfoque/Auditora

Verificar el cumplimiento de los procedimientos

54.5 %
1 MEDIA del rea de Recursos Humanos referentes a la
MEDIO
realizacin de labores y evaluacin del personal .
Recursos 90.9 %
Humanos 2 ALTA
BAJO Verificar el cumplimiento de los procedimientos a
seguir para la contratacin de acuerdo al Manual
81.81% de descripcin de puestos.
3 ALTA
BAJO
Comprobar que la informacin contable sea
66.7% confiable y entregada dentro del periodo
1 MEDIA establecido.
MEDIO
Contabilidad
Verificar el cumplimiento de polticas contables
88.8% establecidas en el Manual de Contabilidad
2 ALTA
BAJO Gubernamental.

75% Verificar que los gastos que se han efectuado

1 MEDIA
MEDIO han sido utilizados para fines de la entidad.
Comprobar el cumplimiento de procedimientos
87.5%
Presupuesto 2 ALTA establecidos para la presentacin de auxiliares
BAJO
presupuestarios.

50% Revisar la planificacin, ejecucin y liquidacin

3 BAJO
ALTO del presupuesto.
 rea Entidad Riesgo Confianza Enfoque/Auditora

65.25%
1 MEDIA
MEDIO
Verificar el cumplimiento de los procedimientos
establecidos para el rea de Tesorera.
Tesorera 94.7%
2 ALTA
BAJO

82.3% Verificar el cumplimiento de los procedimientos

3 ALTA
BAJO establecidos para el manejo de caja chica.

75%
1 MEDIA
MEDIO

75% Constatar la documentacin de soporte de las

Cartera 2 MEDIA
MEDIO cuentas por cobrar.

75%
3 MEDIA
MEDIO

33.3%
1 MEDIA
MEDIO

100% Comprobar el cumplimiento de los

Adquisicin 2 ALTA procedimientos establecidos para el ciclo de
BAJO
compras.
100%
3 ALTA
BAJO
rea Entidad Riesgo Confianza Enfoque/Auditora

66.6%
1 MEDIO MEDIA

83.3% Revisin de los saldos contables de activos y

Almacn 2 ALTA
BAJO comparacin con la existencia fsica.

83.3%
3 BAJO ALTA
Determinacin de hallazgos

Luego de la aplicacin de los programas de

auditora se determinaron hallazgos en las
reas examinadas de las entidades evaluadas
los cuales se presentan a continuacin:
 Hallazgo Situacin actual
Durante la revisin se
constat que no existe una
base de datos con la
historia laboral del personal
Falta de base datos del
debido a que la
personal.
informacin del personal se
la lleva a travs de fichas
que se encuentran
desactualizadas.
Durante la revisin se pudo
constatar que el control de
El sistema utilizado para el
asistencia es llevado de
control de asistencia y
forma manual por el
puntualidad carece de
personal de seguridad, ya
confiabilidad.
que no se cuenta con un
sistema automatizado de
control de asistencia.
Efecto Recomendaciones
Esta situacin deriva en lo
siguiente:
Crear una base de datos
No se obtenga informacin
inmediata sobre el informtica para agilizar y
personal que labora en la optimizar la informacin del
entidad. personal la misma que
debe incluir: Informacin
Falta de informacin sobre Personal y Acadmica as
el desempeo del personal como experiencia
de la entidad. profesional y evaluacin de
desempeo de todo el
Prdida de las fichas del personal que labora en la
personal debido a la entidad incluyendo el nivel
directivo.
constante manipulacin de
las mismas.
Esta situacin permite que:
Sean modificadas horas de
entrada o asistencias
diarias por parte del Automatizar el sistema
personal a cargo del de control de entrada y
registro de las mismas. salida del personal.
Que los turnos no sean
Implantar controles que
cubiertos por parte del
permitan constatar el
personal responsable del
ingreso, las actividades
rea. desarrolladas y la salida
del personal.
La entidad cancele
haberes por horas y/o
jornadas que no fueron
laboradas.
 Hallazgo
Ingreso de personal sin
realizacin previa de
concurso de meritos.
Los estados financieros no
son estructurados en base
a los requisitos
establecidos en la
normativa vigente.
No existen polticas ni
procedimientos que
establezcan medidas para
la proteccin de fondos.
Situacin actual
Durante la revisin se pudo
constatar que parte del
personal que labora en las
entidades evaluadas no
realizaron concurso de
mritos ya que ingresaron
por recomendaciones de
funcionarios de la entidad.
Durante la revisin se pudo
constatar que la
presentacin de estados
financieros no se
estructura de acuerdo a los
formatos establecidos en el
Manual General de
Contabilidad
Gubernamental
Durante la revisin se pudo
constatar que en varias
ocasiones se produjo la
sustraccin de efectivo del
rea de recaudacin lo recursos de la entidad.
cual fue debidamente
informado a la Direccin de
la entidad.
Efecto Recomendaciones
Esta situacin ocasiona
Formular y aplicar un plan
que la entidad no cuente
de administracin y
con personal debidamente
racionalizacin del recurso
calificado y con el perfil
humano, que se oriente al
idneo para el rea que fue
uso eficiente de recursos, a
contratado.
definir los cargos, perfiles y
cantidades requeridas por
la organizacin, as como
las prohibiciones para
ejercer cargos pblicos de
conformidad con la Ley de
Servicio Civil y Carrera
Administrativa.
Formular los Estados de
Esta situacin ocasiona
Situacin Financiera, de
que la estructura no
Resultados y Ejecucin
permita conocer la
Presupuestaria observando
clasificacin econmica de
la estructura y los
las cuentas tal como
esquemas establecidos en
establece la Norma
la Normativa y en el
Tcnica de Contabilidad
Manual General de
Gubernamental referente a
Contabilidad
los modelos de Informes.
Gubernamental vigentes.
Definir polticas para el
rea de Recaudacin de tal
Esta situacin origina que
manera que se
continuamente se pierdan
establezcan seguridades
que permitan salvaguardar
la integridad de las
recaudaciones diarias.
 Hallazgo Situacin actual
Durante la revisin se pudo Esta situacin origina que
observar que algunos
servicios realizados no
poseen los documentos de
No existe documentacin soporte para el cobro se posee la entidad.
de soporte de las cuentas respectivo.
por cobrar. Durante la revisin se pudo
observar que algunos
prstamos realizados a
empleados no poseen los
documentos de soporte
respectivo.
Durante la revisin se pudo objetivos
No existe una planificacin constatar que en la planteadas para el ao en
anual de las compras. entidad no se elabora un
plan de compras anual.
Durante la revisin se pudo
constatar que en algunos
Se presentan retrasos en trmites de adquisicin
el proceso de presentan retrasos debido
adquisiciones. a la aprobacin que debe
tener por parte de algunas
reas.
Efecto Recomendaciones
no se lleve un adecuado
control de los valores Vigilar que los montos
pendientes de cobro que generados por servicios o
entregados en calidad de
prstamo a los empleados
sean respaldados con
documentacin que
permita gestionar su cobro.
Esta situacin origina que
Elaborar en plan anual de
no se controle las partidas
compras que incluya un
presupuestarias restando
control presupuestario que
disponibilidad econmica
permita ubicar las partidas
para la ejecucin de
presupuestarias y
y metas
conciliarlas con cada uno
de los proyectos para
curso.
precisar la disponibilidad
econmica que permita
tomar decisiones
adecuadas con respecto a
la adquisicin de bienes y
contratacin de servicios.
Esta situacin ocasiona Analizar el proceso de
que las necesidades de adquisiciones, con el
bienes o servicios que se objeto de identificar
presentan en la entidad no trmites innecesarios que
sean atendidas dentro del retrasan los procesos de
plazo requerido. compras.
 Hallazgo Situacin actual Efecto Recomendaciones
Verificar constantemente
Durante la revisin se pudo
Esta situacin ocasiona que los reportes de
observar que al conciliar
No se verifica la existencia que no se tenga la certeza inventario generados por el
los saldos contables con
fsica de los suministros y de que los saldos sistema coincidan con la
los del Almacn no se
materiales que se conciliados reflejen la verificacin fsica
realiza una verificacin de
encuentran en el Almacn. existencia fsica de los obteniendo as
la existencia fsica real de
bienes. confiabilidad en la
los bienes.
informacin.
 CONCLUSIONES
El control interno en las entidades del sector pblico est orientado a
prevenir o detectar errores e irregularidades, por lo que est diseado
para descubrir o evitar cualquier anomala que se relacione con
falsificacin, fraude o colusin, y aunque los montos no sean significativos
o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que
estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen
implicaciones sobre la correcta direccin de la entidad.

La evaluacin del sistema del control interno realizado en las entidades

del sector pblico seleccionadas ha permitido evidenciar las deficiencias o
debilidades del mismo lo que origina que el control interno en estas
entidades no sea efectivo y por ende impida la disuasin de actos ilcitos,
las deficiencias ms comunes detectadas son: mala seleccin del
personal; falta de documentacin de soportes de egreso; no se practica
conteo fsico de los bienes; inobservancia de la legislacin referente a las
adquisiciones; mala ejecucin presupuestaria; falta de seguimiento a las
recomendaciones de auditoras realizadas.
 RECOMENDACIONES
El funcionamiento eficaz de los sistemas de control interno radica en el
elemento humano por ello la mxima autoridad de la entidad debe
implementar controles internos que permitan la disuasin de actos
fraudulentos lo que desalentara al personal a cometer fraude debido a la
alta probabilidad de deteccin.

Se debe implementar un sistema de evaluacin de riesgos que permita

identificar debilidades que podran resultar en una presentacin inadecuada
de informacin en los estados financieros o prdida material para la
organizacin, as como establecer los controles y procedimientos necesarios
para mitigarlos.

Dar cumplimiento a la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a La

Informacin Pblica la cual constituye un mecanismo que obliga a las
entidades pblicas a divulgar informacin sobre las actividades ejecutadas
relacionadas con el cumplimiento de sus objetivos y al pblico acceder sin
restricciones a tal informacin, para conocer y evaluar en su integridad, el
desempeo y la forma de conduccin de la gestin gubernamental.