CONTROL DE

PROYECTOS
UTILIZANDO PROJECT
CONCEPTOS
ENFOQUE INICIAL
 Proyecto: conjunto de actividades relacionadas
entre s, que deben ejecutarse para cumplir un
objetivo pre-establecido, en un tiempo dado.

Actividad: Accin (elemento) que consume

recursos (capacidad y esfuerzo humanos, tiempo,
dinero, etc) durante su ejecucin. En la
descripcin se involucra fecha comienzo,
terminacin y el contenido.
Evento: Instancia que representa el comienzo o
terminacin de una o varias actividades

Camino crtico: Secuencia de actividades,

relacionadas desde el inicio hasta la finalizacin
de un proyecto, que implica tiempo de duracin
mas largo. Un retraso en el cumplimiento de
cualquiera de sus actividades, causar retardos
al proyecto
Hito: (Mensaje Garca).- Es cuando en una duracin de
una tarea ponemos cero das y que se interpreta como
un logro de esa tarea.
Holgura: La holgura de una tarea es aquella que
puede atrasarse sin afectar el plazo de entrega, es
decir aumentar das en las tareas que sean necesarias.
 FASES DE
PROYECTO
 PLANIFICACIN *** ** *
APROBACIN **
Consultas ***
Reportes ***
Variaciones **
Aprobacin ** *
EJECUCIN *
Seguimiento del avance del proyecto (ingreso de informacin de
cuando realmente se inici un tarea, de cuando termino y de %
de ejecucin. ***
Ajustes ** ***
Variacin de la ruta crtica
Variacin de condiciones de ejecucin del proyecto
Variacin de disponibilidad de recursos
REPROGRAMACIN *** **
Lnea de base ***
FUNCIONES DEL
ADMINISTRADOR DE
PROYECTOS
1. PLANIFICAR: Que se debe realizar ? Grupo o
equipo multidisciplinario
2. PROGRAMAR: Cuando debe ser realizado ?
Tcnicas PERT/CPM
3. PRESUPUESTAR: Cuanto costar ? Costos por
perodo, costos acumulados en funcin del
tiempo.
4. IMPLANTAR: aplicar las tres anteriores. Ejecutar el
control del proyecto
5. CONTROLAR: Se esta ejecutando lo que estaba
previsto ?, dentro de los plazos previstos ?, con
sujecin a los costos previstos ?
PROJECT
 Sistema automatizado de planeamiento de
proyectos, que facilita la calendarizacin, gerenciamiento,
y comunicacin de la informacin de un proyecto.
mpp es la identificacin de un archivo de Project.
mppx es la identificacin de un archivo de Project versin
2013
Lo primero que se debe realizar despus de haber creado
un proyecto nuevo, es ingresar las actividades
La secuencia general de procesos ser:
Ingresar las tareas y su duracin
Organizar su lista de tareas en una estructura esquemtica
Enlazar las tareas y ajustar sus relaciones
Ingresar y asignar recursos
Chequear su proyecto y dar formato a la informacin
Imprimir el proyecto
ANTES DE EMPEZAR

Pregntese:
Que necesita ser ejecutado ? Identifique las
tareas del proyecto
Cuanto tiempo tomar completar cada tarea
(de detalle) ? Estime la duracin de las tareas
Cuales tareas ocurren antes de otras tareas ?
Determine las relaciones entre tareas
Quien o que ejecutaran cada tarea o sern
responsables por hacerlo ?
Identifique los recursos que usar para
completar el proyecto
PROGRAMACIN EN PROJECT DEL
COMIENZO Y FIN DE UNA TAREA

FACTORES:
DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS
DELIMITACIONES
INTERRUPCIONES
DIAS FESTIVOS
VACACIONES
CONDICIONADA POR EL ESFUERZO:
Formula duracin = trabajo/esfuerzo de recurso
(diario)
ELEMENTOS
 TAREAS
Duracin
Relaciones
Restricciones
CALENDARIOS
RECURSOS
Materiales
Humanos
 Control de proyectos
Proyectos (componentes )
Tareas ....... (Relaciones)
Calendarizacin (duracin)
Recursos
Costos, grupos de trabajo, etc.
Edicin
Visualizacin (impresin)
Control de ejecucin
 INFORMACION BASICA

Cualquier software de control de proyectos,

nos ayuda a gerenciar el proyecto en forma
automtica, para ello debe saber:
1. Si el clculo del proyecto va a iniciarse a partir de
una fecha de:
1. Inicio del proyecto o
2. De fin del proyecto
2. La forma de considerar la asignacin de recursos
a las tareas:
1. Si las tareas estn condicionadas por el esfuerzo
2. Si las tareas no estn condicionadas por el esfuerzo
 CONDICIONADA POR EL
19 ESFUERZO:

Duracin: tiempo que transcurre hasta finalizar tarea

Trabajo: esfuerzo total necesario (horas)
Esfuerzo de recurso (realizado en cada da)
3 pintores, durante 2 das, durante 8 horas diarias
Trabajo = 3 p X 2 d X 8 h/d = 48 h T
Esfuerzo Recurso = 3 p X 8 h/d = 24 h/d = er
Duracin = T/er = 48 / 24 = 2 das
BENEFICIOS DE USO
DE UTILIZAR LA
HERRAMIENTA
 Facilitan la coordinacin y organizacin de las actividades
Proporcionan un medio de comunicacin entre los
diferentes integrantes involucrados en el proyecto.
Permiten efectuar control por excepcin en la
administracin. El administrador puede concentrar su
atencin en las actividades crticas
Posibilitan ejecucin del proyecto en el tiempo ptimo
(minimiza el costo)
CONTRATISTA: Evita multas, prestigio, nuevos trabajos,
mayores ingresos
CONTRATANTE: Inmediata explotacin del bien, mnimo
lucro cesante
Reducen la incertidumbre y facilitan la toma
de decisiones
Ayudan a la conclusin de proyectos de
inters colectivo, a tiempo, dentro del
presupuesto
En general, PERMITEN REALIZAR LOS
PROYECTOS EN MENOR TIEMPO CON
DISMINUCION DE COSTOS
SITUACIONES
FRECUENTES
 Finalizada la construccin de una calle o avenida: rupturas en el
pavimento y aparicin de zanjas
Terminada una casa: necesidad de romper paredes o losas a fin de
colocar ductos para instalaciones elctricas, telefnicas, etc.
Culminada una construccin: acumulacin de restos de materiales,
basura, etc. Ya que no fue contemplada una actividad de limpieza
Suspensin de trabajos con el riesgo de quedar inconclusos o demorar
mucho para terminarse, generalmente por falta de medios econmicos
suficientes o por el desconocimiento del momento en que deben ser
adquiridos y despachados los materiales al lugar de la obra
 Imposibilidad de acortar la duracin de un proyecto o de
secciones o partes importantes del mismo, as como
determinar cual es la manera ms econmica de acelerarlo

Desconocimiento por parte de los niveles de direccin de una

empresa sobre cuando finalizar y cuanto costar
efectivamente un proyecto
DEPENDENCIAS
ENTRE TAREAS
RELACIONES O DEPENDENCIAS

FS finish to start: tarea puede empezar

cuando su predecesora ha terminado
SS start to start: tarea puede empezar
solo cuando su predecesora empieza
FF finish to finish: tarea puede finalizar
no antes que su predecesora
SF start to finish: tarea puede finalizar
cuando su predecesora empieza
TAREAS:
PRINCIPALES
DETALLE
DEPENDIENTES
CRTICAS
HOLGURA
SIMULTANEAS
CALENDARIZACIN:
Cmputo desde fecha de inicio o de fin
Decisin de si las tareas van a ser
condicionadas por el esfuerzo (duracin)
Tiempos planificado y ejecutado (%
ejecucin)
Manejo de calendarios (das hbiles o
inhbiles, horarios, unidades de medida
tiempo, etc
ASIGNACIN DE
RECURSOS:
Humanos y materiales
Definicin de costos
Definicin de grupos de trabajo
Definicin de unidades de medida
Visualizacin:
PERT
GANT
FORMULARIO DE TAREAS
VARIADA EN FORMA SIMULTANEA
HOJA DE TAREAS, FILTROS
INFORMES
CALENDARIOS DE TRABAJO
PROGRAMADO - EJECUTADO
ESTRATEGIAS PARA
ACORTAR EL
TIEMPO
 Cambie las relaciones entre las tareas para permitir
que mas tareas sean simultaneas
Aumente el tiempo de trabajo disponible mediante la
modificacin del horario
Reduzca el alcance de la tarea disminuyendo la
duracin de la tarea o la cantidad de trabajo
asignada a la tarea
Aumente los recursos asignados (nmero unidades)
Incremente la disponibilidad de recursos
Asigne horas extras a los recursos
EVALUACION Y AJUSTE DE SU
PROYECTO
Acortando su proyecto mediante el
decremento de la duracin de tareas
Acortando su proyecto mediante la
disminucin de un recurso de trabajo en una
tarea
Acortando su proyecto mediante la
asignacin de mas recursos
Acortando su proyecto mediante el
incremento de asignacin de recursos de
trabajo
Acortando su proyecto mediante la
asignacin de horas extras
EVALUACION Y AJUSTE DE SU
PROYECTO
Estrategias para resolver la sobre
asignacin de recursos cambiando el
hacinamiento de tareas de un recurso
sobre asignado
Reasignacin de un recurso a tiempo
parcial de trabajo en una tarea
Disminucin de la cantidad de trabajo
asignado a un recurso
Cambio de la calendarizacin de trabajo
de un recurso
EVALUACION Y AJUSTE DE SU
PROYECTO
Resolucin automtica de sobre asignacin de
recursos, por nivelacin
Resolucin manual de sobre asignacin de
recursos
Dilacin de una tarea con un recurso sobre
asignado
Estrategias para reduccin del costo de
proyectos y gerenciamiento del flujo de caja
 IMPRESIN Y REPORTES

Que puede ser impreso ?

Debo imprimir una vista o un reporte ?
Imprimiendo un reporte
Imprimiendo una vista
Definicin de caractersticas de la pgina
Establecimiento de la escala de la vista
proporcionalmente para impresin
Adicin de una cabecera, un pie de pgina o una
leyenda
Insercin y remocin de salto de pgina
Imprimiendo columnas en una hoja de vista
 DEBO IMPRIMIR UNA VISTA O UN
REPORTE?
Para comunicar informacin eficientemente, usted
necesita imprimir la informacin, de forma que
satisfaga las necesidades de cada persona o grupo
Las vistas y reportes contienen diferente clase de
informacin y despliegan la informacin
diferentemente:
Con vistas usted puede:
1. Examinar la informacin en la ventana actual o en la
presentacin preliminar
2. Puede editar informacin especfica
3. Puede cambiar el formato aplicado a cualquier
categora o texto
 DEBO IMPRIMIR UNA VISTA O UN
40 REPORTE?
Con reportes usted puede:
1. Solamente examinar la informacin de la
presentacin preliminar
2. Solamente cambiar el formato de una
categora o texto
Antes de imprimir, active la presentacin
preliminar para ver como luce, ver
mrgenes, posicin de cabeceras y pies
de pgina orientacin de la pgina
PASOS PARA
DESARROLLAR UN
PROYECTO
1. Esquematizacin del evento (gabinete)
2. Inicie el Project
3. Defina fecha de clculo del proyecto
4. Defina si en general, la programacin va a ser condicionada
por el esfuerzo
5. Escoja la unidad de medida de tiempo
6. Guarde el proyecto (nombre y ubicacin)
7. Ingrese tareas (principales, secundarias, repetitivas, hitos, etc.)
8. Calendarice tareas y defina duracin
9. Enlace las tareas (restricciones y tipos de relaciones)
10. Defina los calendarios especiales de recursos y del proyecto
11. Defina la forma de acumulacin de los costos
12. Defina recursos disponibles
13. Asigne recursos
14. Evaluacin y ajuste del proyecto
15. Control de ejecucin del proyecto
1. Ingreso de informacin de ejecucin de tareas
2. Ingrese informacin sobre demoras o anticipos (si es
necesario)
16. Evaluacin de avance del proyecto y reajustes
1. Guarde lneas de base del proyecto
 UTILITARIOS
Microsoft PROJECT PROJECT OUTLOOK
CA SUPERPROJECT ON TARGET
PROJECT SCHEDULER PROJECT EXCHANGE
TIME LINE ARTEMIS
MICRO PLANNER OPEN PLAN
INSTAPLAN EMS PLANTRAC
HPM Hardvard Project PRIMAVERA PROJECT
Manager PLANNER
SYZYGY VIEWPOINT
GRACIAS POR LA
ATENCIN