El Proceso Administrativo

Control
El Proceso Administrativo

Planificacin Direccin Control

Organizacin Motivacin
Metas Estructura Normas
Objetivos Liderazgo Medidas
Administracin Comunicacin
Estrategias de recursos humanos Comparaciones
Planes Comportamiento Accin
Individual de grupo
 CONTROL
1. INTRODUCCION
El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a
travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los
objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se
entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento,
sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
Definicin de control

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente
a un plan estratgico.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado

depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser
entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso

administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y
lo que la precede.
 Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a
los participantes dentro de los patrones deseados y evitar
cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y
expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay
una imagen popular segn la cual la palabra control est
asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en
las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin,
refuerzo, manipulacin e inhibicin. Don
de
Qu
Inicia
e
Tambin hay otras connotaciones para la palabra mos?
deci
sin
control: tom
o?
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos ms rpidos

Agregar valor

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

 BASES DEL CONTROL
Podramos decir que el control se basa en la consecucin de las
siguientes actividades:

Planear y organizar.

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los
que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.

El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la

consecucin de los objetivos.
 El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la
informacin

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
PASOS DEL PROCESO DE
CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para
establecer normas de desempeo con objetivos de planificacin,
para disear sistemas de reinformacin, para comparar los
resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia,
as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para
garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la
manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos
de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

 Establecer normas y mtodos para medir el
rendimiento.

Medir los resultados.

Tomar medidas correctivos .

Retroalimentacin
Principios de control

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle

el grado de control correspondiente. De la misma manera la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
 De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin
de los objetivos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que

se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de

control debe justificar el costo que este represente en tiempo
y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.
 De excepcin: El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente que funciones
estratgicas requieren el control.

De la funcin controladora: La funcin controladora

por ningn motivo debe comprender a la funcin
controladora
reas del control

Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de

produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la
empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin
es aquella donde se prestan los servicios; los principales
controles existentes en el rea de produccin son los
siguientes:
 Control de produccin
Control de calidad
Control de costos
Control de los tiempos de produccin
Control de inventarios
Control de operaciones Productivos
Control de mantenimiento y conservacin
Control de desperdicios
 rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender
o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas

Control de propaganda

Control de Costos

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los

recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el
flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea
financiera se presentan a continuacin:
Control presupuestario

Control de costos

rea de recursos humanos: Es el rea que administra al

personal, los principales controles que se aplican son los que
siguen:

Controles de asistencia y retrasos

Control de vacaciones

Control de salarios
Tcnicas para el control
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
 Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas
 Grfica de Gantt: Uno de los elementos ms importantes de
controlar es el desarrollo de la realizacin de actividades tanto
al tiempo que cada una de ellas implica para este efecto las
cartas o grficas.
 AUDITORIAS: El trmino auditoria va ligado a la deteccin de
fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones
importantes, desde validar la honradez y justicia de los
estados financieros, hasta proporcionar una base crtica para
decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las
externas y las internas.
 Auditorias externas: Es un proceso de verificacin que implica la evaluacin
independiente de las cuentas y los estados financieros de la organizacin. Se
revisan los activos y los pasivos, as como tambin los informes financieros
con el objetivo de verificar si estn completos y exactos. La auditoria es
realizada por personal contable.

Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organizacin. Su

propsito es ofrecer garanta razonable de que los activos de la organizacin
estn debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados
con la precisin y la confiabilidad suficiente para preparar los estados
financieros.
Fallas en el proceso de
control
Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas
y culpables en vez de causas y posibles soluciones.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no
ser demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al
sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio,
reacciona negativamente.
Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso.
Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se
vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas
correctivas.
CONCLUSIONES
GRACIAS