Sei sulla pagina 1di 49

PROCESOS DE

MEJORAMIENTO CONTINUO
PROCESOS DE MEJORAMIENTO
CONTINUO

Gestin de auditoras internas al


sistema integrado de gestin
Gestin de acciones preventivas y
correctivas
Revisin y compromiso de la direccin
Seguimiento y Medicin de
Indicadores de Gestin
PROCESOS DE MEJORAMIENTO
CONTINUO

GP 1000:2009
NTC ISO 14001:2004
OSHAS 18001:2007
NTC ISO 27001:2013
Gestin de auditoras internas al sistema
integrado de gestin
Auditora interna
Se debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditoras
internas para determinar si el Sistema de Gestin :
a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los
requisitos de esta norma y con los requisitos del Sistema de
Gestin de la Calidad establecidos por la entidad, y
b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva.
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir
las responsabilidades y los requisitos, para planificar y realizar
las auditoras, establecer los registros e informar de los
resultados.
Gestin de auditoras internas al sistema
integrado de gestin
Deben mantenerse registros de las auditoras y sus resultados
(vase numeral 4.2.4).
Planificar un programa de auditoras internas tomando en
cuenta :
El estado y la importancia de los procesos por auditar.
Los resultados de auditoras previas.

Se deben definir los criterios de la auditora interna, su alcance,


su frecuencia y metodologa. La realizacin de las auditoras
internas deben asegurar la objetividad e imparcialidad del
proceso de auditora. Los auditores no deben auditar su propio
trabajo.
Gestin de auditoras internas al sistema
integrado de gestin
El responsable del proceso que est siendo auditado debe
asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman
las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada
para:

Eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.


Las actividades de seguimiento deben incluir la
verificacin de las acciones tomadas y el informe de los
resultados de la verificacin (vase el numeral 8.5.2).

NOTA Vase la norma NTC-ISO 19011, para orientacin.


OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS

Establecer si el Sistema de Gestin ha sido


planeado y documentado adecuadamente.
Verificar si el Sistema de Gestin ha sido
implementado en toda la organizacin.
Informar sobre el estado de adecuacin
del Sistema de Gestin
OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS

Evaluar la eficacia de el Sistema de Gestin


respecto a los requisitos y los objetivos
planificados.
Identificar hallazgos (oportunidades de
mejoramiento), que posea Sistema de Gestin
incluidas sus debilidades y fortalezas.
Asegurar que los problemas reales o
potenciales identificados son corregidos y/o
prevenidos
AUDITORIA
Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensin en
que se cumplen los criterios de auditoria
Que es una auditoria?

Situacin real Referencia

Sistema de gestin :
Polticas, objetivos,
procedimientos,
Lo que se va Criterio de instructivos, requisitos
comparar legales, requerimientos
auditar auditoria

Establecer si hay concordancia

Informar el resultado a quien solicita la


auditoria
CONCEPTOS RELACIONADOS A LA
AUDITORIA
.
Cliente de la
Puede ser el auditado, la
Auditoria gerencia, los clientes u
Auditado
otra organizacin (partes Organizacin
Organizacin o interesadas)
persona que solicita que es auditada
una auditoria

No desempea rol de

Auditoria auditor

Experto Tcnico
Equipo Auditor
Persona que
Auditor Uno o ms auditores que suministra un
llevan a cabo una conocimiento
Persona con la
auditoria especfico o
competencia para llevar a
cabo una auditoria experiencia al equipo
auditor
ACTIVIDADES DE AUDITORIA

. Revisin
Inicio de Preparacin de la
documental
la auditoria auditoria
inicial

Actividades de
Auditoria auditoria en
sitio

Auditoria de Cierre de la Reporte de


seguimiento auditoria la auditoria
. CONCEPTOS RELACIONADOS AL PROGRAMA

Programa de Auditoria
Conjunto de uno o ms
auditorias planificadas para un
Criterio de Auditoria perodo de tiempo determinado Alcance de la
conjunto de polticas, y dirigidas hacia un propsito Auditoria
procedimientos o especfico
extensin y lmites de una
requisitos usados como auditoria
referencias
Plan de Auditoria
3. Conclusiones de la
descripcin de las
Auditoria
actividades en el sitio y
arreglos para una auditoria resultado de una auditoria
que proporciona el equipo
1. Evidencia de la auditor tras considerar los
Auditoria objetivos de la auditoria y
2. Hallazgos de la
registros, declaraciones todos hallazgos de la
de hechos u otra Auditoria
auditoria
informacin que sea resultados de la
pertinentes para los evaluacin de la
criterios de auditoria y que evidencia de la auditoria
son verificables reunida, contra los
criterios de auditoria
CONCEPTOS RELACIONADOS CON LOS
REQUISITOS
.
conformidad
cumplimiento de un
requisito

requisito
necesidad o
expectativa
establecida
generalmente
implcita u
obligatoria

no conformidad
incumplimiento de un
requisito
PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA

Preparar el Plan de Auditoria


Preparar documentos de trabajo (Listas de Verificacin).
Seleccionar el equipo auditor (Basado en los requisitos
definidos para el equipo)
Avisar al auditado y coordinar la fecha y hora de
ejecucin.
Asegurar la logstica de la auditoria.
No olvidar tener en cuenta detalles como sitios distantes,
reas, personas, turnos de trabajo, entre otros.
PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA

Objetivos y alcance de la auditora


Identificacin de las personas que tengan responsabilidades
directas con respecto a los objetivos y alcance.(Responsables de los
procesos.
Identificacin de los documentos de referencia
(tales como la norma aplicable del sistema y los
procedimientos o instructivos del auditado).
Identificacin de los miembros del equipo de auditora
Designacin del lder del equipo auditor
Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora
Hora y duracin esperados para cada actividad principal
de la auditora.
Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada de
publicacin del informe de auditoria
DOCUMENTOS DE TRABAJO

Listas de chequeo. Las listas de chequeo son


genricas o de uso limitado.
Formatos. La listas deben ser
especficas para un Sistema
Normas. de Gestin dado.
Prepararlas utilizando la
Leyes, Decretos, otros. documentacin de dicho
Sistema de Gestin.
Guas. Tener en cuenta la
secuencia lgica de las
actividades.
LISTAS DE VERIFICACION

BUEN USO
AYUDAN A LA MEMORIA
MAL USO
ASEGURAN EL
CUBRIMIENTO DE TODOS PUEDEN OBSTRUIR LA
LOS ITEMS COMUNICACIN
ASEGURA PROFUNDIDAD PUEDEN TENER
Y CONTINUIDAD EN LA OMISIONES DE
AUDITORIA IMPORTANTES PISTAS DE
AUDITORA
AYUDAN AL MANEJO DEL
TIEMPO
ORGANIZA LA TOMA DE
NOTAS
EJECUCION DE LA AUDITORA

1. Reunin de apertura

2. Recopilacin y verificacin de informacin.

3. Revisin de hallazgos de la auditora

4. Comunicar a los auditados reunin de retroalimentacin

5. Preparacin de la reunin de cierre- reunin de enlace

6. Reunin de cierre
REUNIONES EN LA EJECUCIN

Reunin de apertura.
Reuniones de enlace.
Reuniones de retroalimentacin
Reunin de cierre.
AGENDA DE LA REUNIN DE
APERTURA
Clasificacin de los
Presentar el equipo
hallazgos.
Objetivo, alcance y criterio
Confirmar que el personal
Revisin de los mtodos de est en conocimiento y
auditoria
disponible.
Explicacin acerca del
muestreo.
Confirmar logstica.

Aspectos de Confidencialidad. Confirmar guas.


Mtodo de reporte. Requisitos de seguridad.
Preguntas.
OBTENCIN DE LA INFORMACIN

Entrevistas
Revisin documental
(procedimientos y
registros).
Observacin
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS

Recoleccin y seleccin ( a travs de Fuentes de informacin


.
revisin de documentos
entrevistas, observacin otros)

Informacin
Verificacin

Evidencia de Auditora
Comparacin con los
criterios de Auditoria
Hallazgo de la Auditora
Comparacin contra los
objetivos de auditoria
Conclusiones de la Auditora
AGENDA DE LA REUNIN DE CIERRE

Agradecer a los auditados y Hallazgos


presentar de nuevo el equipo.
Resumen general.
Recapitular los objetivos,
alcance y criterios. Preguntas y
Revisar el cumplimiento del respuestas.
plan y los mtodos de Toma de Acciones
auditoria usados. correctivas y plazos.
Reportar las aspectos
Recomendaciones.
positivos y negativos.
Seguimiento.
Gestin de acciones preventivas y
correctivas
8.5.1 Mejora continua

La entidad debe mejorar continuamente la


eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de
Gestin de la Calidad mediante el uso de la
poltica de la calidad, los objetivos de la calidad,
los resultados de las auditoras internas, el
anlisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas y la revisin por la direccin.
Gestin de acciones preventivas y
correctivas
No conformidad, accin correctiva y accin preventiva
La organizacin debe establecer, implementar y mantener
uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades
reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones
preventivas:
Los procedimientos deben definir requisitos para:
a) la identificacin y correccin de las no conformidades y
tomar las acciones;
b) la investigacin de las no conformidades, determinando sus
causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que
vuelvan a ocurrir.
c) la evaluacin de la necesidad de acciones para prevenir las
no conformidades y la implementacin de las acciones
apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia;
Gestin de acciones preventivas y
correctivas
d) el registro de los resultados de las acciones preventivas y
acciones correctivas tomadas; y
e) la revisin de la eficacia de las acciones preventivas y
acciones correctivas tomadas.

Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en relacin a la


magnitud de los problemas e impactos ambientales
encontrados.
La organizacin debe asegurarse de que cualquier cambio
necesario se incorpore a la documentacin del sistema de
gestin.
Gestin de acciones preventivas y
correctivas
NOTA 1: Cuando un riesgo se materializa es
necesario tomar acciones correctivas para evitar
o disminuir la probabilidad de que vuelva a
suceder.

NOTA 2: Para evitar que los riesgos se


materialicen, disminuir su probabilidad de
ocurrencia o su impacto es necesario tomar
acciones preventivas.
NO CONFORMIDAD

INCUMPLIMIENTO
DE UN REQUISITO
NO CONFORMIDAD

Puede ser el incumplimiento a un requisito de


la Norma , un incumplimiento de las
disposiciones establecidas por la organizacin
dentro del sistema de gestin y/o un
incumplimiento de los requisitos establecidos
por el cliente o por los requisitos legales,
reglamentarios o tcnicos.
ACCION CORRECTIVA

ACCION TOMADA
PARA ELIMINAR LA
CAUSA DE UNA NO
CONFORMIDAD
DETECTADA.
ACCION CORRECTIVA

PUEDE EXISTIR MAS EXISTEN


DE UNA CAUSA PARA DIFERENCIAS ENTRE
LA NO ACCION CORRECTIVA
CONFORMIDAD y CORRECCION.
CORRECCION

UNA CORRECION PUEDE


ACCION TOMADA PARA TOMARSE JUNTO A ACCION
ELIMINAR UN A NO CORRECTIVA.
CONFORMIDAD
ACCION PREVENTIVA

ACCION PARA ELIMINAR LA


CAUSA DE LA NO
CONFORMIDAD POTENCIAL U
OTRA SITUACION
POTENCIALMENTE NO
DESEABLE
Requisitos para acciones correctivas y
acciones preventivas
ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS

IDENTIFICAR LAS NO DETERMINAR LAS NO


CONFORMIDADES CONFORMIDADES
DETERMINAR LAS CAUSA DE LAS POTENCIALES Y SUS CAUSAS.
NO CONFORMIDADES. EVALUAR LA NECESIDAD DE
EVALUAR LA NECESIDAD DE ACTUAR PARA EVITAR LA
TOMAR ACCIONES PARA EVITAR OCURRENCIA DE LAS NO
SU RECURRENCIA CONFORMIDADES
DETERMINAR E IMPLEMENTAR DETERMINAR E IMPLEMENTAR
LAS ACCIONES LAS ACCIONES
REGISTRAR LOS RESULTADOS DE REGISTRAR LOS RESULTADOS
LAS ACCIONES TOMADAS DE LAS ACCIONES TOMADAS
REVISAR LA EFICACIA DE LAS REVISAR LA EFICACIA DE LAS
ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES
TOMADAS PREVENTIVASTOMADAS
CLAVES PARA DESCRIBIR UNA NO
CONFORMIDAD

AL DILIGENCIAR UNA NO
CONFORMIDAD SE DEBE
TENER EN CUENTA:
DESCRIPCION PRECISA Y
CORRECTA BASADA EN
HECHOS Y EVIDENCIA
OBJETIVA MEDIANTE
REFERENCIAS APROPIADAS
DE LA NO CONFORMIDAD
CLAVES PARA DESCRIBIR UNA NO CONFORMIDAD

Usar palabras simples


Usar Palabras exactas
Identificar la no
conformidad sobre
hechos cumplidos
Evitar el uso de
abreviaciones
Evitar el uso de siglas
CLAVES PARA DESCRIBIR UNA NO
CONFORMIDAD
Deben existir al menos (3) partes para una No conformidad bien
documentada

LA EVIDENCIA Lista de hallazgos, respaldados con


evidencias objetivas o atestiguadas
por el auditado.

LA REFERENCIA Al requisito de la norma y/o manual


de calidad o procedimiento. Un
requisito a la vez, el que ms aplica.

LA EVIDENCIA Lista de hallazgos, respaldados con


evidencias objetivas o atestiguadas
por el auditado.
ANALISIS DE CAUSA
Acciones correctivas Acciones preventivas

En el momento en que se En el momento en que se


detecta una no conformidad detecta una no conformidad
real se deben establecer las potencial, se deben establecer
causas del por que ocurri la las causas de la ocurrencia una
no conformidad no conformidad potencial
ANALISIS DE CAUSA
La investigacin y deteccin de
las causas, se pueden realizar
a travs de algunas tcnicas o
herramientas como: Lluvia de
ideas o Diagrama causa efecto
y los (5)por qu
ANALISIS DE CAUSA
En el analisis de causa se debe Es importante mencionar que
llegar a la causa origen o causa en la causa raiz no se debe
raiz de la no conformidad real repetir el resultado o la causa
o potencial directa:
Ej:
(por ejemplo, alguien que no
ha seguido un proceso sera
causa directa; determinar por
qu alguien no sigui un
proceso que conduzca a la
verdadera causa raz)
ANALISIS DE CAUSA

Por qu?
Problema Por qu?
Por qu?
Sntomas Por qu?
Por qu?

Causas aparentes ?
Causas Reales

CAUSA RAZ
TECNICA DE LOS 5 o 3 POR QUs ???
ANALISIS DE CAUSA
.

DIAGRAMA CAUSA EFECTO


ANALISIS DE CAUSA
LLUVIA DE IDEAS COMO SE UTILIZA?
1. Escoger el facilitador
2. Escribir en un tablero la no
La lluvia de ideas es una tecnica conformidad.
de grupo para originar ideas en
3. Escribir las ideas de
un ambiente mas relajado. La manera concreta y precisa.
lluvia de ideas genera mas y
4. No generar criticas sobre
mejores ideas que las que los las ideas de los Demas.
individuos podian producir de 5. Revisar la lista para
una manera separada verificar su comprension.
6. Retirar las duplicaciones y
temas sin relevancia
llegando a un concenso
ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES
PREVENTIVAS
Es importante mencionar
Para determinar la accin a realizarse,
se debe describir teniendo en cuenta: que las acciones correctivas
Qu no deben considerar solo la
Cundo correccin.
Dnde
Quien
Con que recursos
En que plazo

Las acciones correctivas o preventivas


deben establecerse teniendo en
cuenta la causa principal de la no
conformidad real o potencial, es decir
deben ser coherentes con la causa
raz.
Seguimiento a las Acciones
El responsable de la accin
debe realizar un control sobre
el cumplimiento de las
Acciones Correctivas y
Preventivas y correcciones de
acuerdo a los plazos
establecidos en el plan de
accin y registrar los
resultados de las acciones
tomadas.
Revision de la eficacia de las acciones
La eficacia de una accin correctiva o preventiva se identifica por:

La ejecucin de los planes de accin y correcciones.


La coherencia de las causas y las acciones correctivas.
Eliminacin definitiva de las causas de la No conformidad real o
potencial
La no recurrencia de la no conformidad real
La desaparicin definitiva de los riesgos de una No conformidad
potencial
La no ocurrencia de la no conformidad potencial.
Es importante en la administracion de las
acciones correctivas y preventivas que .
Las acciones correctivas y las Identificar No conformidades
recurrentes o repetitivas
acciones preventivas deben
Determinar la eficacia de las
ser revisadas y analizadas acciones .
periodicamente para: Evaluar la generacion de
acciones preventivas versus las
correctivas.
Establecer el impacto y el costo
de las no conformidades reales
y potenciales.
Implementar las mejoras
obtenidas a partir de la creacion
de acciones correctivas y
preventivas dentro del sistema
de gestin.
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN !!!

Potrebbero piacerti anche