QU ES EL TRMITE DOCUMENTARIO? Proceso que permite a las empresas tener control de la ubicacin fsica y estatus actual y pasado de los documentos que llegan.
Ing. Pablo Chero Menke
IMPORTANCIA ADMINISTRACIN : Toda empresa gestiona y recibe documentos para verificar proyectos, llevar investigaciones, tomar decisiones, responder trmites. COMUNIDAD Y ESTADO: Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, empresa y estado. DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL: Por medio de las polticas , planes y programas de D.E.S de los gobiernos. DESARROLLO CIENTFICO Y TECNOLGICO: Los archivos apoyan el avance tecnolgico y cientfico.
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OBJETIVOS DEL ARCHIVO Asegurar una perfecta conservacin de los documentos. Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de informacin. Mantener en reserva , bajo seguridades los documentos legales ( Contratos, Escrituras, Formacin de empresa)
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a) LA SOLICITUD Es un documento escrito por una empresa o personas a una entidad pblica solicitando algo. Ejemplos: Traslado de matrcula Certificados de estudios Certificado de Antecedentes Judiciales Rectificacin de nombre Partida de nacimiento
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Partes de una Solicitud Sumilla Destinatario Generales de ley El texto La despedida La fecha Firma
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b)EL MEMORANDUM Es un documento que se usa en las comunicaciones internas de una empresa , de texto breve. Ejemplos: Citacin Llamado de atencin Mantenimiento de equipos Invitaciones
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Partes de un Memorandum Encabezamiento Membrete de la institucin La palabra Memorando N A o Al De o Del Asunto: Fecha El Texto Despedida Firma
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c)LA CARTA Escrito que una persona dirige a otra. Ejemplos: Carta Familiar Carta Social Carta de presentacin Carta de invitacin Carta Comercial Carta Crdito Carta de reclamos
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Partes de una carta Membrete Firma Destinatario Vocativo Texto Despedida Lugar y fecha de expedicin Antefirma Puesto de responsabilidad
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d) EL OFICIO Es un documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas , rdenes, informes. Se utilizan en instituciones como: Ministerios , embajadas, municipios, colegios, oficinas de gobierno, etc. Ejemplos: Llevar gestiones : Acuerdos, invitacin, felicitacin, colaboracin, de agradecimiento.
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Partes del oficio: Membrete Clasificador: Asunto-Mesa-Nmero Destinatario Introduccin Texto Despedida Lugar y fecha Firma Referencias finales Iniciales de Responsabilidad Ing. Pablo Chero Menke e)EL MEMORIAL El memorial es un documento semejante a la solicitud cuya peticin es de inters colectivo o pblico .Slo se dirige a los organismos estales o privados. Ejemplos: Solicitando apoyo a la municipalidad. Mejoras de asfaltado. Servicio de agua potable. Servicio de luz elctrica. Revocar una autoridad pblica. Ing. Pablo Chero Menke Partes del memorial Sumilla Destinatario Datos del solicitante Contenido Remate Fecha Firma
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Ejemplo
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e)INFORME Es un documento mediante el cual se da a conocer a la autoridad superior algn asunto encomendado. Ejemplos: Resultado de evaluacin de trabajadores. Rendimiento de las mquinas.
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PARTES DE UN INFORME Encabezamiento: Al centro de la parte superior INFORME Las siguientes palabras: A o AL: DE o DEL: ASUNTO: Fecha Introduccin Texto de informe Frmula de cumplimiento Firma y sello.