1 Requerimientos Administrativos para la Gestin de Almacenes (Polticas de Almacn)

1.1. Todo artculo que se suministre a los usuarios debe de realizarse mediante un movimiento de entrada o salida en el sistema y este se
realiza al momento de la transaccin generando un registro.

1.2. Bajo ningn motivo se recibe material a consignacin de proveedores para posible utilizacin de algn usuario.

1.3. Los materiales que se recepcionen deben estar avalados por una orden de compra (O.C.) vigente y debidamente autorizada.

1.4. Todo material que se reciba debe estar acorde a lo requerido en la orden de compra y concordar en cuanto al costo de cada artculo.

1.5. Toda recepcin de material estructural debe ser validada por el rea de control de calidad, de no ser as, no se recibe.

1.6. No se reciben materiales sustitutos que varen en costos que sean diferentes a la O.C, aunque lo valide el usuario.

1.7. No se debe de recibir ningn material de una O.C. si est referenciada su entrega en otra instalacin o almacn, la entrada solo se da en
el almacn de origen documentado en la O.C. En caso de que el almacn de origen documentado en la O.C. no pueda recibir el material, se
debe redireccionar el envo del mismo.

1.8. Las facturas de los artculos suministrados deben ser del mes en curso.

1.9. No se recibe ninguna O.C. que se encuentre cancelada.

1.10. Ningn usuario debe auto suministrarse el material que requiera de las reas de almacenamiento, toda entrega de material es a travs
de personal de almacn tierra y a bordo.
1.11. Las reas de recepcin y/o suministro de materiales, no deben utilizarse para el almacenamiento de artculos.

1.12. Semanal y mensualmente se revisan las entradas y salidas emitidas en el sistema vs. el cierre para evitar diferencias.

1.13. Solo se deben cancelar o modificar partidas a las cuales se les haya dado entrada en el sistema, si se encuentra autorizada la
cancelacin o modificacin por el coordinador administrativo.

1.14. Todo material y/o artculo que no haya utilizado el usuario y lo regrese al almacn, se debe de recuperar con el costo de entrada,
rastreando el movimiento que gnero su salida.

1.15. Los materiales o artculos que tengan cdigo asignado en el sistema y requieran enviarse como terceros deben ser autorizados por el
jefe de almacenes.

1.16. Cuando el usuario entregue a almacn un artculo bajo su resguardo por trmino de uso, se debe cancelar el documento
correspondiente y posteriormente si requiere ser asignado a otro usuario, se debe generar un nuevo resguardo.

1.17. Todo material o articulo propiedad del cliente externo, debe controlarse por medio del mdulo terceros del Sistema SICA.

1.18. No deben existir cdigos de materiales o artculos en el concepto terceros en un almacn.

1.19. Todo material o artculo que no tenga O.C. y sea propiedad del proveedor para efectuar algn servicio o trabajo, debe manifestarse por
medio del mdulo manifiesto terceros.

1.20. Todo movimiento de chatarra se documenta y es autorizado por el coordinador administrativo para su disposicin.
1.21. Todos los materiales almacenados deben encontrarse debidamente protegidos contra perdida o dao.

1.22. El traspaso de materiales entre compaas (CAMSASMC / SMC-CAMSA), se debe realizar mediante el proceso de compras.

1.23. Cualquier situacin imprevista, de duda o de controversia, se debe comunicar inmediatamente al jefe de almacenes de la zona o en su
defecto al coordinador administrativo de la zona.

1.24. Los documentos generados en el sistema SICA (Documentos Oficiales) por los almacenes, son los nicos que se deben recibir o sellar
para recepcin o salida de materiales.
Identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin

2.1. Identificacin

2.1.1. Todo material debe tener una identificacin, esta puede ser el cdigo, ubicacin en sistema, tarjeta kardex y/o
pintando el cdigo en el material y/o estampando mediante dados de golpe el nmero y/o poniendo un rtulo en el
empaque.

2.2. Manipulacin

2.2.1. El personal que realiza maniobras de carga y descarga, debe de utilizar accesorios y equipo de capacidad o
condiciones de uso seguro.

2.2.2. Los artculos se deben de manipular cuidando que no se realice un dao o deterioro, dependiendo su naturaleza y
recomendaciones del proveedor.

2.2.3. Los artculos o equipos deben de estibarse de manera adecuada, a fin de evitar dao en sus partes, accesorios o
instrumentos. Para la estiba es necesario que el personal considere las recomendaciones del proveedor y la estiba de
productos de menor peso en las partes altas.

2.2.4. Los productos corrosivos o inflamables deben de manejarse de uno a la vez y evitar rodarlos o aventarlos,
asimismo contar con el equipo de seguridad requerido para su manipulacin.
2.3. Embalaje

2.3.1. El embalaje dependiendo el tipo de artculo a enviarse o resguardarse, se debe de efectuar con: hule esponja,
plstico, unicel, cartn, cabo de polipropileno, cajas, contenedores, flejes u otro medio, para evitar su dao.

2.3.2. La identificacin del destino final as como del manejo preventivo al que deba someterse los artculos se debe de
realizar con etiquetas o con marcador (Ejemplo: no voltear, no estibar ms de 3, hacia arriba, etc.).

2.3.3. Para el movimiento de artculos es necesario apegarse a las especificaciones del cliente o proveedor.

2.3.4. El estado del artculo debe permanecer identificado (establecer etiqueta de identificacin para el manejo de
materiales).

2.3.5. Para su identificacin y/o trazabilidad se debe de anotar sobre el material o embalaje el nmero de requisicin,
orden de compra o manifiesto.

2.3.6. Para garantizar que los documentos de embarque se entreguen en el destino al que se enva el artculo, se debe
de enviar correo electrnico.

2.3.7. Para evitar que se dae o extrave el material en el trayecto, no se debe de mandar suelto.

2.3.8. Cuando un material requiera condiciones especiales de embalaje, el encargado de almacn, solicitara al superior
inmediato del usuario, su apoyo para realizar el embale de acuerdo a las caractersticas que requiere el material.
2.4. Almacenamiento

Se debe almacenar en el rea o local que le corresponde, estibar y proteger segn su tipo, con el fin de evitar su dao o
deterioro, mientras est pendiente de uso.

Durante su identificacin y almacenamiento ser necesario cumplir con los siguientes criterios:

2.4.1. Aquellos artculos que su almacenamiento a la intemperie afecte su calidad, se deben proteger en lugares que
estn bajo techumbre y en caso de que no se pueda por cuestiones de espacio o dimensiones estos se protegern con
lonas.
2.4.2. Durante la estiba y almacenamiento se debe de cumplir con las recomendaciones del proveedor de acuerdo a lo
indicado en los empaques.
2.4.3. Las refacciones en anaquel se deben de almacenar y mantener en su envase original o en bolsas de polietileno
y/o cajas de cartn.
2.4.4. Los productos se ordenaran y acomodaran de modo que se permita optimizar su acomodo y validacin.
2.4.5. Para el almacenamiento de pinturas, se deben seguir las recomendaciones del fabricante, guardndose estas en
reas ventiladas.
2.4.6. Almacenar el material corrosivo e inflamable en el lugar destinado para ello, conforme a lo requerido por la NOM-
005-STPS, Relativa a las condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo para el manejo, transporte y
almacenamiento de sustancias qumicas peligrosas.
2.4.7. El equipo elctrico y electrnico se debe de mantener bajo condiciones bajas de humedad, polvo y a una
temperatura de 32 C 2 C, es recomendable almacenarse en un cuarto seco.
2.4.8. La soldadura que se encuentre en cajas cerradas se debe de almacenar en un ambiente seco y libre de humedad.
2.5. Proteccin

2.5.1. La entrega de artculos se requiere realizar a travs de aquellos artculos que tengan mayor tiempo de
almacenamiento, para mantener una rotacin adecuada de stos y evitar caducidad.

2.5.2. Mediante las revisiones o recorridos peridicos se realiza una evaluacin del estado que guardan los
artculos, para detectar cualquier deterioro fsico. En esta evaluacin se deben de identificar aquellos artculos
que estn prximos a caducar o deteriorados y realizar las acciones para su disposicin

2.5.3. Todo material al que se le vaya a dar una disposicin por deterioro, despus de verificar que no
cumple con las caractersticas para las cuales fue solicitado; de manera previa se le debe de notificar al usuario
cuando ste afecte algn proyecto, para que se emita una disposicin del bien.

2.5.4. Cuando se verifica que el material no afecta proyecto alguno y requiere disposicin por deterioro, de
debe de proceder a la baja de manera inmediata, previa autorizacin del responsable de rea y del jefe de
almacenes.
Modulo de Entrada de Materiales

1. Entrada
1.1. Almacn terrestre mediante O.C. (Orden de Compra)
1.1.1. Revisa que el artculo venga acompaado de la Requisicin, O.C., factura y/o pedimento de importacin.
1.1.1.1. Se direcciona el proveedor al rea de compras, para efectuar las modificaciones necesarias al documento, cuando no corresponden los
costos o alguna caracterstica del artculo a recibir, con la factura y O.C.

1.1.2. Solicita la inspeccin del artculo al rea de control de calidad.

1.1.2.1. Cuando se trata de equipos y/o materiales permanentes, solicita la inspeccin al rea de ingeniera. Pasa a la actividad 2

1.1.3. Coteja que el artculo corresponda a lo indicado en la orden de compra.

1.1.3.1. Si algn artculo no cumple, lo notifica al usuario y/o al rea de control de calidad, quienes determinan si se acepta condicionado o se
rechaza.

1.1.4. Acusa de recibo en la factura al proveedor y/o transportista, mediante sello, fecha, firma y remite copia al jefe de compras.

1.1.5. Captura la orden de compra en el sistema, asegurndose que la informacin que se ingresa incluya: nmero de orden de compra, cdigo
del artculo, descripcin, unidad de medida, ubicacin, precio unitario, cantidad.

1.1.6. Escanea y archiva copia en el expediente.

1.1.7. Asigna ubicacin del artculo en sistema.
1.1.8. Coloca el artculo en la ubicacin asignada en sistema.
1.1.9. Enva diariamente va correo electrnico la relacin de los artculos recibidos; al solicitante, encargados de rea, jefaturas, Gerencias y
Coordinacin administrativa, para su seguimiento y control.
1. Entrada

1.2. Almacn terrestre mediante O.S. (Orden de Servicio)

1.2.1. Revisa documentacin completa, O.S., factura, generadores, bitcora o soportes que validen la realizacin del servicio.
1.2.1.1. Se direcciona el proveedor al rea de compras, para efectuar las modificaciones necesarias al documento, cuando no
corresponden los costos y caractersticas del servicio con la factura y O.S.

1.2.2. Corrobora que las firmas de recepcin y autorizacin del servicio sean las correspondientes al usuario que valid el
mismo.
1.2.2.1. Si las firmas no coinciden, se notifica al usuario y/o al rea de control de costos, quienes determinan si se acepta o se
rechaza la documentacin presentada por el proveedor.

1.2.3. Captura la orden de servicio en el sistema, asegurndose que la informacin que se ingresa al sistema incluya: nmero
de orden de servicio, numero de factura y observaciones.

1.2.4. Acusa de recibo en la factura al proveedor, mediante sello, fecha, firma y remite copia al jefe de compras.

1.2.5. Escanea y archiva copia en el expediente.

1. Entrada

1.3. Almacn embarcaciones

1.3.1. Recibe va correo electrnico del encargado de almacn tierra, el manifiesto de embarque de los artculos.

1.3.2. Recibe y verifica los documentos de embarque que le entrega el capitn de la embarcacin transportista.
1.3.2.1. Cuando los documentos de embarque no correspondan a los especificados en el lineamiento 5.1.24, no se recibe ni sella el
material por tratarse de documentos apcrifos.

1.3.3. Recibe contenedor con los artculos y solicita la inspeccin al rea de control de calidad. Pase a la actividad 2.

1.3.4. Si esta requerido en la O.C., revisa que los artculos tengan: certificado de calidad, certificado de calibracin, hojas de datos,
manuales, planos, especificaciones tcnicas, etc.
1.3.4.1. Cuando el contenedor se recibe con el sello de seguridad violado, se toma evidencia fotogrfica y se informa va correo
electrnico al jefe de almacn.

1.3.5. Captura las partidas del manifiesto en el sistema, asegurndose que la informacin que se ingresa incluya: nmero de manifiesto,
cdigo del artculo, descripcin, unidad de medida, ubicacin y cantidad.
1.3.6. Asigna ubicacin del artculo en sistema.

1.3.7. Coloca el artculo en la ubicacin determinada.

1.3.8. Enva diariamente va correo electrnico a los solicitantes la relacin de los artculos recibidos, al encargado del envi y al jefe de
almacenes.
 1 2 3

4 5

5 6

Criterios a tomar en cuenta para la entrada de materiales:

1.- Elegir el tipo de entrada.
2.- Seleccionar Documento.
3.- Asignar nombre de quien recibe el material.
4.- Revisar datos del documento contra la O.C. o manifiesto que presenta el sistema.
En caso que sea O.C. revisar si as esta solicitado, los certificados de calidad, manual de operacin, calibracin, etc.
5.- Revisar cantidad de material a recibir del documento contra la O.C. o manifiesto que presenta el sistema.
6.- Revisar Costos y tipo de moneda del documento contra la O.C. que presenta el sistema.
Criterios a tomar en cuenta para la entrada de materiales:
1.- No se recibe material que no tenga documentacin completa.
2.- Todo material debe estar de acuerdo a lo manifestado en la O.C., no se aceptan materiales similares a lo solicitado.
3.- Toda Orden de Servicio debe estar debidamente soportada con documentos que avalen la realizacin del servicio.
4.- Estrictamente hay que revisar los tipos de moneda de la O.C. y factura con la que entrega el proveedor.
5.- No se permite hacer cambios a las documentacin que presenta el sistema, si esta no esta previamente autorizada por el Jefe de
Almacenes.
6.- A todo material debe asignarse una ubicacin, y no dejarlo separado en un apartado.
7.- No se sella documentacin de materiales que no estn completos, as sea una pieza la que falte.
Modulo de Inspeccin de Materiales

2. Inspeccin de artculos

2.1. Realiza la inspeccin del artculo de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para la inspeccin al recibo de
material permanente y/o equipo C-GCA-51. Segn corresponda:

2.1.1. Si la inspeccin se deriva de la entrada a Almacn terrestre mediante O.C. (Orden de Compra). Pase a la
actividad 1.1.4

2.1.2. Si la inspeccin se deriva de la entrada almacenes de embarcaciones. Pase a la actividad 1.3.5.

Modulo de Salidas

3. Salida

3.1. Almacn tierra / obra.

3.1.1. Recibe de usuario la solicitud de materiales / servicios FRI-AL-01-1, debidamente autorizada (Ver instructivo
ITO-7.5-AL-01 llenado de solicitudes de materiales y servicios).

3.1.2. Verifica existencias en sistema:

3.1.2.1. En caso de que haya, procede a la elaboracin de vale de salida A-ALM-02F1, descarga la informacin del
mismo en sistema y entrega artculo al usuario.

3.1.2.2. En caso de que almacn no tenga lo solicitado, procede a elaborar la requisicin de artculos/servicios FRI-AL-
02-1 (Ver instructivo ITO-7.5-AL-02 llenado de requisicin de artculos/servicios) y la enva al departamento de
compras.
Modulo de Salidas

3.2. Embarcacin.

3.2.1. Recibe de usuario la solicitud de materiales / servicios FRI-AL-01-1, debidamente autorizada (Ver instructivo
ITO-7.5-AL-01 llenado de solicitudes de materiales y servicios).

3.2.2. Verifica existencias en sistema;

3.2.2.1. En caso de que haya, procede a la elaboracin del vale de campo y entrega artculo al usuario.

3.2.2.2. En caso de que almacn no tenga lo solicitado, se informa al usuario mediante correo electrnico para que
realice la solicitud a su departamento correspondiente.

3.2.3. Descarga salidas fsicas en sistema y genera los vales de salida, al concluir su jornada laboral, corroborando que
la salida de artculos quede reflejada el mismo da de la operacin

3.2.3.1. Cuando se trate de equipos de seguridad se elabora la tarjeta de control de equipos de seguridad A-ALM-02F8.

3.2.4. Recopila firma en el vale de salida con el responsable de rea.

3.2.5. Actualiza salida de artculos en las tarjetas kardex de identificacin para el control fsico.
Modulo de Salidas

3.3. Mediante traslado de artculos a almacn de obra o embarcacin.

3.3.1. Recibe del usuario la solicitud de materiales FRI-AL-01-1 (Ver instructivo ITO-7.5-AL-01 llenado de solicitudes
de materiales y servicios) o correo electrnico.

3.3.2. Elabora el manifiesto de carga A-ALM-02F3 y lo entrega al gerente de rea para su autorizacin. Pase a la
actividad 4

3.3.3. Solicita la hora de arribo de la embarcacin y realiza el embarque de artculos. Pase a la actividad 5.

Modulo de Traslado de Materiales

Autorizacin del Traslado de artculos

4.1. Verifica que el manifiesto de carga incluya todos los artculos requeridos y autoriza el traslado de los mismos.
4.1.1. Si el manifiesto proviene de la salida de materiales a embarcacin (Actividad 3.2). Pase a la actividad 3.3.3.
4.1.2. Si el manifiesto proviene del embarque terrestre (Actividad 5.1.). Pase a la actividad 5.1.4.
Modulo de Embarques

5. Embarque

5.1. Terrestre.
5.1.1. Recibe del usuario solicitud detallada de embarque mediante correo electrnico.
5.1.2. Verifica existencias de los artculos:
5.1.2.1. En caso de que haya los artculos solicitados, realiza consolidado de los mismos y coteja vs documentos
requeridos.
5.1.2.2. En caso de que no hayan los artculos solicitados, se informa va correo electrnico a usuario para que realice
la solicitud correspondiente.
5.1.3. Elabora el manifiesto de carga A-ALM-02F3 y lo entrega al gerente de rea para su autorizacin. Pase a la
actividad 4
5.1.4. Realiza embalaje de artculos para embarque.
5.1.4.1. Cuando los artculos van a una embarcacin, los auxiliares de almacn trasladan los artculos a muelle y con
apoyo del equipo de carga (Gra, montacargas, etc.) se ubica en la embarcacin.
5.1.4.2. En el caso de que se embarque los artculos por muelle de PEMEX, genera el manifiesto de carga va Pemex y
se entrega al usuario para que gestione firmas correspondientes.
5.1.5. Carga a transporte artculos y enva a destino.
5.1.6. Solicita acuse de recibo por destino en el manifiesto de carga.
5.1.7. Enva correo electrnico a jefe de almacn y usuarios interesados, la relacin de los artculos embarcados y
adjunta reporte fotogrfico
Modulo de Embarques

5.2. Mediante devolucin a proveedor

5.2.1. Gestiona con el rea de compras devolucin a proveedor por uso de garanta o cambio.

5.2.2. Entrega manifiesto A-ALM-02F3 al proveedor, junto con artculos permanentes o consumibles a devolucin o
cambio.
Modulo de Traspaso

6. Traspaso

6.1. De artculos entre almacn de la misma empresa.

6.1.1. Recibe solicitud va correo electrnico para el movimiento de artculos.

6.1.2. Realiza formato para traspaso (A-ALM-02F4)
6.1.3. Enva artculos a destino.
6.1.4. Solicita acuse de recepcin de artculos en formato A-ALM-02F4, con sello y firma.

6.2. De artculos entre empresas.

6.2.1. Recibe del usuario la solicitud de materiales / servicios FRI-AL-01-1, debidamente autorizada (Ver instructivo
ITO-7.5-AL-01 llenado de solicitudes de materiales y servicios).
6.2.2. Verifica existencias en sistema de ambas empresas (CAMSA o SMC).
6.2.2.1. Cuando la existencia se encuentre en el almacn de la empresa distinta a la del solicitante (solicita CAMSA y el
artculo lo tiene SMC o viceversa) procede a elaborar la requisicin de artculos/servicios FRI-AL-02-1 para pasar al
proceso de compras establecido (Ver instructivo ITO-7.5-AL-02 llenado de requisicin de artculos/servicios).
6.2.3. Despus de verificar que se cuenta con la documentacin completa, se realiza el proceso de entrada terrestre A-
ALM-02F2 mediante orden de Compra a la empresa solicitante.
6.2.4. Se elabora el vale de salida A-ALM-02F1 o manifiesto de carga A-ALM-02F3 y se entrega el material.
Modulo de Resguardos

7. Resguardo

7.1. Terrestre o abordo

7.1.1. Recibe del usuario solicitud de herramienta, equipo o mobiliario.

7.1.2. Verifica existencia de lo solicitado.
7.1.2.1. En caso afirmativo elabora vale de resguardo A-ALM-02F5 con los datos del artculo entregado para el control
del mismo y entrega al usuario para que ste recopile la firma de autorizacin de su superior inmediato.
7.1.2.2. Suministra herramientas o equipos a usuario, despus de que ste ha entregado a almacn el resguardo
autorizado y archiva resguardo fsico para seguimiento del bien.
7.1.2.3. En caso de que no haya lo solicitado. Pasa a la actividad 3.1.2.2.
7.1.3. Cuando se reciba notificacin de baja, traslado de personal a compaas filiales o para el caso del personal de
abordo previo a su desembarque, se realiza revisin de resguardos para identificar adeudos.
7.1.3.1. Si el personal tiene adeudos se solicita la herramienta, equipo o mobiliario bajo su resguardo y posterior a su
entrega a almacn, genera y entrega al usuario vale de no adeudo A-ALM-02F7.
7.1.3.2. En caso de extravo o dao del bien bajo resguardo del usuario, informa mediante correo electrnico a
recursos humanos para que se efecte el cargo correspondiente.
7.1.3.3. Elabora informe de herramienta y/o equipos A-ALM-02F6, anexando la copia del resguardo del bien perdido
o daado, recaba firma del jefe de rea y enva al jefe de almacn, quien contina el trmite ante la gerencia de rea
correspondiente, para efecto de definir la baja o reparacin del "bien" o responsabilidad que resulte.