344-Contabilidade e Fiscalidade

344032- Tcnica de Contabilidade

653- Arquivo: Organizao e Manuteno

Curso: Tcnico de Contabilidade 1

Tcnicas de Arquivo

Curso: Tcnico de Contabilidade 2

 Tcnicas de Arquivo

So tcnicas, formas,
processos de classificao
de documentos, que visam
uma melhor organizao
gesto e utilizao de
ficheiros e arquivos.

Curso: Tcnico de Contabilidade 3

 Definio de Arquivo
Conjunto de
documentos, qualquer
que seja a sua data, a
sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou
recebidos por um
organismo pblico ou
privado, em funo da
sua actividade e
conservado para efeitos
administrativos.

Curso: Tcnico de Contabilidade 4

 Principais funes:
Recolher e Ordenar a Conservao da
documentao: mediante a documentao: no s
recolha, registo e mediante a utilizao de
classificao dos equipamento adequado
documentos; (armrios, ficheiros, etc.),
Fornece os documentos como tambm,
solicitados com rapidez proporcionando condies
para os diversos servios; ambientais ideais de forma a
Controlar os actos no se danificarem os
administrativos; suportes (sob a aco da
humidade, calor e frio, entre
outros).

Curso: Tcnico de Contabilidade 5

 Principais funes:

O arquivo a forma de pesquisa para todos os

sectores administrativos, funcionando como
fonte de informaes para futuras tomadas de
decises do empresrio ou de qualquer outro
executivo.

Nabais, Carlos, Prticas Administrativas, Editorial Presena

Curso: Tcnico de Contabilidade 6
 Tipos de Arquivo:
Tendo em conta as entidades que lhes do origem, os
arquivos podem ser:

Pblicos: estatais, municipais;

Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associaes;
Comerciais: empresas;
Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.

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 Local do Arquivo
O local de instalao do
arquivo deve ter em conta:
Localizao: deve ser
acessvel e com capacidade
para se expandir;
Iluminao: ampla,
repartida e sem incidncia
directa do sol;
Ventilado: ventilao
natural, constante e
regulvel;
Curso: Tcnico de Contabilidade
Higienizao: limpo, bem
cuidado, com desinfestao
peridica;
Disposio: fcil consulta e
conservao, espao livre
para deslocao.
Segurana: contra incndio,
roubo, infiltraes, entre
outros.
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 Para organizar um arquivo
necessrio:
identificar a actividade da
instituio ou empresa e da
rea onde trabalha;
relacionar e organizar os
diferentes documentos;
identificar os documentos
que so criados no decorrer
da actividade da empresa.

Curso: Tcnico de Contabilidade 9

 Para organizar um arquivo
necessrio:

Ter em conta o custo de Frequncia de consulta;

manuteno do arquivo; Local de arquivo;
Dimenso da empresa; Quantidade de
Recursos humanos e documentos a arquivar.
financeiros;

Curso: Tcnico de Contabilidade 10

 Antes de guardar os documentos nas
pastas, dossiers e armrios
correspondentes, necessrio cumprir
algumas etapas.

Curso: Tcnico de Contabilidade 11

 Etapas a cumprir
1. Inspeco: consiste na
verificao de cada
documento no que diz
respeito ao seu destino,
pois este pode ser para:
arquivar;
solicitar informao;
verificar a existncia de
antecedentes ( ser anexado a
outro).
Curso: Tcnico de Contabilidade
2. Leitura: todos os
documentos devem ser
lidos cuidadosamente,
para que se analise o seu
contedo e se perceba
onde vai ser arquivado.
(Se j existe pasta ou se
necessrio criar uma).
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 Etapas a cumprir
3. Seleco: seleccionar o
material que vai ser
arquivado daquele que
j no tem qualquer
utilidade para a empresa
ou instituio (cpias,
comunicados sem
importncia).
4. Marcar a hora e a data
de entrada de um
documento, para que
no haja dvidas acerca
da chegada desse
documento.

Curso: Tcnico de Contabilidade 13

 Etapas a cumprir
5. Classificar: determinar
como ser arquivado o
documento, de acordo
com o mtodo e a
classificao adoptados
pela organizao.
Curso: Tcnico de Contabilidade
6. Ordenao: a
organizao dos
documentos dentro das
pastas e destas dentro
dos arquivos. A escolha
da forma de ordenao
depende da natureza dos
documentos.
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 Classificao dos Arquivos

Entende-se por classificao, o processo pelo

qual se torna possvel dispor de uma forma
ordenada, um determinado conjunto de
elementos, de modo a facilitar a sua posterior
identificao, localizao e consulta.

Curso: Tcnico de Contabilidade 15

 Classificao dos Arquivos
Ordenao Alfabtica; Existem ainda, outros
Ordenao sistemas de classificao,
Cronolgica; tais como:
Ordenao Ordenao
Geogrfica; Automtica;
Ordenao Numrica; Ordenao Alfa-
Ordenao Ideolgica; numrica.

Curso: Tcnico de Contabilidade 16

 Classificao dos Arquivos
Ordenao Alfabtica:
- Dispe os documentos
ou pastas de acordo com a
sequncia das letras do
alfabeto. um mtodo
fcil, lgico e prtico.
Podemos utilizar a
ordenao com base no
apelido ou numa palavra-
chave (escolas
secundrias, particulares,
preparatrias e
universitrias).

Curso: Tcnico de Contabilidade 17

 Classificao dos Arquivos
Ordenao
Cronolgica: Exemplo: arquivo de
- Dispe os documentos correspondncia, letras
ou pastas de acordo com a a receber, cheques.
sucesso temporal (anos,
meses, dias, semanas,
horas). Com base na data
de emisso e de recepo.

Curso: Tcnico de Contabilidade 18

 Classificao dos Arquivos
Ordenao
Geogrfica:
- A documentao
arquivada tendo em conta a
origem ou destino geogrfico
(pases, regies, distritos,
concelhos, cidades, vilas,
aldeias, freguesias, ruas).
Ex.: Arquivo de vendas para a
Tunsia.
Curso: Tcnico de Contabilidade
Ordenao Numrica:
- Utiliza a numerao dos
documentos conforme a
ordem de entrada. Muito
utilizado para a
ordenao de revista,
impressos, aos quais se
atribui um nmero de
entrada.
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 Classificao dos Arquivos
Ordenao Ideolgica:
tambm designada como ideogrfica,
metdica ou analtica baseia-se,
fundamentalmente, na diviso de
assuntos, ideias, conceitos e outras
divises, sendo os documentos
referentes a um mesmo assunto ou
objecto de conhecimento, ordenados
segundo um conceito chave ou ideia
de agrupamento, colocando-se a
seguir, de forma alfabtica.
Curso: Tcnico de Contabilidade
Ordenao
Automtica:
caracteriza diversos
objectos de uma coleco
organizando-os por sries
de atributos (data, forma,
lngua, domnio, e outros). Este
sistema mais utilizado em
Bibliotecas.
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 Classificao dos Arquivos

Ordenao Alfa-numrica:
resulta da combinao dos sistemas de classificao
alfabtica e numrica. Baseia-se, na atribuio de um
nmero ou conjuntos de nmeros a uma determinada
classe alfabtica para posterior arquivamento e
localizao. A letra o elemento principal, enquanto o
nmero secundrio.

Curso: Tcnico de Contabilidade 21

 Classificao dos Arquivos
Exemplo:
O n 1 corresponde classe compreendida entre: Aa Al
O n 2 corresponde classe compreendida entre: Am Az
O n 3 corresponde classe compreendida entre: Ba Bl
O n 4 corresponde classe compreendida entre: Bm Bz
O n 5 corresponde classe compreendida entre: Ca Cl
O n 6 corresponde classe compreendida entre: Cm Cz

E assim sucessivamente...

Curso: Tcnico de Contabilidade 22

 Classificao dos Arquivos

Se quisermos localizar um processo referente a

Costa, Jos Gonalves, temos de o procurar no
n 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-
se arquivado por ordem alfabtica.

Curso: Tcnico de Contabilidade 23

Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

A distino entre arquivos

activos, semi-activos e
Activos; inactivos est no facto de
dentro de uma determinada
Semi-Activos; organizao alguns arquivos
(os activos) serem
consultados com muita
Inactivos. frequncia. Enquanto, que
nos arquivos semi-activos e
inactivos, a sua frequncia
de consulta muito baixa.

Curso: Tcnico de Contabilidade 24

Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Na fase activa, que

corresponde primeira
idade do ciclo de vida dos
documentos, o documento
utilizado frequentemente
pela entidade, para fins
administrativos, fiscais e
legais.

Curso: Tcnico de Contabilidade 25

Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Na fase semi-activa, a
segunda idade deste ciclo,
os documentos so
consultados e utilizados com
menos frequncia, pela
entidade.

Curso: Tcnico de Contabilidade 26

Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Na, fase inactiva terceira e

ltima fase do ciclo de vida,
os documentos deixaram de
ser utilizados. Devem, por
isso, ser eliminados, a
menos que possuam valor
secundrio que justifique a
sua conservao
permanente.

Curso: Tcnico de Contabilidade 27

Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Deve permanecer no Devendo ser transferida

arquivo activo ou
corrente toda
documentao enquanto
necessria para a sua
consulta diria...
para o arquivo
intermdio (ou semi-
activo) e para o arquivo
definitivo (ou inactivo)
logo que deixem de ser
consultados com
frequncia.

Curso: Tcnico de Contabilidade 28

 Sistemas de Arquivo
Sistema Vertical:
aquele que, como o
prprio nome indica,
coloca os documentos
(pastas, fichas, livros e
outros), dispostos
verticalmente, uns aps os
outros, como acontece
nas bibliotecas.
Curso: Tcnico de Contabilidade 29
 Sistemas de Arquivo
Vantagens: Desvantagens:
Baixo custo;
Facilidade de Necessidade de retirar o
manuseamento; documento ou ficha
Permite o arquivo de para proceder a
grande nmero de anotaes adicionais.
documentos num espao
relativamente pequeno.

Curso: Tcnico de Contabilidade 30

 Sistemas de Arquivo
Sistema Horizontal
O sistema horizontal
constitudo, geralmente,
por armrios ou estantes
com divises, onde se
colocam os documentos
uns sobre os outros.

Curso: Tcnico de Contabilidade 31

 Sistemas de Arquivo
Vantagens:
Iluminao directa sobre
as fichas e documentos;
Permite anotaes no
prprio local;
No implica grandes
despesas com
mobilirio;
Curso: Tcnico de Contabilidade
Desvantagens:
Acessibilidade difcil;
necessrio criar
muitas intercalaes, o
que ocupa muito
espao;
Necessidade de se
deslocarem documentos
que estiverem sobre o
documento procurado.
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 Sistemas de Arquivo
Sistema Rotativo
O sistema rotativo aquele em
que os processos, dossiers,
fichas e outros documentos se
encontram apoiados e presos a
um eixo vertical rotativo que
permite o acesso aos
documentos que tenham
necessidade de consultar.

Curso: Tcnico de Contabilidade 33

 Sistemas de Arquivo
Vantagens: Desvantagens:

Facilidade de leitura; Custo elevado;

Acessibilidade; Despesas adicionais
Necessidade de pouco com pastas suspensas.
espao.

Curso: Tcnico de Contabilidade 34

 Equipamentos
O equipamento a adquirir
deve ter em conta as
necessidades especficas do
arquivo, tamanho dos
documentos a arquivar,
permitir fcil acesso e ainda
considerar outras condies
a fim de:
Curso: Tcnico de Contabilidade
- economizar espao;
- rendibilizar os servios;
- assegurar a invulnerabilidade
dos documentos arquivados,
evitando o seu extravio ou
perda;
- ter um aspecto decorativo;
- (..)
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 Equipamentos

A escolha do - estrutura;
equipamento deve ter - tipo de fechadura;
em conta as - acabamentos;
recomendaes acima
mencionadas e ainda, as - pintura.
caractersticas fsicas do
arquivo:

Curso: Tcnico de Contabilidade 36

 Acessrios

A escolha dos diversos - Pastas: guarda os

documentos que sero
tipos de acessrios para
arquivados. Podem ser
o arquivo depende do suspensas sobre suportes
mtodo a utilizar e do especiais das gavetas.
tipo de arquivo a
adoptar.

Curso: Tcnico de Contabilidade 37

 Acessrios
- Guias: acessrios usados em
arquivos de tipo vertical e
facilitam a localizao
rpida dos documentos. So
cartes do mesmo tamanho
das pastas ou fichas
arquivadas. Devem utilizar-
se guias com proteco de
metal ou plstico para evitar
o seu desgaste. Promove a
rapidez na consulta.

Curso: Tcnico de Contabilidade

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 Plano de Arquivo

um plano onde se identificam as formas de

organizao de um arquivo:
Como vamos organizar o nosso arquivo;
Que tipo de arquivo vamos adoptar, e aqui
temos de ter em conta:

Curso: Tcnico de Contabilidade 39

 Plano de Arquivo
A frequncia de
A forma do arquivo: consulta dos
- Arquivo horizontal; documentos:
- Arquivo vertical; - Arquivos activos;
- Arquivo rotativo - Arquivos semi-activos;
- Arquivos inactivos.

Curso: Tcnico de Contabilidade 40

 Plano de Arquivo
A actualidade dos
documentos: - Arquivos histricos (possuem
- Arquivos correntes (contm informaes relativas a
informaes relacionadas factos passados, so
com as actividades do dia-a- consultados de vez em
dia); quando).
- Arquivos intermdios
(contm informaes do
arquivo corrente com
alguma antiguidade, mas
que ainda so utilizados);

Curso: Tcnico de Contabilidade 41

 Plano de Arquivo
Para a elaborao do plano necessrio ter
em conta:
1. A actividade da empresa;
2. Identificar e relacionar os documentos
existentes na empresa (os que vm de fora e
os que so criados no decorrer da actividade
da empresa).

Curso: Tcnico de Contabilidade 42

 Organizao de ficheiros
So vrios os meios que possibilitam o
armazenamento de informaes de forma
ordenada: as fichas, os documentos, o arquivo
e o dossier.
A ficha um documento sinttico e
esquematizado que ser preenchido
posteriormente. Ex.: ficha de clientes,
fornecedores, .

Curso: Tcnico de Contabilidade 43

 Organizao de ficheiros
O ficheiro permite:
A anotao de diversa
informao relacionada
com o tema (clientes,
pessoal,.);
Consulta constante
dessa informao;
A comparao com
elementos de outros
ficheiros
Curso: Tcnico de Contabilidade
O dossier agrupa um
conjunto de documentos
relativos a um
determinado tema ou
situao. Ex.: dossier
dos clientes duvidosos,
que ter de conter:
Os nomes dos clientes;
Os montantes em dvida
Prazos de pagamento,
44
 Organizao de ficheiros
Assim sendo, os Encomendas;
ficheiros podem estar Contas correntes;
organizados por: Facturas recebidas;
- contactos; Facturas por receber;
- Pessoal; (.)
- Confidenciais;
- Importaes;
- Exportaes;
- Mercadorias;
Curso: Tcnico de Contabilidade 45
Prazo de conservao de documentos

O prazo de arquivo e conservao de livros,

registos e documentos de suporte, est
previsto no Decreto-Lei n 102/2008 de 20-06-
2008, no seu artigo 52.

Curso: Tcnico de Contabilidade 46

Prazo de conservao de documentos
1 Os sujeitos passivos so
obrigados a arquivar e conservar em
boa ordem durante os 10 anos civis
subsequentes todos os livros, registos
e respectivos documentos de suporte,
incluindo, quando a contabilidade
estabelecida por meios informticos,
os relativos anlise, programao e
execuo dos tratamentos.
Curso: Tcnico de Contabilidade
3 - Os sujeitos passivos com sede,
estabelecimento estvel ou domiclio
em territrio nacional so obrigados a
manter os livros, registos e demais
documentos referidos no n. 1 em
estabelecimento ou instalao situado
em territrio nacional, salvo se o
arquivamento for efectuado por
meios electrnicos.
47
Prazo de conservao de documentos
4 - permitido o arquivamento em
suporte electrnico das facturas ou
documentos equivalentes emitidos
por via electrnica desde que se
encontre garantido o acesso completo
e em linha aos dados e assegurada a
integridade da origem e do seu
contedo.
Curso: Tcnico de Contabilidade
5 - Os sujeitos passivos com sede,
estabelecimento estvel ou domiclio
em territrio nacional que pretendam
proceder ao arquivamento em suporte
electrnico dos documentos referidos
no nmero anterior fora do territrio
da Comunidade devem solicitar
autorizao prvia Direco-Geral
dos Impostos, a qual pode fixar
condies especficas para a sua
efectivao.
48
Prazo de conservao de documentos
6 - Os sujeitos passivos que no
disponham de sede, estabelecimento
estvel ou domiclio em territrio
nacional que pretendam manter o
arquivo dos livros, registos e demais
documentos, incluindo os referidos
no n. 4, fora do territrio da
Comunidade, devem solicitar
autorizao prvia Direco-Geral
dos Impostos, a qual pode fixar
condies especficas para a sua
efectivao.
Curso: Tcnico de Contabilidade
7 - ainda permitido o arquivamento
em suporte electrnico das facturas
ou documentos equivalentes, dos
tales de venda ou de quaisquer
outros documentos com relevncia
fiscal desde que processados por
computador, nos termos definidos por
portaria do Ministro das Finanas.
49
Prazo de conservao de documentos

No que diz respeito aos restantes

documentos, produzidos no decorrer da
actividade da empresa, o seu prazo de
conservao definido pela empresa e tendo
em conta a importncia dos documentos.

Curso: Tcnico de Contabilidade 50

 Microfilmagem

A microfilmagem um sistema de gesto e

preservao de informao, mediante a captao das
imagens de documentos por processo fotogrfico. O
microfilme reduz drasticamente o volume dos
arquivos, sendo um meio de armazenamento mais
racional e prtico, proporcionando acesso eficiente,
rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a
baixo custo.

Curso: Tcnico de Contabilidade 51

 Microfilmagem

Portugal possui legislao especfica, que

autoriza as actividades de microfilmagem no
pas, estabelecendo que o microfilme reproduz
os mesmos efeitos legais dos documentos
originais, podendo estes serem eliminados
aps a microfilmagem.

Curso: Tcnico de Contabilidade 52

 Microfilmagem

O microfilme cpia destina-se ao manuseio

dirio. Enquanto, que o original tem por
finalidade garantir a integridade e preservao
das informaes, podendo ser mantido em
arquivos de segurana.

Curso: Tcnico de Contabilidade 53

 Microfilmagem

A microfilmagem um
processo
frequentemente usado
em organismos oficiais,
grandes empresas
comerciais ou
industriais, bancos,
seguros, (..).

Curso: Tcnico de Contabilidade 54

 Microfilmagem
Fases a seguir na
microfilmagem:
1. Seleco e ordenao
dos documentos;
2. Utilizao de mquinas
prprias;
3. Revelao do filme;
4. Utilizar uma leitura de
micro fichas.

Curso: Tcnico de Contabilidade 55

 Vantagens da Microfilmagem
RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO
evidente que localizar um documento em microfilme,
incomparavelmente mais rpido, do que em arquivos
convencionais ou quilomtricos corredores com caixas
de documentos. possvel seleccionar um documento
entre milhes em apenas alguns segundos (em alguns
casos fraces de segundos), sem ser necessrio sair da
cadeira.

Curso: Tcnico de Contabilidade 56

 Vantagens da Microfilmagem
REDUO DE ESPAO
A tpica reduo de espao proporcionada pelo
microfilme, de 98% ou mesmo superior. Toda a
documentao de um normal arquivo de ao com
4 gavetas, poder estar contida em to somente 2
rolos de microfilme, que cabem em uma nica
mo.

Curso: Tcnico de Contabilidade 57

 Vantagens da Microfilmagem
FCIL MANUSEIO DA INFORMAO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam
pequenas ou grandes quantidades de documentos, a
imensa variedade de formatos, tamanhos e formas
desses papis. O microfilme um agente uniformizador.
Esta uma das suas mais expressivas vantagens. No
importa o tamanho ou padro original, em microfilme
ele estar dentro de um nico formato. Dessa forma, o
manuseamento da informao ser muito mais prtico.
Curso: Tcnico de Contabilidade 58
 Vantagens da Microfilmagem
BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementao do microfilme,
variam de aplicao para aplicao e at mesmo de
empresa para empresa. Falando genericamente, o custo
em alguns casos muito inferior ao simples custo de
armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de
que um processo de arquivo microgrfico econmico, o facto
de os bancos serem os principais utilizadores.

Curso: Tcnico de Contabilidade 59

 Vantagens da Microfilmagem
SEGURANA
No existe nenhuma outra forma mais prtica,
econmica e segura, contra sinistros naturais ou
provocados, de que o microfilme. So inmeros
os exemplos de empresas e organismos que
salvaram os seus documentos de desastres,
graas ao microfilme.

Curso: Tcnico de Contabilidade 60

 Vantagens da Microfilmagem
INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilizao do microfilme fica assegurado
o arquivo correcto de qualquer documento e a
funo de rearquivar um microfilme,
simplesmente rebobinar uma bobina. No
existem caixas, caixotes, pacotes e funcionrios
exaustos. No microfilme, os documentos esto
sempre na ordem correcta.
Curso: Tcnico de Contabilidade 61
 Vantagens da Microfilmagem
BAIXOS CUSTOS DE MANUTENO
Considerando o grande aproveitamento de
espao proporcionado pelo microfilme,
resultando de uma grande concentrao de
informaes, o baixo custo de manuteno uma
consequncia quase imediata.

Curso: Tcnico de Contabilidade 62

 Vantagens da Microfilmagem
FCIL E RPIDA FCIL
REPRODUO DISSEMINAO DA
Todo um arquivo de INFORMAO
microfilme pode ser fcil, Inmeras empresas em
todo o mundo,
rpida e economicamente
implementaram o
duplicado. microfilme pelo baixo
custo e facilidade na
disseminao da
informao.

Curso: Tcnico de Contabilidade 63

 Vantagens da Microfilmagem
AUMENTO DE CAPACIDADE DE
MEMRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade
de memria no tem limites. Informaes que
hoje no so localizadas, estaro sua
disposio em microfilme, em tempos
curtssimos.

Curso: Tcnico de Contabilidade 64

 Vantagens da Microfilmagem
FACILIDADE DE ACESSO A
DOCUMENTAO "RARA" OU
"NICA"
Documentos histricos, em arquivos de outros
pases, esto hoje em Portugal graas ao
microfilme.

Curso: Tcnico de Contabilidade 65

 Vantagens da Microfilmagem
MELHORES CONDIES DE
TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam
melhores condies de trabalhos a quem tem que
manusear documentao em todas as reas.
Consequentemente a empresa ganhar em
produtividade e eficcia.

Curso: Tcnico de Contabilidade 66

 Vantagens da Microfilmagem
DURABILIDADE MINIMIZAO NOS
O microfilme, um CUSTOS DE
produto dos mais durveis, TRANSPORTE
a durabilidade do Os custos com fretes e
microfilme praticamente portes pelo correio so
ilimitada. minimizados com a
implementao de
programas de
microfilmagem.
Curso: Tcnico de Contabilidade 67
 Vantagens da Microfilmagem
PRESERVAO DA
NATUREZA
A maioria das empresas
gasta muito mais papel e
impressos do que necessitaria
consumir. Os centros de
microfilmagem, podem pagar o
material de consumo com a
venda de papel para
reciclagem.
Curso: Tcnico de Contabilidade
INTERLIGAO COM
OUTRO SISTEMA
O microfilme um dos mais
versteis sistemas de
tratamento de informao. Ele
possibilita plena
compatibilidade com outros
sistemas existentes, tais como
Sistemas informticos/
digitalizao.
68
 Vantagens da Microfilmagem
INFORMAO PARA TODOS
Livros e publicaes de alto custo, antes
disponveis apenas para uma faixa de alto poder
arquivstico, esto hoje ao alcance de todos. Foi
por isso, que muitas escolas e universidades
implantaram programas especficos de
microfilmagem.

Curso: Tcnico de Contabilidade 69

 Desvantagens da Microfilmagem
Alto custo dos
materiais e equipamentos,
na maioria importados.
difcil comparar duas
imagens de um mesmo
microfilme.
O documento perde o
seu valor intrnseco, por
exemplo, no permite que
se veja a presso exercida
ao escrever.

Curso: Tcnico de Contabilidade 70

 Desvantagens da Microfilmagem
Nem sempre possvel
termos uma imagem bem
legvel de documentos que
se encontram em mau
estado, pois a
microfilmagem no
ressuscita a imagem do
documento original.

Curso: Tcnico de Contabilidade 71

 Legislao aplicvel

A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro,

estabelece as condies a que deve obedecer a
microfilmagem de documentos, que tenham
importncia fiscal.

Curso: Tcnico de Contabilidade 72

 Portaria n118/90

O Cdigo do Imposto sobre o Rendimento das

Pessoas Colectivas possibilita a substituio,
para efeitos fiscais, dos documentos de
suporte dos livros e registos contabilsticos
que no sejam documentos autnticos ou
autenticados, por microfilmes que constituam
sua reproduo fiel.

Curso: Tcnico de Contabilidade 73

 Portaria n118/90
1
Os documentos de suporte dos livros e registos
contabilsticos que no sejam documentos autnticos
ou autenticados pode, decorridos trs exerccios aps
aquele a que se reportam e obtida autorizao prvia
do Director-Geral das Contribuies e Impostos, ser
substitudos, para efeitos fiscais, por microfilmes que
constituam sua reproduo fiel e obedeam s
condies estabelecidas nos nmeros seguintes.

Curso: Tcnico de Contabilidade 74

 Portaria n118/90
2
1. A microfilmagem ser executada com o rigor
tcnico necessrio obteno da imagem
perfeita dos documentos originais sobre
microformas devidamente classificadas e
registadas, de forma a garantir a sua consulta e
reproduo em papel durante o perodo de sete
anos, contando a partir do prazo estabelecido
no nmero anterior.
Curso: Tcnico de Contabilidade 75
 Portaria n118/90

4. Todas as operaes de microfilmagem e a

classificao dos suportes e das imagens
obtidas sero registadas em livro prprio, a
conservar pelo prazo de sete anos, contando
nos termos do n 1.

Curso: Tcnico de Contabilidade 76