GESTIN POR PROCESOS

MARCO LEGAL DE LA GESTION POR PROCESOS

Marco legal Contenido

Ley N 27658 Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado

DS. 027-2007-PCM Define y establece las polticas nacionales de

obligatorio cumplimiento para la entidades del
gobierno Nacional
DS N 090 2010 - PCM Apuraba el consolidado de los avances en reforma del
Estado y la Estrategia de Modernizacin de la Gestin
del Estado
DS N 007 2011 PCM Aprueba la metodologa de simplificacin
administrativa y establece disposiciones para su
implementacin, para la mejora de procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad
DS. N 004-2013 - PCM Aprueba la Poltica Nacional de Modernizacin de la
Gestin Pblica
Ley 30057 Ley del servicio civil.
 Qu comprende la Poltica Nacional de
Modernizacin de la Gestin Pblica?
La Modernizacin de la Gestin Pblica es un proceso poltico-tcnico de transformacin de actitudes y de
fortalecimiento de aptitudes, de agilizacin de procesos, simplificacin de procedimientos, sistemas
funcionales y administrativos, relaciones y estructuras administrativas, con el fin de hacerlos compatibles
con los nuevos roles de todos los niveles de gobierno.
 3ER PILAR DE LA PNMGP: GESTIN POR
PROCESOS, SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVAY
ORGANIZACIN INSTITUCIONAL

Las entidades pblicas deben adoptar, de manera paulatina, la gestin por procesos, continuar
con los esfuerzos relacionados a la simplificacin administrativa y organizarse de manera
adecuada para llevar adelante los procesos y alcanzar los resultados esperados.

GESTIN POR SIMPLIFICACIN ORGANIZACIN

PROCESOS ADMINISTRATIVA INSTITUCIONAL

Permitir mejorar los El fin es eliminar los
procesos de produccin
con el fin que las
SGP PCM entidades brinden
Gobierno Nacional servicios de manera ms
eficiente y eficaz y
Gobiernos Regionales logren resultados que
beneficien a los
Gobiernos Locales ciudadanos.
Una vez definidos los
obstculos innecesarios objetivos y priorizados
que generen un los procesos, la entidad
funcionamiento debe organizarse de
deficiente de las manera adecuada para
entidades pblicas y llevar adelante estos
sobrecostos para la procesos y alcanzar los
ciudadana. resultados esperados en
la entrega de bienes y
servicios de su
responsabilidad.
Por qu es necesaria la Modernizacin de la Gestin Pblica?
 Entidades Responsables
Pilares Centrales Ejes Transversales

Primer Pilar Gobierno

Polticas Pblicas,
Abierto
Planes Estratgicos y
Operativos
Gobierno
Segundo Pilar Electrnico
Presupuesto para
Resultados

Tercer Pilar
Gestin por procesos,
simplificacin
administrativa y Articulacin
organizacin Interinstitucio
institucional
nal
Cuarto Pilar
Servicio Civil
Meritocrtico
Las actividades de monitoreo y evaluacin
Quinto Pilar de la Poltica de Modernizacin sern
Sistema de informacin, coordinadas por la SGP-PCM.
seguimiento, monitoreo,
evaluacin y gestin del
conocimiento
 QUE ES LA GESTION POR PROCESOS?

Enfoque metodolgico que permite

gestionar integralmente las procesos,
actividades, tareas y formas de trabajo
contenidas en la cadena de valor.
Esta gestin debe asegurar que los
bienes y servicios generen impactos
positivos para el ciudadano, en
funcin de los recursos disponibles.
 GESTIN POR PROCESOS ORIENTADA A RESULTADOS

D.S. N 004-2013-PCM
Objetivos especficos de la Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin
Pblica (PNMGP,2013)

Los procesos son definidos como una secuencia de actividades que

transforman una entrada o insumo (una solicitud de un bien o servicio o
ambos) en una salida (la entrega del bien o servicio o ambos), aadindole un
valor en cada etapa de la cadena (mejores condiciones de calidad/precio,
rapidez, facilidad comodidad, entre otros).
(PNMGP, 2013)
 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA GESTIN POR
PROCESOS

1. Liderazgo visionario
2. Orientacin al servicio del ciudadano
3. Transparencia, participacin ciudadana y tica
pblica
4. Valoracin al Servidor Pblico
5. Evaluacin permanente, mejora continua,
orientacin a resultados y rendicin de cuentas.
6. Innovacin y aprovechamientos de las tecnologas
7. Agilidad y flexibilidad
8. Relacin mutuamente beneficiosa con el
proveedor.
 ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIN DE LA
GESTIN POR PROCESOS
ETAPA III
Mejora de
Procesos
ETAPA II
Diagnstico e
Identificacin de - Institucionalizar la Gestin por
procesos Procesos
- Documentar los procesos mejorados
ETAPA I: - Mejorar los procesos
Preparatoria - Describir los procesos actuales - Medir, Analizar y Evaluar
- Elaborar el mapa de procesos
- Determinar los proceso de la entidad
- Sensibilizar a toda la entidad. - Identificar destinatario de bienes y
servicios; y los bienes y servicios que
- Capacitar a los encargados de brinda la entidad
implementar.
- Analizar propsito de la entidad
- Elaborar el plan de trabajo
institucional.
- Analizar la situacin de la entidad

4. Fortalecer el rgano responsable de la implementacin de la Gestin por Procesos

CONDICION 3. Asegurar los recursos
PREVIA 2. Contar con objetivos estratgicos claramente establecidos
1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Direccin Elaborado por la Secretara de Gestin Pblica
DEL ENFOQUE FUNCIONAL AL ENFOQUE DE LA
GESTIN POR PROCESOS

F F F F F F GESTION
PROCESO 1

CLIENTE
U

CLIENTE
U U U U U
N N N N N N
LICENCIAS
C C C C C C
I I I I I I
PROCESO 2 RRHH
GESTION
N N N N N N

1 2 3 1 2 3
PROCESO 3
GESTION
COMPRAS

ENFOQUE FUNCIONAL ENFOQUE DE PROCESOS ORIENTADO A

Las funciones / reas RESULTADOS
ENFOQUE
Ge s tionan la entidad Los procesos ge s tio nan la e ntidad
DE
POR QU IMPLEMENTAR UNA GESTIN POR
PROCESOS?
POR QUE IMPLEMENTAR UNA GESTION POR PROCESOS

Porque aporta una

nueva visin y
herramientas con las
que se puede
mejorar y
redisear el flujo
de trabajo para
hacerlo ms eficiente
y adaptado a las
necesidades de los
ciudadanos
PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL ENFOQUE
FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE PROCESOS
Gestin por Procesos orientada a Resultados
Enfoque Funcional (Vertical)
(Horizonteal)
nfasis en el bien y servicio del rea nfasis en la satisfaccin del Ciudadano o destinatario
(producto/trabajo) de los bienes y servicios

Quin cometi el error? Por qu ocurri el error?

Cmo lo sancionamos? Cmo lo resolvemos o mejoramos?

Control a los servidores pblicos Desarrollo de competencias de los servidores

Busca hacer un trabajo eficaz, eficiente y con valor
Slo importa cumplir con el trabajo (horario)
pblico

No se adapta a los cambios del entorno Se adapta a los cambios del entorno

Departamentalizacin (feudos) Trabajo en Equipo

Funciones Colaboracin

Falta de Coordinacin Coordinacin estrecha

 QU ES LO QUE EXISTE ACTUALMENTE?

Gerente

Asistente Y DNDE ESTA

EL CLIENTE?

Jefe Compras Jefe Finanzas Jefe de RHH

Analista 1 Analista Coordinador

Analista 2 Cajero Analista

ENFOQUE FUNCIONAL
QU ES LO QUE EXISTE ACTUALMENTE?

Y DNDE ESTA
EL CLIENTE?

ENFOQUE FUNCIONAL
 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE LA
GESTIN POR PROCESOS

Para los ciudadanos: Bienes y servicios pblicos

oportunos, a menor costo y que
responden a sus necesidades.
Garantizar los derechos ciudadanos,
a travs de procesos estndar de
regulacin y fiscalizacin.
Asegurar la identificacin de las
necesidades de la ciudadana para
el desarrollo de polticas pblicas
efectivas.
Incrementa la confianza de la
ciudadana
 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE LA
GESTIN POR PROCESOS
Para las entidades:
Orienten sus esfuerzos a satisfacer a los
ciudadanos o destinatarios de los bienes y
servicios.
Se adapten rpidamente al cambio.
Gestionen eficaz y eficientemente sus
recursos.
Fomenten el trabajo en equipo.
Promuevan el desarrollo de competencias de
los servidores.
Que los servidores sean reconocidos en la
aplicacin de polticas de meritocracia.
 QU ES UN PROCESO?

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD 2

ENTRADA SALIDA
ACTIVIDAD 3

ACTIVIDAD N

RETROALIMENTACION
 IDENTIFICAR LOS PROCESOS

A) ANALIZAR EL PROPSITO
DE LA ENTIDAD

B) IDENTIFICAR LOS CLIENTES

DE LOS BIENES Y SERVICIOS; Y C) DETERMINAR LOS
QUE BIENES Y SERVICIOS PROCESOS DE LA ENTIDAD
BRINDA LA ENTIDAD
 QU ES UN PROCESO?
Bienes /
Insumos Servicios
(entradas) (resultados)

Necesidad
del Cliente Procesos Clientes

Conjunto de
actividades que
interactan, las cuales
transforman elementos Procesos
de entrada en
resultados.

Usted requiere RENIEC Usted feliz con su

duplicado del DNI DNI

Requerimiento, informacin, plataforma web,

materiales para el DNI, procedimientos,
personal calificado, etc.
QU ES UN PROCESO?
 EL PROCESO DEBE AGREGAR VALOR
Cada tarea, actividad, proceso que desarrollamos debe
incrementar el valor del bien y servicio que estamos
elaborando o desarrollando.
Todos los procesos tienen que agregar valor para ser
considerados como tales.

-Valor + Valor

U
U
S
CIUDADANO O U S CIUDADANO O
DESTINATARIO R U DESTINATARIO
DE LOS BIENES
A P4 P5 ADE LOS BIENES Y
Y SERVICIOS
R P1 P2 P3 R SERVICIOS
I
I
O
O
TRIPLE ROL DEL PROCESO
 CLASIFICAR LOS PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS
REQUISITOS Y NECESIDADES DEL CIUDADANO
(DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS).

(DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS)

Procesos que definen y verifican las polticas, estrategias,
objetivos y metas de la organizacin

SATISFECHAS.
PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES
on
S los procesos de produccin de bienes y servicios que se
entrega al ciudadano, entidad, empresa, etc. Son los que
agregan valor para el destinatario de los productos.

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE

Procesos que realizan actividades de apoyo necesarias para el
buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales

Flujo de Informacin
Generan Valor
 TIPO DE PROCESOS
Procesos Estratgicos Procesos Operativos
Determinan y aseguran el Incorporan los requisitos
cumplimiento de las y necesidades del cliente.
polticas, estrategias, Logran la satisfaccin del
objetivos y metas de la cliente.
entidad. Tienen que agregar valor
al cliente.
Brindan lineamientos,
polticas y practicas en Ejemplos:
forma documentada. Supervisin de
entidades.
Ejemplos: Emisin de licencias de
Elaboracin de PEI. funcionamiento.
Elaboracin del POI. Limpieza pblica.
Elaboracin del Construccin de
Presupuesto . infraestructura pblica.
Gestin de calidad. Regulacin.
Medicin de la Otorgamiento de
satisfaccin del cliente . servicios mdicos..
Procesos de Apoyo
Realizan actividades de
apoyo necesarias para el
buen funcionamiento de
los procesos misionales.
Ejemplos:
Gestin de tecnologa
Gestin de la
informacin.
Mantenimiento
Gestin de recursos
humanos
Gestion de compras.
REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL
CLIENTE

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO
PROCESOS ESTRATGICOS
MAPA DE PROCESOS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
CLIENTE SATISFECHAS
 JERARQUIA DE PROCESOS
Los procesos organizacionales pueden tener varios niveles, los cuales resultan del
desdoblamiento o detalle del proceso del nivel jerrquico superior. Las denominaciones
empleadas para la jerarquizacin de procesos organizacionales pueden ser las siguientes:

Macro procesos
Son los procesos organizacionales de mayor jerarqua en una organizacin y representan
la esencia y gua para la sostenibilidad de la misma. Tambin se les denomina procesos
de primer nivel ( nivel1 ).

Subprocesos
Son los procesos organizacionales que sirven para detallar e implementar los macro
procesos identificados en el nivel superior precedente. Tambin se denominan procesos
de segundo nivel (nivel 2).

Microprocesos
Son los procesos organizacionales que sirven para detallar e implementar los
subprocesos identificados en el nivel superior precedente. Tambin se les denomina de
tercer nivel (nivel 3).
 NIVELAR LOS PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL

CLIENTE SATISFECHAS
PROCESOS MISIONALES
CLIENTE

PROCESOS DE APOYO

Nivel 0
Gestin del Talento Humano

Organizacin Gestin
Nivel 1 Planificacin
Gestin del Empleo de
Gestin del
del Talento del trabajo y desarrollo y
Distribucin compens
Humano capacitacin
aciones

Gestin de la Administracin
Nivel 2 Incorporacin de personas

Nivel 3 Seleccin Vinculacin Induccin

 MAPA DE PROCESOS
Ejemplo: Municipio
 DOCUMENTAR LOS PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS

REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
Mapa de Procesos

CLIENTE SATISFECHAS
PROCESOS MISIONALES

CLIENTE
(nivel 0) PROCESOS DE APOYO

FICHA DEL PROCESO

Nomb NIVEL 2
Indicar el nombre del Proceso
Objetivo
re Indicar
de Nivelel2 objetivo del Proceso de Nivel 2

Ficha de procesos Descripcin

Alcance

or
Describir brevemente el
Indicar
Proceso de Nivel 2 qu rganos o unidades orgnicas intervienen en el Proceso
de Nivel 1
Proveed Entrad
a
Diagrama de Bloques del
siguiente
Salida Cliente
Mapa de Procesos
(nivel 0 al n-1) Especifica
r
proveedo
res
Especifi
car
cules
son las
nivel Especifi
car
cules
son las
Especific
ar
clientes
internos
internos entrada salidas y
y s (bien externos
externos y/o del
del servicio) proceso
proceso de nivel
de nivel 2.
FICHA DE
2.
INDICADOR
Nombre del Proceso
Nombre Indicador
Descripcin del Indicador

Ficha del Indicador Objetivo del Indicador

Forma de Clculo
Fuentes de Informacin
Periodicidad de Medicin
Responsable de Medicin
Meta

Diagrama de flujo

FICHA DEL PROCEDIMIENTO

Manual de Gestin de
Procesos y Procedimientos
Nom bre Indicar el nombre del procedimiento
Objetivo Indicar el objetivo del procedimiento
Alcance Indicar en qu actividad inicia y qu actividad termina el procedimiento
Proveedor Entrada Descripcin de actividades Salida Cliente
Especificar
proveedore Especificar
cules son Especificar
cules son Especificar
clientes
s internos las entradas internos y
los productos externos.
y externos Se describe de manera secuencial el (bienes y/o
desarrollo de las actividades que se realizan. servicios)

Ficha de procedimiento
MEDIR, ANALIZAR, EVALUAR Y MEJORAR
PROCESOS
Medir para gestionar
Si no se miden los resultados no podr distinguirse el xito o el fracaso.
 INDICADORES
Un indicador de gestin es una medida asociada a una
caracterstica del resultado, del bien y servicio, del proceso
y del uso de los recursos.
Permite hacer mediciones en perodos sucesivos y por
comparacin con el estndar establecido, evaluar
peridicamente dicha caracterstica y verificar el
cumplimiento de los objetivos planificados.
ECONOMA EFICIENCIA EFICACIA

Tipos de Indicadores

EFECTIVIDAD
RECURSOS PROCESOS PRODUCTOS RESULTADOS

NIVEL DE UTILIZACIN Y
SERVICIO SATISFACCIN

CALIDAD
 INDICADORES (ejemplos)

Indicadores de Eficacia
Nmero de beneficiarios/ Universo de beneficiarios
Porcentaje del rea de cultivo incluida en el programa / rea total del cultivo
Reclusos que desarrollan actividades productivas / total de poblacin de reclusos
Cobertura de vacunacin en nios menores de 5 aos.

Indicadores de Eficiencia
Costo total programa de becas / Total de beneficiarios
Costo por tonelada de basura recogida
Costo de la inspeccin por nmero de visitas efectuadas
N de inspecciones / nmero de inspectores

Indicadores de Efectividad
% Disminucin en quejas y reclamos en un periodo determinado
% Disminucin en accidentes laborales durante un periodo determinado
% Disminucin en infecciones intrahospitalarias durante un periodo determinado.

Indicadores de Calidad
% Contratos revisados y aprobados en los trminos establecidos, respecto del total de contratos en trmite.
% Satisfaccin de los usuarios frente a la prestacin del servicio
Porcentaje de reportes econmicos entregados en tiempo acordado
Porcentaje de contratos con uno o ms errores encontrados por revisiones externas

Indicadores de Economa
Ahorros realizados en contratos y propuestas a partir del uso de tcnicas de innovacin de compras.
Incremento de los montos de recaudacin en un periodo establecido
Porcentaje de recursos privados obtenidos a travs de cooperacin o alianzas estratgicas con otros sectores
Gasto Efectivo del Programa AAA / Presupuesto total asignado
 META
Valor que se desea obtener para un indicador en un periodo
de tiempo determinado.

INDICADOR # 5
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100%
90%
Brecha
80%
70%
60%
Brecha
Brec
Brecha 80% 82% 84% 85%
50% 74% 78%
62% 62% 65% 68% 68 %
58%
40%
30%
20%
10%
0%
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

RESULTADO META
INSTITUCIONALIZACIN DE LA GESTIN POR
PROCESOS
Revisin de todos los pasos de la
implementacin de la Gestin por
Procesos.
Identificacin de las fortalezas y
debilidades.
Tener en cuenta la percepcin de los
funcionarios y servidores.
Definir acciones clave para corregir
las brechas.
Identificar evidencias de avances.
Formalizar a travs de normas
internas los avances logrados.
DESARROLLO DE UN EJEMPLO DE GESTION
POR PROCESOS
 MAPA DE MACROPROCESOS
Poblacin de bajos o insuficientes recursos econmicos sin accesos a la educacin tcnica y superior de calidad

PROCESOS ESTRATEGICOS

Gestionar la
PE 02 Gestionar las relaciones
PE 03 Gestionar las unidades

Poblacin de bajos o insuficientes recursos econmicos con becas o crditos educativos

PE 01 planificacin interinstitucionales desconcentradas

Gestionar el desarrolloe Gestionar el sistema Gestionar el acceso de los

PE 04 innovacin del programa PE 05 de controlinterno PE 06 beneficiarios almercado
laboral

PROCESOS OPERATIVOS

Gestionar los
PO 01 Gestionar las becas PO 02 crditos educativos

PROCESOS DE SOPORTE

Gestionar los Gestionar los Gestionar la

PS 01 recursos humanos PS 02 recursos financieros PS 03 asistencia legal

Gestionar el sistema Gestionar la Gestionar la atencin

PS 04 logstico PS 05 Gestionar las TIC PS 06 informacin PS 07 al ciudadano
 MAPA DE PROCESOS DE NIVEL 0 Y NIVEL 1

PRO CESO S ESTRATEGI CO S

PE 01 Gestionar la planificacin
PE 01.01 Planificar la gestion institucional
PE 01.02 Gestionar la planificacin operativa.
PE 01.03 Gestionar el presupuesto institucional.
PE 01.04 Gestionar la evaluacin y el desempeo.
PE 02 Gestionar las relaciones interinstitucionales
PE 02.01 Gestionar la imagen institucional.
PE 02.02 Gestionar la prensa institucional.
PE 02.03 Gestionar la comunicacin social.
PE 03 Gestionar las Unidades Desconcentradas
PE 03.01 Gestionar la coordinacin con las UE , UR y UL.
PE 03.02 Gestionar el monitoreo de las UE , UR y UL..
PE 03.03 Gestionar la supervisin a las UE , UR y UL .
PE 03.04 Gestionar las UE, UR y UL..

PE 04 Gestionar el desarrollo e innovacin
PE 04.01 Modernizar la gestion institucional
PE 04.02 Gestionar la cooperacin tcnica y financiera
PE 05 Gestionar el sistema de control interno PE 06 Promover el acceso de los beneficiarios
al mercadolaboral
PE05.01 PE 06.01 Gestionar lineamientos para promocin .
PE05.02 PE 06,01 Gestionar competencias del becarios.
PE 06,01 Gestionar vinculacin entre oferta y
mercado laboral

PRO CESO S OPERATIVO S

PO 01 Gestionar las becas PO 02 Gestionar los crditos educativos

PO 02.01 Gestionar la difusin
PO 01.01 Gestionar las becas de pregrado
PO 02,02 Gestionar el otorgamiento de crdito educativo.
PO 01.02 Gestionar las becas de postgrado.
PO 02,03 Gestionar las recuperaciones
PE 01.03 Gestionar la becasespeciales.

PRO CESO S DE SO PORTE

PS 01 Gestionar los recursos humanos PS 02 Gestionar los recursos financieros PS 03 Brindar asesora jurdica
PS 01.01 Gestin de la Planificacion y Politicas PS 02.01 Gestin administrativa y financiera. PS 03.01 Gestionar el asesoramiento legal.
PS 01.02 Gestin delempleo. PS 02.02 Gestin del Sistema de Contabilidad y Tesorera. PS 03.02 Gestionar la defensa jurdica de PRONABEC
PS 01.03 Gestin de la compensacin
PS 02.03 Gestin de subvenciones. PS 03.03 Gestionar los convenios.
PS 01.04 Gestin del desarrollo y capacitacin.
PS 01.05 Gestin de las relaciones humanas y sociales PS 03.04 Gestionar los documentos de gestin.
PS 01.06 Gestin delrendimiento

PS 04 Gestionar el sistema logstico
PE 04.01 Gestin de abastecimiento
PE 04.02 Gestin dealmacn
PS 04.03 Gestin de servicios generales
PS 04.04 Gestin del transporte
PS 04.05 Gestin del control patrimonial
PS 05 Gestionar las TIC PS 06 Gestionar la informacin
PS 05.01 PS 06.01 Gestin del trmite documentario
PS05.02 PS 06.02 Gestin de legajos de becarios.
PS 06.03 Gestin del archivo central
PS 06.04 Gestin de verificacin posterior
PS 07 Brindar atencin al ciudadano
PS 07.01 Gestion de la atencin al ciudadano
PS 07.02 Atencin al Libro de Reclamaciones
PS 07.03 Gestionar el acceso a la informacin
pblica
PLAN PARA LA DETERMINACION DE PROCESOS
 Lista Maestra de Procesos Estrategicos Nivel 0 y 1
N Tipo Nivel Cdigo Nombre del Proceso Dueo del Proceso
PROCESOS ESTRATGICOS
1 Estratgico 0 PE 01 Gestionar la Planificacin Oficina de Planificacin
2 Estratgico 1 PE 01.01 Planificar la gestininstitucional. Unidad de Planeamiento
3 Estratgico 1 PE 01.02 Gestionar la planificacinoperativa. Unidad de Planeamiento
4 Estratgico 1 PE 01.03 Gestionar el presupuestoinstitucional. Unidad de Programacin y Presupuesto
5 Estratgico 1 PE 01.04 Gestionar la evaluacin y el desempeo. Unidad de Planeamiento
6 Estratgico 0 PE 02 Gestionar las relaciones interinstitucionales Oficina de Comunicaciones e I. Institucional
7 Estratgico 1 PE 02.01 Gestionar la imagen institucional. Oficina de Comunicaciones e Imagen institucional
8 Estratgico 1 PE 02.02 Gestionar la prensa institucional Oficina de Comunicaciones e Imagen institucional
9 Estratgico 1 PE 02.03 Gestionar la comunicacinsocial. Oficina de Comunicaciones e Imagen institucional
10 Estratgico 0 PE 03 Gestionar las Unidades Desconcentradas Oficina de Gestin Territorial
11 Estratgico 1 PE 03.01 Gestionar la coordinacin con las UE , UR y UL Oficina de GestinTerritorial
12 Estratgico 1 PE 03.02 Gestionar el monitoreo de las UE , UR yUL. Oficina de GestinTerritorial
13 Estratgico 1 PE 03.03 Gestionar la supervisina las UE , UR y UL . Oficina de Gestin Territorial
14 Estratgico 1 PE 03.04 Gestionar las UE, UR y UL. Oficina de GestinTerritorial
15 Estratgico 0 PE 04 Gestionar el desarrollo e innovacin Oficina de Planificacin
Unidad de seguimiento y promocin al
16 Estratgico 1 PE 04.01 Seguimiento y evaluacin del Programa
beneficiario
Unidad de seguimiento y promocin al
17 Estratgico 1 PE 04.02 Gestin del Sistema de Informacin.
beneficiario
18 Estratgico 0 PE 05 Gestionar el sistema de control interno Oficina de Planificacin
19 Estratgico 1 PE 05.01
20 Estratgico 1 PE 05.02
21 Estratgico 0 PE 06 Promover el acceso de los benef. al mercado laboral Oficina de Planificacin
Gestin de evidencias de insercin laboral y retorno
22 Estratgico 1 PE 06.01
de la inversin
 Lista Maestra de Procesos de Soporte Nivel 0 y 1
N Nivel Cdigo Nombre del Proceso Dueo del Proceso

PROCESOS DE SOPORTE
29 0 PS 01 Gestionar los recursos humanos Oficina de Administracin

30 1 PS 01.01 Gestin de la planificacin de polticas de RRHH Unidad de Personal

31 1 PS 01.02 Gestin del empleo. Unidad de Personal
32 1 PS 01.03 Gestin de la compensacin Unidad de Personal
33 1 PS 01.04 Gestin del desarrollo y capacitacin Unidad de Personal
34 1 PS 01.05 Gestin de las relaciones humanas y sociales Unidad de Personal
35 1 PS 01.06 Gestin del rendimiento Unidad de Personal
36 0 PS 02 Gestionar los recursos financieros Oficina de Administracin
37 1 PS 02.01 Gestin administrativa y financiera Unidad de Contabilidad y Tesoreria
38 1 PS 02.02 Gestin del Sistema de Contabilidad y Tesorera Unidad de Contabilidad y Tesoreria
39 1 PS 02.03 Gestin de subvenciones Unidad de Subvenciones
40 0 PS 03 Brindar asesora jurdica Oficina de Asesora Jurdica
Gestionar el asesoramiento legal.
41 1 PS 03.01 Oficina de Asesora Jurdica
42 1 PS 03.02 Gestionar la defensa jurdica de PRONABEC Oficina de Asesora Jurdica
43 1 PS 03.03 Gestionar los convenios Unidad de Convenios
44 1 PS 03.04 Gestionar los documentos de gestin Oficina de Asesora Jurdica
45 0 PS 04 Gestionar el sistema logstico Oficina de Administracin
46 1 PS 03.01 Gestin de abastecimiento Unidad de Logstica y Control Patrimonial
47 1 PS 03.02 Gestin de almacn Unidad de Logstica y Control Patrimonial
48 1 PS 03.03 Gestin de servicios generales Unidad de Logstica y Control Patrimonial
49 1 PS 03.04 Gestin del transporte Unidad de Logstica y Control Patrimonial
 Lista Maestra de Procesos Operativos Nivel 0 y 1

N Tipo Nivel Cdigo Nombre del Proceso Dueo del Proceso

PROCESOSOPERATIVOS
23 Operativo 0 PO 01 Gestionar las becas

24 Operativo 1 PO 01.01 Gestionar las becas de pregrado. Oficinas de Becas de Pregrado

25 Operativo 1 PO 01.02 Gestionar las becas de postgrado. Oficinas de Becas de Postgrado

26 Operativo 1 PO 01.03 Gestionar la becas especiales Oficinas de Becas Especiales

27 Operativos 0 PO 02 Gestionar los crditos educativos

28 Operativo Gestionar los crditos educativos Oficina de Crdito Educativo

DETERMINACION DE PROCESOS NIVEL 2
 Lista Maestra de Procesos de Soporte Nivel 2
N Nivel Cdigo Nombre del Proceso Dueo del Proceso
PROCESOS ESTRATGICOS
1 0 PE 01 Gestionar la Planificacin Oficina de Planificacin
2 1 PE 01.01 Planificar la gestin institucional. Unidad de Planeamiento
3 2 PE 01.01.01 Formular el Plan de Gestin Institucional
4 2 PE 01.01.02 Formular el Manual de Operaciones
5 2 PE 01.01.03 Formular los Informes Tcnicos
6 1 PE 01.02 Gestionar la planificacin operativa. Unidad de Planeamiento
7 2 PE 01.03.01 Elaborar el Plan Operativo
Formular y gestionar los Proyectos de Inversin
8 2 PE 01.04.02
Pblica
9 1 PE 01.03 Gestionar el presupuesto institucional. Unidad de Prog. y Presupuesto
10 2 PE 01.03.01 Elaborar el Presupuesto Multianual Institucional
11 2 PE 01.03.02 Programar y formular el Presupuesto Anual
12 2 PE 01.03.03 Emitir la Certificacin del Crdito Presupuestario
13 2 PE 01.03.04 Tramitar y derivar la modificacin Presupuestal
14 2 PE 01.03.05 Evaluar y seguir la ejecucin presupuestal
15 1 PE 01.04 Gestionar la evaluacin y el desempeo. Unidad de Planeamiento
16 2 PE 01.04.01 Realizar el seguimiento y evaluacin del Programa
17 2 PE 01.04.02 Preparacin de Informacin Tcnico-Poltica
ELABORACION FICHAS DE PROCESOS

Ejemplo de Ficha Tecnica de
Proceso de Nivel 0:
Proceso:
E01. Gestionar la planificacin
FICHA TCNICA DE PROCESO NIVEL "0"
I. Ficha de proceso
Cdigo y nombre E01 Gestionar la Planificacin
Clasificacin Estratgico
Comprende el diseo, seguimiento y evaluacion de las estrategias e instrumentos de gestin, con
Descripcin la finalidad de orientar el desarrollo del Programa con calidad, oportunidad y eficacia.
Indicador
Unidad de medida: Meta:
II. Entradas - Salidas del proceso
Entradas/ Insumos Salidas/ Productos
Directivas de MEF, MINEDU. Instrumentos de gestion institucional.
Directivas de PRONABEC. Informes de seguimiento y evaluacin.
Reportes SIAF.
Reportes estadsticos INEI
III. Descripcin de procesos
Cdigo Descripcin
Planificar la Gestin Institucional
E01.01
Comprende el proceso de planificacin de mediano y largo plazo del Programa.
Gestionar la Planificacin Operativa de la Entidad
E01.02
Comprende el proceso de planificacion anual del Programa.
Gestionar el Presupuesto Institucional
E01.03
Comprende el proceso de formulacin y ejecucin del presupuesto del Programa.
Gestionar la Evaluacin y Desempeo de la Entidad
E01.04
Comprende el proceso de seguimiento y evaluacion de los documentos de gestion de la entidad .
 FICHA TCNICA DE PROCESO NIVEL "1"

I. Ficha de proceso

Cdigo y nombre E01.01 Planificar la Gestin Institucional

Clasificacin Estratgico

Comprende la elaboracin de los documentos de gestin de mediano y largo plazo, alineados a la

Descripcin
poltica sectorial.
Ejemplo de Ficha Tecnica de Proceso
de Nivel 1: Indicador Instrumentos de gestin de mediano y largo plazo elaborados

Unidad de medida: Numero Meta: 3

Proceso:
I. Entradas - Salidas del proceso
E01.01 Planificar la gestin
Entradas/ Insumos Salidas/ Productos
institucional
PESEM MINEDU. Plan de Gestion Institucional
Reportes estadsticos de INEI. Manual de Operaciones del Programa
Directivas del MEF y CEPLAN. Informes Tecnicos de Evaluacion del Plan de Gestion
Estudios eInvestigacones. Institucional .

II. Descripcin de procesos

Cdigo Descripcin
E01.01.01 Formulacin del Plan de Gestin Institucional
Comprende el conjunto de actividades relacionadas a la elaboracion del Plan de Gestion
Insitucional del Programa.
E01.01.02 Formulacin del Manual de Operaciones
Comprende el conjunto de actividades relacionadas a la elaboracion del Manual de
Operaciones del Programa.
E01.01.03 Evaluacion del Plan de Gestion Institucional.
Comprende la elaboracion de Informes Tecnicos de Evaluacion del PGI.
 FICHA TCNICA DE PROCESOS DE NIVEL 2

I. Datos gernalres

Proceso E01.01.01 Formulacin del Plan de Gestin Institucional

Tipo de proceso Estrategico X Operativo Soporte

Objetivo: Elaborar el Plan de Gestin Institucional del Programa

Desde la aprobacion de la Directiva para la formulacion del PGI hasta la emision de la

Alcance
Directiva de aprobacion del PGI
Ejemplo de Ficha Tcnica de Proceso
Dueo del proceso Oficina de Planificacin
de Nivel 2:
I.Recursos

Proceso: Director de la Oficina de Planificacion (1)

Jefe de la Unidad de Planeamiento (1).
E01.01.01 Formulacin del Plan Recursos humanos Colaboradores: Jefes de rganos del Programa (10)
Especialistas de la Unidad de Planeamiento (2).
de Gestin Institucional Especialistas en planificacion de los organos del Programa (20)

Equipos: PC, laptops, impresoras, equipo multimedia

Sistema informatico: Sistema Estadistico dePronabec

Infraestructura
Instalaciones: Auditorio, oficinas, adminitrativas.
Fotocopias, servicio de diseo y diagramacion, servicio de correccin
Servicios de apoyo:
de estilo, servicios editoriales.

III. Indicador

Nombre Plan de Gestin Institucional elaborado.

Meta Unidad de medida: Nmero Meta:1

IV. Documentacin

Interna Directiva para la formulacion del PGI

Externa Directivas de Ceplan

 V.Control

Revsin y aprobacin de la Comision de Planeamiento.

Revision y aprobacion del Director Ejecutivo del Programa
Ejemplo de Ficha Tcnica de Proceso
de Nivel 2: VI.Riesgos

Proceso: Debil participacion de los funcionarios de la institucion.

E01.01.01 Formulacin del Plan

de Gestin Institucional VII. Aporobacin y revisin

(continuacin) Revisado por: Oficina de Planificacion - Unidad de Planeamiento , Version:1

Aprobado por: Direccion Ejecutiva Fecha : Noviembre 2016

 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS

La gente no se resiste al Cambio.., se resiste a Cambiar

Peter Senge
EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS
Qu hacemos aqu?
GRACIAS!