Sistemas y Controles

Objetivo del curso:

Al trmino del curso el participante ser capaz

de ejercer una mejor gestin empresarial a
travs de la aplicacin de sistemas y controles
necesarios en su proyecto de empresa.

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 Elementos de la Administracin en la
Gestin Empresarial

Planeacin
Organizacin
Direccin
Control

Control: Funcin Administrativa por medio del cual

se evala el rendimiento
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QUE ES EL CONTROL INTERNO?

Comprende todos los procedimientos

necesarios para que una empresa pueda
proteger y resguardar sus activos y
controlar su informacin.

Tiene por objetivo salvaguardar y

preservar los bienes de la empresa, al
controlar y tomar decisiones acertadas.

El control es una etapa primordial en la administracin, pues,

aunque una empresa cuente con magnficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin
real de la organizacin i no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos. 4
 Importancia del Control

PLANEAR
ACTUAR Subsistema de
Estandarizar Establecer
control
metas y
estratgico
Tomar objetivos
Subsistema de acciones Determinar mtodos
control de correctivas, para alcanzar metas
evaluacin preventivas y (estrategias y
de mejora recursos)

Comparar Personal
contra metas competente
y objetivos

Medir Realizar el
desempeo trabajo HACER
VERIFICAR Subsistema de
control de
gestin
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Importancia del Control

1. Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por

los empleados a fin de lograr los propsitos
2. Posibilita el anlisis de lo realizado contra lo
planificado.
3. Las tcnicas y los sistemas de control son aplicables a
cualquier actividad .
4. Constituye para los jefes y directivos una herramienta
a travs de la cual se comprueba si los propsitos de
la organizacin son alcanzados de acuerdo a lo
planeado.

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 El Proceso del control
2.- Observacin del
1.- Establecimiento de
Desempeo para ajustar las
estndares y criterios de
operaciones estndares
nivel de aceptacin
previstas, de acuerdo a la
normal o deseable.
informacin que recibe.

3.- Comparacin del desempeo real

con el esperado o estndar
establecido, detectar variaciones, o
errores, sobre los limites de lo
normal o deseable.

4.- Accin Correctiva. Los

informes permiten
establecer condiciones 5.- Resultado
para poner en marcha la Exitoso
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accin correctiva.
 Sistemas de control Interno
Las empresas logran sus objetivos al desarrollar planes estratgicos e
implementar sistemas de control para garantizar que sus operaciones se
lleven a cabo segn el plan.
Desempeo
deseado Desempeo
real

Aplicacin
de Medicin del
Los sistemas de desempeo
correcciones
control son efectivos real
cuando limitan las
desviaciones del Programa de
plan estratgico y accin Comparacin
correctiva del desempeo
alertan a la gerencia real contra
Anlisis
indicando si el plan de las
estndares
esta en peligro de causas
de las
no lograrse. desviaciones Identificacin
de las
desviaciones
8
 Existen cuatro factores que deben ser
considerados al aplicar el proceso de control

Cantidad Tiempo

Costo Calidad

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objetivos del control interno:
Dinmica : Ordene por orden de importancia segn el grupo, los objetivos
del control interno
____ Proteger los recursos de la empresa o negocio
evitando prdidas por fraudes o negligencias.
____ Asegurar la exactitud y veracidad de los datos
contables , los cuales, son utilizados por la Direccin
para la toma de decisiones.
____ Promover la eficiencia de la explotacin de los
recursos con que cuenta la empresa o negocio.
____Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas
por la gerencia.
____ Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la
mejora continua.
____ Velar porque todas las actividades y recursos de la
empresa o negocio estn dirigidos al cumplimiento de los
objetivos de la entidad. 10
____ Garantizar la eficiencia y economa en todas las
operaciones.
____ Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,
detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la
empresa o negocio y que puedan afectar el logro de sus
objetivos.
____ Garantizar que el sistema de control interno disponga
de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin.
____ Velar porque la empresa o negocio disponga de
procesos de planeacin y mecanismos adecuados para el
diseo y desarrollo organizacional.

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 TIPOS DE CONTROL MAS IMPORTANTES

rea de gestin Sistema Procedimientos

Recursos -Contratacin de - Reclutamiento, seleccin,

humanos personal contratacin e induccin.
-Capacitacin Vacaciones
- Rotacin. Motivacin. Clima
laboral
Mercadotecnia -Ventas - Atencin al cliente(protocolos)
-Distribucin - Evaluacin de la calidad en el
servicio
- Ventas (clientes, zonas,
productos)
Operaciones -Inventarios - Compras y costos.
-Costos - Surtimiento y Almacenaje
Contabilidad y -Informacin - Registros contable
finanzas -Planeacin financiera - Anlisis de estados financieros

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 ALGUNOS EJEMPLOS

TIPO CRITERIOS A INDICADORES STANDAR

EVALUAR
Humanos Recursos humanos trabajando/recursos 95%
humanos que deban trabajar por X 100
ESTRUCTURA
Materiales Cantidad de materiales 97.8%
existentes/cantidad de materiales que
deban existir X 100
Flujo grama Cantidad de pacientes que siguieron el 98%
flujo grama adecuado/total de pacientes
estudiados X 100
PROCESOS Cantidad de tcnicas Numero de tcnicas que deban ser 98.2%
Aplicadas aplicadas/ total de tcnicas aplicadas
Calidad de tcnicas Cantidad de tcnicas aplicadas 98%
Aplicadas correctamente/ total de tcnicas x 100
Preparacin Integral de los Prestadores preparados Integralmente/ 97.1%
Prestadores total de prestadores X 100
Satisfaccin de clientes Numero de clientes satisfechos/ total de 98.2%
clientes estudiados X 100
RESULTADOS
Satisfaccin de Numero de prestadores satisfechos/ 98.4%
Prestadores de Servicio total de prestadores estudiados X 100
Evaluacin Satisfactoria de Numero de clientes que evaluaron 90%
clientes satisfactoriamente/ total de clientes
estudiados X 100
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Tcnicas para el control
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden
mencionar las siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Sistemas computarizados o mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimientos
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas
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Las Mipymes en Mxico y los sistemas de control

Hemos comentado mucho sobre la importancia de las Mipymes en

Mxico, lo cierto es que de acuerdo a la experiencia y resultados de
diversos estudios, la mayora de las empresas mexicanas, sobre
todo las micro, tienen una falta de control en:

- Inventarios
- Costos
- Informacin de ingresos y egresos
- Informacin histrica para la toma de decisiones
- Comportamiento de ventas (zonas, productos, clientes)
- El mercado
- Clima laboral
- Rotacin
- Etc.

Es decir, en general, carecen de sistemas de informacin y

control, lo cual se refleja en bajos niveles de productividad y
rentabilidad. 15
 Dinmica
Elabore una lista de sistemas de control interno que considere hacen falta
implementar en su futura empresa y a que plan, objetivo o propsito ayudara a
alcanzar?

Sistema de Control Interno Necesario

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Las 5 S para empezar un sistema de
calidad

SEIRE
Es una prctica de
Calidad ideada en Japn
SHITSUKE
referida al
Mantenimiento Integral
de la empresa, no slo de 5S SEITON

maquinaria, equipo e
infraestructura sino del
mantenimiento del
SEIKETSU
entorno de trabajo por
SEISO
parte de todos.

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Denominacin
Concepto Objetivo Particular
Espaol Japons

Clasificacin Seiri Eliminar lo Identificar entre los elementos

innecesario. necesarios e innecesarios.

Orden Seiton Ordenar lo Organizar el espacio de trabajo de

necesario forma eficaz
Limpieza Seiso Limpieza Mejorar el nivel de limpieza de los
profunda. lugares.
Normalizacin Seiketsu Sealar las Detectar situaciones irregulares o
anomalas amilamias, mediante normas sencillas y
visibles para todos.

Mantener la Shetsuke Autodisciplina/ Fomentar los esfuerzas en este sentido

disciplina seguir y hacer lo necesario para mantener el
mejorando. cambio realizado.

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1 S Seiri (Seleccin, Clasificacin y
Descarte)

Seleccin o clasificacin. Distinguir lo que es

necesario de lo que no lo es para las actividades
diarias, peridicas o segn su frecuencia de uso.

Inspeccionar estaciones de trabajo,

gabinetes y estantes; buscando
informacin e insumos obsoletos o
en exceso, herramientas que no
pertenecen a esa rea, artculos
extraos, materiales que no
pertenecen a la actividad.
Productos caducos etc.

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Antes del descarte, cuestionarse

1. Qu debemos tirar?
2. Qu debe ser guardado?
3. Qu puede ser til para
otra persona u otro
departamento?
4. Qu deberamos reparar?
5. Qu debemos vender?

La clasificacin de residuos: papel, plsticos,

metales, etc. Recuerde tenemos el compromiso de
cuidar el medio ambiente
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 Frecuencia de Uso
Colocar en Colocar
almacn juntoa la
persona
ES
POSIBLE
QUE SE CADA
USE HORA

ARCHIVO
HERRAMIENTAS
MESAS DE TRABAJO
Colocar en ALGUNAS
HERRAMIENTA
INSTRUCTIVOS VARIAS Colocar cerca
Almacn o VECES INSTRUCTIVOS VECES POR de la persona
AL AO MATERIALES TURNO
archivo MANUALES
MANUALES
MATERIALES

ALGUNAS VARIAS
VECES AL VECES POR
MES SEMANA

Colocar Colocar en
en otra el rea
rea
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BENEFICIOS:
Reduccin de necesidades de espacio, stock,
almacenamiento, transporte y seguros.
Evita la compra de materiales no necesarios y
su deterioro.
Aumenta la productividad de las mquinas y
personas implicadas.
Provoca un mayor sentido de la clasificacin y
la economa, menor cansancio fsico y mayor
facilidad de operacin.

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2. S. Seiton; Ordenar, organizar el
espacio de forma eficaz.

Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la

calidad requerida, en el momento y lugar adecuado.

Solo aplique el
principio
de orden: Un lugar
para
Cada cosa y cada cosa
en su lugar

23
Criterios de colocacin de cada cosa en su
lugar adecuado

Qu espacio es necesario segn el stock de este articulo?

Esto es necesario que est a la mano?
Cul es el mejor lugar para cada articulo?
Es frgil, que caractersticas especificas de almacenamiento
tiene?
Es de flujo constante?

Hay que tener en claro que:

Todas las cosas han de tener un nombre nico, y todos
deben conocerlo.
Todas las cosas deben tener espacio definido para su
almacenamiento o colocacin, indicado con exactitud y
conocido tambin por todos.
24
 Beneficios de Ordenar

Reduce los movimientos de caminar y alcanzar

Reduce los tiempos de bsqueda
Reduce tiempos de espera por materiales
Previene el desabasto
Mejora la seguridad
Minimiza errores
Mejora tiempo de respuesta

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CMO? ORDENAR - ORGANIZAR

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3.S Seiso; Limpieza.
OBJETIVO:
Proporcionar un
ambiente limpio y seguro
y agradable a quienes
interactan en la
empresa.

Nota: Los artculos de limpieza deben de tener

informacin de precauciones y equipo de
proteccin necesario para su uso.
27
Beneficios de Seiso

Mayor productividad de personas, mquinas y

materiales, evitando hacer cosas dos veces

Facilita la venta del producto.

Evita prdidas y daos materiales y productos.

Es fundamental para la imagen interna y externa de

la empresa.

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 4ta S. Seiketsu: Normalizar,
estandarizar.
OBJETIVO: Verificar que los estndares establecidos
se apliquen para lograr la mejora continua.

ESTNDAR:
Sirve como tipo,
modelo, norma,
patrn o referencia.

DEFINIR QUE ACCIONES DEBEN TOMARSE COMO PARTE DEL

TRABAJO DIARIO PARA QUE SE MANTENGA EL ESTADO
LOGRADO

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Recursos visibles en el establecimiento
de la 4ta. S:

Avisos de peligro, advertencias,

limitaciones de velocidad, etc.
Informaciones e Instrucciones sobre
equipamiento y mquinas.
Avisos de mantenimiento preventivo.
Recordatorios sobre requisitos de
limpieza.
Aviso que ayuden a las personas a evitar
errores en las operaciones de sus
lugares de trabajo.
Instrucciones y procedimientos de
trabajo. 30
31
Las ventajas de uso de la 4ta S

Facilita la seguridad y el desempeo

de los trabajadores.
Evita daos de salud del trabajador y
del consumidor.
Mejora la imagen de la empresa
interna y externamente.
Eleva el nivel de satisfaccin y
motivacin del personal hacia el
trabajo.

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5 S Shitsuke; Disciplina y Compromiso

Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se

supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de
trabajo en base a buenos hbitos, para mantener los
estndares.

Rompamos
con los malos
hbitos

(Vamos a hacerlo!),
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Sistematizar y mantener

Comunicar y capacitar a toda la organizacin

Auditar el nivel de avance y madurez de la
aplicacin de 5S, utilizando listados de
verificacin, cdigos de colores (Rojas y verdes)
emitiendo una calificacin.
Proporcionar buenos ejemplos para la gente a
seguir, no slo palabras y buenas intenciones.

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 FACTORES DE XITO

EL PRIMERO EN COMPROMETERSE CON LA MEJORA

DEL AMBIENTE DE TRABAJO DEBE SER EL DUEO O
PROPIETARIO.

DEBEN DE APOYAR Y PROMOVER :

LA DIFUSIN

LA CAPACITACIN

SU APLICACIN Y SEGUIMIENTO

LOGRAR EL COMPROMISO DE TODAS LAS DEMS

PERSONAS DEL NEGOCIO

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Ejercicio: ACTIVIDADES

Tu empresa ya cuenta con un sistema de CONTROL?

Cules son los principales procesos de tu futura

empresa?

Establecer qu tipo de informacin necesitas saber,

para qu, cmo las vas a generar y cmo la vas a
controlar?

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