FUNCIONES DE LA SECRETARIA

ACTUAL Y LA GERARQUIZACION
DEL ROL EN LA
ADMINISTRACION PUBLICA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con

las tareas establecidas, adems de
acompaar en la vigilancia de los procesos a
seguir dentro de la empresa.
 PERFIL DE UNA SECRETARIA
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que
cumpla con las siguientes caractersticas:
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, corts y seria.
- Excelente redaccin y ortografa.
- Facilidad de expresin verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempearse eficientemente en su rea.
- Aptitudes para la Organizacin.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinmica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de
decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.
 Entender en la elaboracin de las comunicaciones, providencias,
proyectos de reglamentos y resoluciones del rea.
Entender en todo lo referente a la administracin del Doctorado.
Propiciar el incremento de la investigacin en proyectos
interdepartamentales, interfacultades e interinstitucionales.
Definir conjuntamente con los institutos, planes de investigacin
bsica, aplicada y de difusin cientfica.
Atender los mecanismos de promocin cientfica y tecnolgica, de
reclutamiento y reincorporacin de cientficos a la Facultad y el
funcionamiento de la actividad.

 Atender todo lo relativo a los investigadores de la

Facultad y de otras instituciones cientficas y a las becas
de investigacin de la Universidad o de otros
organismos cientficos.
Supervisar las tareas de mantenimiento del edificio,
equipos, mquinas e instalaciones.
Coordinar todas las tareas de impresin que se
realicen por intermedio de la Facultad, promoviendo su
distribucin.
Intervenir en las responsibilidades vinculadas con las
funciones de Director de rea y tesorero de la Facutad.
Asistir a las Comisiones del Consejo Directivo en el
mbito de su rea de competencia.
Elaborar peridicamente material informativo acerca de
la gestin ordinaria econmico-financiera, para que el
Seor Decano informe al Consejo Directivo.
 La Secretara Administrativa contribuye
conjuntamente con el titular de la Entidad en la
planeacin, organizacin, direccin y control de
los servicios administrativos; sugiriendo las
medidas necesarias para su mejor
funcionamiento.
Tambin trata de optimizar los recursos
humanos, tcnicos y materiales por medio del
uso de tcnicas administrativas sin perder de
vista los lineamientos establecidos por la
administracin central.
 Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del
departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluacin peridica de los proveedores
para verificar el cumplimiento y servicios de stos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el
departamento correspondiente, para que todos estemos
informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la
empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier
funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener
informado a los jefes de los compromisos y dems
asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean
asignadas por t jefe.
- Mejora y aprendizaje contino.
 Imagen de xito

La imagen profesional es uno de los factores ms

importantes en el logro de las metas deseadas. Es la
combinacin balanceada de la salud fsica, emocional y
espiritual de los sgtes elementos:

- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez..
Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y

acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente
la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte
profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen
reglas o cdigo de vestimenta, se debe evitar utilizar en la
oficina:
- Ropas de brillo.
- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.
El xito del buen vestir depender
de los sgtes
- Cdigo de vestimenta corporativa.
- Combinacin de piezas cmodas de vestir, tales
como: trajes, chaquetas, pantaln, blusa y falda.
- Telas lavables, suaves y sin arrugas.
- Combinacin de zapatos y carteras.
- Colores bsicos.
- Coordinacin de accesorios.

La combinacin y coordinacin de los elementos de

la vestimenta es un arte y debe reflejar
profesionalismo, cultura corporativa y compromiso
con el cliente.
 Funciones de una secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de
servicio al cliente.
- Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para verificar
el cumplimiento y servicios de stos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar
bien el trabajo asignado.
- Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario
o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los
jefes de los compromisos y dems asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por t
jefe.
- Mejora y aprendizaje contino.
LAS COMUNICACIONES
URGENTES

1. Medios propios que posee la empresa para llevar a cabo

las comunicaciones urgentes.

EL TELFONO: es el medio ms empleado para llevar a

cabo las comunicaciones habladas urgentes.

EL TLEX: es el antecedente del fax. Permite enviar y

recibir mensajes a distancia entre las empresas abonadas
que posean un terminal instalado.

EL FAX: es un sistema autnomo que transmite datos por

medio de impulsos elctricos a travs de la red telefnica.

 EL CORREO ELECTRNICO: sistema de

comunicacin electrnico que se lleva a
cabo mediante los diferentes medios
empleados en las redes.

INTRANET: es un tipo de red que permite

compartir y transmitir informacin dentro
de una empresa.
 2. Qu debe tener una cartula de fax? Qu es y para que
sirve?
-La razn social.
-Persona y/o departamento o seccin que emite la transmisin.
-El domicilio social.
-Nmero de telfono de la empresa emisora.
-Direccin electrnica (si se posee).
-Nmero de fax de origen.
-Nmero de hojas telecopiadas.
-Espacio para aadir (nmero de fax de destino, destinatario,
departamento o seccin a quin se dirige al transmisin, el
asunto y el texto o mensaje).
-Es una hoja donde pueden aparecer impresos los datos de la
empresa que enva los faxes o comunicaciones.
Sirve para facilitar la comunicacin.

 3. Qu es el correo electrnico?
-Es un sistema de comunicacin electrnico que se lleva a
cabo mediante los diferentes medios empleados en las
redes. Sirve para enviar y recibir mensajes u otro tipo de
informacin a/ o de otros usuarios que estn conectados a
un sistema de red.

4. Cita algunas ventajas del correo electrnico.

-Transmisin de mensajes prcticamente instantneo.
-Permite enviar variedad de cosas.
-Enviar y recibir mensajes en cualquier momento.
-El receptor o destinatario del mensaje puede, el momento
que se le enva, no estar conectado a la red y el mensaje se
almacena.
 Es ms completo y ms barato que la comunicacin
telefnica (tarifa plana).
-Con respecto al fax, lo supera en facilidad de uso, calidad
y precio.

5. Qu es y para qu sirve una red Intranet?

-Es un tipo de red que permite compartir y transmitir
informacin dentro de una misma empresa. Este tipo de
redes utilizan la tecnologa de Internet para crear sistemas
de informacin y de comunicacin internas ajustadas a las
necesidades propias de cada empresa.

6. Qu medios utilizamos para entregas de paquetes o

documentos urgentes en una ciudad?
-Empleamos las empresas de mensajera y paquetera de
las que hay un gran nmero como Prosegur, Seur, UCD.
 Postal Exprs.
-Es un servicio que permite el envo de correspondencia,
documentos o mercancas hasta 20 Kg. en todo el territorio
nacional, en plazo de tiempo medio de 24 horas.
Tiene prestaciones aadidas y servicios complementarios:
-Seguro opcional (mximo 3.000), 1% del valor declarado.
-Contrarreembolso (mximo 2.500). Para cobrar una venta
a distancia sin necesidad de tarjeta o nmero de cuenta
corriente.
-Prueba de entrega. Garantiza el haber entregado el envo
mediante un acuse de recibo, fax o carta urgente.
-Las tarifas dependern de la provincia a la que se enva.

 Cmo redactar lo acordado en una reunin

Aqu te indicamos qu considerar al momento de redactar
lo acordado en una reunin.
El propsito de un acta de reunin es consignar de manera
sinttica los acuerdos y deliberaciones adoptados en una
reunin. Este documento debe ser firmado por todas las
personas que asistan a ella, sin excepcin plantea el
Manual de Gestin y Asistencia Ejecutiva.
El secretario de actas es la persona encargada de redactar
el escrito. Generalmente los miembros de Directorios
tienen la necesidad de tener un Libro de Actas.
Un acta debe incluir las siguientes partes:
 Cmo redactar informes efectivos

Son muchos los profesionales destacados en determinadas

carreras, no obstante cuando se tienen que enfrentar a la
comunicacin escrita, presentan escollos u obstculos,
dadas sus debilidades al respecto. En tal sentido, es
recomendable atender a algunas sugerencias que
facilitarn esta importante tarea:
Elaborar un plan de redaccin
Se puede realizar describiendo puntos bsicos a travs de
pensamientos difanos, sabiendo qu se quiere comunicar
y cul es la verdadera intencin.El xito en la redaccin
est en el arte de condensar las ideas, en la originalidad, y
en la precisin.
 Iniciar la redaccin de manera fluda
Se debe escribir, como si se estuviese hablando con
alguien, del tema en cuestin. Despus de los primeros
pasos, se va adquiriendo confianza y seguridad. Es
importante dejar que las ideas fluyan, sin interrumpir el
texto, hasta haber expresado los puntos fundamentales.
Las correcciones se efectuarn en la tercera etapa.
Revisin y correccin
Cuando se llegue a esta etapa, se debe estar pendiente de
que las ideas guarden relacin, que haya concordancia.
Las palabras que se repitan, deben ser sustitudas por
sinnimos, los cuales son fuertes aliados en el momento
de realizar una efectiva comunicacin.
Qu habilidades tiene una
Secretaria?

Las habilidades de una Secretaria son:

Relaciones
Humanas Administracin Administracin
del tiempo Seguimiento Organizacin del
trabajo Uso del
Telfono Redaccin Archivo Ortografa To
ma de Dictado Manejo de la
Computadora Uso del Internet Uso del
Fax Iniciativa y discrecin
* Reglas en la oficina
Cuando se empieza un nuevo trabajo es importante integrarse al grupo y
a la cultura del rea de trabajo. Estas reglas generales podran serle muy
tiles:
- Si es nuevo o nueva, tenga paciencia y mantngase, por el momento, en
un segundo plano. Intente observar, escuchar y aprender antes de tratar
de cambiar las cosas.
- Evite siempre los chismes.
- Observe bien a sus compaeros. Resulta interesante saber quin goza
de mayor prestigio o influencia o a quin puede pedir ayuda.
- En todos los trabajos existen ciertas reglas no escritas, como una
determinada forma de vestir o de comportarse con los superiores... Intente
ponerse al corriente de la situacin.
- Respete siempre a sus superiores, no importa lo joven o informales que
le parezcan.
- Escuche a sus compaeros y acepte sus opiniones, aunque no las
comparta.
Procure ser eficiente en su trabajo y ayudar a sus compaeros si estos lo
necesitan.
- Medite sus palabras y sus consecuencias antes de hablar, nunca humille
a nadie ni hable negativamente de usted.
* Ideas para expandir tu
vocabulario
Ideas para expandir tu vocabulario
Haz una lista de las materias que ms te fascinan. Mientras ms disfrutes un tema, ms fcil es
aprender acerca de l.
Ahora ve a una biblioteca y busca un diccionario de palabras que sean especficas con esos temas.
Si te gusta la mecnica, la cocina, la carpintera, etc puedes encontrar palabras que se usan en esa
rea y mejorar tu lenguaje.
No hay diccionarios para todo, pero el simple hecho de buscar las palabras que has escuchado y
que no sabes su significado har que se queden en tu memoria.
Debido a que ellas se relacionan con tu tema favorito, t vas a practicarlas y usarlas en forma
regular con todo el compromiso que se necesita para hacerlas parte de una conversacin normal.
En lugares diferentes del pas la gente usa diferentes palabras. Trata de recolectar o suscribirte a
un peridico de otra parte del pas o intercambia peridicos con algn amigo/a de otro lugar o
investiga sobre el lenguaje regional de otra zona de tu pas que te interese, lee gratis un peridico
por Internet de otro lugar o lee la historia y costumbres de otra regin.
Para hacer el aprendizaje ms fcil y ms productivo, usa flash cards en una forma nueva y ms
efectiva para dominar varias palabras a la vez. En vez de poner las palabras separadas en tarjetas
separadas con significados separados. Escoge cuatro palabras que tengan el mismo o similar
significado y escrbelas en un lado con su significado claramente identificado en el otro lado. De
esta forma vas a estar aprendiendo lo mismo o significados de palabras estrechamente
relacionadas para cuatro palabras, vas a estar aprendiendo cuatro palabras en una definicin con
leves cambios.
Aprendes mucho ms al ser humilde que al ser orgulloso. Igual que cuando estas visitando un
lugar que no conoces t debes tener la voluntad para detenerte y preguntar por una calle, no
deberas tener miedo de investigar cuando hay una palabra que no entiendes. Busca su significado
en un diccionario o incluso ten el coraje de preguntar. Busca la palabra, escribe lo que no
entendiste rpidamente. La satisfaccin de la victoria sobre tu ignorancia de esa palabra reforzar
tu confianza en que puedes aprender muchas otras palabras si tu realmente lo quieres.
* ORDEN EN EL ESCRITORIO

Darle importancia al orden y organizacin de

la oficina es una tarea concreta que debe
realizarse para lograr un trabajo eficiente. Es
por ello que un escritorio desordenado, en
donde en el mismo alto de papeles se
encuentren las cartas a medio hacer, los
papeles intiles, hace que sea imposible
trabajar con eficiencia y establecer
prioridades correctamente.

* CMO EVITAR EL
DESORDEN?
Existen algunos tiles consejos para hacer de tu escritorio un
lugar limpio y ordenado:
- No utilizar el escritorio como un lugar de archivo. Para esto
debes emplear carpetas de trabajos en curso.
- Slo deben estar en el escritorio los accesorios y equipos de
uso permanente.
- No acumular recuerdos personales, pues dan una imagen
poco profesional y restan espacio para trabajar eficientemente.
- Dejar un espacio amplio para trabajar.
- No consumir alimentos sobre el escritorio.
- Tener los elementos que se usan con regularidad en lugares
accesibles.
- Pase lo que pase, programar unos minutos y dejar el escritorio
ordenado al finalizar el da.
* PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE
ARCHIVAR

1) INSPECCIONAR
Inspeccionar todo documento o carta antes de
archivarla, para asegurarse que ya se tramit.

2) CLASIFICAR
Cul ser el nombre, asunto o ttulo bajo el cual se
va a archivar siguiendo cualquiera de estos criterios:
a) Bajo el nombre del membrete del documento.
b) Bajo el nombre de la persona o compaa a quien
est dirigida la carta.
c) Bajo el nombre de quien firma la carta.
d) Bajo el nombre o asunto mencionado en el
contenido de la carta o documento.
e) Bajo el nombre de la localidad.
 3) CODIFICAR O MARCAR
1) El nombre seleccionado con un lpiz de color o marca texto.
2) Si el nombre bajo el cual debe ser archivado un papel no
puede ser subrayado porque no aparece escrito, ste se anota
con lpiz de color en la esquina superior derecha.
3) Si una carta o documento debe llevar referencia cruzada, se
subraya o se escribe el nombre bajo el cual debe aparecer la
referencia, y se anota una "X" al final del rengln.

4) DISTRIBUIR
- La distribucin es el arreglo preliminar de los papeles de
acuerdo con la primera letra del nombre que ha sido subrayado
o escrito durante el procedimiento de "marcar". Esta separacin
o distribucin hace posible abrir cada cajn slo una vez, y
trabajar sistemticamente de adelante hacia atrs.
- Se puede archivar alfabticamente, alfanumrica., llevar una
carpeta para su control que nos sirva como gua.
5) ARCHIVAR
Colocar los papeles o documentos en sus respectivos
expedientes.