Universidad para la Cooperacin Internacional

PROGRAMA MAESTRA EN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Gestin del Costo del Proyecto

(Aspectos Complementarios)
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 Gestin del Costo
Se refiere a los procesos
involucrados en estimar,
presupuestar y
controlar los costos de
modo que se complete
el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.

PMI, 2013
Qu no es gestin del costo?
La gestin de costos
como la explica el
PMBoK se concentra en
la gestin de costos
diaria no en la gestin
de fuentes de
financiamiento.
 Planificar la gestin de costos
El proceso que establece las polticas,
procedimientos y documentacin para planificar,
gestionar, gastar y controlar los costos del
proyecto

PMBOK, 2013
 Planificar la gestin de costos

Entradas T&H Salidas

Plan de gestin Juicio Experto Plan de gestin

de proyecto Tcnicas de costos
Acta de analticas
constitucin Reuniones
Factores
ambientales de
la empresa
Activos de los
procesos de la
organizacin

PMBOK, 2013
Qu es un plan de gestin de costos?

El plan de gestin de
costos documenta los
criterios necesarios para
planificar, estructurar,
estimar, presupuestar y
controlar los costos del
proyecto

PMI, 2013
Un plan de gestin de costos debe

Definir la moneda que se utilizar para estimar

los costos.
Definir el nivel de exactitud con el que se
deben estimar los costos.
Definir las tcnicas para estimar valor ganado.
Determinar los umbrales de control.
Determinar los formatos de reporte.

Mulcahy, 2011
 Estimar los costos

El proceso de desarrollar una aproximacin de

los recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del proyecto
PMBOK 2013
 Estimar los costos
Entradas T&H Salidas

Plan de gestin de Juicio Experto Estimaciones de Costos

costos Estimacin Anloga de las Actividades
Planificacin de los Estimacin Paramtrica Base de los Estimados
Recursos Humanos Estimacin Ascendente Actualizaciones a los
Lnea Base Alcance Estimacin por Tres Documentos del
Cronograma del Valores Proyecto
Proyecto Anlisis de Reserva
Registro de Riesgos Costo de la Calidad
Factores Ambientales de Software de estimacin
la Empresa de costos para la
Activos de los Procesos direccin de proyectos
de la Organizacin Anlisis de Propuestas
para Licitaciones
Tcnicas de toma de
decisiones de grupos

PMBOK, 2013
 Clasificacin de Costos
Variables: Cambian de
acuerdo con la cantidad
de trabajo. (materiales,
mano de obra,
combustibles, etc)
Fijos: En el caso de un
aumento de la produccin
se mantienen sin
variacin. (alquiler de una
oficina, leasing de
maquinaria).
Mulcahy, 2011
Clasificacin de Costos
Directos: Estos costos
pueden ser atribuidos al
trabajo del proyecto.
(materiales, viajes,
mano de obra).
Indirectos: Costos
incurridos para el
beneficio de ms de un
proyecto. (seguros,
impuestos, etc).
Mulcahy, 2011
Qu debemos estimar?
Mano de Obra
Materiales
Subcontratistas y asesores
Alquiler de equipo e instalaciones
Viajes
Reservas de contingencia*
Reservas de gestin*

Gido, 2007
 Determinar el Presupuesto

El proceso de agregar los costos estimados de

las actividades individuales o paquetes de
trabajo para establecer la lnea base de costos
aprobada
PMBOK 2013
Determinar el Presupuesto

Entradas T&H Salidas

Plan de gestin de Suma de Costos Lnea Base de Costos

costos Anlisis de Reserva Requisitos de
Lnea Base del Alcance Juicio de Expertos Financiamiento del
Estimaciones de Costos Relaciones Histricas Proyecto
de las Actividades Conciliacin del Lmite Actualizaciones a los
Base de las del Financiamiento Documentos del
Estimaciones Proyecto
Cronograma del
Proyecto
Calendarios de
Recursos
Registro de riesgos
Acuerdos
Activos de los Procesos
de la Organizacin

PMI, 2013
 Niveles de exactitud
Estimacin preliminar
de costos (Orden de
magnitud)
Estimacin de
presupuesto
Estimacin definitiva

Mulcahy, 2011
Estimacin preliminar de costos
(Orden de magnitud)
Es un estimado del
costo durante los
procesos de iniciacin,
un rango tpico es +/-
50%.

Mulcahy, 2011
Estimacin de presupuesto
Es un estimado del
costo durante los
procesos de
planificacin, un rango
tpico es -10% / +25%.

Mulcahy, 2011
 Estimacin definitiva
Es un estimado
posterior a la creacin
del presupuesto, un
rango tpico es +/- 10%.

Mulcahy, 2011
Reserva de contingencia
Cantidad de recursos
adicionales a la
estimacin de costo,
necesarios para reducir
el riesgo de sobrecostos
en el proyecto.
Es establecido en la
gestin del riesgo

PMI, 2013
 Reserva de gestin
Recursos reservados para cambios no
planificados al alcance y al costo del proyecto.
Tambin se conoce como imprevistos, en
muchas ocasiones es necesario obtener
aprobacin antes de comprometer o gastar la
reserva de gestin.
Esta reserva no forma parte de la lnea base
de costo.

PMI, 2013
Presupuestacin

Mulcahy, 2009
 Lnea base de costo
Es el costo estimado del proyecto (no incluye
la reserva de gestin) hasta la conclusin
distribuido en el tiempo, que se utiliza para
medir, monitorear y controlar el desempeo
global del proyecto.
 Lnea base de costo
Es la estimacin monetaria de cada
entregable, subentregable y paquete de
trabajo del proyecto. Debe asegurarse que
contenga una reserva de contingencia de
acuerdo con la gestin de riesgos.
Establecer lnea base de costo
Descomponer el alcance a un nivel manejable.
Asignar responsabilidades.
Desarrollar un presupuesto en el tiempo para
cada tarea.
Agregar reserva de contingencia.

PMI; 2013
 Lnea base de medicin
de desempeo

Lnea base integral de alcance, tiempo y costo.

Integra estas reas de conocimiento para el
seguimiento integral del proyecto.
Al graficarse tambin se conoce como curva S.
 Curva S
La curva S, es la curva
que muestra la lnea
base del desempeo
esperado del proyecto.
Inicia sin gastos en el
da inicial del proyecto,
concluyendo con el
100% del gasto en la
fecha ltima del
cronograma.
 Curva S
Recibe su nombre de la
forma usual que toma la
curva, dibujando una S en
el grfico. Esta S
corresponde al
comportamiento del gasto
de los proyectos, el cual
muestra una ligera
pendiente al inicio y al final,
y una pendiente vertiginosa
en las fases intermedias.
Para qu se usa?
Permite comparar el
avance real vs el avance
planificado, con el
propsito de establecer
las desviaciones del
proyecto y tomar
acciones correctivas. Es
el punto de partida de
la tcnica de valor
ganado.
 Cmo se crea?
La primera versin de la
Curva S se crea a partir
del cronograma vigente
y el presupuesto inicial.
Posteriormente se
puede actualizar
conforme se crean las
nuevas versiones.
 Cmo se crea?
En el eje Y (vertical) se
colocan los recursos
financieros (dinero),
mientras que en el eje X
(horizontal) se coloca el
tiempo. La unidad de
tiempo a utilizar
depender de la
duracin del proyecto.
 Cmo se crea?
Lo que se grafica son los
recursos financieros el
presupuestados
acumulados en cada
perodo, lo que va
dibujando el
comportamiento del
consumo del
presupuesto.
 Otras Curvas S
Existen variaciones de
esta curva que utilizan
en el Eje Y horas
hombre o porcentaje
del presupuesto total,
que tambin pueden
ser utilizadas.
 Controlar los costos

El proceso de monitorear el estatus del

proyecto para actualizar los costos del proyecto
y gestionar cambios a la lnea base de costos
PMBOK 2013
Controlar los costos
Entradas T&H Salidas

Plan de gestin de Gestin del valor Informacin del

costos ganado desempeo del
Requisitos de Proyeccin trabajo
Financiamiento del Indice de desempeo Proyecciones de
Proyecto para completar costos
Datos del desempeo Revisiones de Solicitudes de cambio
del trabajo desempeo Actualizacin del plan
Activos de los Sofware de gestin de de gestin de
procesos de la proyectos proyectos
organizacin Anlisis de reserva Actualizacin de
documentos del
proyecto
Actualizacin de
activos de los
procesos de la
organizacin

PMI, 2013
 Valor Ganado
Es una tcnica para la medicin integral del desempeo del
proyecto.
La tcnica permite medir el avance del proyecto, proyectar el
costo final y la fecha de finalizacin.
Adems permite determinar donde est el proyecto y hacia
donde se dirige, al compararlo con donde debera estar y
hacia donde se debera estar dirigiendo.
Es una herramienta efectiva y genera informacin confiable
cuando se utiliza correctamente.

PMI; 2011
Cundo se puede utilizar?

Es necesario un presupuesto detallado a travs del

tiempo donde se puedan identificar el alcance, costo
y tiempo del proyecto, y donde se pueda determinar
el costo presupuestado en cualquier momento.
Este presupuesto detallado se llama Lnea Base de
Medicin de Desempeo.

PMI; 2011
Otros temas relacionados con costos
Anlisis de Ciclo de Vida
Al gestionar costos
debemos tomar en
cuenta el anlisis de
ciclo de vida.
En este anlisis se
toman en cuenta tanto
los costos del proyecto
como los costos de
mantenimiento.

Chamoun, 2002
Anlisis de ciclo de vida
Un ejemplo tpico de
anlisis de ciclo de vida
es el considerar dentro
de los costos del
proyecto de una nueva
carretera, los costos de
conservacin vial.

Chamoun, 2002
 Ingeniera de valor
Es una tcnica para lograr
identificar costos
innecesarios en el
producto o servicio
tomando en cuenta el ciclo
de vida del producto.
Su principal objetivo es la
reduccin de costos
manteniendo o mejorando
las caractersticas del
producto.
Chamoun, 2002
 Ingeniera de valor
Se deben identificar
costos innecesarios que
no aportan calidad, uso,
garanta, apariencia o
caractersticas
establecidas.

Chamoun, 2002
 Ingeniera de valor
Un anlisis de ingeniera
de valor nos llevara a
comparar como
alternativas vlidas la
construccin de la
carretera en cemento o
la construccin de la
carretera en asfalto.

Chamoun, 2002
 Bibliografa
Project Management Institute. A Guide to the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK 2013). Fifth
Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2013.
Chamoun, Y. Administracin Profesional de Proyectos. La
Gua. Mxico: Edit. McGraw-Hill, 2002.
Rita Mulcahy, PMP. PMP Exam Prep, Seventh Edition: Rita's
Course in a Book for Passing the PMP Exam. 7th Edit. RMC
Publications, Inc: RMC,2011
Gido Jack, Clements James P. Administracin de Exitosa de
Proyectos. Segunda Edicin. Mxico: Internacional
Thomson Editors, 2007.
Presentacin elaborada con los aportes de los
profesores:
Ing. Alvaro Mata Leitn, MAP, PMP, GPM-b
Ing. Carlos Brenes Mena, MAP, PMP, GPM-b
Ing. William Ernest Mondol, MAP, PMP

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