MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

Y CONFORMACIN DE EXPEDIENTES

JUAN MARTN UICAB POLANCO

MAYO 2016.
Correspondencia:
Es el trato recproco entre dos personas
mediante el intercambio de cartas, tarjetas,
telegramas, catlogos, folletos, entre otros.

En las empresas se considera que la

correspondencia es el alma del comercio y
la industria.

Es un medio de comunicacin usado por el hombre

desde hace muchos aos para comunicarse entre dos
personas o individuos que estn a larga distancia o
cerca con un motivo muy variado.
 Llega de empresas externas

Recibida

Correspondencia

Interna Enviada

Es aquella que se comunica Se remite a individuos o

entre los departamentos de empresas externa, se archiva
la misma empresa una copia
Tipo de sistema depende de

Organizacin
de la
correspondencia
Reglas en la recepcin de la correspondencia

Las asistentes o secretarias deben:

Sellarla y registrarla.
Leerla y verificar que sea para la oficina.
Jerarquizarla.
Contestar y mecanografiar la que pueda atender.
Sintetizar la informacin de la que no pueda atender.
Buscar los expedientes correspondientes.
Presentarla al jefe y recibir instrucciones.
Mecanografiar la contestacin y revisarla.
Separar y repartir las copias.
Colocar las copias en pendiente para el seguimiento.
Elaborar un acuse de recibido.
Archivar la copia.
Recepcin y distribucin de correspondencia en las organizaciones:
Grandes empresas
Departamento receptor (oficiala de partes).
Revisa a que departamento va dirigido.
Sella la fecha y hora de recepcin.
Recaba la informacin para el control
interno.
Se distribuye al departamento
correspondiente.
Pequeas empresas
Registra la correspondencia.
Lo coloca en la bandeja de entrada del
jefe.
Espera instrucciones de su jefe.
Archivar el documento una vez con la
iniciales de autorizacin de archivar el
documento.(esquina superior derecha)
 Pasos en el
procedimiento
de archivo

Da click en la figuras para ir a la informacin

Inspeccin

Debe examinarse la
correspondencia ,
antes de ser archivada Firma
que tenga las iniciales
de autorizacin, es
decir, si un
documento llega al
archivo sin estas
iniciales, deber
devolverse a la Sello
persona a quien
estaba dirigido.
Clasificacin

Es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica

de documentos semejantes, con caractersticas comunes.
Exige un plan previo y una atencin minuciosa.
La identificacin del nombre es el fin principal de la
clasificacin.
Criterios:
Por el nombre del membrete.
Por el nombre de la persona o compaa a quien se dirige la carta.
Por el nombre de quien firma la carta.
Por el nombre del documento que ha sido clasificado.
Por el asunto.
Por la fecha.
Por el nmero asignado
Tipos de ordenacin:
Nmerico
Alfabtico
Cronlogico
Geogrfico
Por asuntos.
Factores que influyen en el grado de exactitud de una
clasificacin:
Volumen de documentos y criterios de bsqueda
Ritmo medio de incremento de la documentacin
La frecuencia de uso del archivo
Codificacin

Es la redaccin o indicacin de alguna manera el

encabezamiento de la correspondencia. Existen algunas
formas:

Se subraya con lpiz rojo el nombre seleccionado.

Se debe escribir en la esquina superior derecha algn

mensaje.

A travs de referencias cruzadas.

Distribucin

Consiste en ordenar los documentos dentro de cada

grupo:

Por letra.
Por nmero.
Por tema.
Por fecha.

Se utilizan clasificadores para poder separar de acuerdo

al grupo correspondiente.
Archivo

Colocar los documentos en los expedientes y la guarda dentro

de las gavetas.
Pasos para llevar a cabo sta tarea:
Abrir la gaveta correspondiente.
Utilizar los encabezamientos de las guas para localizar y
encontrar el expediente.
Sacar el expediente.
Asegurarse que es el expediente que corresponde.
Colocar el documento dentro del expediente con el titulo
colocado hacia la izquierda del archivador.
Colocar el expediente de regreso en su sitio.
Conformacin de un expediente

Reglas para que los expedientes sean de utilidad y

luzcan ordenados y limpios:
No saturarlos.
Orden de la documentacin.
Evitar sujetapapeles, ganchos entre otros.
Retirar los expedientes por la parte media y no por las
cejillas.
Reparar los expedientes deteriorados o sustituirlos.
Si el documento es menor del tamao normal debe
pegarse en una hoja carta u oficio segn corresponda.
Bibliografa

Domnguez, Thala; Archivonoma; Editorial

McGraw Hill, segunda edicin 2001.