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Sistema de

archivar
numrico
Juan Martin Uicab Polanco
Junio 2016
Dentro de un sistema de archivo, todo documento
lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

Clasificar: Es reunir todos los documentos de una


misma clase o de un mismo asunto.

Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos


de los documentos clasificados anteriormente.

Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo


los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo ms usuales son: el


Alfabtico, el numrico, el cronolgico, el
geogrfico, el por asuntos.
Geogrfi Alfabtico
co

Sistemas para
archivar Numric
Cronolgico o
Por asuntos
Sistema Numrico

El sistema de archivo numrico consiste en la


ordenacin de documentos de acuerdo con
nmeros de cdigo.

Es un sistema indirecto, porque para localizar


un documento, primero hay que consultar un
tarjetero y determinar el cdigo o nmero
asignado para este documento o expediente,
para mejorar y aumentar la eficacia del
sistema numrico, es necesario establecer
patrones numricos, los cuales facilitaran la
localizacin y identificacin del caso o asunto.
Organizacin
Archivo numrico principal. Las guas numricas se
pueden acomodar en varias formas:
a). En posicin escalonada de izquierda hacia derecha.
b). En las posiciones 1. Y 2. y todos los membretes
de los expedientes en la tercera y cuarta posicin.
c). En el centro solamente, y los membretes de los
expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en
dos posiciones a la derecha.

Cuando un expediente se llena, los documentos se


pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un
nuevo expediente, que llevar el mismo encabezado
con un nmero auxiliar.. Ejemplo. El expediente 506 se
subdivide y se convierte 506-2 donde guarda
correspondencia anterior y 506-1 se conserva la
documentacin ms reciente.
Archivo alfabtico miscelneo.
ste contiene guas y expedientes
que llevan encabezados
alfabticos.
Su objetivo es proporcionar un sitio
para guardar correspondencia que
no requiere todava expedientes
individuales en el archivo
numrico principal.
Cada expediente miscelneo
contiene documentos de varios
corresponsales y estos se
encuentran en estricto orden
alfabtico. Adems cada
documento que se coloca dentro
de un expediente de este archivo ,
debe codificarse con una M en el
extremo superior derecho. Cuando
se acumulan cinco documentos
referentes a un corresponsal, se
les asigna nmero y se guardan en
el archivo numrico principal.
Catlogo auxiliar o ndice de tarjetas. Este tipo de
catlogo se ordena alfabticamente, contiene como
su nombre lo ndica, tarjetas, cada una con el
nombre del corresponsal y la codificacin de una M
si an permanece en el archivo alfabtico
miscelneo . Cuando se ha reunido cinco
documentos y se ha asignado un nmero en esa
tarjeta del catlogo auxiliar, se cambia la M por el
numrico.
El ndice de tarjetas es necesario en el sistema
numrico debido a que la correspondencia siempre
se solicita por nombre y no por nmero.
CLASIFICACIN DEL SISTEMA
NUMRICO
NUMRICO CONSECUTIVO, DE SERIE, CORRIENTE O
CONTINUO

Consiste en asignar a cada individuo un nmero


en forma continua. Con este nmero se identifican
las carpetas individuales.
Se determina la divisin de las guas por decenas
o centenas.
Se elabora la lista de corresponsales, sin
pretender organizarlos alfabticamente. Cada
cliente recibe su nmero de acuerdo con el orden
de su llegada o de vinculacin.
Generalmente esta numeracin puede ser de tres
o cuatro dgitos para que permita su expansin.
DECIMAL O NUMRICO DEWEY

Esta numeracin consiste en asignar nmeros


consecutivos a las materias o asuntos principales y
separaron cada divisin y subdivisin de estos
asuntos
mediante un punto decimal y un dgito consecutivo.

Esta aplicacin proporciona expansin sin lmite, tanto


las materias como al volumen de documentos para
archivar. Ejemplo:

El color negro representa el asunto principal,


Los de color verde representan las subdivisiones, o
sea los de segundo nivel, y
Los de color rojo representan las subdivisiones de
tercer nivel o sea las dependientes de los ttulos de
dos niveles.
1. PRODUCCIN
1.1. Materiales
1.1.1. Directos
1.1.2. Indirectos
1.2. Mano de obra
1.2.1. Directa
1.2.2. Indirecta
1.3. Costos generales de fabricacin
1.3.1. Costos fijos
1.3.2. Costos variables
2. GASTOS
2.1. Gastos generales
Ventajas Desventajas
Permiten una rpida
identificacin en
secuencia de los En algunos sistemas
documentos.. numricos como el
Permite una decimal universal, se
expansin necesitan personas
conveniente. especializadas.
Existe permanente Se necesita de una
y amplia lista auxiliar para la
oportunidad para ordenacin posterior
hacer las de cada documento.
referencias
necesarias..
Bibliografa
http://
www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos
/gestion_doc/contenido_u4.pdf
https://www.google.com.mx/?
gws_rd=ssl#q=ventajas+y+desventajas+del+sis
tema+de+archivo+geografico
Dominguez, Thala, Archivonoma, Ed. Mc Graw
Hill, segunda Edicin.2001