Sistema de

archivo
Cronolgico
Juan Martin Uicab Polanco
Junio 2016
Dentro de un sistema de archivo, todo documento
lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

Clasificar: Es reunir todos los documentos de una

misma clase o de un mismo asunto.

Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos

de los documentos clasificados anteriormente.

Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo

los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo ms usuales son: el

Alfabtico, el numrico, el cronolgico, el
geogrfico, el por asuntos.
 Geogrfi Alfabtico
co

Sistemas para
archivar Numric
Cronolgico o
Por asuntos
Sistema cronolgico
En este sistema la base de ordenacin es la fecha
del documento, las empresas slo lo emplean con
la correspondencia enviada, independientemente
del sistema de archivo que maneje.
Una de las caractersticas es mantener el orden
del tiempo de acuerdo con el ao, mes y da.
Si la empresa es grande y el volumen de
correspondencia es fuerte, para manejar este
sistema se debe considerar:
Guas centrales rotuladas con los meses del ao.
Guas escalonadas con los das del mes.
Rotulacin del marbete, de acuerdo con la
necesidad.
De igual forma que otros sistemas se
debe establecer :
Un archivo principal cronolgico.
Un catlogo auxiliar alfabtico.
 Ventajas Desventajas
Sistema de
ordenacin rpido y
poco costoso.
Facilidad
No es prctico
de
localizacin cuando el material
Dentro de una misma a ordenar es muy
fecha, no se realizan voluminoso.
intercalaciones, Si no se conoce la
solamente se fecha del
superpone el nuevo documento, no se
documento.
puede ordenar.
Criterio tambin
generalizado y
conocido y simple.
Bibliografa
http://
www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos
/gestion_doc/contenido_u4.pdf
Dominguez, Thalia, Archivonoma, Editorial Mc
Graw Hill