Clasificacin de

archivos
Juan Martin Uicab Polanco
Junio 2016
En una empresa, los archivos se clasifican segn la
informacin y la frecuencia con la que se consultan
los documentos. As, existen archivo:
Activos, que representan un material de
informacin indispensable en la actividad diaria se
una empresa ya que su consulta es constante.
Semiactivos, que se establece un tiempo prudente,
de acuerdo a las necesidades de la empresa, para
la conservacin de documentos; esto es con la
finalidad de dejar espacio a otros documentos ya
que de lo contrario, el de las gavetas sera
insuficiente.
Inactivos son documentos que son consultados
ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de
establecimiento de la empresa nminas, estados
contables, etc. Todos estos documentos nunca
deben ser destruidos.
Transferencia y eliminacin de
documentos
Es importante determinar el valor de los documentos , por lo que
debe analizarse y clasificar de acuerdo con las leyes existentes
en:
Documentos vitales. Nunca deben ser destruidos porque son
esenciales para la existencia de la empresa y son irremplazables
como: escrituras, contratos, planos de propiedad, informes para
los accionistas, actas de reunin, plizas de seguro entre otros.
Documentos importantes. Pasado un perodo de tiempo son
trasladados al archivo inactivo y despus al archivo muerto y se
colocan en empaques especiales para conservarlos en buen
estado, tales como: facturas, cuentas por cobrar, registros de
ventas, estados financieros, entre otros.
Documentos tiles. Por lo general se destruyen hasta un ao
despus de la fecha en que fueron recibidos, se incluyen la
correspondencia general , memorndums, estados de cuentas
bancarios.
Documentos no esenciales. Los documentos de esta categora
nunca deben de archivarse , por lo general son invitaciones,
anuncios, publicidad.
Para realizar una transferencia de los documentos se
requiere:
Tarjeteros que indiquen el contenido de los archivos de
transferencia y la fecha de destruccin.
Accesorios para archivos de transferencia.
Unidades de estantera abierta para almacenar los
documentos a la tranferenciua perpetua o archivo
muerto.
Mtodos de
eliminacin: Algunos
documentos se
introducen en
mquinas para
destruccin de papel,
otro es venderlo
como desperdicio
siempre que la
documentacin no
sea confidencial y un
ltimo caso es
Escaneo de documentos
La empresas suelen escanear los documentos que son
importantes e irremplazables, escanear es bsicamente
transferir documentos fsicos a una imagen digital y ah
resguardarse en un disco duro externo, cd usb.
Bibliografa

Domnguez, Thala, Archivonoma, Ed. Mc Graw Hill,

Segunda edicin 2001.