Facultad de Ingeniera

Programa: Ingeniera Qumica

MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Docente: Manuel Guillermo

Celin Castro
 CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son
documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que
permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica, informacin de
una organizacin (antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas,
sistemas, procedimientos, etc) as como las
instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor
desempeo de las tareas.
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 OBJETIVOS
Fijar por escrito y sistematizar las diversas
polticas y procedimientos de trabajo.

Servir de medios de comunicacin entre la

direccin y los empleados.

Facilitar la delegacin de funciones y la

autoridad

Simplificar y ordenar el trabajo.

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 CLASIFICACIN

1. POR SU NATURALEZA O AREA DE

APLICACIN

a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la infor-

macin de ms de una organizacin.

b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a
una sola organizacin y pueden referirse a
ella en forma general o a una de sus rea en
forma especfica.

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 CLASIFICACIN

2. POR SU CONTENIDO
a) De organizacin
b) De normas y procedimientos

3. POR AREAS FUNCIONALES (Dptos.)

a) Direccin
b) Ventas
c) Produccin
d) Administracin

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 GUIAS PARA LA REDACCIN
Y EDICIN DE MANUALES
a) Deben hacerse en papel tamao carta y a
rengln cerrado
b) Debe ponerse el nombre de la empresa en
el margen izquierdo
c) Todas las hojas deben tener agujeros en el
margen izquierdo
d) Se debe contar con suficientes ejemplares
e) Para la edicin se usar el sistema de hojas
sueltas.

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 GUIAS PARA LA REDACCIN
Y EDICIN DE MANUALES
f) El estilo de redaccin debe ser sencillo,
claro y conciso, que no tenga que recurrirse
al diccionario para aclarar conceptos.
g) Deben evitarse abreviaturas en los ttulos
de los temas
h) Las hojas de los manuales llevaran
numeracin correlativa del 1 en adelante.
Se omitir el nmero 1 y en el resto se
anotar el nmero en el margen superior
derecho
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 MANUAL
DE
ORGANIZACIN
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DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS

I. IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Inmediato superior
Subalternos

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I. IDENTIFICACIN:

Cdigo del puesto: Este es un nmero clave que en algunas

empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fcil
localizacin de los mismos. En algunos casos, se otorga el
nmero que presupuestariamente le corresponde.

Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (va

presupuesto, nmina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha
denominado el puesto.

Ubicacin administrativa: En este apartado se debe anotar el

rgano administrativo en donde se encuentra el puesto indicado
o en donde se le puede localizar.

Inmediato Superior: Sealar el nombre del puesto de la

persona de quien recibe rdenes y/o instrucciones directamente
en su trabajo.

Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales

dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo del
trabajo.
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DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
II. DESCRIPCIN
Naturaleza: (descripcin genrica del
puesto)
Atribuciones: (descripcin especfica del
puesto)
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:

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II DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Naturaleza: Esta es una descripcin sucinta de aspectos esenciales y

especficos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace
que se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este
apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo,
tcnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad
y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisin recibida y/o
ejercida, as como el grado de independencia y criterios necesarios
para el desarrollo del trabajo y cmo son revisadas y evaluadas las
labores o tareas realizadas.

Atribuciones: Es la descripcin breve, en trminos generales y con

algn grado de importancia de las tareas o labores que son
caractersticas del puesto. En este apartado no se debe pretender
incluir todas las tareas o labores que se realizan en cada uno de los
puestos, ni todas las que se describen sern limitativas de lo que debe
desempear la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto,
este es un apartado representativo de un puesto en particular y
existen varias formas de enmarcar su descripcin.

Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.

Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.
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II DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de

relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el
desempeo de sus atribuciones tanto en forma intra como
interinstitucional.

Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del

puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o
labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y
responsabilidad y en qu grado se afectan sus relaciones de trabajo.

Responsabilidades: Se refiere a la descripcin de los elementos

que inciden en la participacin del servidor en la custodia, despacho,
uso de equipo y mobiliario, valores; as como por la eficiencia en el
trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su
cuanta de utilizacin.

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DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
(requisitos mnimos exigidos)
a) Educacin:
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Otros requisitos:

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III ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Educacionales o Acadmicos: Grado de educacin escolar, media y/o

universitaria indispensable.

Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prcticos y/o

tcnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo,
preferentemente se debe dar en funcin del tiempo de prctica dentro
y/o fuera de la empresa o institucin.

Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental

para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes,
instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relacin de trabajo.

Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad

especifica; esta funcin es prctica y tiene relacin directa con la
habilidad necesaria y requerida para acometer una accin, actividad o
tarea.

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III ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta

seccin, puede servir como complemento a la informacin otorgada al
aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente.
Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentracin y atencin
necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o
muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas.

Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o

desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el
empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su
estado fsico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo
incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en
otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad
limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc
forman este apartado.

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 EJEMPLO DE DESCRIPCIN
TECNICA DE PUESTO
I. IDENTIFICACIN I. IDENTIFICACIN

Cdigo Cdigo
Ttulo del puesto Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior Jefe Inmediato superior
Subalternos Subalternos

II. DESCRIPCIN DEL PUESTO II. DESCRIPCIN DEL PUESTO

1. Naturaleza: 1. Naturaleza:

2. Atribuciones: 2. Atribuciones:

3. Relaciones de trabajo 3. Relaciones de trabajo

4. Autoridad: 4. Autoridad:

5. Responsabilidades: 5. Responsabilidades:

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Acadmicos 1. Acadmicos

2. Experiencia 2. Experiencia

3. Habilidades y destrezas 3. Habilidades y destrezas

4. Otros requisitos 4. Otros requisitos

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18
19
 MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

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 CONCEPTO
Instrumento administrativo de carcter
informativo en el que se presenta la
secuencia procedimental para la ejecucin
de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su rea de aplicacin y la toma de
decisiones en el desarrollo de las
actividades.

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 OBJETIVOS GENERALES

Es la descripcin clara y concreta del fin

ltimo que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientacin del
trabajo que debe llevar a cabo el empleado.

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 ELEMENTOS DEL
PROCEDIMIENTO
1. DEFINICIN: es el titulo que identifica lo que
se va a realizar.

2. OBJETIVOS ESPECFICOS: son todos aquellos

aspectos tcnico-administrativos que se
alcanzaran por medio del procedimiento.

3. NORMAS ESPECIFICAS: puede sealarse como

norma , lo relativo al proceso de distribucin
de las formas o formularios y sus copias, que
participan en el procedimiento.
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4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
narracin descriptiva, ordenada cronolgica y
secuencialmente, de las actividades que le
corresponde realizar a cada puesto o unidad
administrativa. (4 columnas)

Unidad Puesto Paso No. Actividad

5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:

representa grficamente la participacin
directa de cada puesto de trabajo en el
proceso operativo de un procedimiento
determinado

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25
 SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de lenguaje
convencional con los que se designan o
representan ideas, conceptos, acciones, etc.,

La ms comn para la elaboracin de los

diagramas es de la forma ANSI (American
National Standard Institute) Ha preparado
una simbologa para representar flujos de
informacin del procesamiento electrnico
de datos, de la cual se han adoptado algunos
smbolos para diagramas de flujo
administrativos.
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 SIMBOLOS DE LA NORMA
ANSI

INICIO O FIN OPERACIN, INSPECCIN, CONECTOR

ACTIVIDAD O REVISIN O FUERA DE
PROCESO VERIFICACIN PAGINA

ARCHIVO FINAL ARCHIVO DOCUMENTO TRANSFERENCI

TEMPORAL A

ARCHIVO DE CONECTOR MULTIDOCUMENT DECISIN

DOCUMENTOS DENTRO DE O
PAGINA

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29
 Procedimiento: Procedimiento:
Empresa: Empresa: Fecha:
Fecha:
No. de Pasos:
No. de Pasos: Hoja: Hoja:
Titulo: Titulo:
No. de Forma: No. de Forma:
Elabor:
Elabor:
PUESTO PASO No. ACTIVIDAD

DEFINICIN:

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

NORMAS ESPECIFICAS:

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 Aspirant
Empresa: Procedimiento: Fecha: Gerente
eo
de Junta Directiva
Solicita
RR.HH
No. de Pasos: Hoja: nte
Titulo: INICIO A
No. de Forma:
Elabor:
1 3
Gerente de Aspirante o
Junta Directiva
RR.HH Solicitante

2 4

B
A B

SI
NO

5.1 5.2

FIN 1

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 ACTIVIDAD E-A-E- N 2
Presente un manual de funciones de
un cargo de una empresa

Tomando como base una funcin del

anterior manual, elabore un manual
de procedimiento (diagrama de
Procesos)
Entrevista a una persona que
desempee el cargo de
supervisor
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 SEGUNDO PARCIAL
1. Presentar un ejemplo de organigramas de
empresa segn su tipo y segn su forma

2. Presente un manual de funciones de un cargo

de una empresa

3. Tomando como base una funcin del anterior

manual, elabore un manual de procedimiento
(diagrama de Procesos)

4. Entrevista a una persona que desempee

el cargo de supervisor
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 ALTO
No lo olvides:

La mejor forma de aprender es

poner en practica los
conocimientos adquiridos

GRACIAS
POR TU ATENCIN!