Fundamentos

de
la planeacin
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 Qu es planeacin?
Planeacin
Actividad administrativa primaria que involucra:
Definicin de las metas de la organizacin
Establecimiento de una estrategia general para alcanzar
las metas
Desarrollo de un conjunto de planes para integrar y
coordinar el trabajo de la organizacin.
Tipos de planeacin
Informal: no est por escrito; enfocada al corto plazo;
especfica para una unidad organizacional.
Formal: est por escrito, es especfica, enfocada al largo
plazo; involucra metas compartidas por la organizacin.
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 Por qu planean los
Gerentes?

Propsitos de la planeacin
Ofrece una direccin
Reduce la incertidumbre
Minimiza el desperdicio y el exceso
Establece estndares de control

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 Planeacin y desempeo

Relacin entre la planeacin y el desempeo

La planeacin formal es asociada con:
Altaganancias y utilidades de activos.
Resultados financieros positivos.

La calidad de la planeacin y la implementacin

aporta ms al desempeo que el grado de
planeacin.

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 Planeacin y desempeo

El entorno puede reducir el impacto

de la planeacin en el desempeo.
La planeacin formal debe ser usada
por aos antes de que empiece a
incidir en el desempeo.

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 Cmo planean los Gerentes?

Elementos de la planeacin
Metas (tambin llamadas objetivos)
Resultados deseados para los individuos, grupos u
organizaciones enteras
Ofrece criterios de direccin y evaluacin del desempeo

Planes
Documentos que plantean cmo deben ser alcanzadas
las metas
Describen cmo deben ser asignados los recursos y
establecen el programa de actividades

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 Tipos de metas

Metas financieras
Estn relacionadas con el desempeo financiero de la
organizacin.
Metas estratgicas
Estn relacionadas con el desempeo de la empresa, en
relacin con factores del entorno (por ejemplo, competidores)
Metas fijadas vs Metas reales
Declaraciones oficiales redactadas de la organizacin
(destinadas a uso pblico), que pueden ser irrelevantes para
sus metas reales (lo que sucede efectivamente en la
organizacin)
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 Tipos de planes

Planes estratgicos
Aplican para toda la organizacin.
Establecen las metas generales de la organizacin.
Tratan de posicionar a la organizacin en su contexto.
Abarcan periodos de tiempo largos.
Planes operacionales
Especifcan la forma como deben ser alcanzadas las
metas generales.
Cubren periodos de tiempo cortos.

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 Tipos de planes
Planes a largo plazo
Planes cuyo horizonte temporal rebasa los tres aos
Planes a corto plazo
Planes que abarcan un ao o menos
Planes especficos
Planes claramente definidos que no dejan margen para
interpretaciones
Planes direccionales
Planes flexibles que establecen lineamientos generales,
ofrecen un enfoque y permiten discrecin en la
implementacin.
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 Tipos de planes

Plan nico
Plan diseado especficamente para satisfacer
las necesidades de una situacin nica.

Planes permanentes
Planes continuos que encauzan las actividades
que se realizan en forma reiterada.

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 Mtodos para fijar metas

Fijacin de metas tradicional

Metas generales que se definen en la
organizacin.
Las metas generales se subdividen en metas
parciales para cada nivel de la organizacin.
Asume que la direccin las conoce mejor debido
a que puede ver el marco general.

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 Mtodos para fijar metas

Las metas se destinan a dirigir, guiar y limitar

desde el nivel ms alto de la organizacin.
Las metas pierden claridad y enfoque en la
medida en que gerentes de primera lnea tratan
de interpretarlas y definirlas para sus reas de
responsabilidad.

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 Mtodos para fijar metas

Mantenimiento de la jerarqua de las metas

Cadenas de fines y medios
Red integrada de metas, que resulta de establecer
una jerarqua de las metas organizacionales
claramente definida.
El logro de las metas de primera lnea es el medio
por el cual se pueden alcanzar las metas de nivel
ms alto (fines).

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 Mtodos para fijar metas

Administracin por objetivos (APO)

Metas de desempeo especfico que son determinadas
de forma conjunta por los empleados y los gerentes.
El progreso del logro de estas metas es revisado
peridicamente.
Las recompensas se basan en la consecucin de las
metas.
Elementos clave de la APO:
Metas explcitas, toma de decisiones
participativa, plazo explcito y retroalimentacin
del desempeo
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 Funciona la APO?

Razones para el xito de la APO

El compromiso y el involucramiento de la direccin
Problemas potenciales con los programas de APO
No es tan efectiva en entornos dinmicos que
requieren un reestablecimiento constante de las
metas.
Una sobreatencin sobre los logros individuales
puede crear problemas con el equipo de trabajo.
Permitir que los programas de APO se conviertan en
un trabajo anual.
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 Caractersticas de las metas bien
diseadas
Escritas en trminos de
resultados, no de acciones
Se enfocan en los fines, no
en los medios.
Mensurables y cuantificables
Definen especficamente
cmo deben ser medidos los
resultados y qu tanto se
espera de los mismos.
Claras con respecto al plazo
Qu tanto tiempo se requiere
antes de medir sus
resultados.
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Desafiantes pero
alcanzables
Las metas bajas no
motivan.
Las metas difciles
motivan, si son
alcanzables.
Establecidas por escrito
Enfoca, define y hace
tangibles las metas.
Comunicadas a todos
Coloca a todos en la
misma pgina.
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 Pasos para la fijacin de
metas
1. Revisar la misin de la organizacin.
1. Las metas reflejan la misin?
2. Evaluar los recursos disponibles.
1. Los recursos son suficientes para
alcanzar la misin?

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 Pasos para la fijacin de
metas
1. Determinar las metas individualmente o con
otros.
1. Las metas son especficas, medibles y
oportunas?
2. Asentar por escrito las metas y comunicarlas.
1. Estn todos en la misma pgina?

3. Revisar los resultados y si las metas son

alcanzadas.
1. Qu cambios son necesarios hacer en la misin,
recursos y metas?
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 Desarrollo de planes

Factores contingentes en la planeacin de los gerentes

Nivel de los gerentes en la organizacin
Planes estratgicos en los niveles altos
Planes operativos en los niveles bajos
Grado de incertidumbre en el entorno
Entorno estable: planes especficos
Entorno dinmico: planes especficos, pero flexibles
Magnitud de los compromisos futuros
Los planes actuales afectan los compromisos futuros, por lo
que deben extenderse lo suficiente para cumplir con lo
establecido.

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 Enfoques para planear
Establecer un departamento formal de planeacin
Un grupo de especialistas en planeacin que ayuden a los
gerentes a estructurar planes organizacionales.
La planeacin es una funcin de la administracin, nunca
debe convertirse en la nica responsabilidad de quienes
planean.
Involucrar a los miembros de la organizacin en el proceso
Los planes son desarrollados por miembros de las
unidades organizacionales de varios niveles y despus
coordinados por otras unidades a travs de la
organizacin.

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 Problemas contemporneos en
la planeacin
Crticas a la planeacin
La planeacin puede producir rigidez.
Los planes no pueden ser desarrollados para entornos
dinmicos.
Los planes formales no pueden sustituir la intuicin y la
creatividad.
La planeacin enfoca la atencin de los gerentes en la
competencia de hoy, no en la supervivencia del maana.
La planeacin formal refuerza el xito, lo que puede llevar
al fracaso.

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 Problemas contemporneos
en la planeacin
Planeacin efectiva en entornos dinmicos
Desarrollar planes especficos pero flexibles.
Entender que la planeacin es un proceso continuo.
Cambiar los planes cuando las condiciones lo requieran.
La persistencia en la planeacin, eventualmente da
resultados.
Hacer ms plana la jerarqua organizacional para adoptar
el desarrollo de las habilidades de planeacin en todos los
niveles de la organizacin.

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