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PROCESOS
1. GENERALIDADES
2. IDENTIFICACIN
3. CLASIFICACIN
4. GESTIN
5. MEDICIN Y
SEGUIMIENTO
6. INDICADORES DE
GESTIN
7. TCNICAS TILES
1. GENERALIDADES
El direccionamiento estratgico
MISION, VISION,
VALORES
AREAS DE
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
Gerencia
Solicitud Despacho
del pedido
cliente
SISTEM
A
PROCESOS
ACTIVIDADES
TAREAS
Definicin de proceso
PROCESO
(output)
Clientes
Entradas
Salidas
(input)
(Secuencia de
actividades de
transformacin)
Elementos de un proceso
Factores de un proceso ( 6M)
Lmites de un proceso
Proceso genrico
Fuente: ISO/TC 176/SC 2/N
544R2
Eficacia del
proceso Capacidad
para alcanzar los
resultados deseados
Actividades Resultado
Elementos de Requisitos
interrelacionadas
entrada satisfechos
Requisitos o que interactan
(resultados
especificados y mtodos de de un
(incluye recursos) control proceso)
Seguimiento y medicin
Eficiencia del
ADICION DE VALOR !!! proceso Resultados
logrados frente a
recursos utilizados
El punto de partida:
Proceso E
Proceso A
Proceso C Proceso D
Proceso B
Proceso F
El trabajo visto como un proceso
Misin
Visin del futuro
Tener presente:
. El nombre debe significar lo que representa
. La totalidad de las actividades desarrolladas en la
empresa deben estar incluidas en alguno de los
Ejemplo
1. Planificacin estratgica
2. Promocin y prevencin
3. Consulta externa
4. Urgencias
5. Hospitalizacin
6. Ayudas diagnsticas
7. Desarrollo del Talento
Humano
8. Contratacin y financiera
9. Sistemas de informacin
10.Almacn y suministros
11.Gestin jurdica
12.Servicios generales
13.Control y Evaluacin
3. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS
Segn el ciclo PHVA
EJECUCION SOPORTE
productos para el logro de los
objetivos estratgicos
Suministran los recursos,
servicios e informacin
necesarios para el
cumplimiento de los objetivos
de cada proceso
Son los responsables de
realizar la verificacin a la
Fuente: Ricardo M. Ros Giraldo. Seguimiento, medicin, anlisis y mejora en los sistemas de
gestin.
Segn los captulos de la ISO 9001 v
2008
PLANIFICACION Son aquellos procesos que estn
vinculados al mbito de las
responsabilidades de la direccin
y se encuentran en coherencia con
el captulo 5 de la norma.
Procesos de Planeacin
P
H Procesos de negocio
CLIENTE
CLIENTE
H Procesos de soporte
V Procesos de verificacin
A Procesos de mejora
Segn los cuatro captulos de la norma ISO 9001 v
2008
PROCESOS DE PLANIFICACION
CLIENTE
CLIENTE
PROCESOS DE GESTION DE RECURSOS
PROCESOS DE REALIZACION DE
PRODUCTOS
PROCESOS ESTRATEGICOS
CLIENTE
CLIENTE
PROCESOS OPERATIVOS
PROCESOS DE APOYO
Ejemplo
Procesos gerenciales
Estrategia corporativa
Manejo de relaciones externas
Transformacin de la cultura organizacional
Procesos operativos
Entender los mercados y clientes
Disear el portafolio
Comercializar y vender
Manufacturar y entregar (industrias)
Operar y prestar el servicio (empresas de servicios)
Servicio a clientes externos
Procesos de soporte
Desarrollo del talento humano
Sistema de informacin
Gestin ambiental
Sistema financiero y recursos fsicos
MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGICO
PLANIFICACION ESTRATEGICA
MISIONALES
PROMOCIN
PROMOCIN CONSULTA
CONSULTA URGENCI
URGENCI HOSPITALIZACIO
HOSPITALIZACIO
Y
Y EXTERNA
EXTERNA AS
AS N
N
PREVENCIN
PREVENCIN
DE APOYO
DESARROLLO
DESARROLLO GESTION
GESTION DE
DE
AYUDAS
AYUDAS DE
DE TALENTO
TALENTO CONTRATACION
CONTRATACION
DIAGNOSTICAS
DIAGNOSTICAS HUMANO
HUMANO Y
Y FINANCIERA
FINANCIERA
SISTEMAS ALMACEN
ALMACEN Y
Y
SISTEMAS DE
DE GESTION
GESTION SERVICIOS
SERVICIOS
INFORMACION SUMINISTR
SUMINISTR
INFORMACION JURIDICA
JURIDICA GENERALES
GENERALES
O
O
DE EVALUACION
GESTION DE CONTROL Y EVALUACION
Construccin de objetivos de proceso:
Fuente: Ricardo M. Ros Giraldo. Seguimiento, medicin, anlisis y mejora en los sistemas
de gestin.
4. GESTIN DE LOS PROCESOS
Evaluar y demostrar
conformidad con lo
planificado, as como
desempeo de Ejecutar tal como
acuerdo a los se ha planificado
objetivos.
VERIFICAR HACER
El PHVA y los procesos - (NTC ISO 9001 v 2008)
Establezca:
ACTUAR Tome acciones
para mejorar
Los objetivos PLANEAR
continuamente Procesos necesarios para
el desempeos conseguir resultados de
de los procesos acuerdo con los requisitos
del cliente y las polticas
de la organizacin
Realice el seguimiento y
la medicin de los procesos
y los productos respecto a
Implemente los procesos
polticas, objetivos y
requisitos para el producto,
e informar sobre los
resultados
VERIFICAR HACER
Asignarle
Gestin de un Misin / Objetivos
proceso
Fijar lmites:
Input-proveedor Productos
(QSP)
Output-cliente
Planificarlo
Formalizacin Quin Qu
Equipo de proceso Cundo
Sistema de Responsabilidades
Indicadores -
control
Medidas
Interacciones
Mapa de
Identificarlas Productos
procesos (QSP)
Especificarlas
CORRECTIVAS
CORRECTIVAS
Recursos Personas
Determinarlos Materiales
Disponibilidad Informacin
Recursos fsicos
Ejecutarlo de
manera Gestin de
Riesgos
controlada
ACCIONES
ACCIONES
Ejecutarlo de
Gestin de
CORRECCIO
CORRECCIO
manera Riesgos
controlada
Medicin y
seguimiento EFICACIA
N
N
Control Proceso (Controlado)
Producto (Conforme)
Auditora Cliente (Satisfecho)
Autoevaluacin
Cuadro de Mando
Mejora Continua
PLANEAR
HACER
PROVEEDO
R ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
VERIFICAR
ACTUAR
INDICADORES
RECURSOS REGISTROS
Gerencia para controlar. Ciclo NECA
Normalizar el proceso en
la primera fase.
Ejecutar el proceso
Actuar Normaliza siguiendo la norma o
procedimiento estndar
r
establecido.
Comprobar la estabilidad
Comprob Ejecutar del proceso, confirmando
ar la efectividad del
procedimiento en
operacin.
Infraestructura de la empresa
Ma
rg
Administracin de recursos humanos
en
Desarrollo de tecnologa VALO
R
Abastecimiento
en
rg
Ma
Logsti Operacion LogsticMarketinServici
ca es a gy os
interna externa ventas
Actividades primarias
Actividades primarias o de Valor Agregado
GERENCIA
GERENCIA GERENCIA GERENCIA
DESARROLL.
FINANCIERA COMERCIAL OPERATIVA
HUMANO
PROCESOS FUNCIONALES
EQUIPOS DE MEJORAMIENTO
INTERDEPARTAMENTALES
ORGANIZACIONALES
PROCESOS
Resultado
Indicador alcanzado
Resultado
planeado
Nivel de
referencia
Importancia del medir.
Medir comportamientos
Entender procesos
Definir responsabilidades
Los recursos que se utilicen en la medicin debe ser parte de los recursos que se
emplean en el desarrollo del trabajo o del proceso.
Debe ser realizada por quien ejecuta el trabajo y esta persona debe ser el primer
usuario y beneficiario de la informacin.
El Ciclo
PHVA en la
medicin
PL
A
-Definir objetivo de
R
medicin.
R TU
A
-Determinar
N
- Tomar acciones mtodo de medicin.
AC
EA
-Determinar las fuentes de
correctivas datos para la medicin.
- Tomar acciones -Determinar datos
preventivas - Definir referencial de
- Tomar acciones comparacin.
- Dnde medir
de mejora
- Frecuencia de medicin.
- Competencias de quien
mide.
Medicin - Definir recursos para
la
medicin.
- Verificar exactitud e
integridad de los - Recopilar
datos datos
- Analizar resultados - Efectuar
o informacin
V R
recopilada comparacin
E
ER
o medicin
A
R C
HA
IF
IC
Determinar el objetivo de la medicin
Iniciar definiendo un objetivo o propsito claro de medicin. Ligado al
resultado que se espera obtener. Orientar a quien mide.
Obtener datos
Determinar frecuencias, promedios, porcentajes, desviaciones,
rendimientos, consumos, etc.
Cualitativos: Apreciaciones u opiniones
Definir el referencial
Establecer el valor contra el cual compararemos una variable actual.
Efectuar la medicin
Determinar el comportamiento actual con respecto al referencial
Evaluar la veracidad de la informacin
Verificar que:
Se est obteniendo informacin til para determinar el cumplimiento de
objetivos
El mtodo es el apropiado
La competencia de quien midi
Las fuentes han sido confiables
Qu debe medirse?
Medir la eficacia, eficiencia y efectividad de los sistemas para el logro
de los resultados corporativos
Seguimiento a los procesos
A travs de:
Auditoras internas
Autoevaluacin
Encuestas
Entrevistas
Sistemas de quejas y reclamos
Grupos foco
Cliente incgnito
Auditora interna
Condiciones
Objetivo:
Determinar adecuacin del sistema, conforme a los requisitos de la norma NTC
ISO 9001:2008 , legales,
corporativos y del cliente.
Alcance:
Aplica para los procesos misionales de la organizacin.
Responsa
Proceso Requisitos o criterios Cliente Fecha ble Equipo
NTC ISO Corporativ
9001 Legales os Auditora proceso auditor
Observaciones:
Examen sistemtico,
estructurado y peridico de los
procesos y sus resultados.
Anlisis metodolgico de
determinados criterios
considerados relevantes para el
xito empresarial en entornos
competitivos.
es.
resumida, etc.
analiza.
Informacin de alarma:
advierte sobre una situacin fuera Informacin
de control, para tomar acciones acumulada:
correctivas muestra el
comportamiento
60 acumulado de
80 una variable
40
100
E F 20 5 4 3 3 120 RPM
5
0
Km / h
C H 140
160
180
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
Productividad
Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y
los recursos utilizados.
ISO 9000 v 2005
Parmetro
Ejemplo
880
Eficiencia (100) = 91.67
prendas/da
960
= %
prendas/da
TIPO DESCRIPCIN CARACTERSTICAS EJEMPLOS
RECURSO O VARIABLE
Es el dinero empleado para el Presupuestos, utilidades,
Financiero logro de resultados. De igual rentabilidad, costos de
o forma el dinero recaudado, Dinero ($) administracin y de
Econmico ahorrado, o producto de operacin.
ganancia o prdida.
Horas hombre
empleadas El lder del proceso y las
Se refiere al tiempo que utiliza personas que tienen
Humano el ser humano y sus Competencias responsabilidad en las
competencias en el logro de empleadas por actividades del proceso
un resultado. hora hombre. (equipo de trabajo).
Personas utilizadas
Tiempo trazado para el logro Hora Cronogramas
Tiempo del resultado o cumplimiento Das Planes de accin
del objetivo. Meses Planes de mejora
Recursos Planes operativos
de los Materiales Elementos que son Cantidad de materiales Lminas, madera, frutas,
o insumos transformados en salidas. o nmero de ellos informacin, etc.
procesos Son las instalaciones locativas, Kw/hora Energa elctrica
Logsticos herramientas especializadas o Metros cuadrados Bodegas
servicios necesarios para Km/hora Areas de almacenaje
apoyar las actividades del proceso. Kilmetros Transporte
Son los recursos asociados a la Horas Mquina Edificios
Infraestructura transformacin, producto o Metros cuadrados Mquinas
servicio, o los requeridos para % de disponibilidad Herramientas
ello. Horas hombre Equipos
Mtodos Se refiere a la forma como se Tiempo de ciclo Tiempo de atencin al
de desarrollan las actividades de Tiempo estndar cliente en un banco
Trabajo cada proceso. Tiempo de ejecucin
Son los equipos, maquinaria, Horas Mquina
equipos de medicin, hardware, Disponibilidad Troqueladoras
Maquinarias tecnologa, y herramientas Paro Cizallas
y equipos especializadas que son utilizadas Costo paro Altos hornos
en el proceso o en la obtencin de Eficiencia Computadores, etc.
los resultados. Rendimiento
Procedimientos
Informacin Son los documentos y registros Tiempo de suministro Instructivos
del proceso. Cantidad Protocolos
Guas
Eficacia: extensin en la que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
ISO 9000 V 2005
Hacer lo correcto
Resultado planificado
Ejemplo
45 clientes
Eficacia en ventas /mes (100) = 47.36 %
= 95 clientes /mes
Ejemplo
89 % * 98 % / 100 = 87.22 %
EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
(RECURSOS) (RESULTADOS) (IMPACTO GENERADO)
Mejoramiento de las
condiciones de vida de sus
Se dispone de $1'000,000 300 casa de inters social habitantes.
para la construccin de para el 50% de personas
viviendas de inters social; menos favorecidas. Unin familiar.
slo se utilizaron $950,000.
Disminucin del 5% de
indigencia en la ciudad.
Anlisis Disminucin del 40% de los
comparati Se cuenta con un accidentes de trnsito en
El 79,78% de los
vo para el presupuesto de $2'000,000 motociclistas motociclistas.
logro del para una campaa de de la ciudad utilizan chaleco
prevencin de accidentes
impacto en reflectivo y casco. Disminucin del 19% de
mortalidad en los
motociclistas. accidentes
de motociclistas
Disminucin del tiempo de Personalizacin del servicio Incremente de las utilidades
ciclo en un 2% para la para el 20% de los clientes en un 10% en el perodo.
atencin de los clientes grandes o del pareto
pareto.
Fuente: Ricardo M. Se increment la utilizacin
Ros Giraldo.
Seguimiento, en un 8% de los Incremento de 5% en la Disminucin al 0,1% en las
medicin, anlisis y contenedores de muestras oportunidad de atencin a infecciones
mejora en los sistemas mdicas extradas a usuarios. intrahospitalarias.
de gestin
pacientes
Matriz Eficacia vs
Eficiencia
El cuadrante I representa una
situacin de eficacia pero de
100
- Cumplimiento de - Cumplimiento de
inadecuado manejo de recursos
90
requisitos. requisitos. (ineficiencia).
- Inadecuado - Adecuado manejo
80
manejo de de El cuadrante II est definido para
70 recursos. recursos.
una gestin equilibrada de
I II cumplimiento de requisitos y
EFICACIA
60
50
adecuado manejo de recursos, es
decir, efectiva.
40 - Incumplimiento de - Incumplimiento de
requisitos. requisitos.
30 - Inadecuado - Adecuado manejo El cuadrante III, muestra una
manejo de de situacin de inadecuado manejo de
20 recursos. recursos. recursos y un incumplimiento de los
10 III IV objetivos y requisitos del cliente.
Inefectividad.
10 20 30 40 50 60 70 80
El cuadrante IV representa una
90 100 situacin de uso racional de
recursos (eficiencia) pero sin el
EFICIENCIA
logro de los requisitos (eficacia).
Productividad: Relacin entre la cantidad de
productos elaborados de acuerdo con unas
especificaciones dadas , y la cantidad de recursos
utilizados en su produccin (productos / recursos).
Corporacin Calidad
Produccin alcanzada
Cantidad % / unidad
Artculo A 4.000 unidades vendidas $ 80.000/unidad
Mano de obra 20.000 horas $ 120/hora
4.000 unidades
Productividad = 0.2 (en unidades)
vendidas
20.000 horas
=
(100)
Total de pedidos recibidos Pedidos facturados
8 camas 20 das
6 camas 30 das
10 camas 50 das
20 camas 58 das
Retraso = TP - (TC+TF)
1. 1/3 = 0.33
2. 5/10 = 0.5
3. 20/54 = 0.37
4. 0/3 = 0
Nombre
Forma de clculo
Unidades
Glosario
Cartilla de indicadores:
Especifica todos los aspectos relacionados
con los indicadores que se manejan en la organizacin
FICHA DE INDICADOR
Compaa: Proceso: Cdigo Ficha:
Objetivo
Relacionado
Nombre
del
Indicado
r Cdigo Frmula de clculo Meta
Ficha Frecuencia
tcnica de
Fuente de
de un Informacin 6 toma de
informaci
indicado 4 n
r Frecuencia de 2 Respons
anlisis 0 able
del
anlisis
Seguimiento y Representacin
Maestro de Indicadores
TIPO
PRODUCTO DEL CARACTERISTIC
CP PROCESOS CI INDICADOR FORMULA ESTRATEGICO PROCESO MONITOREO ISO 9000 MEDICION ANALISIS MEDICION ANALISIS META
PROCESO A
Unidades vendidas
Participacin Nal (Ton) Organizacin/Unidades vendidas
mercado Gerente Gerente
GV3 IG-V03 x x Anual Anual Mercadeo Mercadeo C 70%
Unidades vendidas
Participacin Intnal (Ton) Organizacin/Unidades vendidas
mercado Gerente Gerente
GESTION DE Pedido
GV4 IG-V04 x x Anual Anual Mercadeo Mercadeo C 30%
VENTAS asignado
Crecimiento Ingreso por ventas/Ingreso por ventas
Participacin Nal ($)
mercado Gerente Gerente
GV5 IG-V05 x x Anual Anual Mercadeo Mercadeo C 25%
Conformidad en la
Conformidad en la orden Ordenes conformes /Total rdenes
orden de de produccin elaboradas
produccin Gerente
GV8 IG-V08 x Trimestral Semestral Director Cial Mercadeo C 100%
GESTION DE
PRODUCCION
GESTION
FINANCIERA
7. TCNICAS TILES EN LA GESTIN Y MEJORA POR
PROCESOS
EJECUCIN H
Realizacin de las actividades
planeadas
VERIFICACION
Comprobacin de la efectividad de las acciones V
planeadas
NO Resultados
vs Metas
SI
ESTANDARIZACION
Eliminacin permanente de las
causas A
CONCLUSION
Revisar lo ejecutado y los resultados
Descripcin detallada de procesos
En documentos independientes:
procedimientos Decisin
No
A
instrucciones de trabajo
Si
diagramas de flujo
Actividad
fichas tcnicas, etc.
Responsable
Inicio
Actividad Actividad
Actividad
Responsable
Actividad
No
Decisin Decisin
No
Si
Si
Actividad
A B
Responsable
Diagrama Causa Efecto, Ishikawa, Espina de pescado
Grfico de control
Hoja de Registro de datos
D
Histograma
Diagrama de dispersin
No Correlacin
Correlacin Negativa
Correlacin Positiva
Correlacin Compleja
Correlacin Fuertemente
Positiva
BIBLIOGRAFIA