Concepto de proyecto y

Administracin de proyectos
Qu es un proyecto?
Es una combinacin de recursos humanos y no
humanos reunidos en una organizacin temporal
para alcanzar un objetivo especfico.
(Cleland, 1988)

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto o servicio nico.
(Project Management Institute, 2000)

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez 4

Caractersticas de los proyectos

Cuentan con objetivos y alcances claros.

Son nicos.
Son temporales.
Cuentan con restricciones.
Elaboracin progresiva.

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez 5

Administracin de Proyectos

Es la aplicacin de:
conocimientos,
habilidades,
herramientas y tcnicas

a las actividades de un proyecto para

cumplir con los requerimientos del
mismo.
Project Management Institute

6
Por qu la Administracin de Proyectos?

El tringulo del Diablo Cuadro de la Excelencia

Costo Satisfaccin Costo

Sistema de Informacin
+
Sist. de Info. Comunicacin
+ +
Comunicacin Participacin

Calidad Tiempo
Calidad Tiempo

7
Grupos de inters en los proyectos
Grupos de Inters en la Administracin de Proyectos

Son los grupos de personas fsicas o

morales que se afectan o benefician con la
operacin de un proyecto.
Los grupos de inters forman parte de los proyectos que
integran a la organizacin, por lo que para lograr un
desarrollo sustentable es indispensable que todos
obtengan beneficios y se tomen en cuenta sus
requerimientos en una forma armnica, es decir,
equilibrada y justa.
Adaptacin del Modelo Nacional
para la Calidad Total 2004 10
Grupos de inters en la Administracin de Proyectos

PROYECTOS
PROYECTOS

STAKEHOLDERS
STAKEHOLDERS Accionistas/Patrocinador SHAREHOLDERS
SHAREHOLDERS
Clientes/Usuarios
Empleados/Equipo
Gobierno
ROL ROL
Sociedad
Requisitos, Colaboracin y
expectativas Proveedores compromiso
Hay que cumplirlos Mayor control

11
Tema 1.3
El Ciclo de vida de un proyecto
Ciclo de Vida de un proyecto
Producto Inicio de
desarrollado operacin
100 %

Plan y
Porcentaje de avance

diseo de
producto

Autorizacin
del proyecto

Tiempo
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4
Factibilidad Planeacin Desarrollo Cierre y
y diseo entrega
14
Caractersticas de cada etapa
Etapa Caractersticas
Determinar la necesidad de un proyecto.
Vender la necesidad del proyecto al
resto de la organizacin.
Factibilidad
Establecer su factibilidad tcnica y
econmica.
Definir responsable o lder del proyecto.
Autorizacin del proyecto.
Formar el equipo del proyecto.
Establecer el objetivo y alcance del
proyecto.
Definir las etapas y actividades
necesarias.
Planeacin
Establecer plan de trabajo e ingeniera.
Programar las actividades.
Definir los recursos necesarios.
Establecer el presupuesto del proyecto.
Realizar contratos.
Asignar las tareas y recursos.
Cada una de las etapas requiere de un estilo de administracin de proyectos diferente
Etapa Caractersticas
Ejecutar las actividades.
Controlar las contingencias y cambios
Desarrollo
de alcance.
Asegurar la calidad de las actividades.
Realizar pruebas finales.
Involucrar al usuario del proyecto
Cierre capacitndolo y resolviendo todas sus
dudas.
Retirar personal y equipos.
Finiquitar facturas y contratos.
Documentacin y cierre formal del
Terminacin proyecto.
Reflexin de lecciones aprendidas.
Reconocer al personal.
Es necesario identificar cada una de ellas.
Cada una de las etapas revela un conjunto de
consideraciones y actividades administrativas.
15
Proyectos, Productos y principales caractersticas
Proyectos Productos Caractersticas

Civil y de construccin Edificios, maquinaria, Tangibilidad del producto, muy

puentes demandantes en recursos

Investigacin Conocimiento Flexibles, incertidumbre en los

resultados
Mejora continua Mejoras, sistemas Intangibilidad, el cliente es interno,
(TQM, ISO, etc.) importantes pero no urgentes

Desarrollo de Software, programas Presin de tiempo, usuario

software soador o varios usuarios

La Administracin de Proyectos depende del tipo de proyectos o productos a desarrollar.

19
Ciclo de Vida del Producto y del Proyecto
$ CV producto
CV proyecto

Ventas
Utilidades
RI

Etapa I Etapa II Etapa n

$0 Tiempo
Crecimiento Madurez Muerte

-$ Inversiones
RI - Retorno de la inversin

20
Organizacin para los proyectos
Organizacin Funcional

Director
Ejecutivo

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Diseo Ingeniera Produccin Finanzas

Cada departamento ejecuta una parte del proyecto.

22
Organizacin por Proyecto
Director
Ejecutivo

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Diseo Ingeniera Produccin Finanzas

Gerente de
Proyecto

Diseo Ingeniera Produccin Finanzas

Unidades organizacionales exclusivamente para ejecutar el proyecto

23
Organizacin Matricial Fuerte
Director
Ejecutivo

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Proyectos Diseo Ingeniera Produccin Finanzas

Proyecto A
(Lder)

Proyecto B
(Lder)

Proyecto C
(Lder)

Flexibilidad de la organizacin
24
Organizacin Matricial Dbil
Director
Ejecutivo

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Sistemas Diseo Ingeniera Produccin Finanzas

Proyecto de
Ingeniera

Analista /
Programador

Ingeniera de
Productos.
Contratistas

Flexibilidad de la Organizacin
25
El Administrador de Proyectos
Administrador de Proyectos
Persona que en ltima estancia, es el responsable del xito
o fracaso de un proyecto.

Es importante distinguir entre:

Administrador de proyectos
vs.
Administrador de proyectos por accidente.

Un administrador de proyectos por accidente es una persona

que es colocada en este rol debido a una necesidad
organizacional.
Gary R. Heerkens. Project Management
ISBN: 0-07-137952-5
27
El administrador de proyectos

Todo Administrador de proyectos cuenta con

Responsabilidades
Habilidades
Autoridad
Conocimiento

29
Responsabilidades comunes del
Administrador de Proyectos

Logro de las metas

Direccin de los equipos
Sesiones informativas del proyecto (reportes)
Satisfaccin del cliente (y amabilidad)
Apego a las polticas de la compaa

30
Habilidades del Administrador de Proyectos

Negociacin
Pensamiento de Sistemas
Visin de negocio
Buena comunicacin
Motivacin

31
Autoridad del administrador de proyectos

Depende del tipo de organizacin donde se encuentre:

Superior en la organizacin por proyectos.

Regular en la organizacin matricial fuerte.
Baja en la organizacin matricial dbil.

Dependiendo en la organizacin que se encuentre, el

administrador de proyectos demandar ms el uso de
alguna habilidad que otra
32
Conocimientos del Administrador de Proyectos

Sobre la Administracin de Proyectos

Liderazgo
Administracin de Conflictos
Evaluacin del Proyecto
Calidad
Tcnicos (hasta cierto punto)

33
Formacin del equipo de proyecto
Qu es un equipo?
" Un equipo consiste en un pequeo nmero de
personas con habilidades complementarias que
estn comprometidos con un propsito comn,
que utilizan mtodos estructurados de trabajo y
son mutuamente responsables de su realizacin."
The Discipline of Teams
Harvard Business Review
1993

35
Formacin del equipo de proyecto
La formacin de un equipo contiene una
alta dosis de relaciones humanas.

El equipo pasa por una etapa de formacin:

Formacin. La formacin de un equipo

Confusin. se lleva a cabo mediante un
proceso. No mediante una
Regulacin. orden o directriz para
Actuacin. trabajar en equipo.
Mantenimiento.
36
Qu hacen los equipos de proyectos?

Dirigen su desempeo.
Se concentran en los grupos de inters.
Miden su desempeo.
Establecen metas.
Planifican sus acciones.
Solucionan los problemas creativamente.
Comparten abiertamente informacin.
Motivan e involucran a otros miembros.

37
Qu se requiere para tener un equipo exitoso?
1. Claridad en el objetivo y alcance del proyecto.
2. Plan de trabajo estructurado y conocido por todos.
3. Definicin clara de los roles.
4. Comunicacin clara y efectiva.
5. Comportamiento tico y de beneficio mutuo.
6. Clara definicin de criterios para la toma de decisiones.
7. Participacin balanceada.
8. Normas generales claramente establecidas.
9. Actitud positiva ante el proceso de grupo.
10. Uso de herramientas y tcnicas cientficas para el proyecto.
38
Balance entre administradores
de proyectos y sus equipos

Tiempo y costo es responsabilidad de los

administradores de proyecto.

Calidad es responsabilidad de los

miembros del equipo.

Reconocer y recompensar es de ambos!!!

39