Si por un instante Dios se olvidara de que soy

una marioneta de trapo y me regalara un trozo de

vida, posiblemente no dira todo lo que pienso, pero
en definitiva pensara todo lo que digo. Dara valor
a las cosas, no por lo que valen, sino por lo que
significan. Dormira poco, soara ms,
entendiendo que por cada minuto que cerramos los
ojos, perdemos sesenta segundo de luz. Andara
cuando los dems se detienen, despertara cuando
los dems duermen. Escuchara cuando los dems
duermen. Escuchara cuando los dems hablan, y
cmo disfrutara de un buen helado de chocolate!.
Gabriel Garca Mrquez
A LA DEFENSA DEL TRABAJO
ESPECIAL DE GRADO

Br. Amarilis Rivas

 INSTITUTO UNIVERSITARIO CARLOS SOUBLETTE
DIVISIN DE INVESTIGACIN, POSTGRADO Y PRODUCCIN
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN Y PRODUCCIN
COORDINACIN DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO
MARACAY ESTADO ARAGUA

LINEAMIENTOS DE CONTROL
ADMINISTRATIVO PARA EL PROCESO DE
COMPRAS DIRIGIDO A LA EMPRESA
COOPERATIVA SUPER CREMAS II R.L.,
UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA

Autor: Br. Rivas Amarilis

Tutor: Ing. Filomena Contreras

Maracay 2007
 Se considera que el departamento de compras es uno
de los principales ejes que influyen directamente en el
proceso productivo de una organizacin

La Empresa Cooperativa "Sper La Cooperativa "Sper Cremas

Cremas II" R.L requiere crear II" R.L, en su departamento de
lineamientos de control administrativo administracin existen carencias
para el proceso de compras; de parmetros o lineamientos a la
estrategias que sern de utilidad en hora de seleccionar los
funcin de los ingresos manejados, y proveedores o los registros que
que obviamente, los obtendr debe adquirir un proveedor
utilizando los recursos adecuados de
acuerdo a los objetivos

La empresa debe contar con un

sistema que asegure que los
productos adquiridos cumplen con
los requerimientos especificados
 Proponer lineamientos de control
administrativo para el proceso de compras
dirigido a la Empresa Cooperativa "Sper
Cremas II" R.L, ubicada en Maracay,
estado Aragua.
1. Diagnosticar la situacin existente del proceso de
compras de la Empresa Cooperativa "Sper Cremas II"
R.L.
2. Describir los lineamientos de control administrativo que
utilizan en la Empresa para efectuar el proceso de
compras.
3. Formular los lineamientos de control administrativo
para el proceso de compras de la empresa.
 El Departamento de Administracin de la Empresa
Cooperativa "Sper Cremas II" R.L, presenta una falta
de los lineamientos de control administrativo para el
proceso de compras, lo cual genera vicisitudes en el
momento de seleccionar los proveedores

El propsito del presente Trabajo Especial de

Grado es establecer mecanismos efectivos que
permita realizar los lineamientos de control
administrativo para el proceso de compras en la
Empresa Cooperativa "Sper Cremas II" R.L,
Sosa (2003)
Controles Internos para el Mejoramiento de los
Procesos Administrativos en la Corporacin Manaure
C.A.

Villasana (2004)
Evaluacin de los Procesos Administrativos para
Agilizar las Cuentas por Pagar en la empresa Indufed
C.A.

Garcas (2005)
Estrategias para mejora el proceso administrativo
en la empresa Interven C.A
Chiavenato (2004)
La administracin representa el medio de hacer las cosas
tomando en consideracin los recursos que dispone la
organizacin para el logro de sus objetivos

Melinkoff (2000)
Proceso
Para toda empresa es de gran importancia los Procesos
Administrativos, ya que le permite a la administracin saber en
que consiste su trabajo y en consecuencia aplicados para lograr
mejores resultados

Stoner, Freeman y Gilbert (2000)

Control
El proceso que permite garantizar que las actividades reales
se ajusten a las actividades proyectadas
 Mercado (2002)

Compras
Comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de
la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y
en el lugar correcto.

De acuerdo a la Ley Especial de Asociaciones

Cooperativas (2001)

Cooperativas
Son asociaciones abiertas y flexibles, de hecho y derecho
cooperativo, de la Economa Social y Participativa, autnomas,
de personas que se unen mediante un proceso y acuerdo
voluntario
 Diseo y Tipo de
Investigacin Proyecto factible, de Campo de tipo
Descriptivo de Carcter Documental

Poblaci
Muestra
n
3 Empleados
100% de la Poblacin en
Tcnica e Instrumento de estudio
Recoleccin de datos
La encuesta, como instrumento
se utiliz el cuestionario
Anlisis de los datos
Estadstica Descriptiva, Tabla de
Frecuencia y Grficos circulares
Se lleva a cabo una planificacin adecuada en cuanto a la gestin de
compra que se realiza dentro de la empresa

Alternativas Frecuencia Porcentaje

S 1 33%
No 2 67%
Total 3 100%
Existe una organizacin en el proceso de compras que se lleva a cabo
en la empresa

Alternativas Frecuencia Porcentaje

S 1 33%
No 2 67%
Total 3 100%
Para el proceso de compras la empresa emplea algunos criterios de
seleccin

Alternativas Frecuencia Porcentaje

S 0 0%
No 3 100%
Total 3 100%
La empresa mantiene estabilidad de compra con el proveedor

Alternativas Frecuencia Porcentaje

S 0 0%
No 3 100%
Total 3 100%
Considera usted que con un sistema de control administrativo en el
proceso de compra se logre salvaguardar los recursos financieros

Alternativas Frecuencia Porcentaje

S 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Existen actualmente lineamientos que establezcan los pasos y
procedimientos para llevar a cabo una administracin transparente y
efectiva en el proceso de compra

Alternativas Frecuencia Porcentaje

S 0 0%
No 3 100%
Total 3 100%
 No esta orientada al dar un fiel cumplimiento de las actividades
necesarias para el flujo competitivo de la adquisicin de materiales
y materia prima necesaria para la puesta en marcha del flujo
productivo de la empresa

Cabe destacar que estn sustentados bajo un proceso de

compra que no toma en cuenta criterios de seleccin de
proveedores.

Esta premisa esta evidenciada por la consideraciones que

poseen las personas encuestadas al afirmar que al haber un control
en el proceso administrativo de compras si se puede lograr los
recursos financieros de la empresa
 Las compras en una empresa, deben cumplir una serie de
objetivos de los cuales dependen en alto grado la utilidad de la
organizacin, entre estos objetivos se tiene el aseguramiento de
la calidad de los insumos necesarios para el normal desempeo
de las labores empresariales

Al realizar el diagnsticos de la situacin actual del

departamento de compras, se determin que en dicho
departamento no se le aplica una evaluacin detallada a los
proveedores con los cuales se trabaja
 La ventaja que generar la propuesta ser
agilizar el flujo de informacin y las operaciones
de compra de insumos y materia prima necesaria
para el cumplimiento del proceso productivo de
la empresa tomando en cuenta la calidad de los
materiales y la adecuacin de las relaciones con
los proveedores
 Disear lineamientos de control
administrativo para el proceso de compras
dirigido a la Empresa Cooperativa Sper
Cremas II R.L, ubicado en Maracay,
Estado Aragua.
1. Proponer soluciones viables que ayuden al
mejoramiento del proceso de compras de la Empresa
Cooperativa Sper Cremas II R.L., ubicada en
Maracay Estado Aragua.
2. Proporcionar herramientas administrativas que
ayuden al desenvolvimiento de las operaciones de
compras, para la optimizacin productiva de la
empresa a travs de la adquisicin oportuna y
confiable de la materia prima
 Evaluacin de los proveedores

Calidad del servicio: Se mide en trminos de la cantidad de

rechazos de embarques recibidos.

Precio: El ndice de precios de la compras en una empresa junto

con el ndice de precios estndares.

Cantidad: el rendimiento de la cantidad se mide de diferentes

maneras.

Tiempo de entrega: la oportunidad que tiene cada proveedor, se

basa en el tiempo de entrega que transcurre desde que se coloca el
pedido
1 Solicitud de Material

1 Traslado de requisicin a Compras

1 Recepcin y Revisin de solicitud

1 Solicitud de Cotizaciones

1 Respuesta de Proveedores

2 Anlisis de Cotizaciones

2 Elaboracin de Orden de Compra

2 Firma de autorizacin O/C

2 Traslado de O/C al proveedor

3 Espera de Despacho

3 Despacho Proveedor
3 Inspeccin de Mercanca
1 Almacenamiento de la mercanca
 Objetivo General: Implementar lo lineamientos administrativos que permitan dar un mejor control de las actividades
operacionales del proceso de compras de la empresa Sper Cremas II R.L.

Objetivos Especficos Estrategias Plan de Accin Duracin Responsables Recursos

Brindar un mejor Crear un sistema para Actualizacin de 9 al - Gerente Computadora

cumplimento de las la actualizacin de nuevos formatos de 13/04/07 General Hojas
actividades del nuevos formatos de requisiciones de - Gerente de Tinta
departamento de compras. compras y rdenes Administracin
compras. de compras. -Jefe del Dep. de
Compra

Ofrecer una mejor Crear un sistema que Actualizar la cartera 16 al - Gerente de Computadora
organizacin de las permita la actualizacin de proveedores en 20/04/07 Administracin
actividades que se de la cartera de lo ateniente a - Jefe del Dep.
realizan dentro del proveedores cambio de de Compra
departamento as direccin, -Gerente General
como la efectividad de telfonos, cambio
las relaciones y de nombre, razn
negociaciones entre social, vigencia del
los compradores de la Registro Nacional
empresa y de Contratistas,
proveedores. entre otros.

Reducir el margen de Facilitar talleres y Capacitacin del 23 al - Gerente de Computadora

error para as cursos de personal acerca de 27/04/07 Administracin Hojas
aumentar el control de adiestramiento de los nuevos - Auxiliar de Tinta
las operaciones acuerdo a las formatos de Adminsitracin Fotocopiadora
tomando en cuenta los necesidades de los compra. - Jefe del Dep. Lpiz
indicadores empleados para el buen de Compra. Cuaderno de
financieros. funcionamiento del rea notas
de compras.
 Precio
Tipo de Descripcin de la
Aprox. Observacin
Estrategia Estrategia
Expre en Bs
Evaluacin de Investigacin, llamadas Utilizacin de
Proveedores telefnicas visita a locales recursos de
250.000,00
oficina

Procedimiento Elaboracin de nuevos Talonarios y

sucesivos al formatos para la sistema
departamento de requisicin d compras y computarizado
Compras ordenes de compras, 550.000,00 en Microsoft
recibos de materiales Excel

Divisin de una oficina en

Estrategias
dos partes. El escritorio y
Funcionales del
Escritorio, silla y 350.000,00 sillas son
Departamento
materiales bsicos de usados.
de Compras
oficina.
Econmicos
Humanos

Organizacional
 - Aplicar la evaluacin de proveedores, tomando en
consideracin, la calidad del servicio, precio, cantidad y tiempo de
entrega.

- Mantener toda la informacin actualizada sobre los

proveedores, para poder distribuir satisfactoriamente las solicitudes
de requisicin.

- Mantener buenas relaciones a los usuarios con los proveedores.

- Actualizar el registro de proveedores a medida que se va

desarrollando el proceso de compras.
pequeas: la sonrisa de un nio, el
canto de un pjaro, un lindo atardecer,
un ri apacible, una llamada telefnica,
una carta de un familiar o un amigo, una
comida a tiempo, unas palabras de
consuelo en el momento oportuno, y en
muchas otras cosas que parecen
triviales y pasajeras.
La felicidad llega cuando procuramos
hacer felices a otros.
Un proverbio hind dice: Si tu
ayudas a tu hermano a cruzar el ri, al
poco tiempo te das cuenta de que tu
tambin estas al otro lado
La felicidad llega cuando nos gusta
hacer las cosas que tenemos que hacer.