PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL

Desarrollo de competencias para la

administracin efectiva

MODULO : Administrar el trabajo.

Cra. Claudia G. Pa
 CONTENIDOS
PLANIFICACION:

EJECUCION DE LO PLANIFICADO:
a. Administracin del tiempo.
b. Trabajo en equipo.
c. Reuniones productivas.
d. Toma de decisiones.

CONTROL.

Cra. Claudia G. Pa
PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL

Desarrollo de competencias para la

administracin del Hospital Municipal

MODULO 5: Administrar el trabajo.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Cra. Claudia G. Pa
 QUE ES EL TIEMPO ?
Es un recurso y tiene valor:

Psicolgico.

Racional.

Econmico.

Cra. Claudia G. Pa
 QUE ES EL TIEMPO ?
Es una idea que se construye a partir de una
experiencia concreta.

Tiempo individual.
Tiempo sectorial.
Tiempo de las organizaciones.
Tiempo social

TODOS
TODOS YY CADA
CADA UNO
UNO DE
DE ESTOS
ESTOS TIEMPOS
TIEMPOS
INTERACTUAN
INTERACTUAN CONSTANTEMENTE
CONSTANTEMENTE YY CONSTITUYEN
CONSTITUYEN
UN
UN ENTRAMADO
ENTRAMADO TEMPORAL
TEMPORAL
Cra. Claudia G. Pa
 POR QUE ADMINISTRAR EL
TIEMPO?

Es un recurso escaso.

No puede ser almacenado, ni ahorrado.

No se puede administrar.

NOSOTROS
NOSOTROS NONO ADMINISTRAMOS
ADMINISTRAMOS EL EL TIEMPO
TIEMPO ,,
EL
EL TIEMPO
TIEMPO NOS
NOS ADMINISTRA
ADMINISTRA AA NOSOTROS
NOSOTROS

Cra. Claudia G. Pa
 BENEFICIOS DE LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Nos gua siempre hacia objetivos, prioridades y
caminos que nos conducen a esos objetivos.
Evita el estrs.
Facilita la obtencin de resultados ms eficaces,
eficientes y efectivos.
Podemos obtener ms y mejores resultados en
menor tiempo y con menor gasto de recursos.
Organiza mejor el trabajo y las otras actividades.
Ayuda al cumplimiento de plazos.
Tenemos ms tiempo para nuestros intereses.

Cra. Claudia G. Pa
CMO ADMINISTRAMOS
NUESTRO TIEMPO ?

Cra. Claudia G. Pa
 CRITERIOS MAS COMUNES
PARA LA ASIGNACION DEL
TIEMPO
Hacemos lo que nos gusta hacer antes de
hacer lo que no nos gusta.
Hacemos cosas que sabemos hacer ms
rpidamente que aquellas que no sabemos
cmo.
Hacemos cosas que requieren poco tiempo
antes de hacer aquellas que requieren
mucho tiempo.
Hacemos cosas para las cuales tenemos
recursos.
Hacemos cosas que estn agendadas
antes que aquellas que no lo estn.
Respondemos a las demandas de otros
antes que a las nuestras.
Cra. Claudia G. Pa
 CRITERIOS MAS COMUNES
PARA LA ASIGNACION DEL
TIEMPO
Hacemos las cosas que son urgentes
antes de las que son importantes.
Esperamos hasta la fecha lmite antes
de movernos.
Hacemos cosas que proporcionan un
cierre inmediato.
Respondemos sobre la base de quien
nos solicita algo.
Respondemos sobre la base de las
posibles consecuencias hacia nosotros
de hacer o no hacer algo.
Trabajamos en cosas de acuerdo a su
arribo.
Cra. Claudia G. Pa
ACTITUDES ANTE EL CAMBIO

AMENAZA

Cra. Claudia G. Pa
 CAUSAS DE SENSACION DE
AMENAZA
Temor a perder el status o posicin.

Preocupacin por su futuro profesional.

Frustracin.

Miedo a perder la seguridad.

Incertidumbre general.

Cra. Claudia G. Pa
 PROCESO EMOCIONAL

PELIGRO OPORTUNIDAD
Negacin
Esperanza

Enojo
Aceptaci
n

Regateo Depresin

Cra. Claudia G. Pa
 DE LAS COSAS QUE UNO
TEME

40% nunca suceden.

30% ya pasaron.
12% son imaginarias.
10% son tan insignificantes que no nos
podran daar.
8% son reales, pero de ellas:
4% las podemos resolver
4% no las podemos resolver

Cra. Claudia G. Pa
FRASES TIPICAS

Cra. Claudia G. Pa
 CUANDO CAMBIAMOS ?
Depende de
nuestros modelos Zona de pnico
mentales

Tensin
conflicto

Zona de confort
Cra. Claudia G. Pa
 ESTRATEGIAS DE MEJORA

CENTRADAS EN LA ADMINISTRACION DEL

ROLES Y RESULTADOS: Trabajo en equipo.

CENTRADOS EN EL TIEMPO PROPIAMENTE

DICHO: Horario modular.

Cra. Claudia G. Pa
 COMO MEJORAR LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO ?
Establezca objetivos.

De prioridades a esos objetivos y al listado de

tareas.

Liste las actividades.

Controle el tiempo antes de que el tiempo lo

controle a Usted.

Sea organizado.
PLANIFIQUE Y MIDA !!!!
Cra. Claudia G. Pa
 MATRIZ DE ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE
Crisis Construir relaciones
Emergencias Reconocer nuevas
Problemas apremiantes oportunidades
IMPORTANTE
Proyectos cuyas fechas Aprendizaje
vencen Planificacin
Recreacin

Interrupciones, algunas
Trivialidades
llamadas Algunas cartas
Correo, algunos Algunos llamados
NO IMPORTANTE informes
telefnicos
Algunas reuniones Actividades
Cuestiones inmediatas agradables
Actividades populares

Cra. Claudia G. Pa
MATRIZ DE ADMINISTRACION
DEL TIEMPO

URGENTE NO
URG.
RESULTADOS II
I

IMPORTANTE
Estrs
Agotamiento
Administracin de
crisis
Siempre apagando
incendios

NO IMPORTANTE III IV

Cra. Claudia G. Pa
MATRIZ DE ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
URG. NO URGENTE

I RESULTADOS
II

IMPORTANTE
Visin , perspectiva
Proaccin, iniciativa
Clima saludable
Equilibrio y control
Pocas crisis
Satisfaccin y logros

NO IMPORTANTE III IV

Cra. Claudia G. Pa
 TIEMPO DE GESTION
Impuesto especficamente por el jefe.

Impuesto por los colaboradores.

Impuesto por los pares.

Impuesto por el sistema.

El tiempo autoimpuesto.

Cra. Claudia G. Pa
 DESPERDICIADORES DEL
TIEMPO

Psicolgicos.

Administrativos.

Logsticos.

Cra. Claudia G. Pa
 DESPERDICIADORES
PISCOLOGICOS
LA ADMINISTRACION DE UNO MISMO

Falta de autoconocimiento.

Falta de objetivos definidos.

Miedo.

Modelos mentales.

Cra. Claudia G. Pa
Con qu criterio de ordenamiento
est armada esta lista de
nmeros?

5,4,2,9,8,6,7,3,1

Cra. Claudia G. Pa
 DESPERDICIADORES
PSICOLOGICOS
MECANISMOS DE EVASION

Repetir actividades ya realizadas.

Morosidad por falta de inters.
No saber decidir que no hacer.
No saber decir que no.
Escaparse.
Soar despierto.
Hacer vida social.
Hacerlo tu mismo.

Cra. Claudia G. Pa
 DESPERDICIADORES
PSICOLOGICOS
EL VERDADERO PRECIO DE LA DEMORA

Presin.

Urgencia.

Crisis.

Cra. Claudia G. Pa
 DESPERDICIADORES
ADMINISTRATIVOS

PROBLEMAS EN LA ORGANIZACIN

Falta de objetivos definidos.

Reuniones improductivas.
Exceso de personas.
Informacin deficiente.
Horas largas.
Trabajo intenso.

Cra. Claudia G. Pa
 DESPERDICIADORES
LOGISTICOS

Desorganizacin del habitat.

Mal uso del telfono.

Interrupciones.

Cra. Claudia G. Pa
 COMO MEJORAR LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO ?
Establezca objetivos.

De prioridades a esos objetivos y al listado de

tareas.

Liste las actividades.

Controle el tiempo antes de que el tiempo lo

controle a Usted.

Sea organizado.
PLANIFIQUE Y MIDA !!!!
Cra. Claudia G. Pa
 PRINCIPALES CAUSAS DE
PERDIDA DE TIEMPO
1. Telfono
2. Objetivos y prioridades
3. Compaeros o colaboradores
4. Plan de trabajo cotidiano
5. Poltica de puertas abiertas
6. Trabajos diversos
7. Visitantes, clientes, proveedores
8. Fechas lmite autoimpuestas
9. Personal
10. Tendencia a trabajar demasiado
11. Jerarqua, jefe.
Cra. Claudia G. Pa
 PRINCIPALES CAUSAS DE
PERDIDA DE TIEMPO
12. Falta de orden
13. Delimitacin de responsabilidades
14. Reuniones
15. Delegacin
16. Trmites
17. Arreglo personal
18. Mantenimiento
19. Conflictos
20. Entrevistas
21. Vida domstica
22. Centros de inters
23. Otros ........
Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
PSICOLOGICAS
AMPLIACION DE AUTOIMAGEN

Concete a ti mismo.

La administracin de uno mismo.

Una filosofa del tiempo.

Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
PSICOLOGICAS
AUTOMOTIVACION

Identifica las causas de prdida de tiempo.

Admite cuando ests perdiendo el tiempo.

La pregunta de Lakein.

Anticipate a tus vas de evasin.

Date la oportunidad de continuar.

Cra. Claudia G. Pa
 PASOS
Diferenciar tiempo productivo y no productivo.
Caracterizar el tiempo no productivo.
Identificar los desperdiciadores del tiempo no
productivo.
Analizar las reales causas de los
desperdiciadores.
Proponer posibles soluciones.
Evaluar las resoluciones y sus efectos
posteriores.
Elegir las soluciones adecuadas.
Implantar las soluciones.
Evaluar.

Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
PSICOLOGICAS

REFORZAMIENTO

Objetivos y prioridades.
Registro del tiempo.
El hbito.
Create una rutina.
Combate la morosidad.
Controla tu ansiedad.
El tiempo discrecional.
Comprometete con alguien.
Cmo volver despus de evadirse?
Cra. Claudia G. Pa
 ASPECTOS IMPORTANTES DEL
INVENTARIO
Distribucin del tiempo, en porcentaje, de
acuerdo a prioridades.
Determinacin de metas diarias y priorizadas.
Registro del tiempo a medida que ste
avance, de acuerdo al plan y a los resultados
obtenidos.
Evaluaciones diarias sobre la base de las
metas alcanzadas y el tiempo que se destin
a ellas.
Resumen semanal.
Evaluacin.

Cra. Claudia G. Pa
 MOROSIDAD
Eleg un aspecto en que seas presa de la
morosidad.

Determina prioridades y acta de acuerdo a

ellas, haciendo las cosas de una sola vez y
terminndolas.

Fija plazos y dalos a conocer.

No eludas tareas difciles.

No caigas en el perfeccionamiento hasta el

lmite de paralizarte en l.
Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACION

Diagnstico.

Objetivos.

Prioridades.

Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
ADMINISTRATIVAS

ORGANIZACIN

Concentracin.

Delegacin.

Reuniones.

Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
ADMINISTRATIVAS

DIRECCION

Proteccin del tiempo.

Decisiones.

Estimular la administracin de quien dirija una

reunin.

Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
ADMINISTRATIVAS

CONTROL

Principio del control.

Cra. Claudia G. Pa
 VIAS DE SOLUCION
LOGISTICAS

Sistemas de archivo.

Uso del telfono.

Control y prevencin de interrupciones.

Informacin.

Cra. Claudia G. Pa
 TCNICAS
Establece preguntas para la atencin del
telfono, cmo deben hacerse, cmo y cundo
pasar una llamada, y qu asuntos podran ser
atendidos por otra persona.
Establece horarios para el uso del telfono.
Antes de hacer una llamada hac un bosquejo
de los temas a tratar.
Limitate a la pauta.
Se breve y directo.
Establec previamente el lmite del tiempo.

Cra. Claudia G. Pa