Gerenciamento de Comunicações em Projetos

Gerenciamento das
Comunicaes em Projetos
Ana Cludia Baumotte, PMP

baumotte@amcham.com.br
Segundo o PMBOK Guide...
... o Gerenciamento das Comunicaes
GERAO em Projetos compreende
os processos requeridos para:
DESTINO FINAL COLETA

- assegurar que a Informao necessria seja coletada no momento
adequado de forma completa e correta;
- garantir que as Informaes sobre o Projeto sejam disseminadas
INFORMAO
freqentemente e permitam uma representao acurada do Projeto;
- permitir que os membros da Equipe do Projeto tenham acesso a
Informaes atualizadas e corretas;
RECUPERAO DISTRIBUIO
- capturar e registrar as Informaes importantes do projeto em um
repositrio central, organizado e permanente.
ARMAZENAMENTO
MBA Executivo em
Gerenciamento de Ana Cludia Baumotte, PMP 2
Projetos
Neste Mdulo, estaremos focados em:
Gerenciamento das Comunicaes em Projetos
Processos necessrios para assegurar o planejamento, coleta,

criao, distribuio, armazenamento, recuperao,
gerenciamento, controle, monitoramento e disposio das
informaes do projeto de maneira oportuna e apropriada.
Planejar o gerenciamento das comunicaes

Gerenciar as comunicaes
Controlar as comunicaes
MBA Executivo em
Projetos
A comunicao eficaz cria uma ponte entre as diversas
partes interessadas do projeto, que podem ter diferenas
culturais e organizacionais, diferentes nveis de conhecimento,
e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou
influenciar a execuo ou resultado do projeto.
PMBOK Guide, 5 Edio
O TERMINAL
MBA Executivo em
Projetos
Modelo de Comunicao
Consiste de 4 grandes componentes
Emissor
quem origina e codifica a Mensagem
Mensagem
pensamentos, sentimentos ou idias reduzidas em cdigo que
possam ser compreensveis pelo Emissor e pelo Receptor
Meio
o veculo ou mtodo que porta a Mensagem
Receptor
pessoa a qual uma Mensagem dirigida; recebe e decodifica
MBA Executivo em
Projetos
Modelo de Comunicao
meio
mensagem
emissor receptor
Feedback: mecanismo solicitado pelo emissor para garantir

que a mensagem foi recebida correta e integralmente
MBA Executivo em
Projetos
Dimenses de Comunicao no ambiente de Projeto
Interna (dentro do Projeto) e externa (cliente, fornecedores,

outros projetos, organizaes, mdia, pblico, etc)
Formal (relatrios, minutas, instrues etc) e informal (e-mails,
memorandos, conversas informais, rdio pio grapevine, etc)
Vertical (nos nveis superiores e inferiores da organizao) e
horizontal (entre pares)
Oficial (boletins informativos, relatrios anuais etc) e no oficial
(comunicaes no registradas, confidenciais)
Escrita e oral
Verbal (inflexes da voz) e no verbal (linguagem corporal)
MBA Executivo em
Projetos
Comunicaes e Estruturas Organizacionais
O sucesso do gerenciamento de projetos em uma organizao
altamente dependente de um estilo de comunicao
organizacional eficaz.
As capacidades de comunicao organizacional exercem grande

influncia em como os projetos so conduzidos.
A estrutura organizacional um fator ambiental da empresa

que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a
forma como os projetos so conduzidos.
Funcionais
Matriciais (Fraca, Balanceada, Forte)
Projetizadas
MBA Executivo em
Projetos
Influncia das estruturas organizacionais nos projetos
PMBOK Guide, 5 Edio, Tabela 2-1
MBA Executivo em
Projetos
Habilidades de comunicao
Escutar ativamente e de modo eficaz;
Perguntar, discutindo ideias e situaes para assegurar um entendimento
melhor;
Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais
eficaz;
Levantar dados para identificar ou confirmar as informaes;
Definir e administrar as expectativas;
Persuadir uma pessoa, equipe ou organizao a executar uma ao;
Motivar para encorajar ou reassegurar;
Orientar para melhorar o desempenho e alcanar os resultados desejados;
Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitveis entre as partes;
NEGOCIAO
Solucionar conflitos para evitar impactos negativos; e
DO BARCO
Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.
MBA Executivo em
Projetos
Planejar o gerenciamento das
comunicaes
As boas habilidades de comunicao so muito
importantes para os gerentes de projetos, mas
nem sempre as usamos como deveramos.
Heldman, 2003
MBA Executivo em
Projetos
Planejar o gerenciamento das comunicaes
Processo de desenvolver uma

abordagem apropriada e um
plano de comunicaes do
projeto com base nas
necessidades de informao e
requisitos das partes
interessadas, e nos ativos
organizacionais disponveis.
quem precisa de quais

informaes, quando elas sero
necessrias, como sero
fornecidas e por quem.
MBA Executivo em
Projetos
Comunicao Eficiente x Comunicao Eficaz
Comunicao
Comunicao
EFICIENTE
EFICAZ
Fornecer as Informaes
informaes fornecidas no
necessrias. formato correto,
na hora certa, ao
pblico certo e
com o impacto
necessrio.
MBA Executivo em
Projetos
Fluxo de dados do processo
PMBOK Guide, 5 Edio, Figura 10-3

MBA Executivo em
Projetos
Necessidades de informaes dos vrios
Stakeholders
As necessidades de Informao dos vrios interessados

devem ser analisadas para desenvolver uma viso
metodolgica e lgica para satisfaz-los
EVITANDO...
- utilizao (perda) inadequada de recursos

- uso desnecessrio de determinadas Informaes
ou mesmo tecnologias inapropriadas
MBA Executivo em
Projetos
TCNICAS & FERRAMENTAS
Anlise dos requisitos das comunicaes
EXEMPLO 1
Resulta na soma das necessidades de informaes das partes
interessadas no projeto. EXEMPLO 2
O Diretor Financeiro quer
Essesreceber
requisitos
umso definidos combinando o tipo e o formato das
relatrio
informaes Dever do haver um evento
mensalnecessrias
de status do com uma anlise valor dessas
informaes. de kick off do projeto, com
projeto.
durao de 1 dia.
Os recursos do projeto
Este relatrio devem ser utilizados apenas na comunicao
dever
de informaesoque contribuam Devero participar todos os
contemplar avano fsico para o xito do projeto, ou quando
a falta de comunicao pode ocasionar principais
falhas. envolvidos no
e financeiro do projeto
projeto, visando
Issoatravs de grficos,
no significa que ms notcias no devam ser compartilhadas; a
inteno simplesmente
alinhamento de
evitar sobrecarregar as partes interessadas
planilhas e indicadores,
com mincias. informaes e integrao
bem como justificativas e
inicial.
aes corretivas para
eventuais desvios.
MBA Executivo em
Projetos
Requisitos das comunicaes
informaes normalmente necessrias:
Organogramas
Organizao do projeto e relaes de responsabilidade das partes
interessadas
Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no
projeto
Logstica de quantas pessoas estaro envolvidas no projeto e em
que locais
Necessidades de informaes internas (por exemplo, na
comunicao dentro das organizaes)
Necessidades de informaes externas (por exemplo, na
comunicao com a mdia, o pblico ou os fornecedores)
Informaes das partes interessadas e requisitos das
comunicaes de dentro do registro das partes interessadas.
MBA Executivo em
Projetos
Canais de Comunicao
O gerente de projetos deve considerar o nmero de canais ou
caminhos de comunicao possveis como um indicador da
complexidade das comunicaes do projeto.
Sendo n o nmero de partes interessadas,

o nmero de canais de comunicao em potencial dado por
n (n 1) / 2
RESULTADO: Um componente fundamental do planejamento das

comunicaes do projeto, portanto, determinar e limitar quem
se comunicar com quem e quem receber quais informaes.
MBA Executivo em
Projetos
Canais de Comunicao
2 pessoas,
1 canal
Nmero de 3 pessoas,
Canais de 3 canais
Comunicao:
n(n-1)/2
10 pessoas?
45 canais
100 pessoas?
4 pessoas,
6 canais
4.950 canais !!!!!
5 pessoas,
MBA Executivo em 10 canais
Projetos
Avaliao de canais ...
mais alto Presena fsica
(cara a cara)
Canais interativos
(telefone, e-mail)
Riqueza
de
canais
Canais pessoais estticos
(memorandos, cartas, relatrios
computadorizados especficos)
Canais impessoais estticos

(comunicados escritos, boletins,
mais baixo relatrios computadorizados gerais)
MBA Executivo em
Projetos
Avaliao de canais
Mensagem
rotineira no rotineira
Falha na comunicao Comunicao eficiente

rico
Excesso de dados. Um canal rico Sucesso das comunicaes devido a

utilizado para mensagens rotineiras. canais ricos, apropriados a
O excesso de infos. pode causar mensagem no rotineira

confuso e abundncia de

de canais
Riqueza
interpretaes
Comunicao efetiva Falha na comunicao

Sucesso das comunicaes devido a Escassez de dados. Um canal pobre
pobre
canais menos ricos, apropriados a utilizado para mensagens no

mensagem rotineira rotineiras. A escassez de infos. no

permite captar a
complexidade da mensagem.
MBA Executivo em
Projetos
TCNICAS & FERRAMENTAS
Tecnologia de Comunicaes
utilizadas para transferir Informao entre os Stakeholders

do Projeto
podem variar significativamente - desde simples bate-papos
at reunies longas e formais
ou ainda, desde simples documentos escritos a materiais
extensos (cronogramas, bancos de dados e websites), que
podem ser acessados on line como mtodos de comunicao
MBA Executivo em
Projetos
Tecnologia de Comunicaes
alguns fatores que podem afetar as decises do projeto...
Urgncia da necessidade de informaes
O sucesso do projeto depende da pronta disponibilidade de informaes
atualizadas freqentemente ou relatrios por escrito emitidos regularmente
seriam suficientes?
Disponibilidade de tecnologia
Os sistemas j implantados so adequados ou o projeto precisa de mudanas
para poder dar suporte adequado? provvel que a tecnologia disponvel mude
antes de o projeto terminar?
Facilidade de uso
Os sistemas de comunicaes propostos so compatveis com a experincia e
especializao dos participantes do projeto ou h necessidade de treinamento e
aprendizado extensos?
Ambiente do projeto
A equipe se rene e opera com presena fsica dos membros ou em um ambiente
virtual? Diferena de fuso horrio? Mltiplos idiomas? Mltiplas culturas?
Sensibilidade e confidencialidade das informaes
As informaes a serem comunicadas so sensveis ou confidenciais?
MBA Executivo em
Projetos
RESULTADOS
Plano de gerenciamento das comunicaes
DEVE:
considerar os requisitos, a tecnologia, as
limitaes e as projees para o Projeto
auxiliar o entendimento interno ao Projeto
facilitar o entrosamento com a comunidade
do Projeto
Qual
Qual mtodo informao
ser ser
utilizado? transmitida?
Como as
atualizaes
sero Quem ir Em que
levantadas, receber momento,
corrigidas e determinada formato, a
distribudas? Informao? Comunicao
ir ocorrer?
MBA Executivo em
Projetos
Abrange...
requisitos de comunicaes das partes interessadas;
informaes a serem comunicadas, incluindo idioma, formato,
contedo e nvel de detalhes;
motivo da distribuio daquelas informaes;
intervalo de tempo e frequncia para a distribuio das
informaes necessrias e recebimento da confirmao ou
resposta, se aplicvel;
pessoa responsvel por comunicar as informaes;
pessoa responsvel por autorizar a liberao das informaes
confidenciais;
pessoa ou grupos que recebero as informaes;
mtodos ou tecnologias usados para transmitir as informaes,
como memorandos, email e/ou comunicados de imprensa;
Continua
MBA Executivo em ...
Projetos
Abrange...
recursos alocados para as atividades de comunicao, incluindo
tempo e oramento;
processo de encaminhamento, identificando os prazos e a
cadeia gerencial (nomes) para o encaminhamento de questes
que no podem ser solucionadas nos nveis de pessoal mais
baixos;
mtodo para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das
comunicaes com o progresso e o desenvolvimento do
projeto;
glossrio da terminologia comum;
fluxogramas do fluxo de informaes no projeto, fluxos de
trabalho com a sequncia de autorizao possvel, lista de
relatrios, planos de reunies etc;
restries de comunicao, normalmente derivadas de leis ou
regulamentos especficos, tecnologias e polticas
organizacionais etc.
MBA Executivo em
Projetos
Matriz de Comunicao
EXEMPLO
DESCRIO /
TIPO EMISSOR RECEPTOR MEIO FREQNCIA
PROPSITO
Alinhament Reunio
Kick off o de GP Stakeholde presencial nica; no
meeting informae rs chave do com incio do
se projeto durao de projeto
integrao 1 dia fora
da equipe da
Stakeholde empresa
Website do Informae Coordenad rs do Intranet da Semanal-
projeto s gerais do or de projeto que empresa mente
projeto Comunica sejam atualizada
o funcionrio
s da
empresa
MBA Executivo em
Projetos
Plano de Comunicao
Regras Importantes
1. A alta gerncia requer informaes agregadas e com menor

frequncia.
2. A alta gerncia prefere vises gerais do progresso do Projeto e

apresentao de problemas isolados com as possveis solues
recomendadas.
3. Os gerentes funcionais exigem detalhes imediatos com

informaes sobre o progresso do Projeto, o impacto sobre as
projees e atualizao de recursos.
4. Os membros da equipe precisam de informaes detalhadas

uns dos outros que orientem sua tomada de decises.
Continua
MBA Executivo em ...
Projetos
Plano de Comunicao
Regras Importantes
5. Os clientes e grupos de usurios devem ser informados do

progresso e questes especficas do Projeto regularmente.
6. Os grupos de apoio e representantes externos devem

compreender como seus papis e tarefas influenciam o
Projeto.
7. O Gerente do Projeto deve estar atento ao equilbrio no fluxo

das informaes.
8.
MATRIZ DE
Quando houver dvidas, os membros da comunidade devem
ser inquiridos sobre o tipo de informaes que necessitam e
como preferem receb-la.
COMUNICA
O
MBA Executivo em
Projetos
Processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar
e de disposio final das informaes do projeto de
acordo com o plano de gerenciamento das comunicaes.
Principal benefcio desse processo:

Possibilitar um fluxo de comunicao
eficiente e eficaz entre as partes
interessadas do projeto.
MBA Executivo em
Projetos
MBA Executivo em PMBOK Guide, 5 Edio, Figura 10-6

Projetos
mbito de Comunicao do
Gerente do Projeto
Segundo o PMI, gestores de

Segundo o PMI, gestores de
projeto dedicam cerca de 90%
projeto dedicam cerca de 90%
do seu tempo na aquisio e
do seu tempo na aquisio e
na transmisso de Informaes !
na transmisso de Informaes !
MBA Executivo em
Projetos
Alguns Inputs
Fatores ambientais da empresa

Cultura organizacional e estrutura
Padres e regulamentos governamentais ou dos setores econmicos
Sistema de informaes de gerenciamento do projeto
Ativos de processos organizacionais

Polticas, procedimentos, processos e diretrizes relativos ao gerenciamento
das comunicaes
Modelos
Informaes histricas e lies aprendidas
MBA Executivo em
Projetos
Modelo Bsico de Comunicao
Relembrando...

MBA Executivo em
Projetos
Barreiras a Comunicao
PMI reconhece as seguintes barreiras:
falta de canais claros de comunicao

distncia fsica ou temporal entre comunicador e
receptor
dificuldades com linguagem tcnica
distrao com fatores ambientais as
re ir tir
(rudos) r i
e ba perm
atitudes indevidas a d de flitos
n
e o p o
(hostilidade, descrena) res con
A p unica to de o.
m en je t
o o
a c o aum no P r
O COMETA
HALLEY
MBA Executivo em
Projetos
Sistemas de gerenciamento de informaes
Ferramentas de gerenciamento e distribuio das informaes
do projeto

Quais ferramentas
Gerenciamento de documentos impressos: cartas,
colaborativas
memorandos, voc
relatrios e comunicados tem
imprensa;
usado
Gerenciamento para facilitar
de comunicaes o
eletrnicas: email, fax,
correio de voz, telefone, videoconferncia e reunio pela Internet,
gerenciamento
websites e publicaes na web; ea
comunicao
Ferramentas em seus
eletrnicas de gerenciamento
interfaces da web para software de agendamento e
de projetos:
projetos?
gerenciamento Desoftware
de projetos, quedeforma?
apoio a
reunies e escritrios virtuais, portais e
ferramentas colaborativas de gerenciamento do
trabalho.
MBA Executivo em
Projetos
Tcnicas e consideraes para o
gerenciamento eficaz das comunicaes
O GP deve desempenhar aes para garantir uma boa

Comunicao na Equipe:
1. ser um comunicador eficaz
2. ser um transdutor de Informao
3. evitar bloqueios de Comunicao
4. empregar uma matriz justa
5. ter uma war room para o Projeto
6. fazer reunies eficazes
MBA Executivo em
Projetos
Tcnicas e consideraes para o gerenciamento
eficaz das comunicaes
1. O GP deve ser um comunicador eficaz

reconhecer a importncia de uma rede de Comunicao entre os
membros da Equipe e encorajar a Comunicao informal
entender a Comunicao como um caminho de duas mos
incorporar ciclos de feedback para fornecer oportunidades de
interao/participao e remover barreiras de comunicao
(modelos emissor-receptor)
no apenas dar ordens, mas encorajar o feedback e a construo de
consenso
MBA Executivo em
Projetos
2. O GP deve ser um transdutor de Informao
manter as pessoas juntas (unidas)

iniciar os relacionamentos
estimular ligaes para futuras Comunicaes
escolher os canais / meios de comunicao formais e
informais: situaes especficas de quando comunicar por
escrito ou oralmente, quando preparar um memorando formal
ou um relatrio informal, e quando se comunicar
presencialmente ou por e-mail.
MBA Executivo em
Projetos
3. O GP deve evitar bloqueios de Comunicao

estilo de redao: uso adequado da voz ativa ou passiva,
estrutura das frases, e escolha das palavras.
tcnicas de apresentao: conscincia do impacto da linguagem
corporal e desenvolvimento de recursos visuais.
tcnicas de facilitao: obteno de consenso e superao de
obstculos.
tcnicas de escuta: escutar ativamente (confirmar e esclarecer
entendimento) e remover as barreiras que afetem negativamente
a compreenso aniquilando ou inibindo ideias inovadoras tais
como: isto no vai dar certo, isto nunca ser aprovado, o
custo abusivo, sejamos realistas!
MBA Executivo em
Projetos
4. O GP deve buscar empregar uma matriz justa

alocar todos os membros da Equipe num espao nico, no
permitindo que trabalhem no Projeto, em suas respectivas
reas funcionais
evitar diluio do esforo de Projeto
diminuir a distrao com outras atividades
focar a ateno de todos os participantes do Projeto sobre os
mesmos desafios
MBA Executivo em
Projetos
5. O GP deve montar uma war room

criar um espao nico onde a Equipe ou parte dela possa se
reunir para qualquer propsito do Projeto
garantir o seu uso para um nico Projeto
permitir que funcione como um repositrio de Informaes,
memrias e atualizaes das programaes e relatrios de
progresso
MBA Executivo em
Projetos
Sala do Projeto
(war room)
1. plantas 7. lousa
2. arquivo 8. indic.Projeto
3. perspectivas 9. vendas
4. custos 10.avisos
5. Cronograma 11.mesa de reunies
6. organograma
6 7
5 8
4
9
11
3 10
2 1
MBA Executivo em
Projetos
6. O GP deve fazer reunies eficazes

estabelecer uma poltica para as reunies
s convocar uma reunio quando, de fato, h a sua
necessidade
tornar claro o objetivo da reunio
preparar e seguir uma agenda
encorajar a participao das pessoas
fortalecer o esprito de Equipe
gerenciar a sua durao
acompanhar todas as aes definidas
MBA Executivo em
Projetos
Pesquisa do PMI com GPs
+ de 6 reunies por semana

25% do Tempo perdido com itens no
produtivos
3 razes bsicas foram apontadas:
reunio mal planejada
liderana no apta
COMUNICAO
participantes indisciplinados E
GESTO DE
MUDANAS
MBA Executivo em
Projetos
Processo de monitorar e controlar as comunicaes no
decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar
que as necessidades de informao das partes
interessadas do projeto sejam atendidas.
Principal benefcio desse processo:

Garantia de um fluxo timo de
informaes entre todos os
participantes das comunicaes, em
qualquer momento.
MBA Executivo em
Projetos

MBA Executivo em
Projetos
Informaes sobre o desempenho do trabalho
DADOS INFORMAES
Dados em si no podem ser usados As informaes sobre o desempenho

no processo decisrio pois eles s do trabalho, no entanto, so
possuem um significado fora do correlacionadas e contextualizadas, e
contexto. fornecem uma base slida para as
decises do projeto
Os dados de desempenho tipicamente fornecem informaes

sobre a situao e o progresso do projeto no nvel de detalhe
requerido pelas vrias partes interessadas.
Essas informaes so ento comunicadas s partes
interessadas apropriadas.
MBA Executivo em
Projetos
Reportar o Desempenho
Inclui a coleta e disseminao de informaes de

desempenho, de forma a fornecer informaes aos
stakeholders de como os recursos esto sendo utilizados
para se atingir os objetivos do projeto.
Deve normalmente fornecer informaes sobre escopo,
cronograma, custo e qualidade.
Muitos projetos tambm exigem informaes sobre risco e
aquisies.
Relatrio de situao (status reporting)

Relatrio de progresso (progress reporting)
Previso (forecasting)
MBA Executivo em
Projetos
Relatrios de desempenho do trabalho
Organizam e sumarizam as Informaes obtidas e apresentam os

resultados de quaisquer anlises comparados com a linha de base
da medio de desempenho.
Devem fornecer os tipos de informaes e nvel de detalhe
requerido pelos vrios stakeholders conforme documentado no
Plano de Gerenciamento das Comunicaes.
importante que sejam abrangentes, exatos e disponibilizados
oportunamente.
MBA Executivo em
Projetos
O formato pode variar desde um simples relatrio de andamento

at relatrios mais elaborados, que podem ser elaborados
regularmente ou como uma exceo.
Um relatrio de andamento simples pode mostrar informaes do
desempenho, como o percentual completo, ou painis de
indicadores da situao de cada rea (ou seja, escopo,
cronograma, custo e qualidade).
Formatos comuns:
grficos de barras
curvas S
histogramas
tabelas
dados da anlise de valor agregado
MBA Executivo em
Projetos
Os relatrios mais elaborados podem incluir:
Anlise do desempenho anterior
Anlise de previses do projeto (incluindo tempo e custo)
Situao atual dos riscos e questes
Trabalho concludo durante o perodo
Trabalho a ser concludo no prximo perodo
Resumo das mudanas aprovadas no perodo
Outras informaes relevantes que so analisadas e discutidas
RELATRIO
EXEMPLOS DE RELATRIOS
DE
E DASHBOARDS DESEMPENHO
MBA Executivo em
Projetos
Reunies de avaliao do andamento do projeto
eventos regularmente agendados

para trocar informaes sobre o
projeto.
Na maioria dos projetos, as
reunies de avaliao do
andamento sero realizadas com
freqncias diferentes e em
nveis diversos.
Por exemplo, a equipe de
gerenciamento de projetos pode
se reunir semanalmente e realizar
reunies mensais com o cliente.
MBA Executivo em
Projetos
Solicitaes de Mudanas
Podem ser diretas ou indiretas, iniciadas externa ou internamente, e

podem ser opcionais ou legalmente/ contratualmente obrigatrias.
Processadas atravs do processo Realizar o controle integrado de
mudanas e podem resultar em:
Estimativas de custos novas ou revisadas, sequncias de atividades, datas
de cronograma, requisitos de recursos e anlise de alternativas de
resposta aos riscos;
Ajustes no plano de gerenciamento do projeto e documentos;
Recomendaes de aes corretivas que possam realinhar o desempenho
futuro esperado do projeto com o plano de gerenciamento do projeto;
Recomendaes de aes preventivas que possam reduzir a probabilidade
de ocorrncia de um desempenho negativo futuro para o projeto.
MBA Executivo em
Projetos
Controle Integrado de Mudanas
Processo de Mudana
Informa Solicitante
No
Submeter ao
Avalia e Quantifica Controle
IMPACTOS Integrado
Solicitao Prazo de Mudanas Sim
Implementa
da Custo para Aprovao Aprovada?
Mudana
Mudana Qualidade Comit de Controle
Risco de Mudanas
Satisfao do Cliente CCB
(Change Controle Board)
Atualiza
Planos
Informa
Stakeholders
MBA Executivo em
Projetos
Lies Aprendidas
A documentao de lies
aprendidas inclui as causas
dos problemas, o motivo que
Planejar o levou ao corretiva
gerenciament
escolhida e outros tipos de
o das
comunicaes lies aprendidas sobre
gerenciamento do projeto.
As lies aprendidas devem
ser documentadas e
Controlar as Gerenciar as
distribudas para que faam
comunicaes comunicaes
SOLICITAO
parte do banco de dados
histrico tanto do projeto
DE
quanto da organizao
executora.
MUDANAS
MBA Executivo em
Projetos
Como estimular o sucesso dos projetos?
ALGUMAS DICAS...
1. Selecione bem os membros-chave da equipe
2. Desenvolva um senso de comprometimento em toda a
equipe
3. Busque autoridade suficiente para conduzir o projeto
4. Coordene e mantenha uma relao
de respeito e cordialidade com o
cliente, fornecedores e outros
envolvidos
5. Determine quais processos precisam
de melhorias, especialmente os
mais importantes
MBA Executivo em
Projetos
Como estimular o sucesso dos projetos?
ALGUMAS DICAS...
6. Desenvolva estimativas de custos, prazos e qualidade
realistas
7. Desenvolva alternativas em antecedncia aos problemas
8. Mantenha as modificaes sob controle
9. Foque no objetivo do projeto
10. D ateno especial comunicao
no projeto
11. Evite um nmero excessivo de
relatrios e anlises
12. Evite excessiva presso sobre o
time durante perodos crticos
MBA Executivo em
Projetos
Muito obrigada!
Sucesso e Boa Sorte!
Ana Cludia Baumotte, PMP
baumotte@amcham.com.br
Dashboards
Gerenciamento de Projetos 68 - Exemplos
Dashboards - Exemplos
Gerenciamento de Projetos 69
Actual vs. Predicted Variances - USD G USD Account Balances (Average Monthly Balance) G
Avg Avg. Trend Analysis Current Month Balance Composition
Avg Pre dict ed Actual Diffe rence %* Rating by Business Group
3.0 300
Emstar
Avg. Sweep Bal (Bln)

132,504,950 134,491,699 2,241,008 1.67% G 2.5 250
FX/COM
0.8% Credit M kts
7.6%
JPMSL -15,759,400 -21,764,000 24,521,200 - 112.67% R

Credit Port
2.0 200 Other

7.3%
36.1%
JPM Whitefriars 74,181,550 59,262,900 21,994,350 37.11% R 1.5 150
MGTNY RVG 1.0 100

-4,219,255,000 -4,219,057,450 1,027,650 -0.02% Y
0.5 50
MGTNY -88,606,750 -88,564,050 62,700 -0.07% G* IB
0.0 0 1.0% AM S
46.5%
GT Co. 3,027,200 5,691,000 2,669,100 46.90% G* Apr May Jun Jul Aug Sep Oct
CMPT 85,769,400 79,583,150 18,816,590 23.64% Y PPB IRM Credit M kts FX/COM Credit Port
$Bln No. of Accounts AM S Euroclear CRM G IB Other
Bullion 665,256,300 666,887,358 4,084,133 0.61% Y

In the interim state, Delaware Cash Management will manually collect and monitor this data for the top 15 accounts The bar chart tracks the monthly average of USD balances and number of accounts that are being swept.
(approx. 80% of all USD volume). This chart is meant to focus management attention on those business groups whose The pie chart represents the business group composition of the average sweep balance in the current month.
predictions are consistently inaccurate. * % of mispredictions
Interest Allocation Exception Tracking Y

(in $mm) Last Mo. This Mo. Orphan team expense fiscal '99 $1.066
Planned orphan team expense fiscal '00 $0.621
FYTD Booked $15.20 $16.00 Target orphan team expense fiscal '00 $0.199
FYTD Bus Allocations $11.50 $11.20 120 Actual YTD orphan team expense '00 $0.052
30
FYTD Unallocated $3.70 $4.80 Projected orphan team epense fiscal '00 $0.400
25 100
E x p e n se
Fiscal Target $24.00 $24.00

20 Current Forecast $20.00 $20.60 80
15 60
10
40
5
20
0
-5 Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov 0
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
-10
-15 Month
Target Range 97/98 98/99 Est Monthly Run Rate '00 Productivity Target
Predicted Target Range Actual Rate '99 (fictional data) Actual Rate '00 (fictional data)
MBA Executivo em
Projetos
Milestones Planned Vs. Actual Actual Tasks Completed Vs. Planned Tasks
Milestones Met Milestones Planned Completed Tasks Planned Tasks
Total Completed To Date Total Planned To Date Total Completed To Date Total Planned To Date
Total Project Total Project
Number of Milestones
3500
800
3000 2784
Number of Tasks
586 2500
600
442 2000 1839
400 1500 1797
394
1000 799 799
200 134 135
60 62 67 75 50 69 500 259 255 211 213 228 246
27 27 2626 30 48 73 74 133 155
94 97
0 0
Sept 1*
Sept 9
Sept 16
Sept 30
Oct 14
Oct 28
Nov 11
Total
Sept 1*
Sept 9
Sept 16
Sept 30
Oct 14
Oct 28
Nov 11
Total
Percent Utilization by Bi-Weekly Period Trend Analysis
Hours Expended Hours Planned Utilization Planned Tasks Completed Tasks
80000 105% 100%
70000
Number of Hours
100% 80%
60000
% Utilization
95%
50000 60%
40000 90%
30000 40%
85%
20000
10000 80% 20%
0 75%
0%
Sept 1*
Sept 9
Sept 16
Sept 30
Oct 14
Oct 28
Nov 11
Nov 25
Dec 9
Dec 23
Jan 6
MBA Executivo em
Projetos
Relatrios - Exemplos

Gerenciamento de Comunicações em Projetos

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Gerenciamento de Comunicações em Projetos

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Gerenciamento das

Ana Cludia Baumotte, PMP

DESTINO FINAL COLETA

Processos necessrios para assegurar o planejamento, coleta,

Planejar o gerenciamento das comunicaes

PMBOK Guide, 5 Edio

Feedback: mecanismo solicitado pelo emissor para garantir

Interna (dentro do Projeto) e externa (cliente, fornecedores,

As capacidades de comunicao organizacional exercem grande

A estrutura organizacional um fator ambiental da empresa

PMBOK Guide, 5 Edio, Tabela 2-1

Processo de desenvolver uma

quem precisa de quais

PMBOK Guide, 5 Edio, Figura 10-3

As necessidades de Informao dos vrios interessados

- utilizao (perda) inadequada de recursos

Sendo n o nmero de partes interessadas,

RESULTADO: Um componente fundamental do planejamento das

Canais impessoais estticos

Falha na comunicao Comunicao eficiente

Excesso de dados. Um canal rico Sucesso das comunicaes devido a

Comunicao efetiva Falha na comunicao

canais menos ricos, apropriados a utilizado para mensagens no

utilizadas para transferir Informao entre os Stakeholders

1. A alta gerncia requer informaes agregadas e com menor

2. A alta gerncia prefere vises gerais do progresso do Projeto e

3. Os gerentes funcionais exigem detalhes imediatos com

4. Os membros da equipe precisam de informaes detalhadas

5. Os clientes e grupos de usurios devem ser informados do

6. Os grupos de apoio e representantes externos devem

7. O Gerente do Projeto deve estar atento ao equilbrio no fluxo

Principal benefcio desse processo:

MBA Executivo em PMBOK Guide, 5 Edio, Figura 10-6

Segundo o PMI, gestores de

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

PMBOK Guide, 5 Edio, Figura 10-4

falta de canais claros de comunicao

O GP deve desempenhar aes para garantir uma boa

2. ser um transdutor de Informao

3. evitar bloqueios de Comunicao

4. empregar uma matriz justa

5. ter uma war room para o Projeto

6. fazer reunies eficazes

1. O GP deve ser um comunicador eficaz

2. O GP deve ser um transdutor de Informao

manter as pessoas juntas (unidas)

3. O GP deve evitar bloqueios de Comunicao

4. O GP deve buscar empregar uma matriz justa

5. O GP deve montar uma war room

6. O GP deve fazer reunies eficazes

+ de 6 reunies por semana

Principal benefcio desse processo:

PMBOK Guide, 5 Edio, Figura 10-8

Dados em si no podem ser usados As informaes sobre o desempenho

Os dados de desempenho tipicamente fornecem informaes

Inclui a coleta e disseminao de informaes de

Relatrio de situao (status reporting)

Organizam e sumarizam as Informaes obtidas e apresentam os

O formato pode variar desde um simples relatrio de andamento

eventos regularmente agendados

Podem ser diretas ou indiretas, iniciadas externa ou internamente, e