Administracin dcima edicin

Stephen P. Robbins Mary Coulter

Captulo
Fundamentos de
7 la planeacin

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7.1 Qu es la planeacin?

Planeacin
Una actividad gerencial primordial que implica:
Definir los objetivos de la organizacin.
Establecer una estrategia general para lograr dichos
objetivos.
Desarrollar planes para las actividades del trabajo
organizacional.
Planeacin formal:
Objetivos especficos durante un periodo especfico.
Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de
la organizacin.

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 Por qu los gerentes planean?
Propsitos de la planeacin
Proporciona direccin.
Reduce la incertidumbre.
Minimiza el desperdicio y la redundancia.
Establece los objetivos o los estndares para
controlar.

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 Planeacin y desempeo
Relacin entre planeacin y desempeo
La planeacin formal se asocia con:
Utilidades y rendimiento de activos ms altos.
Resultados financieros positivos.

La calidad de la planeacin y de la implementacin

afecta ms al desempeo que cunta planeacin se
haya hecho.
El entorno externo puede reducir el impacto de la
planeacin en el desempeo.
La planeacin formal debe usarse durante varios
aos antes de que comience a afectar al desempeo.

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7.2 Cmo planean los gerentes?
Elementos de la planeacin
Objetivos (metas)
Resultados deseados para los individuos, grupos u
organizaciones enteras.
Proporcionan direccin y criterios para la evaluacin del
desempeo.
Planes
Documentos que describen cmo se lograrn los objetivos.
Describen las asignaciones de los recursos y establecen los
programas de actividades.

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 Tipos de objetivos
Objetivos financieros
Se relacionan con el desempeo financiero interno
que se espera de la organizacin.
Objetivos estratgicos
Se relacionan con el desempeo de la empresa con
relacin a los factores de su ambiente externo (como
competidores).
Objetivos establecidos frente a objetivos reales
Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas
de la organizacin (dirigidas al pblico en general)
que pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales
(lo que en realidad ocurre en la organizacin).

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Figura 7-1 Tipos de planes

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 Tipos de planes
Planes estratgicos
Aplican a toda la organizacin.
Establecen los objetivos generales de la
organizacin.
Buscan posicionar a la organizacin en su entorno.
Abarcan periodos largos.
Planes operacionales
Especifican los detalles de cmo lograr los objetivos
generales.
Abarcan periodos ms cortos.

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 Tipos de planes
Planes de largo plazo
Planes con un periodo mayor a tres aos.
Planes de corto plazo
Planes que abarcan un ao o menos.
Planes especficos
Planes claramente definidos y que no dan lugar a
interpretaciones.
Planes direccionales
Planes flexibles que exponen pautas generales y
proporcionan enfoque, pero permiten la discrecin en
su implementacin.

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 Tipos de planes
Plan nico
Un plan para una vez, el cual se disea
especficamente para satisfacer las necesidades de
una situacin.
Planes permanentes
Planes continuos que proporcionan una gua para las
actividades que se realizan repetidamente.

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7.3 Cmo establecer objetivos y
desarrollar planes
Establecimiento tradicional de objetivos
Los objetivos generales se establecen en los niveles altos de la
organizacin.
Luego, los objetivos se convierten en subobjetivos para cada
nivel de la organizacin.
Los niveles altos de la administracin saben qu es lo mejor
debido a que pueden ver la perspectiva general.
Los objetivos tienen la intencin de guiar y obligar desde los
niveles superiores.
Los objetivos pierden claridad y enfoque conforme los gerentes
de nivel inferior intentan definir los objetivos para sus propias
reas de responsabilidad.

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Figura 7-2 Los inconvenientes del establecimiento
tradicional de objetivos

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 Cmo establecer objetivos y
desarrollar planes (cont.)
Mantener la jerarqua de los objetivos
Cadena de medios y fines:
Red integrada de objetivos que resulta de establecer una
jerarqua claramente definida de los objetivos de la
organizacin.
El cumplimiento de los objetivos de los niveles inferiores es
el medio para lograr los objetivos de los niveles superiores
(fines).

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 Cmo establecer objetivos y
desarrollar planes (cont.)
Administracin por objetivos (APO)
Los empleados y los gerentes determinan
conjuntamente los objetivos especficos de
desempeo.
Se revisa peridicamente el progreso hacia el
cumplimiento de los objetivos.
Las recompensas se asignan basadas en los
objetivos.
Elementos clave de la APO:
Especificidad de los objetivos, toma de decisiones
participativa, periodo explcito de evaluacin/desempeo,
retroalimentacin.

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Figura 7-3 Pasos de un programa tpico de APO

1. Se formulan los objetivos generales y estrategias de la organizacin.

2. Los objetivos principales se asignan a las unidades divisionales y
departamentales.
3. Los gerentes de unidades establecen objetivos especficos para sus
unidades en colaboracin con sus gerentes.
4. Los objetivos especficos son establecidos en colaboracin con
todos los miembros del departamento.
5. Los gerentes y los empleados especifican y acuerdan planes de
accin que definen cmo lograrn los objetivos.
6. Se implementan los planes de accin.
7. El progreso hacia los objetivos se revisa peridicamente, y se da
retroalimentacin.
8. Se refuerza el logro exitoso de los objetivos mediante recompensas
basadas en el desempeo.

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 La APO funciona?
Razn del xito de la APO
El compromiso y la participacin de la gerencia.
Problemas potenciales con los programas de
APO
No son tan eficaces en los entornos dinmicos, por lo
que se requiere volver a establecer objetivos
constantemente.
El nfasis excesivo en el logro individual puede
generar problemas con el trabajo en equipo.
Dejar que el programa APO llegue a ser una baraja
anual de trabajo administrativo.

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Figura 7-4 Objetivos bien escritos

Estn escritos en trminos de Son desafiantes pero posibles

resultados, en lugar de acciones Los objetivos no ambiciosos
Se enfocan en los fines, en no motivan.
lugar de en los medios. Los objetivos muy
Son mensurables y ambiciosos motivan si son
cuantificables posibles de lograr.
Definen especficamente Estn por escrito
cmo se va a medir el Enfocan, definen y hacen
resultado y cunto se espera que los objetivos sean
de ellos. visibles.
Son claros respecto de un Se comunican a todos los
periodo miembros de la organizacin que
Cunto tiempo deber deban saberlos
transcurrir antes de medir el Ponen a todo el mundo en la
logro. misma sintona.

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 Pasos para establecer objetivos
1. Revisar la declaracin de misin de la organizacin.
Los objetivos reflejan la misin?
2. Evaluar los recursos disponibles.
Hay recursos suficientes para lograr la misin?
3. Determinar los objetivos individualmente o con otros.
Los objetivos son especficos, mensurables y oportunos?
4. Escribir los objetivos y comunicarlos.
Est todo el mundo en la misma sintona?
5. Revisar los resultados y si los objetivos se estn
cumpliendo.
Qu cambios se necesitan en la misin, los recursos o los
objetivos?

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 Desarrollo de planes
Factores de contingencia en la planeacin que
hace un gerente
Nivel del gerente en la organizacin:
Planes estratgicos en los niveles superiores.
Planes operacionales en los niveles inferiores.
Grado de incertidumbre ambiental:
Entorno estable: planes especficos.
Entorno dinmico: planes especficos pero flexibles.
Duracin de compromisos futuros:
Concepto de compromiso: los planes actuales que afecten
compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo
suficientemente largo para cumplirlos.

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Figura 7-5 Planeacin y nivel organizacional en la
jerarqua de las organizaciones

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 Mtodos de planeacin
Establecimiento de un departamento de
planeacin formal
Un grupo de especialistas en planeacin que ayudan
a los gerentes a escribir los planes organizacionales.
Planear es una funcin de los gerentes; nunca debe
convertirse en la nica responsabilidad de los
planeadores.
Involucrar en el proceso a ms miembros de la
organizacin
Los miembros de las unidades de diferentes niveles
desarrollan los planes y luego son coordinados con
otras unidades de la organizacin.

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7.4 Temas contemporneos de
planeacin
Crticas a la planeacin
La planeacin puede generar rigidez.
No es posible desarrollar planes para un entorno dinmico.
Los planes formales no pueden sustituir la intuicin y la
creatividad.
La planeacin centra la atencin de los gerentes en la
competencia actual y no en la supervivencia a futuro.
La planeacin formal refuerza el xito, lo que puede llevar al
fracaso.
Slo planear no es suficiente.

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 Temas contemporneos de
planeacin (cont.)
Planeacin eficaz en entornos dinmicos
Desarrollar planes que sean especficos pero
flexibles.
Entender que la planeacin es un proceso continuo.
Cambiar los planes cuando las condiciones lo
justifiquen.
Persistir en la planeacin finalmente vale la pena.
Favorecer la jerarqua de la organizacin para
fomentar el desarrollo de las habilidades de
planeacin en todos los niveles de la organizacin.

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