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CURSO LECCIONES APRENDIDAS Curso – Nivel Básico Dirección de Gestión de Proyectos Unidad de Seguimiento y

CURSO LECCIONES APRENDIDAS Curso – Nivel Básico

Dirección de Gestión de Proyectos

Unidad de Seguimiento y Mejora

¿De qué sirve correr si no estas correr en el camino correcto? correcto Proverbio indio
¿De qué sirve correr si no estas correr en el camino correcto? correcto Proverbio indio

¿De qué sirve correr si no estas

correr

en el camino correcto?

correcto

Proverbio indio

OBJETIVO DEL CURSO • Objetivo General Dar a conocer la importancia, el proceso y los lineamientos

OBJETIVO DEL CURSO

OBJETIVO DEL CURSO • Objetivo General Dar a conocer la importancia, el proceso y los lineamientos

Objetivo General

Dar a conocer la importancia, el proceso y los lineamientos de la práctica de Lecciones Aprendidas, que permitan el desarrollo exitoso de los proyectos de la organización.

Objetivos específicos

 

> Comprender

la

importancia

del

uso

de

la

información

de

lecciones

aprendidas como una herramienta de soporte para la planeación y toma de

decisiones dentro de los proyectos.

> Conocer el procedimiento para aplicar, generar, clasificar, almacenar y divulgar las lecciones aprendidas.

> Entender

los

lineamientos,

herramientas

y

técnicas

sesiones de lecciones aprendidas

para

facilitar

las

AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

AGENDA

Momento de Seguridad

 

Bienvenida al Curso

Introducción

Ciclo de Lecciones Aprendidas en ECOPETROL

>

Objetivo de la Iniciativa

>

Antecedentes

y

>

Justificación Alcance de la iniciativa

>

Equipo de trabajo

Conceptos básicos

 

>

Qué

son

las

lecciones

>

aprendidas? Cómo podemos aprender?

>

Qué podemos aprender?

>

Para qué sirven las lecciones aprendidas?

AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

Proceso de Lecciones Aprendidas

 

>

Generación

>

Aplicación

>

Seguimiento y Control

Ejercicio

de

Generación

de

Lecciones Aprendidas Preguntas y Evaluación

OBJETIVO El objetivo de la iniciativa de lecciones aprendidas es establecer una metodología que permita a

OBJETIVO

OBJETIVO El objetivo de la iniciativa de lecciones aprendidas es establecer una metodología que permita a

El

objetivo

de

la

iniciativa

de

lecciones aprendidas es

establecer una metodología que permita a Ecopetrol llevar a

cabo de manera sistemática el ciclo

de las lecciones

aprendidas

en

proyectos,

así

como

asegurar

la

sostenibilidad de las mejores prácticas, de tal manera

que

se

conviertan

en

memoria

competencia organizacional.

institucional

y

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN
ALCANCE DE LA INICIATIVA

ALCANCE DE LA INICIATIVA

ALCANCE DE LA INICIATIVA
EQUIPO DE TRABAJO PATROCINADOR: PATROCINADOR: Director Corporativo de Proyectos Director Corporativo de Proyectos LÍDER: LÍDER: Unidad

EQUIPO DE TRABAJO

PATROCINADOR:

PATROCINADOR:

EQUIPO DE TRABAJO PATROCINADOR: PATROCINADOR: Director Corporativo de Proyectos Director Corporativo de Proyectos LÍDER: LÍDER: Unidad
Director Corporativo de Proyectos Director Corporativo de Proyectos
Director Corporativo de Proyectos
Director Corporativo de Proyectos

LÍDER:

LÍDER:

Unidad Corporativa de Metodología y

Unidad Corporativa de Metodología y

Mejora - DPY

Mejora - DPY

FACILITADORES:

FACILITADORES:

VEX, VPR, VRP, VIT , VSM, VST, VEC,COR

VEX, VPR, VRP, VIT , VSM, VST, VEC,COR

EQUIPO DE TRABAJO PATROCINADOR: PATROCINADOR: Director Corporativo de Proyectos Director Corporativo de Proyectos LÍDER: LÍDER: Unidad

APOYO TRANSVERSAL:

APOYO TRANSVERSAL:

ICP, DAB, DSF, DTI, VIJ, DPY

ICP, DAB, DSF, DTI, VIJ, DPY

AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

AGENDA

Momento de Seguridad

Bienvenida al Curso

Introducción

Ciclo de Lecciones Aprendidas en

ECOPETROL

>

Objetivo de la Iniciativa

>

Antecedentes y Justificación

>

Alcance de la iniciativa

>

Equipo de trabajo

Conceptos básicos

>

Qué

son

las

lecciones

aprendidas?

>

Cómo podemos aprender?

>

Qué podemos aprender?

 

>

Para

qué

sirven

las

lecciones aprendidas?

AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

Proceso de Lecciones Aprendidas

 

>

Generación

>

Aplicación

>

Seguimiento y Control

 

Ejercicio

de

Generación

de

Lecciones Aprendidas

 

Preguntas y Evaluación

 
LECCIONES APRENDIDAS – CONCEPTOS BÁSICOS • Las Lecciones Aprendidas se entienden como el aprendizaje adquirido durante
LECCIONES APRENDIDAS – CONCEPTOS BÁSICOS • Las Lecciones Aprendidas se entienden como el aprendizaje adquirido durante

LECCIONES APRENDIDAS – CONCEPTOS BÁSICOS

Las Lecciones Aprendidas se entienden como el aprendizaje adquirido durante el proceso de maduración, ejecución y cierre de un proyecto. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos de proyecto.

Forman parte de los Activos de Proceso de la organización, conformando las bases corporativas de conocimiento. Son un elemento importante que puede influir en el éxito de los proyectos y su actualización y ampliación son responsabilidad de los equipos de proyectos.

CARACTERÍSTICAS DE LAS LECCIONES APRENDIDAS Para que las Lecciones Aprendidas sean pertinentes y útiles, éstas deben
CARACTERÍSTICAS DE LAS LECCIONES APRENDIDAS Para que las Lecciones Aprendidas sean pertinentes y útiles, éstas deben

CARACTERÍSTICAS DE LAS LECCIONES APRENDIDAS

Para que las Lecciones Aprendidas sean pertinentes y útiles, éstas deben ser:

CÓMO PODEMOS APRENDER?

CÓMO PODEMOS APRENDER?

CÓMO PODEMOS APRENDER?
QUÉ PODEMOS APRENDER?

QUÉ PODEMOS APRENDER?

QUÉ PODEMOS APRENDER?
PARA QUE SIRVEN LAS LECCIONES APRENDIDAS?
PARA QUE SIRVEN LAS LECCIONES APRENDIDAS?

PARA QUE SIRVEN LAS LECCIONES APRENDIDAS?

PARA QUE SIRVEN LAS LECCIONES APRENDIDAS?
PARA QUE SIRVEN LAS LECCIONES APRENDIDAS?

PARA QUE SIRVEN LAS LECCIONES APRENDIDAS?

AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

AGENDA

Momento de Seguridad

 

Bienvenida al Curso

 

Introducción

 

Ciclo de Lecciones Aprendidas en

ECOPETROL

 

> Objetivo de la Iniciativa

> Antecedentes y Justificación

> Alcance de la iniciativa

>

Equipo de trabajo

 

Conceptos básicos

 

>

Qué

son

las

lecciones

aprendidas?

> Cómo podemos aprender?

> Qué podemos aprender?

>

Para qué sirven las lecciones

aprendidas?

AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

Proceso de Lecciones Aprendidas

>

Generación

>

Aplicación

>

Seguimiento y Control

 

Ejercicio

de

Generación

de

Lecciones Aprendidas

 

Preguntas y Evaluación

 
DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.

DIAGRAMA DE PROCESO

DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.
1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2. 2. Validación Validación
1.
1.
Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
2. 2. Validación Validación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
3. 3. Aseguramiento Aseguramiento de de la la generación generación de de las las
GENERACIÓN GENERACIÓN
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
Fases 1 a 5
4. 4. Divulgación Divulgación y y puesta puesta en en común común de de las las
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
10. Seguimiento del
10. Seguimiento del
5.
5.
Cierre Cierre de de Proyectos Proyectos
Proceso Proceso de de Lecciones Lecciones
Aprendidas Aprendidas
9.
9.
SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO
Y Y CONTROL CONTROL
11.
11.
Revisión Revisión de de la la
efectividad efectividad del del
proceso proceso
6.
6.
Consulta Consulta e e identificación identificación de de las las Lecciones Lecciones

Aprendidas Aprendidas

7. 7. Aplicar Aplicar la la Lección Lección Aprendida Aprendida dentro dentro de de cada cada
7. 7. Aplicar Aplicar la la Lección Lección Aprendida Aprendida dentro dentro de de cada cada
APLICACIÓN APLICACIÓN
fase fase del del MMGP MMGP
Fases 1 a 5
8.
8.
Aseguramiento Aseguramiento de de la la aplicación aplicación de de las las
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas en en cada cada fase fase del del
MMGP MMGP
DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.
GENERACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS
GENERACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS

GENERACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS

GENERACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS
PROCEDIMIENTO 1. 1. Generación de las Generación de las Lecciones Aprendidas Lecciones Aprendidas

PROCEDIMIENTO

1. 1.

Generación de las

Generación de las

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

PROCEDIMIENTO 1. 1. Generación de las Generación de las Lecciones Aprendidas Lecciones Aprendidas
ASPECTOS A TENER EN CUENTA • Tenga en cuenta lo siguiente al realizar el taller: >

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

ASPECTOS A TENER EN CUENTA • Tenga en cuenta lo siguiente al realizar el taller: >

Tenga en cuenta lo siguiente al realizar el taller:

>

Programe el taller lo más cerca posible a la terminación de la actividad, pues se garantiza que las memorias estén frescas.

> Invite a la gente correcta. > Maneje un número adecuado de participantes

1. 1.

Generación de las

Generación de las

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

> Tenga

muy

bien

delimitado

el

proyecto

o

actividad a evaluar (objetivos específicos)

> Tómese el tiempo necesario para los análisis, acorde con el nivel de complejidad y duración de la actividad o proyecto a evaluar. El afán no es constructivo en este caso.

>

Cuente con un relator que conozca del tema que se va a tratar, evitando que los líderes o coordinadores asuman dicho papel.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA 1. 1. Generación de las Generación de las Lecciones Aprendidas Lecciones

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

ASPECTOS A TENER EN CUENTA 1. 1. Generación de las Generación de las Lecciones Aprendidas Lecciones

1. 1.

Generación de las

Generación de las

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

Las lecciones aprendidas se hacen sobre todos los proyectos desarrollados en la

organización,

e

incluso

sobre

los

proyectos

cancelados, re-evaluados o pospuestos.

 

Dependiendo

de

la

naturaleza del proyecto, la

duración

de las fases puede

ser

mayor a

un

año.

En

este

caso

se

realizará

un

taller

anualmente.

 

Se

debe

asegurar

un

registro histórico

consistente de hechos

relevantes

positivos

y

negativos identificados, qué permita contar con información relevante para proyectos similares al

momento de realizar aprendidas.

un

taller

de lecciones

PARTICIPANTES 1. 1. Generación de las Generación de las Lecciones Aprendidas Lecciones Aprendidas Tabla No 1

PARTICIPANTES

1. 1.

Generación de las

Generación de las

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

PARTICIPANTES 1. 1. Generación de las Generación de las Lecciones Aprendidas Lecciones Aprendidas Tabla No 1

Tabla No 1 Participantes en la generación de lecciones aprendidas

FASES

RESPONSABLE POR LA ELABORACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS

PARTICIPANTES

Fase 1

Líder de Proyecto

Equipo de Maduración del Proyecto Cliente

a 3

Dirección de Proyectos (Profesional de Enlace) Contratistas

Fase 4

Líder de Proyectos/ Ejecución

Equipo Ejecución del Proyecto Cliente Dirección de Proyectos (Profesional de Enlace) Líder de Maduración (Si aplica) Contratistas

Funcionarios que hacen uso del producto, servicio ó

PROCEDIMIENTO 2. 2. Validación de las Validación de las Lecciones Aprendidas Lecciones Aprendidas

PROCEDIMIENTO

2. 2.

Validación de las

Validación de las

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

PROCEDIMIENTO 2. 2. Validación de las Validación de las Lecciones Aprendidas Lecciones Aprendidas
PROCEDIMIENTO Verificación de entregables por parte de la DPY, así: 3. 3. Aseguramiento de la Aseguramiento

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO Verificación de entregables por parte de la DPY, así: 3. 3. Aseguramiento de la Aseguramiento

Verificación de entregables por parte de la DPY, así:

3. 3.

Aseguramiento de la

Aseguramiento de la

generación de

generación de

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

Tabla No 3 Puntos de aseguramiento de las lecciones

 

aprendidas

FASES

EVIDENCIAS

 

Al finalizar cada fase. Si la duración de la

fase de planeación es superior a un año,

Fase 1 a 4

es indispensable que se realice la

generación de lecciones aprendidas

anualmente.

Fase 5

En la evaluación EX POST.

PARTICIPANTES 4. 4. Divulgación y Divulgación y puesta en común de puesta en común de las

PARTICIPANTES

PARTICIPANTES 4. 4. Divulgación y Divulgación y puesta en común de puesta en común de las

4. 4.

Divulgación y

Divulgación y

puesta en común de

puesta en común de

las Lecciones

las Lecciones

Aprendidas

Aprendidas

Tabla No 4 Destinatarios de las lecciones aprendidas y escenarios de divulgación.

Responsable

   

por la

Población Objetivos de la

Escenarios de Divulgación

Divulgación

Divulgación

Fase 1 a 3:

Interesados

En los comités de

Líder del

Clientes,

aprobación de fases.

proyecto

Líderes de proyectos,

/maduración.

Especialistas de Ingeniería, Funcionarios de áreas de

En los comités de control y seguimiento.

apoyo, Contratistas.

En reuniones generales de

Fase 5:

 

las Áreas ó Departamentos

Representante

Clientes e interesados en la

de proyectos, Operaciones,

de

iniciativa ,

entre otros.

operaciones.

Funcionarios que hacen uso de producto, servicio ó resultado y

Publicaciones en el Área de trabajo.

Líderes de Proyectos.

Publicaciones en IRIS.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA • La publicación en IRIS es un aspecto obligatorio, las lecciones

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

ASPECTOS A TENER EN CUENTA • La publicación en IRIS es un aspecto obligatorio, las lecciones

La publicación en IRIS es un aspecto obligatorio, las lecciones aprendidas deben quedar documentadas en IRIS, con excepción de las que el Equipo Validador no apruebe publicar.

4. 4.

Divulgación y puesta

Divulgación y puesta

en común de las

en común de las

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

La publicación la hará el funcionario asignado por cada proyecto quien deberá asegurar que las lecciones a registrar no existan previamente en IRIS para evitar duplicación de información.

PROCEDIMIENTO Una vez finalizado el proyecto, bien sea por cierre temprano o por finalización de la

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO Una vez finalizado el proyecto, bien sea por cierre temprano o por finalización de la

Una vez finalizado el proyecto, bien sea por cierre temprano o por finalización de la fase 4,

5. 5.

Cierre de Proyectos

Cierre de Proyectos

el líder deberá hacer entrega oficial al negocio de la información correspondiente a las memorias de lecciones aprendidas como un activo de proceso.

DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.

DIAGRAMA DE PROCESO

DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.
1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2. 2. Validación Validación
1.
1.
Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
2. 2. Validación Validación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
3. 3. Aseguramiento Aseguramiento de de la la generación generación de de las las
GENERACIÓN GENERACIÓN
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
Fases 1 a 5
4. 4. Divulgación Divulgación y y puesta puesta en en común común de de las las
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
10. Seguimiento del
10. Seguimiento del
5.
5.
Cierre Cierre de de Proyectos Proyectos
Proceso Proceso de de Lecciones Lecciones
Aprendidas Aprendidas
9.
9.
SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO
Y Y CONTROL CONTROL
11.
11.
Revisión Revisión de de la la
efectividad efectividad del del
proceso proceso
6.
6.
Consulta Consulta e e identificación identificación de de las las Lecciones Lecciones

Aprendidas Aprendidas

7. 7. Aplicar Aplicar la la Lección Lección Aprendida Aprendida dentro dentro de de cada cada
7. 7. Aplicar Aplicar la la Lección Lección Aprendida Aprendida dentro dentro de de cada cada
APLICACIÓN APLICACIÓN
fase fase del del MMGP MMGP
Fases 1 a 5
8.
8.
Aseguramiento Aseguramiento de de la la aplicación aplicación de de las las
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas en en cada cada fase fase del del
MMGP MMGP
DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.
PROCEDIMIENTO 6. 6. Consulta e Consulta e identificación de las identificación de las Lecciones Aprendidas Lecciones

PROCEDIMIENTO

6. 6.

Consulta e

Consulta e

identificación de las

identificación de las

Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

existentes

existentes

PROCEDIMIENTO 6. 6. Consulta e Consulta e identificación de las identificación de las Lecciones Aprendidas Lecciones
PROCEDIMIENTO 7. 7. Aplicar la Lección Aplicar la Lección Aprendida dentro de Aprendida dentro de cada

PROCEDIMIENTO

7. 7.

Aplicar la Lección

Aplicar la Lección

Aprendida dentro de

Aprendida dentro de

cada fase MMGP

cada fase MMGP

PROCEDIMIENTO 7. 7. Aplicar la Lección Aplicar la Lección Aprendida dentro de Aprendida dentro de cada
DOCUMENTACIÓN 7. 7. Aplicar la Lección Aplicar la Lección Aprendida dentro de Aprendida dentro de cada

DOCUMENTACIÓN

7. 7.

Aplicar la Lección

Aplicar la Lección

Aprendida dentro de

Aprendida dentro de

cada fase MMGP

cada fase MMGP

DOCUMENTACIÓN 7. 7. Aplicar la Lección Aplicar la Lección Aprendida dentro de Aprendida dentro de cada

Tabla No 5 Relación de documentos donde se evidencia la aplicación de la lección aprendida existentes

FASES

REGISTRO

FASE 1

* En el espacio definido para Lecciones aprendidas dentro del Documento Soporte de Decisión.

FASE 2

* En el espacio definido para Lecciones aprendidas dentro del Caso de Negocio y el Documento Soporte de Decisión.

FASE 3

* En el espacio definido para Lecciones aprendidas dentro del Plan de ejecución del proyecto y el Documento Soporte de Decisión.

FASE 4

*Como en Fase 4 no se tiene un documento específico para registrar las lecciones aprendidas a aplicar, en el Plan de ejecución del proyecto debe quedar registro de las lecciones aprendidas a aplicar en Fase 4.

FASE 5

*La responsabilidad de la aplicación de las lecciones aprendidas es de operaciones.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA La aplicación de lecciones aprendidas en proyectos tiene especial relevancia conocimiento:

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

ASPECTOS A TENER EN CUENTA La aplicación de lecciones aprendidas en proyectos tiene especial relevancia conocimiento:

La aplicación de lecciones aprendidas en proyectos tiene

especial

relevancia

conocimiento:

en

las

siguientes

áreas

de

> Gestión de comunicaciones: Los problemas de

7. 7.

Aplicar la Lección

Aplicar la Lección

Aprendida dentro de

Aprendida dentro de

cada fase MMGP

cada fase MMGP

comunicación suelen ser muy similares en los

proyectos e incluso pueden involucrar a los mismos

interesados, por ello las Lecciones Aprendidas

brindan información valiosa sobre cómo se manejaron

las expectativas y los problemas de comunicación en

los proyectos y cómo las medidas adoptadas

afectaron el éxito del mismo.

>

Gestión de riesgos: La revisión de experiencias

previas puede contribuir a identificar fuentes

potenciales de riesgo y brinda ayuda en los procesos

de planificar la respuesta a los riesgos

PROCEDIMIENTO Los profesionales de enlace de la Dirección de Gestión de Proyectos asegurarán a través de

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO Los profesionales de enlace de la Dirección de Gestión de Proyectos asegurarán a través de

Los profesionales de enlace de la Dirección de Gestión de Proyectos asegurarán a través de la revisión de listas de chequeo en Fase 1, 2 y 3, que dentro de los documentos definidos en la

8. 8.

Aseguramiento de la

Aseguramiento de la

aplicación de la

aplicación de la

Lección Aprendida en

Lección Aprendida en

cada fase MMGP

cada fase MMGP

tabla

No

5,

estén registradas las lecciones

aprendidas existentes acordes al proyecto en curso.

 

APLICACIÓN DE

GENERACION DE

FASES DEL MMGP

LECCIONES APRENDIDAS

LECCIONES APRENDIDAS

Fase I

X

X

Fase II

X

X

Fase III

X

X

Fase IV

X

X

Fase V

Evaluación Ex Post

DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.

DIAGRAMA DE PROCESO

DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.
1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2. 2. Validación Validación
1.
1.
Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
2. 2. Validación Validación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
3. 3. Aseguramiento Aseguramiento de de la la generación generación de de las las
GENERACIÓN GENERACIÓN
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
Fases 1 a 5
4. 4. Divulgación Divulgación y y puesta puesta en en común común de de las las
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas
10. Seguimiento del
10. Seguimiento del
5.
5.
Cierre Cierre de de Proyectos Proyectos
Proceso Proceso de de Lecciones Lecciones
Aprendidas Aprendidas
9.
9.
SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO
Y Y CONTROL CONTROL
11.
11.
Revisión Revisión de de la la
efectividad efectividad del del
proceso proceso
6.
6.
Consulta Consulta e e identificación identificación de de las las Lecciones Lecciones

Aprendidas Aprendidas

7. 7. Aplicar Aplicar la la Lección Lección Aprendida Aprendida dentro dentro de de cada cada
7. 7. Aplicar Aplicar la la Lección Lección Aprendida Aprendida dentro dentro de de cada cada
APLICACIÓN APLICACIÓN
fase fase del del MMGP MMGP
Fases 1 a 5
8.
8.
Aseguramiento Aseguramiento de de la la aplicación aplicación de de las las
Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas en en cada cada fase fase del del
MMGP MMGP
DIAGRAMA DE PROCESO 1. 1. Generación Generación de de las las Lecciones Lecciones Aprendidas Aprendidas 2.
PROCEDIMIENTO 10. 10. Seguimiento del Seguimiento del proceso de Lecciones proceso de Lecciones Aprendidas Aprendidas

PROCEDIMIENTO

10. 10.

Seguimiento del

Seguimiento del

proceso de Lecciones

proceso de Lecciones

Aprendidas

Aprendidas

PROCEDIMIENTO 10. 10. Seguimiento del Seguimiento del proceso de Lecciones proceso de Lecciones Aprendidas Aprendidas
PROCEDIMIENTO 11. 11. Revisión de la Revisión de la efectividad del Proceso efectividad del Proceso Esta

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO 11. 11. Revisión de la Revisión de la efectividad del Proceso efectividad del Proceso Esta

11. 11.

Revisión de la

Revisión de la

efectividad del Proceso

efectividad del Proceso

Esta

es

la

actividad

final

del

proceso

“Ciclo

de

aseguramiento de lecciones aprendidas”, en la que se

revisa,

analiza

y

evalúa

la

efectividad

de

la

implementación de esta práctica en los proyectos.

 

La

efectividad del proceso se medirá a través

de

los

siguientes indicadores:

TABLA DE INDICADORES Nombre Indicador Frecuencia Meta Objetivo de medición Efectividad Asegurar la implementación de de

TABLA DE INDICADORES

TABLA DE INDICADORES Nombre Indicador Frecuencia Meta Objetivo de medición Efectividad Asegurar la implementación de de

Nombre

Indicador

Frecuencia

Meta

Objetivo de medición

Efectividad

     

Asegurar la implementación de

de la

Total Causas que se repiten en el periodo actual

Semestral

60%

los planes de acción

Iniciativa

______________________________________

generados en los talleres de

Total Causas generadas en el periodo anterior

Lecciones Aprendidas, evitando la repetición de causas

Aplicación y

Numero de Talleres Fase III

Asegurar que a todos los

generación

/ Numero de proyectos a sancionar Fase III

proyectos de la organización

de

Lecciones

Numero de Talleres Fase IV

Mensual

100

%

se les desarrolle el taller de lecciones aprendidas al

Aprendidas

/ Numero de proyectos en ejecución

finalizar su fase III y IV

Procedimiento - Generación Lecciones Aprendidas  Bitácora  Comité de Decisión 1  Recopilar información del080 , 081 y 082 )  Seleccionar áreas a analizar 2  Realizar taller para analizar causa raíz (seleccionar metodología adecuada)  Generar Lecciones Aprendidas (ECP-DPY-F-016)  Validar Lecciones Aprendidas  Publicar Verificar en DSD – Caso de negocio " id="pdf-obj-37-2" src="pdf-obj-37-2.jpg">

Procedimiento - Generación

Lecciones Aprendidas

Bitácora

Comité de Decisión

Procedimiento - Generación Lecciones Aprendidas  Bitácora  Comité de Decisión 1  Recopilar información del080 , 081 y 082 )  Seleccionar áreas a analizar 2  Realizar taller para analizar causa raíz (seleccionar metodología adecuada)  Generar Lecciones Aprendidas (ECP-DPY-F-016)  Validar Lecciones Aprendidas  Publicar Verificar en DSD – Caso de negocio " id="pdf-obj-37-14" src="pdf-obj-37-14.jpg">
  • 1 Recopilar información del proyecto (ECP-DPY-F- 080, 081 y 082) Seleccionar áreas a analizar

2

Realizar taller para analizar causa raíz (seleccionar

metodología adecuada)

Generar Lecciones Aprendidas (ECP-DPY-F-016)

3 Validar Lecciones Aprendidas Publicar

Procedimiento - Generación Lecciones Aprendidas  Bitácora  Comité de Decisión 1  Recopilar información del080 , 081 y 082 )  Seleccionar áreas a analizar 2  Realizar taller para analizar causa raíz (seleccionar metodología adecuada)  Generar Lecciones Aprendidas (ECP-DPY-F-016)  Validar Lecciones Aprendidas  Publicar Verificar en DSD – Caso de negocio " id="pdf-obj-37-46" src="pdf-obj-37-46.jpg">

Verificar en

DSD – Caso de negocio

Procedimiento - Aplicación Lecciones Aprendidas  Inicia fase 1  Consultar de lecciones aprendidas existentes 2

Procedimiento - Aplicación

Lecciones Aprendidas

Inicia fase

Procedimiento - Aplicación Lecciones Aprendidas  Inicia fase 1  Consultar de lecciones aprendidas existentes 2
  • 1 Consultar de lecciones aprendidas existentes

  • 2 Seleccionar lecciones por aprender Verificar que en el plan de trabajo se garantice la inclusión de la lección por aprender

  • 3 Evaluar lecciones aprendidas

Verificar en Lista de Chequeo

Procedimiento – Seguimiento y control Lecciones Aprendidas Efectividad Cubrimiento Mide el nivel de efectividad generado por

Procedimiento – Seguimiento y control

Lecciones Aprendidas

Procedimiento – Seguimiento y control Lecciones Aprendidas Efectividad Cubrimiento Mide el nivel de efectividad generado por

Efectividad

Efectividad

Cubrimiento

Cubrimiento

Mide el nivel de efectividad generado por el desarrollo de la práctica

Asegurar que a todos los proyectos de la organización generen lecciones aprendidas e incorporen lecciones por aprender

Medición

Trimestral

Procedimiento – Seguimiento y control Lecciones Aprendidas Efectividad Cubrimiento Mide el nivel de efectividad generado por

INDICADOR DE ASEGURAMIENTO DE CONOCIMIENTO

Nivel de aseguramiento del conocimiento (Guía de aseguramiento del conocimiento para Ecopetrol)

CONCLUSIONES

CONCLUSIONES

CONCLUSIONES
AGENDA • Momento de Seguridad • Proceso • Bienvenida al Curso > Generación • Introducción >

AGENDA

AGENDA • Momento de Seguridad • Proceso • Bienvenida al Curso > Generación • Introducción >

Momento de Seguridad

Proceso

Bienvenida al Curso

 

>

Generación

Introducción

>

Aplicación

Ciclo de Lecciones Aprendidas en

>

Seguimiento y Control

ECOPETROL

Ejercicio Generación de Lecciones

>

Objetivo de la Iniciativa

Aprendidas

>

Antecedentes y Justificación

Preguntas y Evaluación

>

Alcance de la iniciativa

>

Equipo de trabajo

Conceptos básicos

 

>

Qué son las lecciones

aprendidas?

>

Cómo podemos aprender?

>

Qué podemos aprender?

>

Para qué sirven las lecciones

aprendidas?

EJERCICIO
EJERCICIO

EJERCICIO

EJERCICIO
QUÉ ES RETROSPECCIÓN? • Herramienta para captar lecciones aprendidas después de haber realizado alguna actividad o

QUÉ ES RETROSPECCIÓN?

QUÉ ES RETROSPECCIÓN? • Herramienta para captar lecciones aprendidas después de haber realizado alguna actividad o

Herramienta para captar lecciones aprendidas después de haber realizado alguna actividad o proyecto

Ejercicio de reflexión “en equipo”

> Autocrítico > Constructivo > Centrado en los procesos, no en las personas > Llevado a cabo con una metodología formal, en presencia de un facilitador

OBJETIVO DEL TALLER DE RETROSPECCIÓN • Generar las lecciones aprendidas derivadas de un proyecto, siguiendo un
OBJETIVO DEL TALLER DE RETROSPECCIÓN • Generar las lecciones aprendidas derivadas de un proyecto, siguiendo un

OBJETIVO DEL TALLER DE RETROSPECCIÓN

Generar las lecciones aprendidas derivadas de un proyecto, siguiendo un proceso ordenado y fomentando la participación adecuada del personal

Acordar:

> Escenario para definir compromisos y asignar responsabilidades sobre implementación de recomendaciones. > Mecanismo de transferencia de las lecciones a los otros grupos de trabajo.

PARA TENER ÉXITO

PARA TENER ÉXITO

PARA TENER ÉXITO
REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE JUEGO
AGENDA TIPICA: 1. Introducción 2. Revisión de objetivos y resultados (validación de brechas) 3. Qué estuvo

AGENDA TIPICA:

1.

Introducción

AGENDA TIPICA: 1. Introducción 2. Revisión de objetivos y resultados (validación de brechas) 3. Qué estuvo
  • 2. Revisión de objetivos y resultados (validación de brechas)

  • 3. Qué estuvo bien? Qué hay por mejorar? > Lluvia de ideas (todos) > Agrupación y priorización > Presentación de resumen en plenaria

  • 4. Estudio de causas (de lo que salió bien y de lo que hay por mejorar)

  • 5. Generación de lecciones aprendidas y plenaria de las mismas

GENERACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS: RUTINA DE PASOS (EJEMPLO) Porqué? Porqué Porqué? Porqué Qué estuvo Qué estuvo

GENERACIÓN DE LECCIONES

APRENDIDAS: RUTINA DE PASOS

GENERACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS: RUTINA DE PASOS (EJEMPLO) Porqué? Porqué Porqué? Porqué Qué estuvo Qué estuvo

(EJEMPLO)

GENERACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS: RUTINA DE PASOS (EJEMPLO) Porqué? Porqué Porqué? Porqué Qué estuvo Qué estuvo
Porqué? Porqué Porqué? Porqué Qué estuvo Qué estuvo del porqué y del porqué y Resultados Resultados
Porqué? Porqué
Porqué? Porqué
Qué estuvo
Qué estuvo
del porqué y
del porqué y
Resultados
Resultados
bien, qué
bien, qué
porqué?
porqué?
versus
versus
estuvo mal?
hay por mejorar?
objetivos
objetivos
1
1
2
2
3
3
Identificar
Identificar
Identificar causas
Identificar causas
Identificar brechas
Identificar brechas
primeras causas
primeras causas
raíces
raíces
4 4 Generar LA Generar LA Recomendaciones Recomendaciones de qué hacer, qué de qué hacer, qué
4
4
Generar LA
Generar LA
Recomendaciones
Recomendaciones
de qué hacer, qué
de qué hacer, qué
no hacer
no hacer

5 5

Elaborar memoria Elaborar memoria Lo esencial Lo esencial para entender para entender y transferir y transferir
Elaborar memoria
Elaborar memoria
Lo esencial
Lo esencial
para entender
para entender
y transferir
y transferir
ASPECTOS A TENER EN CUENTA • Para facilitar la identificación de puntos exitosos o problemáticos de

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

ASPECTOS A TENER EN CUENTA • Para facilitar la identificación de puntos exitosos o problemáticos de

Para facilitar la identificación de puntos exitosos o problemáticos de los proyectos es útil

estructurar por categorías. Esto facilita la organización de las ideas y asegura que todos

los temas sean revisados y no sólo aquellos que por su complejidad tienen más

relevancia.

Algunas categorías recomendadas son:

>

Integración

>

Alcance

>

Tiempo

>

Costo

>

Calidad

>

Recursos Humanos

>

Comunicaciones

>

Riesgos

>

Ingenierías

>

Adquisiciones

>

Tipos de proyectos

>

MMGP

> Precomisionamiento

>

Control de cambios

>

Comisionamiento y

>

Conformación de

Puesta en marcha

Equipos

>

Aspectos Técnicos

(Tecnologías usadas)

REGISTRO DE MEMORIAS DEL TALLER
REGISTRO DE MEMORIAS DEL TALLER

REGISTRO DE MEMORIAS DEL TALLER

REGISTRO DE MEMORIAS DEL TALLER
EXPLORACIÓN DE CAUSAS • Se definen 3 equipos de trabajo (con un relator por equipo): >

EXPLORACIÓN DE CAUSAS

EXPLORACIÓN DE CAUSAS • Se definen 3 equipos de trabajo (con un relator por equipo): >

Se definen 3 equipos de trabajo (con un relator por equipo):

>

Maduración de Proyectos

> Ejecución > Temas transversales

Se entrega el archivo para registro de las memorias.

Iniciar consignación de causas (X minutos) > Mantener pensamiento autocrítico, no buscar culpables

> Preguntarse varias veces porqué, porqué del porqué, hasta encontrar las reales causas que generan las brechas positivas o negativas (o lo bueno y por mejorar)

> “no hay que llegar al comienzo del universo”. Buscar practicidad. > Sacar conclusiones preliminares

EXPLORACIÓN DE CAUSAS > Socializar causas > Consolidar memoria por equipo. • Fortalezas del Proyecto –

EXPLORACIÓN DE CAUSAS

> Socializar causas

EXPLORACIÓN DE CAUSAS > Socializar causas > Consolidar memoria por equipo. • Fortalezas del Proyecto –

> Consolidar memoria por equipo. Fortalezas del Proyecto – Lo que salió bien Debilidades del Proyecto – Lo que está por mejorar Resumen de recomendaciones – Lo que se necesita para mejorar Resultados Detallados por categoría Pasos Siguientes

RECOMENDACIONES • Aprendimos que: > Qué debemos seguir haciendo de la misma manera? > Que debemos

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES • Aprendimos que: > Qué debemos seguir haciendo de la misma manera? > Que debemos

Aprendimos que:

> Qué debemos seguir haciendo de la misma manera?

> Que debemos hacer de manera diferente? Cómo?

> Qué debemos mejorar? Cómo mejoramos?

> Qué acciones planteamos, que “podamos controlar nosotros”?

> Qué acciones planteamos “que puedan controlar nuestros líderes” /

..

Publicar en: http:// http://portalkm/LearnedLessons/Default.aspx

RECOMENDACIONES • Seguimiento a los planes de acción definidos y cumplimiento de fechas • Cómo vamos

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES • Seguimiento a los planes de acción definidos y cumplimiento de fechas • Cómo vamos

Seguimiento a los planes de acción definidos y cumplimiento de

fechas

Cómo vamos a transferir estas lecciones aprendidas y a quiénes?

Quién lidera esta transferencia?

Las lecciones aprendidas deben servir para mejorar la toma de decisiones , la operación de los
Las lecciones aprendidas deben servir para mejorar la toma de decisiones , la operación de los
Las lecciones aprendidas deben servir para mejorar la toma de decisiones , la operación de los

Las lecciones aprendidas deben servir para

mejorar la toma de decisiones, la operación

de los procesos, el desempeño individual y

el de los equipos de trabajo

Si las lecciones aprendidas no se comparten y aplican … La Empresa NO APRENDE como organización
Si las lecciones aprendidas no se comparten y aplican … La Empresa NO APRENDE como organización

Si las lecciones aprendidas no se comparten y aplican …

Si las lecciones aprendidas no se comparten y aplican … La Empresa NO APRENDE como organización

La Empresa NO APRENDE como organización

OBJETIVO

PRINCIPALES

ENTRGABLES

PREGUN TA CLAVE

PRINCIPALES ENTRGABLES PREGUN TA CLAVE MODELO DE MADURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS - MMGP La Estrategia

MODELO DE MADURACIÓN Y GESTIÓN DE

PROYECTOS - MMGP

PRINCIPALES ENTRGABLES PREGUN TA CLAVE MODELO DE MADURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS - MMGP La Estrategia
La Estrategia La Táctica La Definición y Ejecución orientada a la Operación IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN SELECCIÓN DE
La Estrategia
La Táctica
La Definición y Ejecución orientada a la Operación
IDENTIFICACIÓN
IDENTIFICACIÓN
SELECCIÓN DE
SELECCIÓN DE
Cierre
ENTRADA EN
ENTRADA EN
DEFINICIÓN
DEFINICIÓN
EJECUCIÓN
DE LA
EJECUCIÓN
DE LA
LA
LA
OPERACIÓN
DEL
PROYECTO
Técnico
OPERACIÓN
DEL PROYECTO
OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD
ALTERNATIVA
ALTERNATIVA
Asegurar la evaluación
Asegurar la evaluación
y cierre integral del
y cierre integral del
proyecto y la operación
proyecto y la operación
del producto
del producto
Conceptualizar la idea, Seleccionar y Desarrollar el estudio Desarrollar el estudio Conceptualizar la idea, Seleccionar y
Conceptualizar la idea,
Seleccionar y
Desarrollar el estudio
Desarrollar el estudio
Conceptualizar la idea,
Seleccionar y
Desarrollar el estudio
Desarrollar el estudio
necesidad operacional
conceptualizar la
de nivel básico y
de nivel de detalle y
necesidad operacional
conceptualizar la
de nivel básico y
de nivel de detalle y
o problema a resolver
alternativa óptima
elaborar el PEP
ejecutar el proyecto
o problema a resolver
alternativa óptima
elaborar el PEP
ejecutar el proyecto
• Matriz de priorización de
Matriz de priorización de
• Project Charter
Project Charter
• PEP
PEP
• Estudio de nivel
Estudio de nivel
ideas ideas
• • PEP PEP preliminar preliminar
• • Estudio Estudio de de nivel nivel básico básico
detallado detallado
• • Entregables Entregables de de
• • Matriz Matriz de de evaluación evaluación de de
• • Entregables Entregables de de
• • Caso Caso de de Negocio Negocio
estimación estimación de de costos, costos,
alternativas alternativas
estimación estimación de de costos, costos,
actualizado actualizado
alcance alcance y y cronograma cronograma y y
• Entregables de cierre
• • Estudio Estudio de de nivel nivel
alcance alcance y y cronograma cronograma y y
Entregables de cierre
gestión gestión de de riesgos. riesgos.
conceptual conceptual
gestión gestión de de riesgos. riesgos.
técnico técnico
• Gestión Gestión de de involucrados involucrados
• Entregables de
• Informe de evaluación
Entregables de
• Informe Informe de de la la medición medición
Informe de evaluación
• DSD
DSD
estimación estimación de de costos, costos,
del del nivel nivel de de definición definición
Ex Ex post post técnica técnica
• • Registro Registro de de Lecciones Lecciones
alcance alcance y y cronograma cronograma y y
• • DSD DSD
• • Registro Registro de de Lecciones Lecciones
aprendidas aprendidas
gestión gestión de de riesgos. riesgos.
• • Registro Registro de de Lecciones Lecciones
aprendidas aprendidas
• • Caso Caso de de Negocio Negocio
• • Informe Informe de de la la medición medición
aprendidas aprendidas
del del nivel nivel de de definición definición
• • Caso Caso de de Negocio Negocio
• DSD
actualizado
DSD
actualizado
• Registro de Lecciones
Registro de Lecciones
aprendidas aprendidas
• Caso de Negocio
Caso de Negocio
actualizado actualizado
¿Se originan
¿La
¿El proyecto
programas
alternativa
cumple con
¿El proyecto está
y/o
seleccionad
el nivel de
listo para
proyectos
a es la
definición
operación?
de
mejor?
requerido?
Crecimiento
Orgánico?

Entregables de cierre

Entregables de cierre

administrativo administrativo y y

financiero financiero • • Informe Informe de de evaluación evaluación Ex Ex post post integral integral
financiero financiero
• • Informe Informe de de evaluación evaluación
Ex Ex post post integral integral
• Registro de Lecciones
Registro de Lecciones
aprendidas aprendidas
PRINCIPALES ENTRGABLES PREGUN TA CLAVE MODELO DE MADURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS - MMGP La Estrategia
AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

AGENDA

Momento de Seguridad

 

Bienvenida al Curso

 

Introducción

 

Ciclo de Lecciones Aprendidas en

ECOPETROL

 

> Objetivo de la Iniciativa

> Antecedentes y Justificación

> Alcance de la iniciativa

>

Equipo de trabajo

 

Conceptos básicos

 

>

Qué

son

las

lecciones

aprendidas?

> Cómo podemos aprender?

> Qué podemos aprender?

>

Para qué sirven las lecciones

aprendidas?

AGENDA • Momento de Seguridad • Bienvenida al Curso • Introducción • Ciclo de Lecciones Aprendidas

Proceso de Lecciones Aprendidas

 

>

Generación

>

Aplicación

>

Seguimiento y Control

 

Ejercicio

de

Generación

de

Lecciones Aprendidas

 

Preguntas y Evaluación

 
PREGUNTAS ?
PREGUNTAS ?

PREGUNTAS ?

Para uso restringido en Ecopetrol S.A. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede

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