Tareas con Microsoft Office Project

John Jairo Caicedo Bolaos

john.caicedo@osc.com.co

24 de Noviembre de 2012
Corporacin Universitaria del Meta - UNIMETA
Contenido
1. Ingresar tareas
2. Duracin estimada y duracin
real.
3. Duracin transcurrida
4. Hitos 12. Tiempo de posposicin y tiempo de
5. Tareas repetitivas adelanto.
6. Modificar datos de tareas 13. Dividir tareas
7. Eliminar una tarea. 14. Tareas crticas
8. Insertar una nueva tarea entre
15. Ruta crtica
las ya insertadas.
16. Tipos de tareas
9. Tareas de resumen y subtareas.
17. Cambiar el tipo de tarea.
10. Tarea de resumen del proyecto
18. Delimitaciones de tarea.
11. Vincular tareas
19. Prioridad.
1. Ingresar tareas

En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o

eventos, slo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duracin.
La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m),
semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo
1,5 das.
2. Duracin estimada y duracin real

Cuando creamos una tarea, Project asigna a sta una duracin

estimada de 1 da, se identifica con un signo de interrogacin
cerrado.
Cuando modificamos ese valor el signo de interrogacin desaparece,
con ello estamos diciendo que esa duracin es de tiempo real, a no
ser que agreguemos dicho signo.
Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a ser la
duracin de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duracin
sacamos el signo y listo.
3. Duracin transcurrida

Si necesitamos que una tarea dure un tiempo

determinado sin importar la cantidad de recursos que
influyan en ella, debemos definir su duracin como
transcurrida.

Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2

das de secado. Si asfaltamos una carretera y
necesitamos 1 da de secado.

Tan slo debemos agregar la 't' al final de la duracin.

Quedar de esta manera: 2dt
4. Hitos

Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en

algn lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito.

Para ello debemos ingresar una tarea con una duracin

cero, esto har que la tarea se muestre automticamente
como hito.
5. Tareas repetitivas

A lo largo del proyecto hay tareas

que se repiten, como por ejemplo
reuniones. Project nos permite
ingresar tareas repetitivas, hay que
tener en cuenta que si estas no se
repiten a intervalos regulares nos va
a convenir ingresar tareas regulares
en el momento adecuado.

Ingresar una tarea repetitiva:

1.Ir al men Insertar / Tarea

repetitiva.

2.Se abrir el siguiente cuadro de

dilogo donde especificaremos
nombre e intervalos de repeticin.
5. Tareas repetitivas
En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs., la misma se
repite cada dos das laborales.

Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cul quiere

decir que si se despliega muestra cada una de las tareas:
6. Modificar datos de tareas

Para modificar el nombre de una tarea podemos: Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo
Situarnos sobre ella y escribir. Informacin de la tarea.
En la barra de funcin modificar lo que deseemos.
Podemos acceder a el desde:
Para modificar la duracin podemos: Situndonos sobre la tarea y yendo al men Proyecto /
Situarnos sobre ella y escribir. Informacin de la tarea.
Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran
Haciendo doble clic sobre la tarea.
en la celda.
clic derecho sobre la tarea y eligiendo del men la opcin
Informacin de la tarea.
7. Eliminar una tarea

Para ello debemos

seleccionar la tarea desde
el indicador de fila
(columna numerada),
cliquear con el botn
derecho y elegir la opcin
Eliminar tarea.
El resto se reacomoda.
8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas

Nos debemos situar en la tarea que quedara debajo

de la nueva
Clic con el botn derecho y luego Nueva tarea ir al
men Insertar / Nueva tarea.
Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos
de la misma.
Tambin se puede pulsar la tecla INSERT.
9. Tareas de resumen y subtareas
Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas que compartan las
mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.
Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por las subtareas.
La informacin de una tarea de resumen: duracin, fecha de inicio y fin, etc se obtendr de sus
subtareas.

En el listado de tareas anterior las subtareas aparecen con

sangra, pudindose establecer varios niveles.
En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color
negro y la barra con un formato diferente.
9. Tareas de resumen y subtareas
Aplicar sangras. Para ello debemos:
1.Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.
2.En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangra. Automticamente se le aplica una
sangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.

Sacar sangras. Para ello debemos:

1.Seleccionar las subtareas.
2.En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra.
10. Tarea de resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.
Para mostrarla debemos ir al men Herramientas / Opciones en la pestaa Vista tildar
la opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto.

Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el nmero 0 y la
barra en el diagrama de Gantt es de color gris.

Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los datos
generales de todo el proyecto.
11. Vincular tareas 1. Fin Comienzo: Cuando finaliza una
tarea recin ah puede comenzar la tarea
Cuando pensamos un proyecto las predecesora.

tareas no comienzan todas juntas

sino que por ejemplo, hay tareas
2. Comienzo Fin: El comienzo de la
que no pueden comenzar hasta
tarea antecesora se da cuando finaliza la
que otras finalicen. predecesora.

Para ello Project nos permite

3. Comienzo Comienzo: Ambas tareas
vincular las tareas. Es muy deben comienzar juntas.
importante en este paso marcar
cul es la tarea antecesora y cul
la predecesora. 4. Fin Fin: Ambas tareas finalizan juntas.

Project nos permite vincular las

tareas de cuatro formas diferentes
segn lo necesitemos:
12. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto
Cuando necesitemos tener un
tiempo entre dos tareas vinculadas.
Esto har que la tarea sucesora
demore o adelante el tiempo que
hayamos establecido.
Por ejemplo: Si tenemos una tarea
pintar pared y le sigue la tarea
colgar cuadro, no podremos hacer la
segunda inmediatamente porque
nuestro cuadro se manchara con la
pintura fresca, necesitaramos un
tiempo antes de colgar el cuadro.
Como establecer el tiempo de posposicin
o adelanto.
1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic
sobre la lnea que une las tareas.
1.En el cuadro de dilogo que aparece
establecer el tiempo, si es de posposicin
el valor del mismo debe ser positivo y si
es de adelanto negativo. Podemos
escribirlo directamente o utilizar los
botones arriba y abajo. La unidad de
tiempo es la misma que utilizamos para
el campo Duracin.
13. Dividir tareas
Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede
dividirse, la tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse en diferentes etapas.

Como dividir una tarea:

1.En la barra de Herramientas activar el botn Dividir tarea.

2.Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la
tarea en la fecha que se quiere dividir.
3.Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.
14. Tareas crticas

Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el

proyecto en general se retrase.

A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van

completando dejan de ser crticas.
15. Ruta crtica

La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la

finalizacin del proyecto.
Podramos decir que la ruta crtica est formada por las tareas ms
importantes o a las que deberamos prestarle ms atencin.
Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la vista Gantt de
seguimiento, desde la barra de vistas o desde el men Ver.
16. Tipos de tareas
Project nos permite definir tres tipos de tareas:

1.Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como
de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duracin o en el trabajo de la
tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.

2.Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la duracin de la tarea es un valor
fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la
duracin de la misma.

3.Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas
que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la
duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma.

El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula:

TRABAJO = DURACIN * UNIDADES

17. Cambiar el tipo de tarea

1. Hacer doble clic sobre la tarea

a cambiar el tipo.
2. En el cuadro de dilogo
Informacin de la tarea ir a la
pestaa Avanzado.
3. En Tipo de tarea desplegar el
men y seleccionar el tipo que
queramos.
18. Delimitaciones de tarea
Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en la
fecha de comienzo o fin.
Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice despus de una
fecha determinada.
Las delimitaciones pueden ser:
Flexibles: no ligadas a una fecha determinada.
Inflexibles: ligadas a una fecha determinada.
Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o
sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.
Si nos pasamos de la fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos
avisar.
19. Prioridad
Podemos establecer mediante un
nmero la prioridad de una tarea
ante las dems tareas del proyecto.
La prioridad abarca de 0 a 1000,
siendo una tarea con prioridad 0 la
menos importante y 1000 la ms
importante.
Por defecto todas las tareas tienen
una prioridad de 500, o sea que son
todas iguales, no es recomendable
Como cambiar la prioridad a una tarea.
cambiar esta prioridad si no es
estrictamente necesario. 1.Doble clic en la tarea, se abre el cuadro
Informacin de la tarea.
Esta funcin es muy til para 2.En la pestaa General, en el recuadro
resolver las sobreasignaciones que Prioridad: ingresar el nuevo valor.

veremos ms adelante.
Gracias !
John Jairo Caicedo Bolaos
john.caicedo@osc.com.co
@johncaicedoosc