INSTRUMENTOS

NORMATIVOS EN EL
PROCESO DE
ORGANIZACIN
INTEGRANTES:
-Tania Pearanda Briseo
- Vanessa Izquierdo Clemente
- Arturo
- Cesar Venturi Mendoza
- Jos Luis

MANUAL DE
FUNCIONES

INTRODUCCION
Los manuales de funciones son importantes
porque permiten definir la estructura de la
empresa, cargos que las conforman, as como
funciones, responsabilidades, requisitos y
relaciones jerrquicas.

 Despus de realizar los anlisis ocupacionales de los

cargos, resultar mas sencillo elaborar el manual de
funciones para la empresa.
Permite establecer claras delimitaciones en las funciones
y responsabilidades de cada cargo, por ejemplo gerencia,
produccin, ventas, describiendo como se intervienen en
el funcionamiento general de la empresa.
contiene la visin, misin, los objetivos, metas y la
descripcin de cada rea as como sus responsabilidades.

Pasos a seguir
Que aspectos se deben tener en cuenta
para desarrollar un manual de funciones
para una empresa:
1.Definir la estructura organizacional de la
empresa
2.Definir la denominacin y nmeros de cargos
que conformaran la estructura
3.Asignar a cada cargo las funciones que le
corresponden

4.Establecer los requisitos necesarios para

desempear las funciones necesarias (estudios,
experiencia, perfil
5. establecer las relaciones jerrquicas entre los
diferentes cargos.
6. Aprobar y divulgar el manual en la empresa.

Ejemplo:
TITULO DEL CARGO: secretaria ejecutiva
UBICACION: gerencia
SUPERIOS INMEDIATO: gerente
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS: mensajero,
conductor de gerencia, auxiliar de archivo.
FUNCIONES:
1.- Mecanografa textos en original, copias, etc.. tales como
cartas, memorandos, documentos, cartas, etc..
2.- Toma dictados en taquigrafa directamente o con la
ayuda de un "casete" grabado y los transcribe en maquina.
3.- atiende y coordina al publico bien personal o
telefnicamente indicndole horas de atencin, tramites de
documentos, citas, reuniones, etc.

 4.- Opera el PBX telefax y correo electrnico en

comunicaciones nacionales e internacionales.
5.- coordina las labores y trabajos encomendados al
mensajero, al conductor de la gerencia y a la auxiliar
de archivo.
6.-Vela por la atencin de la junta directiva (actas,
archivo, citaciones, correspondencia, etc.)
7.- Realiza las dems funciones propias de su cargo
que le son indicadas por la Gerencia.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIN
Un manual de procedimiento es el documento que
contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos mas de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin.

Para que sirve un manual de procedimientos?

Nos permite conocer el funcionamiento interno de las
descripcin de las tareas, ubicacin, requerimientos y los
puestos responsables de su ejecucin.
Ayuda a la induccin del puesto, adiestramiento y
capacitacin del personal.
Sirve para el anlisis o procedimiento de un sistema.
Para realizar una simplificacin de trabajos como
anlisis de tiempo, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o modificar el
ya existente.
Para controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
Facilita los labores de autoridad.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles
que deben hacer o como deben hacerlo.

Cmo esta conformado?

Identificacin
ndice o contenido
Prologo y/o Introduccin
Objetivos de los procedimientos
reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos
Responsables
Polticas o normas de operacin
Concepto
Procedimiento
Formulario de impresos
Diagrama de Flujos
Glosario de trminos

Elaboracin del manual de procedimiento

Responsables
Delimitacin del universo de estudio
Programa de trabajo
Presentacin del proyecto a las autoridades competentes
Captacin de la informacin
Integracin de la informacin
Anlisis de la informacin
Preparacin del proyecto del manual
Formulacin de recomendaciones
Presentacin del manual para su aprobacin
Reproduccin del manual
Implantacin del manual
Revisin y actualizacin

FLUJOGRAMAS O
DIAGRAMA DE FLUJOS

Definiciones
Segn Braulio Meja Garca:
Es un mtodo para describir grficamente un proceso, mediante la utilizacin
de smbolos, lneas y palabras similares. Permite conocer y comprender los
procesos a travs de los diferentes pasos, documentos y unidades
administrativas comprendidas.
Segn Chiavenato:
El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica
que representa el flujo o la secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del
proceso en cuestin, las unidades involucradas y los
responsables de su ejecucin.

Caractersticas de los
Flujogramas
Presenta informacin clara, ordenada y concisa de un proceso
Est formado por una serie de smbolos unidos por flechas
Cada smbolo representa una accin especfica
Las flechas entre los smbolos representan el orden de realizacin de
las acciones

TIPOS DE
FLUJOGRAMAS

Diagrama de Flujo Vertical

Diagrama de Flujo Horizontal

Diagrama de Flujo de Bloques

VENTAJAS Y
DESVENTAJAS DE LOS
FLUJOGRAMAS

Ventajas de los Flujogramas

Estos se utilizan para representar y disear un algoritmo y pues son una
prueba de escritorio el cual nos sirve para tener una nocin de lo que
puede llegar a realizar dicho procedimiento.
Son usados como modelos de estructura para saber lo que har
futuramente y tienen que disearse y comprenderse todos los pasos de su
elaboracin.
1-Rpida comprensin de las relaciones
2.-Anlisis efectivo de las diferentes secciones del programa
3-Pueden usarse como modelos de trabajo en el diseo de nuevos
programas o sistemas
4.-Comunicacin con el usuario
5.-Documentacin adecuada de los programas
6.-Codificacin eficaz de los programas
7.-Depuracin y pruebas ordenadas de programas

Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo

como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los
dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas
de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de
mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los
flujos de los reproceses , los conflictos de autoridad

Desventajas de los Flujogramas

1.-Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos
en su planteamiento y diseo
2.-Acciones a seguir tras la salida de un smbolo de
decisin, pueden ser difciles de seguir si existen diferentes
caminos
3.-No existen normas fijas para la elaboracin de los
diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles
que el usuario desee introducir.

Los diagramas que lleven muchos pasos es decir los

ms complejos suelen ser muy laborioso y se puede
tornar tedioso para el diseador de algoritmos.
En un proceso de decisin puede seguirse varios
caminos y puede llegar a ser que se pierda informacin
o no se elabore adecuadamente.
En estos no se puede incluir detalles que ayuden al
buen seguimiento de un proceso.

simbologas

GERENTE
GENERAL

GERENTE
ADMIKNISTRATIVO

CONTABLE
ASISTENTE DE
GERENCIA

VENTAS

TRANSFORMADO
RES

LOGISTICA

PRODUCCIN

MOTORE
S

GRUPOS

ALMACE
N

DIAGRAMA DE FLUJO DE
BLOQUES