Gestin de Proyectos

Master en Evaluacin de Proyectos

ITBA UCEMA
Semana 5: Planeamiento de Proyectos

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Proyectos

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Ing Pedro del Campo

Master en Evaluacin de
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Ing Pedro del Campo

Planeamiento de Proyectos

Objetivos y beneficios del planeamiento.

Sistema de planeamiento y control
Identificacin de variables estratgicas.
Roles y cuestiones del planeamiento
Informacin necesaria
Estructura de Trabajo (WBS).
Control de Cambios. Procedimientos

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Introduccin
Las responsabilidades ms importantes del Project
Manager son: planeamiento, integracin y ejecucin.
Se establecen cursos de accin en un medio proyectado.
Comprende la toma de decisiones ante alternativas.
Es una funcin de gestin requerida para facilitar la
comprensin de problemas complejos con factores
interrelacionados
Es deseable que el project manager est involucrado desde
la etapa de la concepcin del proyecto hasta su ejecucin
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Planeamiento del Proyecto

Debe ser:
Sistemtico
Flexible
Disciplinado
Multifuncional
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Objetivo Principal
Definir por
completo todo el
trabajo necesario
A travs de
documentos
Disponibles para
todos los
participantes de
proyecto
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Consecuencias de un Planeamiento Pobre

Iniciacin Proyecto
Entusiasmo salvaje
Desilusin
Caos
Bsqueda de los culpables
Castigo de los inocentes
Promocin de los que no
participaron
Definicin de los
requerimientos
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Beneficios de la Certidumbre
Todo el trabajo preplaneado
Mayor comprensin por anticipado
Menos cambios en las prioridades,
programaciones y asignacin de recursos
Mayor cantidad de informacin se puede
procesar para asegurar efectividad de los
resultados
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Sistema de Planeamiento y Control del Proyecto

METAS OBJETIVOS

REDES
PROGRAMACION

DESCRIPCIONES
INSTRUCCIONES
SPECS
SOW
WBS

PROGRAMACION
DETALLE

SISTEMA
EMPRESA
SISTEMA DECISION
Situacin
Estrategias
Tablas repago

PRESUPUESTOS
MONITOREO
TIEMPOS COSTOS
RESULTADOS

SISTEMA DE
REPORTES
Tiempos
Costos
Resultados
Confiabil.

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Los 9 componentes del Planeamiento

1.-Objetivo

Meta, blanco o cuota a cumplir

2.-Programa

Estrategia o acciones ms importantes

3.-Programacin

Plan de tareas: inicio y fin

4.-Presupuesto

Erogaciones planificadas para cumplir objetivo

5.-Forecast

Proyeccin de lo que suceder en el perodo

6.-Organizacin

Cantidad y nivel de posiciones con sus

responsabilidades

7.-Polticas

Gua general de decisiones y acciones

8.-Procedimientos

Mtodo para llevar a cabo la poltica

9.-Estndares

nivel de resultado de comparacin

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Forecasting
COMPETITI
VIDAD

MARKETING

PRODUC
CION

I&D
FORTALEZAS
DEBILIDADES

PERSONAL

FINANZAS

ESTRUCTU
RA

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Polticas del Proyecto

Subordinadas a las Polticas Superiores
Basadas en los principios conocidos por las reas
operativas
Deben ser
definibles
comprensibles
preferiblemente por escrito

Flexibles y estables
Razonablemente abarcativas en su alcance
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Requerimientos de Planeamiento
para el Grupo de Trabajo o nivel funcional
Acuerdo de propsitos
Asignacin y aceptacin de responsabilidades
individuales y grupales
Coordinacin de tareas
Compromiso con los objetivos grupales y
organizacionales
Comunicacin vertical y horizontal
Reconocimiento y resolucin de los conflictos de
objetivos del grupo
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Variables Estratgicas
INTERNAS

EXTERNAS

Operativas
Cambios de producto
Economas de escala
Salarios vs. automatizacin
Investigacin y Desarrollo

Operativas
Requerimientos de clientes
Capacidad de Plantas
Gastos de prstamos
Avances tecnolgicos

Legales
Calidad del productos
Requisitos sindicales

Legales
Requerimientos de producto
Niveles sonoros OMS

Econmicas
Indicadores
Polticas precio promocionales

Econmicos
Proyecciones por sector
Niveles de stock en la cadena

Sociopolticas
Asignacin de recursos
Precios/disponibilidad materias primas
Posibilidad de exportar
Niveles de productividad

Sociopolticos
Producir lo rentable
Productos primarios o con valor agregado
Amenaza de importacin
Estabilidad de los mercados abiertos

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Definir los Requerimientos

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Alcance general
Objetivos y antecedentes
Tareas contratistas
Requerimientos contratistas
Referencias a estudios, documentos y especificaciones
Datos de tems (documentacin)
Soporte de equipos para tems contratados
Propiedades, facilities, equipos y servicios
Documentacin
Programas de resultados

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Acuerdo con el Plan

ALTA
GERENCIA

Interfases
Gerenciales
GERENTE
DE
LINEA

PROJECT
MANAGER

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Roles en el Planeamiento
Project Manager define:
metas y objetivos
hitos principales
requerimientos
reglas generales y supuestos
limitaciones en tiempos, costos y resultados
procedimientos operativos
polticas administrativas
requerimientos de reportes
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Roles en el Planeamiento
El Gerente de Lnea define:
descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos
los objetivos, requerimientos e hitos
programaciones de detalle y asignacin de personal
para sostener los presupuestos y programas
reas de riesgo, incertidumbre o conflictos

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Roles en el Planeamiento
Alta Gerencia
actan como negociadores entre los gerentes de
proyecto y los de lnea
provee aclaraciones ante cuestiones crticas
provee canal de comunicacin con la alta gerencia del
cliente

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Cuestiones a partir de la definicin de los Objetivos

Cules son los elementos principales del trabajo
requerido para satisfacer los objetivos?
Cmo estn interrelacionados?
Qu reas funcionales asumirn la
responsabilidad del trabajo requerido?
Los requerimientos de recursos estn
disponibles?
Cules son los requerimientos del flujo de
informacin para el proyecto?
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Informacin necesaria
Statement of Work

sow

Requerimientos de Trabajo

SPECS

Especificaciones

Programa
Hitos

Work breakdown
Structure

WBS
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Estructura de
Trabajo

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Requerimientos de Trabajo
es una descripcin narrativa del trabajo
requerido para el proyecto
para las contrataciones se usa el CSOW
es un documento sobre el que deben
operarse los cambios

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sow

Requerimientos de Trabajo
Recomendaciones en su redaccin

sow

Usar un lenguaje preciso

Utilizar una estructura y un orden cronolgico
Diferenciar las areas por su importancia
Describirlas de acuerdo a su importancia
No mezclar conceptos:
tareas

especificaciones

aprobaciones

Requerir la aprobacin de terceras partes cuando

corresponda
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Especificaciones del Proyecto

SPECS

es el conjunto de estndares que se

establecen como obligatorios para la
ejecucin de las tareas del proyecto
condiciones:
actualizados
precisos
completos
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Programa de hitos del Proyecto

Contenido
fecha inicio del proyecto
fecha finalizacin del proyecto
otros hitos importantes
revisiones
disponibilidad prototipos
entregas
testeos

entregables o reportes
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Estructura de Trabajo

WBS

Es el elemento ms importante porque provee un

marco de referencia comn en el cual:
el proyecto puede ser descrito como la suma de elementos
parciales
permite una base para el planeamiento
se establecen costos y presupuestos
permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados
los objetivos se relaciones con los recursos
se inicia la construccin de la red y el control posterior
se establece el programa y procedimientos de los reportes
se establecen las asignaciones de responsabilidad
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Estructura de Trabajo

WBS

CONDICIONES
Deben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle
posible, cada elemento debe cumplir la condicin
Accin completa
Asignable
Medible

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Realizado por:
Aprobado por:

ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto:
Fecha:

001

002

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003

004

28

005

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PROYECTO
Ampliacin zona
de carga

2.- EJECUCION
AMPLIACION

1.- PLANEAMIENTO
AMPLIACION

1.1. Control de
Ingeniera

1.2.- Desarrollo
de Ingeniera

2.1.- Modificacin
zona de carga

1.1.1.- Revisin de Planos actuales

1.1.2.- Establecer especificaciones
1.1.3.- Prever resultados
1.1.4.- Definir condiciones
1.1.5.- Verificar limitaciones

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2.2.- Control de
Efectividad

1.-Desarrollo del Manual de Compras y Procedimientos

1.1.-Objetivos del Manual
1.2.-Compras de Caja Chica
1.3.-Compras Normales
1.3.1.-Materiales Catalogados
1.3.2.-Materiales no catalogados
1.4.-Solicitud de cambios y modificaciones
1.5.-Evaluacin de Proveedores
1.6.-Pagos a Proveedores
1.7.-Aceptacin de mercadera
1.7.1.-Reclamos de faltantes
1.7.2.-Devoluciones
1.8.-Aspectos de Seguridad
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Sistema
Aeronave

Project
Management

Entrenamiento

Informacin

Aeronave

Equipamiento
Soporte

Servicios

Testeos &
Evaluacin

Ingeniera de
Sistemas

Equipamiento

Tcnica

Nivel
Organizacin

Construccin

Prototipo

Actividades
PM Soporte

Servicios

Ingeniera

Nivel
Apoyo

Mantenimiento

Test
Operativos

Actividades
Apoyo

Management

Nivel
Depsito

Test
Desarrollo

Pruebas

Fuselaje

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Turbinas

Comunicaciones

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Navegacin

Controles

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ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto: Construccin

Planta
Propia

Fecha:
001

002

Puesta en
Marcha

Instalaciones

003

Realizado por:
Aprobado por:

004

Calidad

Abastecimiento

005

006

Recursos
Humanos

Legales

Tirada Piloto

Edificios
(Compra, alqu. ,
construccion)

Especificacin
Productos

Localizar
Proveedores

Definicin

Requisitos
Nacionales
Locales

Aprobacin

Equipos

Especificacin
Procesos

Evaluacin

Seleccin

Habilitacin

Especificacin
Equipos

Aprobacin

Capacitacin

Fabricacin en
Serie

Contratos

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Proyectos
1.

Llamado a concurso y juzgamiento de ensayos acerca de Proyectos

2.

Organizacin de un viaje de directivos de PYMES a una feria

internacional de la Industria

3.

Organizar una entrega de Premios con cena-show

4.

Diseo de un sistema de evaluacin de la presentacin de un

proyecto

5.

Diseo y ejecucin de un programa de radio dirigido a lderes de

proyecto

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Gestin de Configuracin
Control de Cambios
Debe proveer:
niveles de aprobacin de revisin y control de cambios
elementos crticos para introducir cambios
representantes autorizados

Debe responder a:
costo del cambio
mejoras en la calidad
justificacin del costo adicional
necesidad del cambio
impacto en la fecha de finalizacin
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Ing Pedro del Campo

Procedimientos - Beneficios
provee uniformidad

estimula la documentacin

comunica con efectividad

estandariza formatos

une a los grupos de proyecto

provee base de anlisis

documenta acuerdos para el

futuro

refuerza compromiso

minimiza el papeleo

minimiza conflictos y confusin

delinea tareas

conduce nuevos miembros

base de experiencias p/ futuro

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Proyectos

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