LA UNIDAD DE

ORGANIZACIN Y MTODOS
Unidad 1
Objetivo Especfico:
Aplicar conceptos de
administracin para que el
estudiante pueda analizar,
describir y disear una
unidad de Organizacin y
Mtodos.

ropsito

Esta unidad tiene por misin principal,

recomendar cambios que permitan mejorar
la organizacin y funcionamiento de todas y
cada una de las unidades administrativas y
tcnicas que integran la empresa, a travs
de la investigacin, anlisis y racionalizacin
administrativa e integral de todos los
elementos organizacionales, para la eficaz
prestacin de los servicios a los clientes.

BJETIVOS

Dotar a las diferentes unidades de la empresa

de objetivos, polticas, normas y otros
aspectos organizativos, relacionados con la
doctrina y filosofa administrativa que sea
necesaria para orientar y encauzar el eficaz
desempeo del trabajo.

BJETIVOS

Facilitar la planeacin, distribucin y control

del trabajo entre las diferentes unidades de
la empresa, evitando la improvisacin de
labores, la prdida de tiempo, las
disminuciones en el volumen y calidad de
trabajo y el desorden administrativo.

BJETIVOS

Realizar anlisis de espacio fsico disponible

dentro de la empresa, a efecto de distribuir o
ubicar adecuada y funcionalmente las
diferentes oficinas existentes.

BJETIVOS

Analizar todos los cargos o puestos de

trabajo, sus jefaturas, responsabilidades,
requisitos.

BJETIVOS

Contribuir a la adquisicin y utilizacin

econmica y efectiva del mobiliario y equipo
de oficina u otro recursos fsico, requerido
para el buen funcionamiento de la empresa.

OLTICAS

Procurar al mximo posible que las

diferentes investigaciones y estudios
de organizacin y mtodos se vayan
desarrollando conforme a los
calendarios de trabajo previamente
elaborados para tal efecto.

OLTICAS

Utilizar adecuadamente las diferentes

fuentes de informacin que fueren
necesarias para el desarrollo de los
estudios e investigaciones, evitando la
obtencin de datos superfluos, falsos,
incompletos y desactualizados.

OLTICAS

Usar apropiadamente los distintos

instrumentos de registro y
ordenamiento de la informacin.

OLTICAS

Analizar siempre con juicio crtico,

constructivo, metdico, creativo e
imaginativo todos los datos, hechos y
opiniones que se obtengan en los
diferentes estudios e investigaciones

ustificacin

La globalizacin exige actualizacin

constante, y por consecuencia demanda
eficiencia, productividad, competitividad y
dividendos.

La creacin de las unidades de O y M en la

empresa en una necesidad, ya que sta ser
responsable de planear, ejecutar y controlar
las diferentes actividades que son
necesarias para mejorar y racionalizar el
trabajo.

Funciones General de la Unidad

de Organizacin y Mtodos

Estudiar y analizar la organizacin, sistemas,

procedimientos,
mtodos,
formularios,
espacio
fsico,
aprovechamiento
del
mobiliario y equipo y otros recursos por las
diferentes unidades administrativas y que
integran la empresa; con el propsito
fundamental de sugerir aquellos cambios y
mejoras administrativas que tiendan a elevar
la eficiencia integral de la misma.
Lo
anterior con el uso racional de los recursos
humanos y materiales.

Funciones Especficas:
de la Unidad de
Organizacin y Mtodos

Estudiar, analizar y mejorar

permanentemente la estructura
organizativa, objetivos, polticas,
funciones, normas de trabajo y
aspectos organizativos de las
diferentes unidades que integran la
empresa.

Formular y proponer, basndose en

los estudios de organizacin y
funcionamiento, reformas a los
reglamentos, instructivos y dems
disposiciones legales y normativas
vigentes de la empresa.
Preparar y mantener actualizados todos
los manuales administrativos,
formularios, informes, registros,
archivos, espacio fsico, y el ptimo
aprovechamiento del mobiliario y
equipo.

Funciones
complementarias de O y M
1. Anlisis y diseo de procedimientos
2. Estudio de mtodos de trabajo
3. Anlisis, diseo y control de formularios
4. Distribucin fsica de oficinas
5. Distribucin del trabajo
6. Elaboracin de Manuales Administrativos
7. Anlisis Organizacional
8. Anlisis y adquisicin de equipo.
9. Anlisis para la creacin de puestos de
trabajo
10. Anlisis de conflictos de autoridad y
responsabilidad

Modelos de
estructura
interna de la
unidad de
OyM

POR PRODUCTO O REA TCNICA

Gerente
GerenteGeneral
General

Jefe
JefeUnidad
Unidad
Organizacin
Organizaciny yMtodos
Mtodos

Informtica
Informtica

Anlisis
Anlisisdede
Organizacin
Organizacin

Secretaria
Secretaria

Anlisis
Anlisis
dededede
Anlisis
Anlisis
Organizacin
Sistemas
Organizacin
Sistemas

Anlisis
Anlisisdede
Formularios
Formularios

Anlisis
Anlisisdede
Espacio
Espacioy y
Mobiliario
Mobiliarioy yEquipo
Equipo

POR UNIDAD DE ORGANIZACIN

Gerente
GerenteGeneral
General

Jefe
JefeUnidad
Unidad
Organizacin
Organizaciny yMtodos
Mtodos

Informtica
Informtica

Anlisis
Anlisisdede
Planificacin
Planificacindede
Estudios
Estudios

Secretaria
Secretaria

Anlisis
de
Anlisis
Anlisis
dede de
Anlisis
Recopilacin
Recopilaciny y
Organizacin
Organizacin
Registro
Registro

Tcnico
TcnicodedeAnlisis
Anlisis
y yDiseo
Diseo

Anlisis
Anlisisdede
Implementacin
Implementaciny y
Vigilancia
Vigilancia

POR REAS DE LA EMPRESA

Gerente
GerenteGeneral
General

Jefe
JefeUnidad
Unidad
Organizacin
Organizaciny yMtodos
Mtodos

Informtica
Informtica

Analista
Analistadederea
rea
Contable
y
Financiera
Contable y Financiera

Secretaria
Secretaria

Anlisis
Anlisis
dededede
Anlisis
Anlisis
Organizacin
rea
Comercial
Organizacin
rea Comercial

Anlisis
Anlisisdede
rea
Administrativa
rea Administrativa

Anlisis
Anlisisdede
Agencia
Agencia

POR TIPO DE SISTEMAS ANALIZANDOS

Gerente
GerenteGeneral
General

Jefe
JefeUnidad
Unidad
Organizacin
Organizaciny yMtodos
Mtodos

Informtica
Informtica

Analista
Analistadede
Sistemas
Sistemas
Administrativos
Administrativos

Secretaria
Secretaria

Anlisis
Anlisisdede
Anlisis
Sistemas
dede
Anlisis
Sistemas
Organizacin
Contables
Organizacin
Contablesy y
Financieros
Financieros

Anlisis
Anlisisdede
Sistemas
Sistemasdede
Informacin
Informacin

Anlisis
Anlisisdede
Sistemas
Sistemas
Mecanizados
Mecanizados

POR COMPLEJIDAD DE LOS PROYECTOS

Gerente
GerenteGeneral
General

Jefe
JefeUnidad
Unidad
Organizacin
Organizaciny yMtodos
Mtodos

Informtica
Informtica

Analista
AnalistaProyecto
Proyecto
Reduccin
de
Reduccin deCostos
Costos

Secretaria
Secretaria

Analista
Proyecto
Analista
Proyecto
Anlisis
dede
Anlisis
Reorganizacin
Reorganizacin
Organizacin
Organizacin
Empresa
Empresa

Analista
AnalistaProyecto
Proyecto
Conversin
Conversin
Mecanizada
Mecanizada

Analista
AnalistaProyecto
Proyecto
Manual
Manualdede
Procedimientos
Procedimientos

ESPECIALIZACIN DESESPECIALIZADA

Gerente
GerenteGeneral
General

Jefe
JefeUnidad
Unidad
Organizacin
Organizaciny yMtodos
Mtodos

Informtica
Informtica

Analista
Analistadede
Organizacin
Organizaciny y
Mtodos
Mtodos

Secretaria
Secretaria

Analista
de
Analista
Anlisis
dede de
Anlisis
Organizacin
Organizaciny y
Organizacin
Organizacin
Mtodos
Mtodos

Analista
Analistadede
Organizacin
Organizaciny y
Mtodos
Mtodos

Analista
Analistadede
Organizacin
Organizaciny y
Mtodos
Mtodos

POR COMBINACIN DE CRITERIOS

Gerente
GerenteGeneral
General

Jefe
JefeUnidad
Unidad
Organizacin
Organizaciny yMtodos
Mtodos

Informtica
Informtica

Analista
AnalistadedeSistemas
Sistemas
y yProcedimientos
Procedimientos

Secretaria
Secretaria

Analista
Proyecto
Analista
Proyecto
Anlisis
dede
Anlisis
Reduccin
Reduccindede
Organizacin
Organizacin
Costos
Costos

Analista
AnalistaSistemas
Sistemas
Mecanizados
Mecanizados

Analista
Analistadede
Implementacin
Implementaciny y
Vigilancia
Vigilancia

UN HOMBRE POBRE NO ES AQUEL

QUE NO TIENE UN CENTAVO. UN
HOMBRE POBRE ES AQUEL QUE NO
TIENE UN SUEO

(Henry Ford)

TODOS NUESTROS SUEOS SE HACEN

REALIDAD SI TIENES LA AUDACIA DE IR
TRAS ELLOS.
(Walt Disney)

Estructura
funcional
bsica de
OyM

Versin

Pgina
Nmero

DESCRIPCIN DE CARGO
A

01

IDENTIFICACIN
UNIDAD ORGANIZATIVA: Organizacin y Mtodos
PUESTO DE TRABAJO: Jefe de Unidad de Organizacin y Mtodos

Clave: JOM

RELACIONES JERRQUICAS
RESPONSABLE ANTE: Gerente General
SUPERVISA A: Analista de Organizacin y Mtodos y Secretaria de la Unidad
SE COORDINA CON: Jefes y personal de las diferentes unidades administrativas y tcnicas de la empresa.
DESCRIPCIN ESPECFICAS DEL PUESTO
FUNCIN BSICA :
Colaborar con la Gerencia General en lo relacionado a la planeacin, ejecucin, coordinacin, y control de todas aquellas actividades necesarias para proporcionar asesora tcnica en material de Organizacin y Mtodos, a todas y cada una de
las unidades que integran la compaa.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
1.

Planea, dirige, supervisa y coordina la ejecucin de investigaciones y estudios tcnicos administrativos que permiten analizar y mejorar la organizacin y funcionamiento de la empresa en su conjunto y de las unidades administrativas y
tcnicas que la integran en particular.

2.

Coordina con el jefe de Procedimientos de Datos, Jefe de Departamento de Personal, y dems Jefes de Unidad, la eficaz puesta en prctica de los trabajos tcnicos- administrativos que demande la organizacin y funcionamiento de la
compaa.

3.

Analiza las solicitudes sobre prestacin de servicios de Organizacin y Mtodos, que le formulan los diferentes Jefes de las diferentes unidades de la compaa; y luego de establecer las prioridades del caso, asigna los estudios,
investigaciones y dems tareas correspondientes al personal a su cargo.
REQUISITOS DEL CARGO:

1.
2.

EDUCACIN: Graduado o egresado de la carrera de Administracin de Empresas; Ingeniera Industrial y de preferencia con estudios especializados sobre Organizacin y Mtodos.
EXPERIENCIA: Haberse desempaado cuatro o cinco aos como Analista de Sistemas Administrativos y de preferencias haber trabajado uno o dos aos como jefe de Organizacin y Mtodos
CARACTERISTICAS:

1.

Poseer aptitudes para dirigir a sus analistas.

2.

Tener concomimientos especializados sobre O y M

3.

Poseer amplitud de criterios de receptividad

4.

Habilidad para tomar decisiones

5.

Facilidad de expresin, agilidad mental y dinamismo

6.

Habilidad para comunicarse con los analistas y los usuarios

7.

Capacidad de liderazgo

8.

Capacidad para trasmitir y ensear experiencias tcnicas de O y M

9.

Poseer las dems caractersticas individuales atinentes a los analistas de O y M

UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS

APROBACIN
Firma

VIGENCIA

ACTUALIZACIN

Da

MODIFICADA

Nombre

Mes

ADICIONADA

Cargo

Ao

SUSTITUYENTE

FECHA

La ubicacin de O y M
Debe estar ubicado en un lugar de la estructura, donde
pueda ejercer influencia o si es necesario autoridad tcnica.
Este lugar varia de acuerdo a la estructura de la
administracin correspondiente.

Las unidades de apoyo de una organizacin deben ser

ubicadas cerca de otras a las cuales se dar asistencia
tcnica y consultiva.

La ubicacin de O y M
Unidad asesora se coloca en los niveles superiores dentro de
la organizacin, tendr mayor acceso a las fuentes de
autoridad, participara en la tarea de decidir y generar
polticas.
Cuando las unidades de O y M estn ubicadas en el nivel
jerrquico bajo dentro de la organizacin, su rea de trabajo
se ve sumamente limitada, ya que la accin ser solamente
al nivel de secciones.
Unidad corre el riesgo de ocuparse nicamente de problemas
administrativos menores, tan pequeos que slo interesan a
la oficina donde est ubicado.

Para determinar el tamao de la

Unidad debe tomar en cuenta lo
siguiente:

El tamao de la organizacin.
Clase de empresa
Producto que genera o tipo de actividad
Costo y beneficio de la Unidad.
Expansin futura o crecimiento

Tamao de la Unidad de
OyM
No existe un anlisis profundo que determine el tamao
ptimo de esta unidad.
Sin embargo, el tamao mximo y mnimo deber estar
determinado por las necesidades de cada organizacin en
particular.
El nmero puede ir de un mximo de cuarenta hasta un
mnimo de 2.

Relacin con otras unidades

Su naturaleza asesora es de servicio para todas las unidades
de la estructura organizativa.
Un funcionario de O y M no debe olvidar que su funcin es
asistir el proceso de mejoramiento y cambio en la
administracin.
El propsito de O y M es mejorar la eficacia de la
administracin, pero no puede hacerlo aisladamente.

Relacin de autoridad con otras

unidades:
Es eminentemente Asesora:
La unidad es un auxiliar tcnico, consultivo, orientador que
contribuye al mejoramiento y al buen funcionamiento de la
administracin de una empresa en general.
Autoridad Funcional Tcnica:
Por el carcter de sus funciones es necesario relacionarse con el
resto de unidades que componen la empresa, cuya relacin
est basada en la colaboracin y cooperacin para el buen
desarrollo de las funciones a realizar.

Relacin de autoridad con otras

unidades:

Autoridad Lineal Horizontal:

Dentro de la organizacin estructural de la unidad misma, mantiene
un ordenamiento lineal jerrquico para efecto de su
desempeo.

Cualidades de el personal
de Organizacin y Mtodos

Imaginacin. Capaz de generar nuevas ideas.

Integridad. Conservar valores personales.

Creativo.Capaz de dar vida a algo nuevo.
Relaciones Humanas. Bsqueda constante de la armona
Buena presentacin.Actitud de tipo personal.
Juicio..Cualidad que permite ser recto.
Lgica..De pensamiento ordenado y
coherente
Perseverancia.No dejarse vencer por los
obstculos.
Determinacin.Resuelto a obtener mejoras.
Innovador.Mejorar procesos, procedimientos

Premisas del buen analista de

OyM
Debe lograr que su trabajo sea reconocido como estudio
de una mejora y no como un hallazgo de errores que
deben corregirse
Debe de conocer de antemano los efectos de su trabajo
sobre el rea del personal, escalafn, ascensos, etc.
Su objetivo debe ser la aceptacin de las propuestas
que se hagan en los estudios
Las propuestas y consejos deben prepararse para que
puedan superar la critica y la resistencia al cambio

LOS MANDAMIENTOS DE LA UNIDAD

DE ORGANIZACIN Y MTODOS

La unidad de Organizacin y Mtodos involucra un

Conjunto de tcnicas que comprenden el
Desarrollo de actividades especializadas sobre el
Quehacer administrativo

LOS MANDAMIENTOS DE LA UNIDAD

DE ORGANIZACIN Y MTODOS

El trabajo de la unidad de O y M debe concentrarse en el

estudio, anlisis y mejoramiento del trabajo
administrativo relativo a la organizacin, sistemas,
procedimientos y mtodos de trabajo

Las tareas debern ser ejecutadas por personas que

hayan recibido capacitacin tcnica y especializada o
cuenten con alguna experiencia en el anlisis de
problemas administrativos

LOS MANDAMIENTOS DE LA UNIDAD

DE ORGANIZACIN Y MTODOS

Los resultados de la unidad de O y M se constituirn en

instrumentos bsicos y auxiliares para la eficiente toma
de decisiones gerenciales

La unidad de O y M deber relacionarse con todas y

cada una de las unidades que conforman la empresa y al
mismo tiempo recibir toda la participacin y apoyo de
estas.

LOS MANDAMIENTOS DE LA UNIDAD

DE ORGANIZACIN Y MTODOS

La existencia de la unidad de O y M es determinante para

el eficiente desenvolvimiento administrativo de todas y
cada una de las unidades que integran la empresa.

Los resultados obtenidos siempre estarn encaminados

nica y exclusivamente a sugerir, aconsejar y asesorar a
las dems unidades, y jams a presionarlas e imponerles
los cambios y mejoras que se obtengan.

LOS MANDAMIENTOS DE LA UNIDAD

DE ORGANIZACIN Y MTODOS

La unidad de O y M deber estar siempre ubicada,

organizacionalmente, en un nivel jerrquico superior de
la estructura orgnica.