GERENCIAMENTO

DE PROJETO
GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES DO PROJETO

Conceito

O gerenciamento das comunicaes do projeto inclui os

processos necessrios para assegurar que as informaes do
projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribudas,
armazenadas,
recuperadas,
gerenciadas,
controladas,
monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e
apropriada. Os gerentes de projetos passam a maior parte do
tempo se comunicando com os membros da equipe e outras
partes interessadas do projeto, quer sejam internas ou externas
organizao.

1.Planejar o gerenciamento das

comunicaes
o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de
comunicao do projeto com base nas necessidades de informao e
requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponveis.
O principal benefcio deste processo a identificao e a documentao da
abordagem de comunicao mais eficaz e eficiente com as partes
interessadas.

1.1 Planejar o gerenciamento das

comunicaes: entradas
1.1.1 Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto fornece informaes sobre

como o projeto ser executado, monitorado, controlado e
encerrado.

1.1.2. Registro das partes interessadas

O registro das partes interessadas fornece as informaes

necessrias para planejar a comunicao com as partes
interessadas do projeto.

1.1.3. Fatores ambientais da empresa

A estrutura da organizao ter um efeito importante nos requisitos

de comunicaes do projeto.

1.1.4. Ativos de processos organizacionais

As lies aprendidas e as informaes histricas so particularmente

importantes porque podem fornecer uma viso melhor tanto das
decises tomadas em relao a questes de comunicao quanto
dos resultados dessas decises em projetos anteriores semelhantes.

1.2 Planejar o gerenciamento das

comunicaes: ferramentas e tcnicas
1.2.1 Anlise de requisitos das comunicaes

A anlise de requisitos das comunicaes determina as

necessidades de informaes das partes interessadas do projeto.

O gerente de projetos tambm deve considerar o nmero de

canais ou caminhos de comunicao em potencial. Este
nmero n(n 1)/2, onde n representa o nmero de partes
interessadas.
Exemplo: um projeto com 10 partes interessadas tem 10(10 - 1)/2 =
45 canais de comunicao em potencial.

As fontes de informaes normalmente usadas para identificar e

definir os requisitos das comunicaes do projeto incluem, mas no
esto limitadas a:

Organogramas;

Organizao do projeto e relaes de responsabilidade das partes

interessadas;

Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no projeto;

Logstica de quantas pessoas estaro envolvidas no projeto e em

que locais;

Necessidades de informaes internas (por exemplo, na

comunicao dentro das organizaes);

Necessidades de informaes externas (por exemplo, na

comunicao com a mdia, o pblico ou os fornecedores); e

Informaes das partes interessadas e requisitos das comunicaes

de dentro do registro das partes interessadas.

1.2.2 Tecnologia de comunicaes

Os mtodos usados para transferir informaes entre as partes
interessadas do projeto podem variar de modo significativo.
Os fatores que podem afetar a escolha da tecnologia de
comunicao incluem:

Urgncia da necessidade de informaes.

Disponibilidade de tecnologia.

Facilidade de uso. necessrio assegurar que a escolha das

tecnologias de comunicao seja adequada para os participantes do
projeto e que sejam planejados eventos de treinamento adequados,
quando apropriado.

Ambiente do projeto. necessrio determinar se a equipe se

reunir e operar presencialmente ou em um ambiente virtual; se
estar localizada em um ou mltiplos fusos horrios; se usar
mltiplos idiomas nas comunicaes e, finalmente, se existem
quaisquer outros fatores ambientais do projeto, tais como culturais,
que possam afetar as comunicaes.

Sensibilidade e confidencialidade das informaes.

necessrio determinar se as informaes a serem comunicadas so
sensveis ou confidenciais e se devem ser tomadas medidas
adicionais de segurana ou no. Alm disso, a maneira mais
apropriada de comunicar as informaes deve ser considerada.

1.2.3 Modelos de comunicaes

Os modelos de comunicaes usados para facilitar as
comunicaes e a troca de informaes podem variar de acordo
com o projeto e tambm nos vrios estgios do mesmo projeto.

Codificao. Pensamentos ou ideias so convertidos(codificados) em

linguagem pelo emissor.

Transmisso da mensagem. As informaes so ento enviadas pelo

emissor usando o canal de comunicao (mdia). A transmisso dessa
mensagem pode ser comprometida por vrios fatores. Esses fatores so
coletivamente chamados de rudo.

Confirmao. Aps receber uma mensagem, o receptor pode sinalizar

(confirmar) o seu recebimento, o que no significa necessariamente que
ele concorda ou compreende a mensagem.

Decodificao. A mensagem reconvertida

pensamentos ou ideias significativas.

Feedback/Resposta. Aps a mensagem recebida ser decodificada e

entendida, o receptor codifica pensamentos e ideias em uma mensagem
e em seguida a transmite ao emissor original.

pelo

receptor

em

1.2.4 Mtodos de comunicao

H vrios mtodos de comunicao usados para compartilhar
informaes entre as partes interessadas do projeto. Esses mtodos
podem ser classificados de um modo geral em:

Comunicao interativa. Entre duas ou mais partes que esto realizando

uma troca de informaes multidirecional. a forma mais eficiente de
garantir um entendimento comum por todos os participantes sobre tpicos
especficos, e inclui reunies, telefonemas, mensagens instantneas,
videoconferncias, etc.

Comunicao ativa. Encaminhada para destinatrios especficos que

precisam receber as informaes. Garante que as informaes sejam
distribudas mas no que tenham realmente chegado ou tenham sido
compreendidas pelo pblico-alvo. A comunicao ativa inclui cartas,
memorandos, relatrios, emails, faxes, correio de voz, blogs, comunicados de
imprensa, etc.

Comunicao passiva. Usada para volumes muito grandes de informaes

ou para pblicos muito grandes, ela requer que os destinatrios acessem o
contedo da comunicao a seu prprio critrio. Esses mtodos incluem
sites de intranet, e-learning, bancos de dados de lies aprendidas,
repositrios de conhecimentos, etc.

1.3 Planejar o gerenciamento

das comunicaes: sadas
1.3.1 Plano de gerenciamento das comunicaes
um componente do plano de gerenciamento do projeto que
descreve como as comunicaes do projeto sero planejadas,
estruturadas, monitoradas e controladas.

1.3.2 Atualizaes nos documentos do projeto

Documentos do projeto que podem ser atualizados incluem,
mas no esto limitados, a:

Cronograma do projeto, e

Registro das partes interessadas.

2. Gerenciar as comunicaes
Gerenciar as comunicaes o processo de criar, coletar, distribuir,
armazenar, recuperar, e de disposio final das informaes do
projeto de acordo com o plano de gerenciamento das
comunicaes. O principal benefcio desse processo possibilitar
um fluxo de comunicao eficiente e eficaz entre as partes
interessadas do projeto.

2.1 Gerenciar
entradas

as

comunicaes:

2.1.1 Plano de gerenciamento das comunicaes

O plano de gerenciamento das comunicaes descreve como as

comunicaes sero planejadas, estruturadas, monitoradas e
controladas.

2.1.2 Relatrios de desempenho do trabalho

Os relatrios de desempenho do trabalho so um conjunto de

informaes de desempenho e progresso do projeto que pode ser
usado para facilitar a discusso e criar comunicaes.

2.1.3 Fatores ambientais da empresa

Os fatores ambientais especficos da empresa que podem
influenciar o processo Gerenciar as comunicaes incluem:

Cultura organizacional e estrutura,

Padres e regulamentos
econmicos, e

Sistema de informaes de gerenciamento de projeto.

governamentais

ou

dos

setores

2.1.4 Ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o
processo Gerenciar as comunicaes incluem:

Polticas, procedimentos, processos e diretrizes relativos ao

gerenciamento das comunicaes;

Modelos; e

Informaes histricas e lies aprendidas.

2.2 Gerenciar as comunicaes:

ferramentas e tcnicas
2.2.1 Tecnologias de comunicaes
O importante assegurar que a escolha apropriada para as informaes que
esto sendo comunicadas.

2.2.2 Modelos de comunicaes

O foco est em assegurar que a escolha do modelo de comunicaes seja
apropriado para o projeto sendo empreendido e que quaisquer barreiras (rudo)
sejam identificadas e gerenciadas.

2.2.3 Mtodos de comunicao

Como podem existir muitas barreiras e desafios potenciais durante este
processo, o foco est em assegurar que as informaes criadas e distribudas
foram recebidas e compreendidas para possibilitar a resposta e o feedback.

2.2.4 Sistemas de gerenciamento de informaes

As informaes do projeto so gerenciadas e distribudas usando vrias
ferramentas, incluindo:

Gerenciamento de documentos impressos: cartas, memorandos, relatrios e

comunicados imprensa;

Gerenciamento de comunicaes eletrnicas: email, fax, correio de voz,

telefone, videoconferncia e reunio pela Internet, websites e publicao na
web; e

Ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projetos: interfaces da web

para software de agendamento e gerenciamento de projetos, software de
apoio a reunies e escritrios virtuais, portais e ferramentas colaborativas de
gerenciamento de trabalho.

2.2.5 Relatrios de desempenho

a ao de coletar e distribuir informaes sobre o desempenho, incluindo
relatrios de andamento, medies do progresso e previses.
Os relatrios de desempenho precisam fornecer informaes no nvel adequado
para cada pblico. O formato pode variar desde um simples relatrio de
andamento at relatrios mais elaborados, que podem ser elaborados
regularmente ou como uma exceo.

2.3 Gerenciar as comunicaes:

sadas
2.3.1 Comunicaes do projeto
As comunicaes do projeto podem incluir: relatrios de desempenho, situao
das entregas, progresso do cronograma e custos incorridos. As comunicaes do
projeto podem variar de forma significativa e so influenciadas por fatores que
no se limitam urgncia e ao impacto da mensagem, seu mtodo de entrega
e nvel de confidencialidade.

2.3.2 Atualizaes no plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto fornece informaes sobre as linhas de
base do projeto, o gerenciamento das comunicaes e o gerenciamento das
partes interessadas. Cada uma dessas reas requer atualizaes com base no
desempenho atual do projeto em relao linha de base da medio do
desempenho.

2.3.3 Atualizaes nos documentos do projeto

Documentos do projeto que podem ser atualizados incluem:

Registro das questes,

Cronograma do projeto, e

Requisitos de recursos financeiros do projeto.

2.3.4 Atualizaes nos ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados
incluem, entre outros:

Notificaes das partes interessadas.

Relatrios do projeto.

Apresentaes do projeto.

Registros do projeto.

Feedback das partes interessadas.

Documentao de lies aprendidas.

3. Controlar as comunicaes
o processo de monitorar e controlar as comunicaes no decorrer
de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as
necessidades de informao das partes interessadas do projeto
sejam atendidas. O principal benefcio deste processo a garantia
de um fluxo timo de informaes entre todos os participantes das
comunicaes, em qualquer momento.

3.1 Controlar as comunicaes: entradas

3.1.1 Plano de gerenciamento do projeto
o documento que descreve como o projeto ser executado, monitorado,
controlado e encerrado. Ele fornece as seguintes informaes, entre outras:

Requisitos de comunicaes das partes interessadas,

Motivo da distribuio da informao,

Intervalo de tempo e frequncia para a distribuio das informaes

necessrias, Indivduo ou grupo responsvel pela comunicao da
informao

Indivduo ou grupo que recebe a informao.

3.1.2 Comunicaes do projeto

Envolve as atividades requeridas para que as informaes e comunicaes
sejam monitoradas, analisadas e liberadas para as partes interessadas. As
comunicaes do projeto podem incluir:

Andamento das entregas

Progresso do cronograma

Custos incorridos.

3.1.3 Registro das questes

O registro das questes usado para documentar e monitorar a soluo das
questes. Essas informaes so importantes, pois fornecem um repositrio
para o que j aconteceu no projeto e uma plataforma para as comunicaes
subsequentes a serem entregues.
3.1.4 Dados de desempenho do trabalho
Os dados de desempenho do trabalho podem incluir detalhes sobre que
comunicaes foram realmente distribudas, feedback sobre comunicaes,
resultados de pesquisas sobre a eficcia das comunicaes ou outras
observaes brutas identificadas durante as atividades de comunicao.

3.1.5 Ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo
Controlar as comunicaes incluem:

Modelos de relatrios;

Polticas, padres e procedimentos que definem as comunicaes;

Tecnologias de comunicaes especficas disponveis;

Meios de comunicao permitidos;

Polticas de reteno de registros; e

Requisitos de segurana.

3.2 Controlar as comunicaes:

ferramentas e tcnicas
3.2.1 Sistemas de gerenciamento de informaes
Fornece um conjunto de ferramentas padro para que o gerente de projetos
possa coletar, armazenar e distribuir as informaes para as partes interessadas
sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto.
3.2.2 Opinio especializada
A equipe do projeto frequentemente depende da opinio especializada.
O gerente de projetos, em colaborao com a equipe do projeto, ento
determina as aes necessrias para assegurar que a mensagem correta seja
comunicada audincia certa, no tempo certo.

3.2.3 Reunies
A discusso e o dilogo com a equipe do projeto para determinar a maneira
mais apropriada de atualizar e comunicar o desempenho e responder s
solicitaes de informaes das partes interessadas.

3.3 Controlar as comunicaes: sadas

3.3.1 Informaes sobre o desempenho do trabalho
Os dados de desempenho fornecem informaes sobre a situao e o
progresso do projeto no nvel de detalhe requerido pelas vrias partes
interessadas. Essas informaes so ento comunicadas s partes
interessadas apropriadas.
3.3.2 Solicitaes de mudana
O processo Controlar
necessidade de ajuste.

as

comunicaes

frequentemente

resulta

na

3.3.3 Atualizaes no plano de gerenciamento do projeto

O processo Controlar as comunicaes pode acionar mudanas no plano de
gerenciamento das comunicaes assim como em outros componentes do
plano de gerenciamento do projeto.
3.3.4 Atualizaes nos documentos do projeto
Os documentos do projeto podem ser atualizados como resultado do processo
Controlar as comunicaes. Essas atualizaes podem incluir:

Previses,

Relatrios de desempenho

Registro das questes.

3.3.5 Atualizaes nos ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem,
formatos de relatrios e documentao de lies aprendidas. Essa documentao
pode ser includa no banco de dados histrico, tanto para este projeto como para a
organizao executora, e pode incluir as causas das questes, as razes que
levaram ao corretiva escolhida, e outros tipos de lies aprendidas durante o
projeto.